ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第99回】ChatGPTを使ってAI活用を続けて改善する方法｜記録・見直し・学び直しを日々の仕事につなげる実践講座

2025.09.15

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、AI活用で得た知見を、使用条件、確認できた結果、失敗の原因、注意点と一緒に共有する方法を学びました。

知見を共有すると、ほかの担当者の試行から、新しい疑問や改善点も見えてきます。

「以前の手順では、今回の資料に対応しにくい」

「同じ確認を何度も繰り返している」

「修正したはずの問題が、別の仕事でも起きている」

こうした変化に気づいたとき、使い方を見直せる仕組みが必要です。

賢ちゃん、今回は、日々の気づきを記録し、改善する点を選び、小さく試して手順へ戻す流れを考えましょう。

なお、今回の実務例はすべて説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回は、次の五つを目指します。

日々の作業から、見直しに必要な記録を残す。
改善する課題に優先順位を付ける。
原因の確認と、必要な学び直しを結び付ける。
変更を小さく試し、採用するか判断する。
更新した手順を、次の仕事で使える状態にする。

改善を特別な作業として積み上げすぎず、普段の仕事へ組み込むことを目指します。

3．使い方が合わなくなる理由を考える

一度うまくいった手順でも、条件が変われば調整が必要になります。

例えば、次のような変化があります。

扱う資料が増える。
資料の形式が変わる。
担当者が変わる。
成果物の使用先が変わる。
求められる確認の範囲が変わる。
使用する機能や設定が変わる。

以前の評価が、どの条件で成り立っていたかを残しておくと、見直す必要性を判断しやすくなります。

4．改善の流れを一周つなげる

継続して改善するには、気づきを記録するだけで終わらせないことが大切です。

基本となる流れを整理します。

作業中の問題や気づきを残す。
記録を基に課題を選ぶ。
原因と不足する知識を確かめる。
変更案を作る。
限定した範囲で試す。
結果を確認する。
採用した変更を手順へ反映する。

最後に手順を更新することで、次の作業の出発点が変わります。

5．毎回の記録は短くする

日々の記録が重すぎると、続けにくくなります。

通常の作業では、例えば次の四項目に絞れます。

何の作業をしたか。
どこで迷い、何を修正したか。
未解決のことは何か。
次回も確認したいことは何か。

重要な問題が起きた場合は、入力、出力、使用資料、発見方法などを追加します。

記録の細かさを、問題の影響に合わせて変えましょう。

6．プロンプト例①：日々の気づきを記録する

以下の作業内容から、次回の改善に使う短い記録を作成してください。

項目は、作業名、使用した手順、迷った点、修正内容、未解決事項、次回確認することとしてください。

実際に起きたことと、今後の提案を分けてください。
原因が分からない場合は、未確認としてください。
記録にない問題や成果は追加しないでください。

【今回の作業内容】
ここに記載します。

作業が終わった直後に残すと、修正の理由を思い出しやすくなります。

7．問題がなかった場合も条件を残す

誤りが起きた記録だけでは、どの条件で順調に進められたかが分かりません。

問題が見つからなかった場合も、対象と確認範囲を短く残します。

例えば、

「指定の文章資料で質問を抽出し、原文と照合した範囲では抜けを確認しなかった」

という記録です。

「問題なし」とだけ書くより、確認した内容が明確になります。

確認していない点まで、正しいと保証した表現にしないようにしましょう。

8．気づきを課題の一覧へまとめる

個々の記録から、改善の候補を取り出します。

項目	記載する内容
課題	何に困っているか
発生した条件	どの資料や作業で起きたか
影響	何の判断や工程に関係するか
頻度	記録上、何回確認されたか
現在の対応	当面どう扱っているか
不明点	原因や範囲について分からないこと
次の行動	調査、試行、手順修正など

同じ課題を複数の記録からまとめる場合は、元の記録をたどれるようにします。

9．同じ問題かどうかを確かめる

似た誤りが続いていても、原因まで同じとは限りません。

例えば、条件の抜けには、次の可能性があります。

資料の一部を入力していなかった。
抽出対象の指示が曖昧だった。
出力の途中で項目が省かれた。
人の照合範囲が不足していた。

表面上の結果だけで一つにまとめず、入力や発見方法も比較します。

原因が異なる場合は、別の課題として扱う方が改善しやすくなります。

10．改善する課題の順番を決める

すべての課題へ同時に取り組むと、日常業務を圧迫します。

優先順位は、次の観点で考えます。

間違いが与える影響。
発生する頻度。
修正や確認の負担。
影響する作業の広さ。
改善を試せる見込み。

頻度が低くても、重要な条件の誤りは先に対応すべき場合があります。

点数を付ける場合も、重要な問題を合計点だけで埋もれさせないようにします。

11．プロンプト例②：課題の優先順位を整理する

以下の課題一覧について、対応する順番の案を作成してください。

影響の大きさ、発生頻度、修正負担、影響範囲、試行のしやすさを検討してください。

各課題について、優先する理由、当面の対応、追加で確認することを示してください。
重大な問題は、発生頻度が低いことだけで優先度を下げないでください。
不明な頻度や影響は、推測で数値化しないでください。

【課題一覧と記録】
ここに記載します。

判断案を確認し、実際に着手する課題を絞ります。

12．当面の対応と根本的な改善を分ける

問題が見つかった場合、すぐに仕事を進めるための対応と、再発を減らす改善を区別します。

例えば、

「抽出結果を人が全件照合する」

という当面の対応と、

「抜けが起きる条件を調べ、入力と指示を見直す」

という改善があります。

当面の確認を追加しただけで、原因が解消されたとは限りません。

それぞれの目的と、見直す時点を残しましょう。

13．原因を調べる範囲を決める

原因の調査では、関係する記録を確認します。

実際に入力した情報。
使用した指示。
出力された内容。
参照資料。
人が行った修正。
問題を発見した確認。

資料を確認できない場合は、原因を断定できる範囲も限られます。

まず何が起きたかを整理し、その後で考えられる原因と確認方法を示します。

14．学び直す内容を課題から選ぶ

改善のために、機能や使い方を学び直すこともあります。

その際は、学ぶ対象を仕事の課題へ結び付けます。

例えば、

「長い資料の扱い方を知りたい」

よりも、

「複数資料から条件を抽出する際、資料名と記載箇所を対応付けて確認する方法を学ぶ」

とすると、学んだ後に試すことが明確になります。

操作方法だけでなく、業務知識や確認基準の学び直しが必要な場合もあります。

15．プロンプト例③：必要な学び直しを整理する

以下の課題について、解決のために確認・学習する内容を整理してください。

【課題と発生条件】
○○

【確認できた事実】
○○

【現在の知識と不明点】
○○

原因の確認、業務知識、資料の扱い、指示の作成、出力の確認に分けてください。
各項目について、学ぶ目的と、学んだ後に試す作業を示してください。
未確認の製品仕様や機能を、利用できる前提にしないでください。

学ぶ項目を増やしすぎず、今回の課題に必要な範囲から取り組みます。

16．新しい情報は適用条件まで確かめる

新しい使い方を知ったら、自分の仕事で使える条件を確認します。

現在の利用環境で使用できるか。
扱う資料に対応しているか。
必要な設定や権限があるか。
人の確認方法が変わるか。
情報の取り扱い条件に合っているか。

製品の機能や設定に関する情報は、確認した時点と参照先を残します。

説明を読んだことと、実際の環境で使用できたことも区別しましょう。

17．変更する点を一つに絞る

改善案が複数ある場合、最初の試行では変更点を絞ります。

例えば、

「条件の抽出結果に、資料名と記載箇所を添える」

という一つの変更を試します。

同時に入力形式、指示、確認者、評価基準まで変えると、何が結果に影響したか判断しにくくなります。

複数の変更が必要な場合は、その内容と理由を記録し、効果の切り分けに限界があることを示します。

18．期待する変化と確認方法を決める

変更前に、何を確かめたいかを書きます。

例えば、

「記載箇所を添えることで、条件の照合を進めやすくなるか」

という問いを置きます。

記録する項目は、次のように考えられます。

照合に使った時間。
記載箇所の誤り。
条件の抜け。
修正した内容。
確認者が迷った点。

期待する変化は、結果を保証するものではなく、試行で確かめる仮説として扱います。

19．プロンプト例④：改善の試行を設計する

以下の改善案を、小さく試す計画にしてください。

【現在の方法】
○○

【今回変更する点】
○○

【確かめたい変化】
○○

【試せる題材と確認体制】
○○

対象条件、変更しない条件、記録項目、品質基準、停止条件、結果の判断方法を整理してください。
件数や期間が未定の場合は、設定候補として示してください。
改善効果は、確認前の仮説として記載してください。

試行の前に、必要な品質を満たさなかった場合の扱いも決めます。

20．試行中の方法と通常の手順を分ける

試している方法を、いつの間にか正式な手順として使わないようにします。

例えば、状態を次のように分けます。

変更案。
試行中。
結果確認待ち。
限定条件で採用。
通常の手順へ反映済み。
不採用または保留。

試行用の成果物にも状態を示し、使用前に必要な確認を行います。

21．変わらなかった結果も残す

試した結果、期待した改善が見られないこともあります。

その場合も、記録は役立ちます。

例えば、

「参照箇所を追加したが、照合時間の明確な差は確認できなかった」

という結果です。

次に、参照箇所の記載が正しかったか、課題に合う変更だったか、比較条件がそろっていたかを検討します。

効果が確認できなかったことと、今後も効果がないと確定したことは区別しましょう。

22．説明用の例：照合方法を改善する

架空の作業を例に、改善の流れを整理します。

項目	説明用の内容
課題	条件表の根拠を探す際に迷う
確認した記録	条件はあるが、資料内の位置が書かれていない
原因の仮説	参照先の不足が照合を難しくしている可能性
変更案	資料名と記載箇所を出力に加える
試行	練習用資料で、現在の方法と比較する
記録項目	照合時間、参照先の誤り、条件の抜け
判断	品質と確認負担を見て採用範囲を決める

これは改善計画の例です。実際に時間短縮などが確認された成果を示すものではありません。

23．結果から採用・再試行・保留を選ぶ

試行後は、結果に合わせて次の行動を決めます。

必要な条件を満たしたので、範囲を限定して採用する。
一部に課題があるので、修正して再試行する。
比較条件がそろわないため、追加で記録する。
負担が増えたため、元の方法へ戻す。
判断材料が不足しているため、保留する。

採用する場合も、どの条件で確認できた結果なのかを残します。

24．プロンプト例⑤：試行結果を判断材料へまとめる

以下の試行記録を、改善案を採用するための判断材料へ整理してください。

【変更内容と目的】
○○

【試行条件】
○○

【時間・修正・品質の記録】
○○

確認できた変化、変化を確認できなかった点、比較上の限界、残る課題を示してください。
その後、採用、限定採用、再試行、保留、元の方法へ戻すという選択肢を検討してください。
記録にない成果を補わず、原因の仮説は事実と分けてください。

判断を行う担当者が、記録と条件を確認します。

25．採用した変更を手順へ戻す

採用が決まったら、次の仕事で使えるように反映します。

入力用のひな形。
使用するプロンプト。
作業手順。
確認項目。
役割分担。
共有資料。

変更理由と適用条件も残します。

改善結果を会話の中に置いたままにせず、実際に参照する手順へ結び付けることが重要です。

26．古い方法へ戻ってしまう原因を減らす

更新した手順があっても、古いファイルやプロンプトが使われることがあります。

現在使用する版を特定し、旧版は参考用などの状態を示します。

また、担当者へは、変更箇所と作業への影響を伝えます。

「新しい版になりました」だけでなく、

「抽出結果に参照箇所を追加し、その記載も照合する」

というように、実際の行動を示しましょう。

27．見直す時点と担当を決める

改善を続けるには、記録を誰が、どの時点で確認するかを決めます。

例えば、作業の区切りや、一定の件数が集まった時点で振り返ります。

次のような変化があった場合は、定期の見直しを待たずに確認します。

重要な誤りが見つかった。
前提となる資料が変わった。
確認を維持できなくなった。
対象外の仕事へ使用範囲が広がった。

担当や時点が未定の場合は、決める必要がある項目として残します。

28．プロンプト例⑥：日々の改善状況を整理する

以下の記録から、現在の改善状況を整理してください。

【日々の作業記録】
○○

【課題一覧】
○○

【試行と判断の記録】
○○

未着手、原因確認中、試行中、判断待ち、手順反映待ち、完了に分けてください。
各項目に、次の行動、必要な情報、担当の決定状況を示してください。
提案、試行、採用、更新完了を区別してください。
記録だけでは分からない状態は、確認が必要としてください。

状況を整理したら、今取り組む課題を絞り込みます。

29．実践演習：10ステップで改善を日々の仕事につなげる

機密情報を含まない題材、または共有可能な作業記録を使って取り組みましょう。

ステップ1：対象の仕事を選ぶ

繰り返し行っているAI活用の仕事を一つ決めます。

ステップ2：最近の記録を確認する

入力、出力、修正、確認の記録を集めます。

ステップ3：気づきを短くまとめる

迷った点、問題、未解決事項を整理します。

ステップ4：課題を選ぶ

影響、頻度、確認負担を基に、一つの課題へ絞ります。

ステップ5：原因と不明点を分ける

確認できたこと、仮説、追加で調べることを示します。

ステップ6：必要なことを学び直す

課題に関係する知識や方法を確認します。

ステップ7：変更案を作る

今回変える点と、変えない条件を決めます。

ステップ8：小さく試す

品質、修正、確認負担を記録します。

ステップ9：結果を判断する

採用、再試行、保留などを理由と一緒に整理します。

ステップ10：手順へ反映する

採用した変更を更新し、次に見直す条件を残します。

30．継続して改善するためのチェックリスト

日々の気づきを無理なく記録できる。
問題がなかった場合も、確認条件を残している。
課題の根拠となる記録をたどれる。
事実、原因の仮説、不明点を分けている。
当面の対応と改善を区別している。
学び直す内容が、仕事の課題に結び付いている。
試行で変更する点と確認方法が明確である。
期待した効果がなかった結果も残している。
採用した変更を実際の手順へ反映している。
見直す担当と時点、またはきっかけが決まっている。

記録や見直し自体の負担が大きい場合は、項目と頻度を調整します。

31．よくある失敗と直し方

失敗1：気づきを残すだけで、次の行動を決めない

課題ごとに、原因確認、試行、判断、手順更新などの次の行動を付けます。

失敗2：問題が起きるたびに指示を継ぎ足す

入力や確認方法にも原因がないか調べ、必要な変更へ絞ります。

失敗3：新しい方法を知るたびに全体を変える

仕事の課題との関係を確認し、小さな範囲で試します。

失敗4：一度の試行で解決済みにする

試した条件と残る不明点を示し、採用範囲を限定します。

失敗5：効果がなかった試行を捨てる

試行条件と結果を残し、同じ検討を繰り返さないための材料にします。

失敗6：改善案を採用しても手順を更新しない

使用するひな形、プロンプト、確認項目まで反映し、現在の版を明確にします。

32．今回の要点

改善の出発点は、日々の具体的な記録です。
迷い、修正、確認条件を短く残します。
取り組む課題を絞ります。
影響と負担を見て、優先する課題を選びます。
原因確認と学び直しを結び付けます。
分からない点を明確にし、仕事で試す内容まで決めます。
変更は試行で確かめます。
期待と結果を分け、変化がなかった場合も記録します。
採用した変更を次の仕事へ戻します。
手順と共有資料を更新し、改善の流れを一周させます。

33．仕事で使える基本プロンプト

あなたは、AI活用を継続して改善するための記録整理を補助します。
以下の情報から、次に取り組む改善と、仕事への反映方法を整理してください。

【対象の仕事と目的】
○○

【現在の手順と役割分担】
○○

【日々の作業・修正・確認の記録】
○○

【現在の課題】
○○

【確認できた事実と不明点】
○○

【これまでに試した変更と結果】
○○

【担当と運用上の条件】
○○

次の10項目でまとめてください。

1．記録から確認できる課題
2．課題の影響、頻度、確認負担
3．優先して取り組む課題と理由
4．当面の対応と、原因を確かめる作業
5．必要な学び直しと確認事項
6．今回変更する点と、変更しない条件
7．小さな試行の対象と記録項目
8．採用・再試行・保留を判断する条件
9．採用後に更新する手順と資料
10．次の行動と見直しのきっかけ

次の条件を守ってください。

・記録にない出来事、数値、成果を作らないでください。
・事実、原因の仮説、提案を区別してください。
・未確認の機能や設定を、使用できる前提にしないでください。
・対策の提案、実施、効果確認、採用を分けてください。
・期待した効果がなかった記録も検討してください。
・担当や期限が未定の場合は、未定としてください。
・重要な問題については、通常の見直しを待たずに必要な対応を示してください。
・改善作業自体の負担も考慮してください。