ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第11回】ChatGPTで会議を改善する方法｜議題整理・意見の比較・議事録作成から決定事項の実行まで
こんにちは、ソラ先生です。
前回は、ChatGPTを使って仕事の引き継ぎを進める方法を学びました。単に作業手順を残すだけでなく、担当者の経験や判断基準まで共有することが大切でした。
今回は、会社や仕事で日常的に行われている「会議」について考えてみましょう。
皆さんは、こんな経験はありませんか？
「会議が長かったのに、何が決まったのか分からない」
「意見はたくさん出たけれど、結論が出なかった」
「議事録を作るだけで時間がかかる」
「前回の会議で決めたはずなのに、誰も実行していない」
「毎回、同じ問題について話し合っている」
会議は、情報を共有し、問題を解決し、重要な判断を行うためのものです。
しかし、ただ人が集まって話し合うだけでは、必ずしも成果につながりません。
ChatGPTは、会議の目的を整理し、必要な情報を準備し、出された意見を比較し、決定事項を実行につなげる手助けができます。
今回は、「会議の準備 → 意見交換 → 判断 → 記録 → 実行 → 振り返り」 という一連の流れを、実際の仕事を題材にして学んでいきましょう。
1．そもそも、その会議は何のために行うのでしょうか？
例えば、会社で毎週月曜日に定例会議を行っているとします。
営業担当者、製造担当者、品質管理担当者などが集まり、現在の仕事の進捗を報告しています。
しかし、会議が終わっても、具体的な行動が決まらないことがあります。
なぜでしょうか。
原因の一つとして、会議の目的が明確になっていない可能性があります。
例えば、会議には次のような目的があります。
- 必要な情報を共有する
- 問題の原因や対応方法を検討する
- 複数の選択肢から方針を決定する
- 決定した仕事の進捗を確認する
- 関係者の認識や役割を調整する
これらは似ているようで、必要な準備や進め方が異なります。
情報共有だけなら、事前に資料を配布する方法も考えられます。
一方、関係者の意見が分かれている問題については、実際に話し合う必要があるかもしれません。
そこでChatGPTに次のように質問します。
実践プロンプト①
「毎週行っている社内会議を見直したいです。現在の会議内容を確認しながら、情報共有、問題解決、意思決定、進捗確認のどの役割があるのか整理してください。必要な質問を一つずつしてください」
このように相談すると、会議の目的から見直すことができます。
重要なのは、会議の時間を短くすること自体ではありません。
その会議で何を実現したいのかを明確にすることです。
2．会議の前に、議題を整理してみよう
会議が始まってから、参加者が次々に話題を持ち出すことがあります。
もちろん、その場で新しい問題が見つかることもあります。
しかし、重要な議題について必要な資料がなければ、十分な検討ができない場合があります。
例えば、製造業の会社で、納期遅れについて話し合うとします。
単に、
「納期遅れを改善する」
という議題だけでは、何について話し合えばよいのか分かりません。
そこで、次のように具体化します。
「先月発生した納期遅れ6件について、発生工程と原因候補を確認し、今月試す改善策を決める」
これなら、会議の目的が明確です。
必要な資料も考えやすくなります。
例えば、納期遅れが発生した案件の一覧、各工程の予定と実績、材料入荷状況などです。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト②
「製造業の納期遅れを改善するために会議を行います。会議の目的は、発生状況を確認し、優先して調査する原因を決め、担当者と期限を明確にすることです。必要な議題と事前準備資料を整理してください」
このようにすると、議題と必要な情報を組み合わせて考えられます。
3．実践例｜30分の会議を設計してみる
ここからは、具体的な会議を想定してみましょう。
ある会社では、先月30件の納品のうち6件で納期遅れが発生しました。
その原因を整理し、改善に向けて話し合うことになりました。
参加者は、営業担当者、製造担当者、購買担当者の3人です。
会議時間は30分。
そこでChatGPTに質問します。
利用者：
「納期遅れの改善会議を30分で行います。営業、製造、購買の3人が参加します。先月の納品30件のうち6件が遅れました。原因を整理し、次に何を調べるか決める会議の進行案を作成してください」
ChatGPTの回答例：
| 時間 | 議題 | 目的 |
|---|---|---|
| 0〜5分 | 発生状況の確認 | 遅れた案件と影響を共有 |
| 5〜15分 | 原因候補の整理 | 工程ごとの問題を検討 |
| 15〜25分 | 調査項目の決定 | 次に確認する情報を決める |
| 25〜30分 | 担当者・期限の確認 | 会議後の行動を明確にする |
このように会議の進行を組み立てられます。
ただし、30分で原因を特定できるとは限りません。
必要な資料がそろっていなければ、その場で結論を出せない場合もあります。
その場合は、原因の特定を急ぐのではなく、追加調査の内容と担当者を決めることにも意味があります。
会議の成果は、必ずその場で結論を出すことだけではありません。
4．会議の前に、参加者へ何を伝える？
会議を効率的に進めるには、参加者が目的を理解していることが重要です。
例えば、会議当日に初めて大量の資料を渡されても、十分に内容を確認できない場合があります。
そこで、事前に必要な情報を共有します。
今回の会議なら、次のような内容です。
会議の目的
先月の納期遅れについて発生状況を確認し、今後の調査と改善に向けた行動を決める。
事前に確認する資料
納期遅れ案件の一覧、工程記録、材料入荷履歴など。
参加者に準備してほしいこと
各担当業務で確認できた事実と、まだ分かっていないことを整理する。
会議で決めたいこと
追加調査の項目、担当者、確認期限。
ChatGPTには次のように相談できます。
実践プロンプト③
「次の会議について、参加者へ事前に送る案内文を作成してください。会議の目的、確認してほしい資料、当日決めたいことを分かりやすく整理してください。まだ決まっていない内容は、決定事項として書かないでください」
このようにすれば、参加者が準備しやすい案内文を作れます。
5．会議で意見が分かれたら、どうする？
会議では、参加者によって意見が異なることがあります。
例えば、納期遅れの原因について、次のような意見が出たとします。
営業担当者は、
「お客様からの仕様変更が多いことが原因ではないか」
と考えています。
製造担当者は、
「加工工程の予定時間が短すぎることが問題ではないか」
と考えています。
購買担当者は、
「材料の納期が以前より長くなっている」
と指摘しています。
ここで、どの意見が正しいのでしょうか。
実際には、複数の原因が重なっている可能性があります。
また、意見の違いは、担当者が確認している情報の違いから生まれているかもしれません。
そこで、すぐに多数決で決めるのではなく、各意見の根拠を整理します。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト④
「納期遅れについて、営業は仕様変更、製造は予定工数、購買は材料納期が原因だと考えています。それぞれの意見を仮説として整理し、確認すべき事実と必要なデータを比較表にしてください。どれが正しいかは、まだ決めつけないでください」
このようにすることで、意見の対立を、確認すべき課題へと変えていくことができます。
6．反対意見を消さずに整理する
会議では、最終的に一つの方針を決める必要がある場合があります。
しかし、結論が出たからといって、反対意見をすべて消してよいとは限りません。
例えば、新しい業務管理システムを導入する方針が決まったとします。
一方、ある担当者から、
「現場の入力作業が増えるのではないか」
という意見が出ていたとします。
その意見を無視して導入すると、後から問題が発生する可能性があります。
そこで、会議では決定事項だけでなく、未解決の懸念も整理します。
例えば、
「管理システムの試験導入を行う」
という決定事項に対して、
「入力作業の負担が増えないか確認する」
という検証項目を残します。
ChatGPTには次のように質問できます。
実践プロンプト⑤
「会議で複数の意見が出ました。決定した方針と、まだ解決していない懸念事項を分けて整理してください。反対意見の内容を省略せず、今後の確認項目として残してください」
重要なのは、全員が同じ意見になることではありません。
異なる意見も踏まえたうえで、実行できる方針を考えることです。
7．ChatGPTで議事録を作成する方法
会議が終わると、議事録を作成することがあります。
しかし、会議で話された内容をすべて文章にするのは大変です。
また、発言を順番に並べただけでは、何が決まったのか分かりにくい場合があります。
そこで、議事録を目的別に整理します。
例えば、次のような構成です。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 会議情報 | 日時、参加者、会議の目的 |
| 確認した事実 | 資料や記録で確認できた内容 |
| 主な意見 | 参加者から出された意見や提案 |
| 決定事項 | 会議で正式に決めた内容 |
| 未決定事項 | 判断を保留した内容 |
| 次の行動 | 担当者、作業内容、期限 |
| 次回確認事項 | 次の会議で確認する内容 |
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑥
「次の会議メモをもとに議事録を作成してください。確認できた事実、参加者の意見、決定事項、未決定事項、担当者と期限を分けて整理してください。発言されていない内容や、決まっていない事項を追加しないでください」
このような指示を与えると、会議内容を整理しやすくなります。
ただし、AIが会議の発言内容を正確に理解できているとは限りません。
実際の記録と照合し、必要な修正を行うことが重要です。
8．会議を録音して議事録を作る場合の注意点
ChatGPTや関連する音声認識機能を使って、会議の録音から文字起こしを作成できる環境もあります。
しかし、会議の録音には注意が必要です。
まず、録音することについて参加者へ説明し、必要な同意や社内承認を得ることが重要です。
また、会議には取引先情報、個人情報、社内の機密情報などが含まれる場合があります。
そのため、録音データを外部サービスへ送信してよいか確認する必要があります。
さらに、文字起こしは必ずしも正確ではありません。
特に、専門用語、製品名、数字、複数人が同時に話した部分などは、誤って認識される可能性があります。
例えば、納期を「10月15日」と話していたのに、「10月25日」と記録されていたら、重要な問題につながります。
そこで、ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑦
「会議の文字起こしから議事録を作成してください。日付、数量、金額、担当者名などの重要情報について、聞き取りが不明確な部分は推測で補わず、確認が必要な箇所として整理してください」
議事録を完成させる前には、実際の会議内容を知っている担当者が確認しましょう。
9．実践例｜会議メモを議事録に変える
ここで、簡単な会議メモを使ってみましょう。
次の内容は、説明用の架空の会議です。
会議メモ
「納期遅れ6件のうち、4件で材料の入荷が遅れていた」
「購買担当者が、材料メーカーの回答納期を調べる」
「製造担当者は、加工時間の予定と実績を確認する」
「営業担当者は、仕様変更が発生した案件を整理する」
「来週の月曜日に、調査結果を確認する」
このメモをChatGPTに渡し、議事録へ整理してもらいます。
すると、次のような形式が考えられます。
会議目的
納期遅れの発生状況を確認し、追加調査の内容を決める。
確認できた内容
納期遅れ6件のうち4件で、材料入荷の遅れが発生していた。
今後の対応
購買担当者：材料メーカーの回答納期を調査する。
製造担当者：加工予定時間と実績時間を比較する。
営業担当者：仕様変更が発生した案件を整理する。
次回確認
翌週月曜日に、調査結果を確認する。
ここで注意したいのは、具体的な日付が記録されていないことです。
「来週の月曜日」という情報だけでは、後から議事録を見た人に正確な日付が伝わらない場合があります。
そのため、会議日を確認して具体的な日付へ修正する必要があります。
また、各担当者の作業期限が明確でなければ、確認する必要があります。
AIが議事録を整えるとき、元の情報にない内容まで補っていないか確認することが重要です。
10．決定事項と、単なる提案を区別する
議事録で特に注意したいのが、決定事項の扱いです。
例えば、会議中に次のような発言があったとします。
「新しい管理システムを導入する方法もありますね」
これは、選択肢の一つを提案した発言です。
しかし、AIが、
「新しい管理システムを導入することを決定した」
と議事録に記載してしまったら、意味が大きく変わります。
そこで、次のような指示が役立ちます。
実践プロンプト⑧
「会議で出された提案、検討中の事項、正式な決定事項を厳密に区別してください。明確な合意が確認できない内容は、決定事項として記載しないでください」
これは、会議の正確な記録を作るうえで重要な考え方です。
11．会議で決めたことを、実行できる形にする
会議で方針が決まっても、実際に行動へつながらなければ、問題は解決しません。
例えば、
「材料の納期管理を改善する」
という方針が決まったとします。
しかし、これだけでは、具体的に何をすればよいか分かりません。
そこで、行動を明確にします。
何をするのか
主要材料について、発注日と回答納期、実際の入荷日を整理する。
誰が担当するのか
購買担当者。
いつまでに行うのか
次回会議の前営業日まで。
何をもって完了とするのか
対象材料の納期実績を一覧にまとめ、遅れの有無が確認できる状態にする。
このように整理すると、次の行動が分かりやすくなります。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑨
「会議で決めた内容を、具体的な実行項目に整理してください。作業内容、担当者、期限、完了条件を明確にしてください。担当者や期限が決まっていない場合は、勝手に設定せず、未決定として残してください」
重要なのは、立派な議事録を作ることではありません。
会議で決めたことが、実際に進む状態をつくることです。
12．会議後の進捗確認にもChatGPTを使う
会議の後、決定事項が予定どおり進んでいるか確認する必要があります。
しかし、毎回同じ内容を口頭で確認していると、時間がかかる場合があります。
そこで、簡単な進捗管理表を利用する方法があります。
| 実行項目 | 担当 | 期限 | 状況 |
|---|---|---|---|
| 材料の回答納期調査 | 購買 | 次回会議前 | 調査中 |
| 予定工数と実績の比較 | 製造 | 次回会議前 | 未着手 |
| 仕様変更案件の整理 | 営業 | 次回会議前 | 完了 |
このように整理しておけば、次回の会議で何を確認すべきか分かります。
ChatGPTには次のように質問できます。
実践プロンプト⑩
「前回の会議で決めた実行項目について、進捗確認用の表を作成してください。完了、進行中、未着手、保留を区別し、遅れている場合は原因や必要な支援を記録できるようにしてください」
ただし、ChatGPTが実際の進捗を自動的に把握しているわけではありません。
担当者から確認した内容や、実際の管理データをもとに整理する必要があります。
13．会議で結論が出なかった場合は？
会議で話し合っても、結論が出ない場合があります。
しかし、それだけで失敗した会議とは限りません。
例えば、設備導入について話し合ったものの、候補設備の保守費用が分かっていなかったとします。
この状態で無理に購入を決めるよりも、メーカーへ確認してから判断する方が適切な場合があります。
そこで、次のように整理します。
今回確認できたこと
候補設備の主な仕様や導入目的。
まだ確認できていないこと
年間保守費用、導入後の支援体制など。
次に行うこと
メーカーへ問い合わせ、必要な資料を入手する。
判断する予定
必要な情報がそろった段階で再検討する。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑪
「今回の会議では結論が出ませんでした。判断できなかった理由、追加で必要な情報、確認担当者、次回の判断条件を整理してください」
結論が出なかった理由を明確にできれば、次の会議を前へ進めることができます。
14．会議そのものを減らすことも考えてみる
ここまで、会議を改善する方法について考えてきました。
しかし、すべての会議が必要とは限りません。
例えば、毎週行っている会議で、各担当者が予定を読み上げるだけになっている場合です。
その内容が管理表などで確認できるのであれば、会議の一部を省略できるかもしれません。
一方、複数の部署で調整が必要な案件や、重要な判断を行う場面では、直接話し合うことに価値があります。
そこで、ChatGPTに次のように相談します。
実践プロンプト⑫
「現在行っている定例会議について、会議で話し合う必要がある項目と、事前の資料共有で対応できる項目を整理してください。会議時間を減らすことだけを目的にせず、意思決定と情報共有の質を維持できる方法を考えてください」
ここで重要なのは、会議を減らすこと自体を成果にしないことです。
必要な話し合いまで削減してしまうと、情報共有や判断に問題が生じる可能性があります。
15．今日の実践課題｜ChatGPTで会議を設計してみよう
今回は、身近な会議を一つ選んで、ChatGPTと一緒に改善する練習をしましょう。
職場の会議でも、地域活動や学校の集まりでも構いません。
ここでは、社内の業務改善会議を例にします。
ステップ① 会議の目的を決める
ChatGPTに次のように質問します。
「業務改善会議を行います。現在の問題を整理し、次に試す改善策を決めたいです。会議の目的を明確にするために、必要な質問をしてください」
ステップ② 議題を整理する
「会議時間は30分です。必要な議題と時間配分を提案してください」
ステップ③ 事前準備を考える
「参加者が会議前に確認しておくべき情報や資料を整理してください」
ステップ④ 意見の違いを整理する
架空の意見を3つ考えて、次のように質問します。
「参加者から異なる意見が出ました。それぞれの考え方と根拠を整理し、判断に必要な情報を示してください」
ステップ⑤ 議事録を作成する
簡単な会議メモを用意し、次のように依頼します。
「この会議メモから議事録を作成してください。意見、決定事項、未決定事項を区別してください」
ステップ⑥ 実行項目を整理する
「決定事項について、担当者、期限、完了条件を整理してください。未決定の項目は確認事項として残してください」
ステップ⑦ 次回の会議へつなげる
「次回の会議で確認すべき内容を整理してください。前回決めたことが実際に進んだか確認できる構成にしてください」
この練習では、会議資料を作ることだけでなく、会議の前後を一つの流れとして考えることを意識しましょう。
16．会議を改善すると、仕事の何が変わる？
会議が改善されると、会議時間だけでなく、その後の仕事にも変化が生まれる可能性があります。
例えば、以前は会議の後に、
「結局、誰が対応するんでしたっけ？」
という確認が必要だったとします。
しかし、担当者と期限が明確になっていれば、こうした確認を減らせるかもしれません。
また、会議の前に必要な資料が共有されていれば、当日は説明よりも問題の検討に時間を使える場合があります。
さらに、決定事項が記録され、進捗が確認できるようになれば、同じ問題を繰り返し話し合うことを減らせる可能性もあります。
ただし、会議を効率化した結果、重要な意見が出にくくなったり、十分な検討ができなくなったりしては意味がありません。
会議には、異なる経験や考え方を持つ人が集まる価値もあります。
そのため、効率と同時に、議論の質を大切にする必要があります。
ChatGPTは、会議の準備や情報整理を手伝うことができます。
しかし、参加者が互いの考えを理解し、協力して問題を解決することまで、自動的に実現できるわけではありません。
AIは会議を支援できますが、会議の価値を生み出すのは、そこに参加する人たちです。
まとめ｜会議は、話し合うためではなく、仕事を前へ進めるためにある
今回は、ChatGPTを使って会議を改善する方法を学びました。
大切なポイントは、次のとおりです。
- 会議を始める前に、目的を明確にする。
- 議題と必要な資料を整理する。
- 参加者が事前に準備できる状態をつくる。
- 異なる意見を整理し、根拠を比較する。
- 提案、決定事項、未決定事項を区別する。
- 議事録には、確認できた内容を正確に記録する。
- 決定事項を、担当者と期限のある実行項目に変える。
- 会議後も進捗を確認し、結果を次の判断へ活かす。
会議を改善するというと、時間を短くすることに注目しがちです。
しかし、本当に重要なのは、会議によって仕事が前へ進むことです。
異なる意見を持つ人が集まり、それぞれの経験や情報を持ち寄る。
問題を整理し、分からないことを明確にする。
必要な判断を行い、次に何をするのか決める。
そして、実際に行動して結果を確認する。
この一連の流れがつながってこそ、会議は仕事の成果に結びつきます。
ChatGPTは、その流れを整理し、資料作成や記録を支援することができます。
しかし、AIが作った資料だけで、問題が解決するわけではありません。
会議の成果とは、立派な議事録が完成することではありません。話し合った内容が実際の行動につながり、仕事が一歩前へ進むことです。
AIと一緒に会議を準備し、人間同士で考え、判断し、実行する。
その結果を振り返り、次の改善へつなげていく。
これが、中級編で身につけていきたい実践的なAI活用です。
次回【中級編・第12回】
「ChatGPTでプロジェクト管理を進める方法｜目標設定・作業分担・進捗確認・遅延対策までの実践講座」
次回は、複数の人や工程が関わる仕事を、計画から完成まで管理する方法を学びます。
ChatGPTを使って、目標の整理、作業の分解、担当者の役割分担、進捗確認、予定変更への対応を考えていきましょう。
