こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事の会議に参加していて、こんなことを感じた経験はありませんか？

「今日の会議は、何を決めるために集まったのだろう？」

「いろいろな意見が出たけれど、結局どうすることになったの？」

「会議が長引いて、予定していた仕事が進まなくなってしまった」

「前回も同じ話をしたような気がする」

会議は、複数の人が情報を共有し、問題について話し合い、必要な判断を行うための大切な時間です。

しかし、目的や議題が明確でないまま始めてしまうと、話が広がりすぎたり、必要な結論にたどり着けなかったりすることがあります。

そんなときに活用できるのがChatGPTです。

ChatGPTは、会議の目的を整理したり、議題を考えたり、話し合う順番を組み立てたりする手助けができます。

今回は、ChatGPTを使って会議の準備を進め、参加者が同じ目的を共有できる議題と進行案を作成する方法を学んでいきましょう。

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1．会議には目的が必要です

まず、会議を開く目的について考えてみましょう。

例えば、製造業で新しい製品の製作について打ち合わせを行う場合です。

お客様の要望を確認する。

図面や仕様について話し合う。

加工方法を検討する。

納期について確認する。

担当者を決める。

こうした内容が考えられます。

しかし、これらすべてを一度の会議で決められるとは限りません。

加工方法を判断するために、追加の技術検討が必要になる場合もあります。

材料の調達状況を確認しなければ、納期を決定できないこともあります。

だからこそ、最初に「今回の会議では何を明確にするのか」を考えることが重要です。

例えば、

「新製品の製作に向けて、技術的な課題と確認事項を整理する」

という目的であれば、必ずしもすべての課題を解決する必要はありません。

何が分かっていて、何を確認する必要があるのかを整理できれば、会議の目的を達成したと考えられます。

会議の成功は、すべてをその場で決めることではなく、目的に沿った成果が得られることです。

2．ChatGPTに会議の目的を整理してもらおう

それでは、実際にChatGPTを使ってみましょう。

ここでは、製造業の社内会議を例にします。

実践①　会議の目的を明確にする

ChatGPTへの入力例

「私は製造業で仕事をしています。

新しく依頼された製品の製作について、営業担当者、設計担当者、製造担当者で打ち合わせを行います。

現在、図面は受け取っていますが、加工方法と必要な材料について検討が必要です。

また、お客様から希望納期を聞いていますが、対応できるかどうかは未確認です。

この会議の目的と、会議終了時に明確にしておきたい事項を整理してください。

技術的な判断や納期は推測で決めないでください。」

ChatGPTの回答例

会議の目的

新規製品の製作に向けて、技術的な検討事項、材料に関する確認事項、希望納期への対応を検討するために必要な情報を整理する。

会議終了時に明確にしたいこと

1．加工方法について、検討が必要な事項

2．必要な材料について、確認すべき情報

3．希望納期への対応可否を判断するための条件

4．追加確認が必要な事項

5．次に対応する担当者と作業内容

このように、ChatGPTは説明された情報から会議の目的を整理できます。

ただし、会議の内容を決定するのは実際の担当者です。

ChatGPTが作成した目的を確認し、自分たちが本当に話し合いたい内容と一致しているか見直しましょう。

3．会議の議題を考えてみよう

会議の目的が決まったら、次は議題を整理します。

議題とは、会議で話し合うテーマのことです。

例えば、「新規製品の製作に向けた技術検討」という目的なら、図面の確認、材料の検討、加工方法、納期への影響などが議題の候補になります。

しかし、思いついた順番に議題を並べるだけでは、会議が進めにくくなる場合があります。

そこで、ChatGPTに議題を整理してもらいましょう。

実践②　議題の一覧を作る

ChatGPTへの入力例

「先ほど整理した新規製品の製作会議について、議題を作成してください。

次の内容を含めてください。

・お客様の要求内容の確認

・図面と仕様の確認

・加工方法についての検討

・材料についての確認

・希望納期への対応

・今後の担当と確認事項

会議で決められることと、追加調査が必要になる可能性があることを区別してください。」

ChatGPTの回答例

新規製品製作会議・議題案

議題1：お客様の要求内容の確認

製品の用途や要求仕様について、共有されている情報を確認する。

議題2：図面と仕様の確認

図面に記載されている内容を確認し、不明点や追加確認が必要な事項を整理する。

議題3：加工方法の検討

考えられる加工方法について意見を出し合い、技術的に検討すべき課題を整理する。

議題4：材料に関する確認

必要な材料や調達に関する確認事項を整理する。

議題5：希望納期への対応

製作工程や材料調達の状況を踏まえ、対応可否の判断に必要な情報を確認する。

議題6：今後の対応

追加確認する内容と担当者を決める。

このように議題を整理しておけば、会議の途中で何を話し合うべきか確認しやすくなります。

4．議題を話し合う順番にも意味がある

会議の議題は、どのような順番で進めてもよいわけではありません。

例えば、加工方法を検討する前に、お客様が何を求めているのかを理解する必要があります。

また、加工方法や必要な材料が分からなければ、製作に必要な時間を判断できない場合があります。

つまり、議題同士にも関係があります。

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「作成した議題について、前の議題で確認した内容が、次の議題の検討につながるように順番を見直してください。

それぞれの順番にした理由も説明してください。

実際の会議で並行して検討できる事項があれば、その可能性も示してください。」

ChatGPTは、議題の関係を整理しながら順番を提案できます。

例えば、お客様の要求内容を確認した後に図面や仕様を検討し、それを踏まえて加工方法や材料を考えるという流れです。

ただし、製品や案件の特徴によって、最適な検討順序は異なります。

実際の参加者と相談しながら決めることが大切です。

5．会議の時間配分を考えてみよう

会議の議題が決まったら、次は時間配分です。

例えば、60分の会議で6つの議題を話し合う場合、すべてに10分ずつ使えばよいのでしょうか。

必ずしもそうではありません。

情報共有だけで済む議題もあれば、技術的な検討に時間が必要な議題もあります。

そこで、ChatGPTに時間配分の原案を作成してもらいましょう。

実践③　会議の進行案を作る

ChatGPTへの入力例

「新規製品の製作会議について、60分間の進行案を作成してください。

図面・仕様の確認と加工方法の検討には、比較的多くの時間を確保してください。

最後に、決定事項と今後の対応を確認する時間を設けてください。

時間配分は提案として示してください。」

ChatGPTの回答例

時間	議題
0〜5分	会議の目的と現状の共有
5〜15分	お客様の要求内容・図面の確認
15〜35分	加工方法の検討
35〜45分	材料と希望納期の確認
45〜55分	未解決事項と今後の担当確認
55〜60分	決定事項・次回対応の確認

このように時間配分を決めておくと、会議の進行を管理しやすくなります。

ただし、技術的な問題が見つかった場合などは、予定よりも時間が必要になることがあります。

そのようなときは、結論を急いで無理に決めるのではなく、追加検討する事項として整理する方法もあります。

6．会議で何を決めるのか明確にしよう

会議では、さまざまな意見が出ることがあります。

しかし、話し合ったことと、正式に決定したことは異なります。

例えば、加工方法について3つの案が出たとします。

その中で「A案がよさそうだ」という意見が多かったとしても、技術的な確認が終わっていなければ、正式決定とは限りません。

ChatGPTには、次のように指示できます。

ChatGPTへの入力例

「この会議の議題について、それぞれの議題で、情報共有すること、検討すること、決定すること、追加確認が必要になることを分けて整理してください。

技術的な検証が必要な事項は、会議中に必ず決定するものとして扱わないでください。」

このように整理すると、会議で何を決められるのか、何を持ち帰って確認すべきなのかが明確になります。

意見、提案、検討中、決定済みを区別することは、会議の内容を正確に共有するために重要です。

7．参加者に事前資料を準備してもらおう

会議を効率よく進めるためには、事前の準備も大切です。

例えば、製品の製作について話し合う会議なら、図面や仕様書などの情報が必要になります。

しかし、会議が始まってから資料を探していては、時間を有効に使えません。

そこで、ChatGPTに事前準備の候補を整理してもらいましょう。

実践④　事前準備リストを作成する

ChatGPTへの入力例

「新規製品の製作会議に向けて、事前に準備しておくとよい資料や情報を一覧にしてください。

営業担当者、設計担当者、製造担当者の役割を考慮してください。

ただし、実際の担当範囲が分からないものは、確認事項として示してください。」

ChatGPTの回答例

事前準備の候補

営業担当者

• お客様から受け取った要求内容
• 希望納期
• お客様との確認事項

設計担当者

• 図面と仕様に関する確認事項
• 技術的に不明な点

製造担当者

• 加工方法を検討するために必要な情報
• 設備や工程について確認したい事項

ここで大切なのは、参加者全員に大量の資料を準備させることではありません。

会議の目的に必要な情報を、事前にそろえておくことです。

また、担当者の役割は会社によって異なります。

実際の担当範囲に合わせて調整しましょう。

8．話が脱線したときはどうする？

会議では、当初の議題とは異なる話題が出てくることがあります。

例えば、加工方法の検討中に、別の製品で発生した問題について話が広がる場合です。

その話題が今回の製品にも関係しているなら、検討する価値があります。

しかし、今回の会議の目的と関係が薄い場合は、別の機会に話し合った方がよいかもしれません。

ChatGPTには、会議の進行で注意する点を整理してもらうこともできます。

ChatGPTへの入力例

「60分間の会議で、議題から話が広がりすぎないようにするための進行方法を提案してください。

ただし、重要な問題が見つかった場合は、単に時間を理由に議論を打ち切らないようにしてください。」

ChatGPTからは、例えば次のような方法が提案されるかもしれません。

話し合っている内容が、現在の議題に関係しているか確認する。

すぐに判断できない問題は、追加検討事項として記録する。

会議の残り時間と、まだ確認していない議題を共有する。

必要な場合は、別途打ち合わせの機会を設ける。

このように、議題を守ることと、重要な意見を受け止めることを両立させる工夫が必要です。

9．会議の最後に確認すること

会議で多くの意見が出ても、終了時に何も整理されていなければ、次の仕事につながりにくくなります。

そこで、会議の最後には、少なくとも次の内容を確認するとよいでしょう。

決定事項

今回の会議で何が決まったのか。

未決定事項

まだ結論が出ていないことは何か。

確認事項

追加で調べる必要があることは何か。

担当者

誰が次の対応を行うのか。

期限

いつまでに確認または対応する必要があるのか。

ただし、期限が決まっていない場合は、勝手に日付を設定してはいけません。

ChatGPTには、次のように指示できます。

ChatGPTへの入力例

「この会議の終了時に確認する項目をチェックリストにしてください。

決定事項、未決定事項、追加確認事項、担当者、期限の5項目を含めてください。

まだ決まっていない情報は、未定として記録できる形式にしてください。」

このチェックリストを用意しておけば、会議終了前に必要な確認を行いやすくなります。

10．実践演習！自分の会議の進行案を作ってみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが近いうちに参加する会議や、社内で行っている定例会議を一つ思い浮かべてみてください。

製造会議、営業会議、品質会議、業務改善会議、社内打ち合わせなど、どのような会議でも構いません。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、会議の準備と進行案の作成を支援するアシスタントです。

これから私が予定している会議について説明します。

参加者が目的を共有し、必要な議論や判断を行える会議にしたいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような会議を予定しているのか質問してください。

2．会議の目的と、終了時に明確にしたいことを確認してください。

3．参加者と、それぞれの役割を確認してください。

4．会議で話し合いたい内容を一つずつ確認してください。

5．情報共有、検討、決定、追加確認が必要な事項を区別してください。

6．会議時間を確認してください。

7．情報がそろったら、議題と進行順序を提案してください。

8．議題ごとの時間配分を考えてください。

9．事前に準備する資料や情報を整理してください。

10．会議終了時に確認する決定事項、未決定事項、担当者、期限の記録形式を作成してください。

11．実際の技術判断や社内の決定事項は、推測で作成しないでください。

質問は一つずつ行い、私が回答するまで次の質問に進まないでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら会議の準備を進められます。

初めから完璧な議題を用意する必要はありません。

まずは会議の目的を考える。

話し合う内容を整理する。

参加者に必要な情報を確認する。

そして、会議終了時に何を明確にしたいのかを決める。

この順番で準備することで、会議の内容を整理しやすくなります。

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ソラ先生からのアドバイス

会議というと、限られた時間で結論を出すことが大切だと考えられるかもしれません。

もちろん、必要な判断を先延ばしにしないことは重要です。

しかし、十分な情報がないまま、無理に結論を出すことがよいとは限りません。

特に、製造業の技術的な打ち合わせでは、実際に試作したり、材料や加工条件を確認したりしなければ判断できない問題もあります。

そのような場合には、分からないことを明確にし、次に何を調べるのかを決めることも重要な成果です。

また、会議には、異なる立場の人が参加することがあります。

営業担当者はお客様の要望を知っています。

設計担当者は図面や仕様を確認しています。

製造担当者は実際の加工方法や設備について知っています。

それぞれが持っている情報を出し合うことで、一人では気づかなかった問題が見つかることもあります。

ChatGPTは、こうした話し合いに向けた準備を支援できます。

しかし、実際に意見を交わし、検討し、判断するのは会議の参加者です。

会議は、予定した時間を消化するためのものではなく、異なる知識や経験を持つ人たちが、よりよい判断や行動につなげるための場です。

ChatGPTを活用しながら、目的が明確で、仕事の前進につながる会議を考えてみてください。

今回のまとめ

第81回では、ChatGPTを使って会議の議題と進行案を作成する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．最初に会議の目的を明確にする。

2．議題を整理し、話し合う順番を考える。

3．議題に合わせて時間配分を検討する。

4．情報共有、検討事項、決定事項を区別する。

5．会議終了時に、次の行動と担当者を確認する。

ChatGPTは、会議の目的や議題を整理し、進行案を作るために活用できます。

ただし、会議を実りあるものにするためには、参加者自身が必要な情報を共有し、意見を出し合うことが大切です。

会議で何を決めるべきなのか。

何を確認する必要があるのか。

次に誰が何をするのか。

こうしたことが明確になれば、会議は仕事を前に進める時間になります。

ぜひ、次の会議の準備からChatGPTを活用してみてください。

次回予告｜第82回

次回は「ChatGPTで会議の議事録を整理する方法」を学びます。

会議中に出た意見、決定した内容、今後の対応を正確に整理し、関係者が確認しやすい議事録を作成する方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！