こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事で一度解決したはずの問題が、しばらくすると再び発生した経験はありませんか？

見積書の金額を間違えたので、正しい金額に修正した。

出荷する製品を取り違えたので、正しい製品に交換した。

加工した製品の寸法が規格から外れていたので、作り直した。

お客様への連絡が遅れたので、急いで対応した。

その場の問題は解決できたかもしれません。

しかし、しばらくすると、また同じようなトラブルが発生することがあります。

なぜでしょうか？

それは、目の前で発生した問題には対応していても、問題を引き起こした原因や仕組みが変わっていない可能性があるからです。

前回の第86回では、ChatGPTを活用してトラブル発生時の状況整理、原因調査、関係者への情報共有について学びました。

今回は、その次の段階です。

ChatGPTを使って再発防止策を考え、実際に改善を進め、その効果を確かめる方法を学んでいきましょう。

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1．応急対応と再発防止は何が違うの？

まず、二つの違いを考えてみましょう。

例えば、見積書に間違った金額を記載してしまった場合です。

正しい金額に修正して見積書を作り直す。

これは、発生した問題に対する対応です。

しかし、なぜ間違った金額を記載したのでしょうか。

古い価格表を使用したのかもしれません。

別の案件の金額を転記したのかもしれません。

元の資料に誤りがあった可能性もあります。

原因が分からないまま修正だけを行っても、同じ問題が再び発生する可能性があります。

そこで必要になるのが再発防止です。

例えば、古い価格表を使用したことが原因だった場合、最新版の価格表を確実に使用できる管理方法を考えます。

ここで大切なのは、発生した問題を修正することと、問題が繰り返されないようにすることは、目的が違うという点です。

どちらも大切ですが、同じものとして扱わないようにしましょう。

2．再発防止を考える前に、原因を確認しよう

再発防止策を考えるとき、最初から改善方法を決めてしまうことがあります。

例えば、入力間違いが発生したとき、

「これからは必ず二重チェックをする」

と決める場合です。

しかし、入力間違いの原因が古いデータの使用だったとしたら、確認する人を増やすだけで十分でしょうか。

二人とも同じ古いデータを使っていれば、間違いに気づかないかもしれません。

つまり、原因に合っていない対策では、期待した効果が得られない場合があります。

実践①　原因を整理する

ChatGPTへの入力例

「製造業の営業事務で、見積書の金額に間違いが発生しました。

調査の結果、担当者が古い価格表を使用していたことが確認できました。

現在、なぜ古い価格表を使用したのかは分かっていません。

再発防止策を考える前に、確認できている事実と、さらに調べるべき原因を整理してください。

確認していない内容を推測だけで断定しないでください。」

ChatGPTの回答例

確認できている事実

• 見積書の金額に誤りがあった。
• 古い価格表を使用していた。
• 古い価格表を使用した理由は未確認。

追加で調べるべき事項

1．価格表はどこに保存されていたのか。

2．最新版の価格表は、どのように管理されていたのか。

3．古い価格表と最新版を区別できる状態だったのか。

4．価格改定の情報は担当者へ伝わっていたのか。

5．見積書作成時に、価格表の更新日を確認する手順があったのか。

このように整理すると、原因調査をさらに進めることができます。

ChatGPTは質問を考える手助けをしてくれますが、実際の原因は仕事の記録や担当者への確認などによって調べる必要があります。

3．「注意する」だけで終わらせない

仕事で問題が発生したとき、再発防止策としてよく挙げられるのが、

「今後は十分注意する」

「確認を徹底する」

「担当者へ周知する」

といった方法です。

もちろん、注意や情報共有が必要な場合もあります。

しかし、それだけで同じ問題を防げるとは限りません。

例えば、見積書の金額を間違えた原因が、複数の場所に価格表が保存されていることだった場合です。

担当者へ注意を呼びかけても、古い価格表が使える状態のままなら、同じ問題が起こる可能性があります。

そこで、作業する人の注意だけに頼らない方法を考えます。

実践②　仕組みを改善する方法を考える

ChatGPTへの入力例

「古い価格表を使用したことによって、見積金額の間違いが発生しました。

担当者に注意を呼びかけるだけでなく、古い価格表を誤って使用しにくくする方法を考えてください。

価格表の保存場所、版の管理、作業手順、確認方法の観点から、複数の改善案を提案してください。

現在の管理方法はまだ確認中のため、提案は候補として示してください。」

ChatGPTの回答例

改善案	期待できる効果	確認事項
正式な保存場所を統一する	最新版を探しやすくする	既存の保存ルール
価格表に改訂番号を付ける	新旧の区別をしやすくする	改訂管理の方法
旧版を通常の使用場所から分ける	誤使用の可能性を減らす	過去資料の保存要件
見積作成時に版を確認する	使用資料の確認を明確にする	実際の作業手順
価格改定時の連絡方法を整理する	変更情報を共有しやすくする	通知先と責任者

このように、ChatGPTを使えば複数の対策を比較できます。

ただし、保存場所を統一するだけで問題が解決するとは限りません。

実際の原因に対応しているか、業務に無理が生じないかを確認することが重要です。

4．製造現場の再発防止を考えてみよう

次は、製造現場の例です。

ある製品について、加工後の寸法が図面の指定公差を外れていたとします。

調査の結果、工具の摩耗が原因の一つとして確認されました。

この場合、問題のあった製品を作り直すだけでは、同じトラブルが繰り返される可能性があります。

工具の状態を、いつ、どのように確認するのか。

摩耗した工具を、どのような基準で交換するのか。

加工中の寸法確認は、どのように行われているのか。

こうした点を検討する必要があります。

実践③　製造現場の再発防止策を整理する

ChatGPTへの入力例

「機械加工で寸法不良が発生し、調査の結果、工具の摩耗が原因の一つと確認されました。

同じ問題の再発を防ぐため、工具の管理、加工前の確認、加工中の測定、作業記録という観点から改善案を整理してください。

工具の交換基準や測定頻度などの具体的な数値は、実際の設備や加工条件に基づいて決めるため、推測で設定しないでください。」

ChatGPTの回答例

① 工具の管理

使用する工具の状態を確認する方法や、管理記録の見直しを検討する。

② 加工前の確認

加工開始前に、工具や加工条件について確認すべき事項を整理する。

③ 加工中の測定

寸法変化を把握するための測定方法や確認のタイミングについて検討する。

④ 作業記録

工具の使用履歴や測定結果など、再発防止に必要な記録項目を整理する。

このように、ChatGPTは改善を検討する観点を示すことができます。

しかし、具体的な工具の交換時期や加工条件、測定方法は、実際の現場で技術的に判断する必要があります。

ChatGPTの提案をそのまま作業標準にしてはいけません。

設備や材料、製品の要求品質などを確認し、必要な検証を行いましょう。

5．再発防止策は複数の方法を比較しよう

問題の再発を防ぐ方法は、一つとは限りません。

例えば、確認漏れの問題に対しても、さまざまな対策が考えられます。

確認項目を一覧にする。

作業手順を見直す。

必要な情報の表示方法を変更する。

入力する仕組みを改善する。

確認するタイミングを変更する。

しかし、対策を増やせば増やすほどよいというわけではありません。

確認作業が多くなりすぎると、時間がかかるようになることもあります。

また、同じ確認を何度も行っていても、重要な問題を見落とす可能性はあります。

そこで、ChatGPTに比較してもらいましょう。

ChatGPTへの入力例

「先ほどの再発防止策について、実施に必要な準備、期待できる効果、費用や作業負担、導入時の注意点を比較してください。

効果が確認されていないものは予測として扱い、どの方法が最適かを決めつけないでください。」

改善案を比較するときには、実際の仕事への影響も考えることが重要です。

問題を防ぐために新しい作業を増やす場合は、その作業が本当に必要なのかも検討しましょう。

6．対策を実行する前に、小さく試してみよう

再発防止策を考えたら、可能な範囲で試してみることも重要です。

例えば、見積書の作成時に価格表の改訂番号を確認する仕組みを導入するとします。

いきなりすべての仕事へ適用する前に、一部の業務で使いやすさを確認する方法があります。

実際に確認漏れが防げるのか。

作業時間が大きく増えないか。

担当者が迷わず使えるか。

必要な情報が分かりやすく表示されているか。

こうした点を確かめます。

実践④　試行計画を作る

ChatGPTへの入力例

「見積書作成時に、使用する価格表の改訂番号を確認する方法を試したいです。

社内の承認を得たうえで、一部の業務から試行する計画案を作成してください。

確認する項目、記録する情報、試行後の評価方法を整理してください。

実施期間や対象件数はまだ決まっていないため、勝手に設定しないでください。」

ChatGPTは、試行する前に考えておくべき内容を整理できます。

ただし、安全性や品質に影響する作業では、安易に方法を変更して試してはいけません。

必要な承認や技術的な検証を行い、適切な手順で進めることが大切です。

7．再発防止策の効果をどう確認する？

対策を導入した後には、本当に効果があったのか確認する必要があります。

例えば、見積書の金額間違いについて考えてみましょう。

改善前の1か月間に、200件の見積書を作成し、そのうち4件で金額の誤りが見つかりました。

改善後の1か月間には、250件の見積書を作成し、そのうち1件で金額の誤りが見つかりました。

この場合、単純な件数だけでなく、発生率でも比較できます。

改善前

4件 ÷ 200件 × 100 ＝ 2.0％

改善後

1件 ÷ 250件 × 100 ＝ 0.4％

この例では、金額間違いの発生率が2.0％から0.4％へ低下しています。

ただし、この数字だけで再発防止策の効果が証明されたとは限りません。

案件の難易度や担当者、確認方法など、ほかの条件が変わっている可能性もあります。

実践⑤　改善効果を分析する

ChatGPTへの入力例

「見積書の金額間違いについて、改善前は200件中4件、改善後は250件中1件でした。

それぞれの発生率を計算し、比較してください。

また、このデータだけで改善策の効果を断定できない理由と、追加で確認した方がよい情報を教えてください。」

このように、ChatGPTは数字の整理や比較にも活用できます。

重要なのは、改善したように見える結果だけで満足せず、継続的に状況を確認することです。

8．同じ問題が再発したらどうする？

再発防止策を導入しても、同じ問題が起きることがあります。

その場合、単に「対策を守っていなかった」と結論づけてよいのでしょうか。

まず、何が起きたのかを調べる必要があります。

対策が実際に実施されていたのか。

決めた手順が分かりやすかったのか。

新しい問題が発生したのか。

最初に考えた原因が十分に調べられていたのか。

そもそも、対策が原因に対応していたのか。

こうした確認が必要です。

ChatGPTには、次のように相談できます。

ChatGPTへの入力例

「以前、見積書の金額間違いを防ぐための対策を導入しました。

しかし、同じような問題が再び発生しました。

原因を決めつけず、対策の実施状況、作業手順、使用資料、最初の原因分析について確認すべき事項を整理してください。

質問は一つずつお願いします。」

対策を実施しても問題が再発したということは、まだ確認できていない原因が残っている可能性があります。

あるいは、対策の方法そのものに改善の余地があるのかもしれません。

その場合は、事実を確認し、必要に応じて対策を見直しましょう。

再発防止策も、一度決めたら変えてはいけないものではありません。

9．再発防止策を社内で共有しよう

効果が確認できた改善方法は、必要に応じて社内で共有することも大切です。

例えば、営業事務で発生した価格表の管理問題が、ほかの部署でも起こる可能性がある場合です。

同じような仕組みを使っているなら、改善方法を共有することで、別の場所でのトラブルを防げるかもしれません。

ただし、仕事の内容が異なる部署に、そのまま同じ方法を適用できるとは限りません。

そこで、ChatGPTに共有資料の原案を作成してもらいましょう。

ChatGPTへの入力例

「見積書の金額間違いについて、原因調査と再発防止策の内容を社内で共有したいです。

次の項目に分けて、簡潔な報告資料を作成してください。

・発生した問題

・確認された原因

・実施した対策

・対策後の確認結果

・今後の注意事項

・ほかの部署でも確認した方がよいこと

未確認の効果や、実施していない対策は追加しないでください。」

このように整理すれば、改善の経験を社内で共有しやすくなります。

トラブルの記録は、単に失敗を残すためのものではありません。

同じ問題を繰り返さないための知識として活用することにも意味があります。

10．実践演習！ChatGPTで再発防止策を考えてみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

過去に経験した仕事のトラブルや、架空の事例を一つ選んでください。

例えば、

「見積書の金額を間違えた」

「必要な資料の添付を忘れた」

「製品の取り違えが発生した」

「作業手順の確認漏れがあった」

といった内容です。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、仕事の再発防止策を一緒に考えるアシスタントです。

これから過去に発生した仕事のトラブルについて説明します。

同じ問題を繰り返さないため、原因分析から対策の立案、効果確認まで整理したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような問題が発生したのか質問してください。

2．発生した状況と、実際に確認できている事実を整理してください。

3．原因が確認されているかどうかを質問してください。

4．原因が未確定の場合は、再発防止策を決定する前に必要な調査項目を整理してください。

5．原因について、一つの可能性だけに決めつけないでください。

6．原因が確認できたら、複数の再発防止策を提案してください。

7．担当者の注意だけに頼らず、作業方法や管理の仕組みも検討してください。

8．対策ごとに、期待できる効果、必要な準備、作業負担、注意点を整理してください。

9．実際に試す場合の確認事項を整理してください。

10．対策を実施した後、効果を評価する方法を考えてください。

11．効果が確認できなかった場合の見直し方法も検討してください。

12．最後に、原因、対策、担当者、実施状況、効果確認を一覧表にしてください。

確認できた事実と推測は明確に区別してください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問へ進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら再発防止策を検討できます。

最初から完璧な対策を考える必要はありません。

まず事実を確認する。

原因を調べる。

複数の対策を考える。

実際に試してみる。

結果を確認する。

そして、必要であれば修正する。

この繰り返しが大切です。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事で問題が発生すると、その場の対応に多くの時間や労力が必要になることがあります。

お客様への説明が必要になることもあります。

製品の作り直しや、追加の確認が必要になることもあるでしょう。

だからこそ、同じ問題を繰り返さないための取り組みには、大きな意味があります。

しかし、再発防止策を考えるとき、私は一つ大切にしてほしいことがあります。

それは、失敗した人を責めることと、問題が繰り返されない仕組みを作ることは、同じではないということです。

もちろん、仕事には責任があります。

必要な確認を行わなかったことが、問題の原因になる場合もあります。

しかし、そこで考えることをやめてしまえば、改善の機会を逃すかもしれません。

なぜ、その確認が行われなかったのか。

確認しにくい作業方法だったのか。

必要な情報が不足していたのか。

手順が曖昧だったのか。

ほかにも原因があったのか。

そうしたことを調べることで、初めて見えてくる課題があります。

ChatGPTは、原因を整理したり、異なる角度から対策を考えたりする手助けができます。

しかし、AIが考えた対策が、すべての職場で正しいとは限りません。

実際に働いている人たちが試し、結果を確認し、必要に応じて改善することが重要です。

そして、最初の改善がうまくいかなかったとしても、その結果から新しいことを学べる場合があります。

試した結果を確認し、次の方法を考える。

そうした積み重ねが、仕事の進め方を少しずつ変えていきます。

再発防止とは、失敗をなかったことにするのではなく、失敗から得た知識を次の仕事に活かすことです。

ChatGPTを活用しながら、同じ問題を繰り返さないための仕組みを考えていきましょう。

今回のまとめ

第87回では、ChatGPTを使って仕事の再発防止策を考える方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．応急対応と再発防止を区別する。

2．対策を決める前に、問題の原因を確認する。

3．担当者の注意だけでなく、仕事の仕組みも見直す。

4．複数の対策を比較し、実際に試して効果を確かめる。

5．結果を振り返り、必要に応じて改善を続ける。

ChatGPTは、発生した問題の原因を整理し、対策の候補を考え、効果の確認方法を検討するために活用できます。

ただし、実際に問題が解決したかどうかを判断するには、現場の情報と検証結果が必要です。

大切なのは、見栄えのよい改善報告書を作ることではありません。

同じ問題が起こりにくくなるように、仕事の進め方を実際に変えていくことです。

AIを活用しながら、一つひとつの経験を次の改善につなげていきましょう。

次回予告｜第88回

次回は「ChatGPTで仕事の標準化を考える方法」を学びます。

担当者によって異なる仕事の進め方を整理し、品質や正確性を維持しながら、誰もが仕事を進めやすい仕組みを考える方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！