こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事中に突然トラブルが発生して、どう対応すればよいのか迷った経験はありませんか？

お客様から、納品した製品について問い合わせが入った。

製造現場で、加工した製品の寸法が図面と一致していないことが分かった。

予定していた材料が届かず、作業を開始できない。

送信した見積書に誤りが見つかった。

こうしたトラブルは、どれだけ注意していても発生する可能性があります。

問題が起きると、どうしても「早く解決しなければ」と考えてしまいますよね。

しかし、状況を十分に確認しないまま対応すると、かえって問題が複雑になることもあります。

前回の第85回では、ChatGPTを使って仕事のリスクを事前に整理する方法を学びました。

今回は、実際にトラブルが起きた場面を想定して、ChatGPTを使って状況を整理し、必要な確認や対応を考え、問題解決につなげる方法を学んでいきましょう。

---

1．トラブルが発生したら、最初に何をする？

仕事でトラブルが発生したとき、まず大切なのは現在の状況を把握することです。

例えば、製造現場で加工した製品の寸法が、図面の指定値と異なっていたとします。

このとき、すぐに加工方法を変更したり、製品を作り直したりすることが、必ずしも最適とは限りません。

どの寸法に違いがあったのか。

何個の製品が対象なのか。

どの図面を使用したのか。

測定方法に問題はなかったのか。

ほかの製品にも同じ問題が発生していないか。

こうした情報を確認する必要があります。

また、安全性や品質に影響する可能性がある場合は、社内の定められた手順に従って、作業の停止、対象品の識別・隔離、責任者への連絡など、必要な初動対応を優先します。

ChatGPTへの相談によって、その対応を遅らせてはいけません。

トラブル対応では、緊急に必要な措置と、原因を調べるための情報整理を区別することが大切です。

2．確認できた事実と推測を分けよう

トラブルが発生したときには、さまざまな情報が集まります。

しかし、その中には、実際に確認できた事実と、まだ確認していない推測が混ざっている場合があります。

例えば、次のような報告があったとします。

「加工した製品の寸法が違っています。たぶん工具が摩耗していたのだと思います」

この文章には、二つの情報があります。

一つは、製品の寸法に違いが見つかったという報告。

もう一つは、工具の摩耗が原因ではないかという推測です。

この二つを同じように扱ってはいけません。

実践①　トラブル情報を整理する

ChatGPTへの入力例

「製造現場で、加工した製品の寸法が図面の指定値と異なっていることが分かりました。

担当者からは、工具の摩耗が原因かもしれないという話が出ています。

ただし、工具の状態はまだ確認していません。

現在の情報を、確認できた事実、原因の仮説、まだ確認していない事項に分けて整理してください。

原因を推測だけで断定しないでください。」

ChatGPTの回答例

確認できた事実として報告されている内容

• 加工した製品の寸法が図面の指定値と異なっていた。

原因の仮説

• 使用した工具が摩耗していた可能性がある。

追加確認が必要な事項

• 対象となる製品と数量
• 実際の測定値と指定寸法・公差
• 使用した図面の改訂番号
• 測定方法と測定器の状態
• 工具の状態
• 同じ条件で加工したほかの製品の状況

このように整理すると、何が分かっていて、何を確認する必要があるのかが明確になります。

なお、最初の報告に「寸法が違う」と書かれていても、測定値や図面の公差を確認する必要があります。

報告された内容と、検証済みの事実を区別することも重要です。

3．トラブルの影響範囲を確認しよう

問題が見つかったときには、その問題がどこまで影響しているのかを確認する必要があります。

例えば、製品を100個加工した後、1個の寸法に問題が見つかったとします。

この場合、残りの99個は問題ないのでしょうか。

同じ工具を使った製品にも影響があるのでしょうか。

すでに検査を終えた製品はあるのでしょうか。

出荷済みの製品が含まれているのでしょうか。

これらの情報が分からなければ、問題の範囲を判断できません。

実践②　影響範囲を整理する

ChatGPTへの入力例

「100個の製品を加工し、そのうち1個について、寸法が規格から外れている可能性が見つかりました。

現在、残りの製品の状態は確認できていません。

問題の影響範囲を調査するために、確認すべき項目を整理してください。

残りの99個が良品であるとも、不良品であるとも決めつけないでください。」

ChatGPTの回答例

影響範囲の確認事項

1．対象製品の製造記録を確認する。

2．対象ロットと加工数量を確認する。

3．同じ加工条件で製作した製品の範囲を確認する。

4．検査済み製品と未検査製品を区別する。

5．出荷済み製品の有無を確認する。

6．品質管理担当者と、必要な検査や対応を確認する。

このように、ChatGPTは調査に必要な情報を整理できます。

ただし、具体的な検査方法や製品の合否判定、出荷可否は、実際の品質基準と責任者の判断に従う必要があります。

4．原因調査と応急対応を分けて考える

トラブル対応では、「今すぐ必要な対応」と「問題の原因を調べること」を分ける必要があります。

例えば、製品の寸法に問題が見つかった場合です。

まず、問題のある製品が誤って出荷されないようにするなど、必要な措置を検討します。

一方で、なぜ問題が発生したのかについては、別に調査する必要があります。

工具の状態。

加工プログラム。

材料の状態。

図面の確認方法。

測定方法。

こうした項目を調べることで、原因が見えてくる場合があります。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「加工製品の寸法に問題が見つかった場合について、初動対応、影響範囲の調査、原因調査、再発防止を分けて整理してください。

現場の安全手順や品質管理基準が優先されることを前提に、確認事項の原案を作成してください。

設備固有の操作方法や加工条件は推測しないでください。」

こうすることで、異なる役割を持つ対応を整理できます。

応急対応で目の前の問題を抑えることと、原因を解明して再発を防ぐことは、どちらも必要な仕事です。

5．ChatGPTと一緒に原因を調べよう

問題の状況と影響範囲を整理できたら、原因について考えます。

ここでは、以前の授業で学んだ「なぜなぜ分析」も活用できます。

ただし、最初から一つの原因に絞り込まないことが重要です。

実践③　原因を一つずつ確認する

ChatGPTへの入力例

「加工した製品に寸法の問題が発生しました。

原因はまだ特定できていません。

工具、加工プログラム、材料、測定方法、図面の確認など、複数の可能性を検討したいです。

私に一つずつ質問しながら、原因の候補を整理してください。

確認できた事実と仮説を区別し、根拠がないまま原因を確定しないでください。」

ChatGPTとの会話例

ソラ先生：

「最初に、問題が見つかった寸法と、実際の測定値を教えてください」

あなた：

「図面では20.00±0.05mmですが、測定値は20.12mmでした」

ソラ先生：

「測定に使用した測定器と、その状態は確認できていますか？」

あなた：

「測定器は確認済みですが、工具の状態はまだ調べていません」

ソラ先生：

「今回使用した工具について、加工前または加工後の状態を確認した記録はありますか？」

あなた：

「加工前の確認記録はあります。加工後はまだ確認していません」

このように、ChatGPTからの質問に回答しながら、少しずつ情報を整理できます。

ただし、寸法不良の原因を文章だけで正確に判断することはできません。

実際の設備、工具、加工条件、測定結果などを確認し、必要に応じて技術担当者が検証することが重要です。

6．お客様への報告内容を整理しよう

仕事のトラブルでは、社内対応だけでなく、お客様への連絡が必要になる場合があります。

例えば、納期の遅延です。

予定していた材料が入荷せず、製作スケジュールへの影響が懸念される場合を考えてみましょう。

このとき、根拠のない納期を伝えたり、原因が分からないまま説明したりすると、かえって混乱を招く可能性があります。

まずは、確認できている情報を整理する必要があります。

実践④　お客様への連絡文を作る

ChatGPTへの入力例

「お客様からご依頼いただいた製品について、材料の入荷が遅れています。

現在分かっていることは次のとおりです。

・仕入先から材料入荷の遅延連絡があった。

・新しい入荷予定日は未確定。

・製品の納期への影響は確認中。

この情報をもとに、お客様へ現在の状況を報告するメールの原案を作成してください。

原因や新しい納期を推測して記載しないでください。

今後の連絡について、まだ決まっていない約束を勝手に追加しないでください。」

ChatGPTの回答例

件名：ご依頼製品の材料入荷状況について

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

ご依頼いただいております製品につきまして、材料の入荷状況をご報告いたします。

現在、仕入先より材料入荷の遅延について連絡を受けております。

新しい入荷予定日については、引き続き確認を進めております。

また、製品の納期への影響につきましても、現在確認中です。

状況が確認でき次第、改めてご報告いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

このように、ChatGPTは確認できた情報をもとに、丁寧な報告文を作成できます。

ただし、実際に送信する際には、社内の責任者や担当者と内容を確認する必要があります。

お客様への連絡では、分からないことを隠すのではなく、確認できている事実を正確に伝えることが大切です。

7．社内で情報を共有するときのポイント

トラブル対応には、複数の担当者が関わる場合があります。

例えば、製品の品質に問題が見つかったときです。

製造担当者は、加工時の状況を把握しています。

品質管理担当者は、検査結果や品質基準を確認します。

営業担当者は、お客様との連絡や要求事項を確認します。

必要に応じて、設計担当者や協力会社と相談することもあります。

このとき、関係者が異なる情報をもとに対応すると、認識の違いが生まれる場合があります。

そこで、ChatGPTに情報共有用の報告書を作成してもらう方法があります。

ChatGPTへの入力例

「現在発生している製品の品質トラブルについて、社内関係者向けの状況報告書を作成してください。

次の項目に分けてください。

・発生した問題

・確認できている事実

・現在行っている対応

・未確認の事項

・関係する部署

・次に必要な確認

・判断が必要な事項

説明していない情報は追加しないでください。」

このように整理すると、関係者が同じ情報を確認しやすくなります。

重要なのは、誰かの責任を決めることよりも、必要な情報を共有し、適切な対応につなげることです。

もちろん、責任の所在を明確にする必要がある場面もあります。

しかし、原因が分からない段階で特定の人の責任と決めつけることは避けるべきです。

8．トラブルの対応履歴を残そう

問題が解決した後で、対応の経緯を振り返ることがあります。

そのとき、誰がいつ何を確認し、どのような判断を行ったのか分からなければ、正確な振り返りが難しくなります。

そこで、対応履歴を残しておく方法があります。

例えば、次のような形式です。

日時	対応内容	状況
6月16日 9:30	寸法の問題を発見	初期報告
6月16日 10:00	品質担当者へ連絡	共有済み
6月16日 11:00	対象製品の確認を開始	調査中
6月16日 14:00	関係者で対応を協議	検討中

これは説明のための記録例です。

実際には、確認した事実や対応した内容を、その都度正確に記録する必要があります。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「これからトラブル対応の記録を入力します。

日時、対応内容、担当者、確認結果、未完了事項に分けて時系列で整理してください。

入力していない日時や対応内容は追加しないでください。

同じ内容が重複している場合は、統合する前に指摘してください。」

このように整理しておくことで、対応の経緯を確認しやすくなります。

また、後から原因を分析したり、再発防止策を検討したりする際にも役立ちます。

9．問題解決後に再発防止を考えよう

トラブルへの対応が完了したら、そこで終わりにしてよいのでしょうか。

もちろん、まずは目の前の問題を解決することが重要です。

しかし、同じ原因が残っていれば、再び問題が発生する可能性があります。

例えば、見積書の金額に誤りがあった場合です。

間違った金額を修正すれば、その見積書の問題は解決できます。

しかし、古い価格表を使用したことが原因だったなら、価格表の管理方法を改善する必要があるかもしれません。

そこでChatGPTに、再発防止の検討を手伝ってもらいましょう。

実践⑤　再発防止策を検討する

ChatGPTへの入力例

「見積書の金額に誤りが発生しました。

調査の結果、古い価格表を使用していたことが確認できました。

今後同じ問題が起こらないようにするため、再発防止策を複数考えてください。

価格表の管理、最新版の確認、作業手順、担当者への情報共有という観点から整理してください。

それぞれの対策について、期待できる効果と注意点を示してください。」

ChatGPTの回答例

再発防止策の候補

① 価格表の保存場所を統一する

最新版を確認しやすくする。

② 旧版の取り扱いを明確にする

古い価格表を誤って使用しないよう、管理方法を検討する。

③ 見積書作成時の確認項目を見直す

使用した価格表の版や更新日を確認できるようにする。

④ 価格改定時の情報共有方法を整理する

担当者へ変更内容を伝える手順を明確にする。

このように、ChatGPTは確認された原因に対応する改善案を整理できます。

ただし、対策を考えただけで再発防止が完了するわけではありません。

実際に導入し、問題が起こりにくくなったかどうかを確認する必要があります。

10．実践演習！ChatGPTとトラブル対応を整理してみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

過去に経験した仕事のトラブルや、架空の事例を一つ選んでみてください。

例えば、

「見積書の内容に誤りが見つかった」

「材料の入荷が遅れた」

「製品の寸法に問題が発生した」

「お客様への回答が予定より遅れた」

などです。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは仕事のトラブル対応を整理するアシスタントです。

これから仕事で発生した問題について説明します。

状況を正確に把握し、必要な対応と原因調査を整理したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような問題が発生したのか質問してください。

2．人の安全、製品品質、出荷などに関わる緊急対応が必要な場合は、社内の手順と責任者への連絡を優先するよう示してください。

3．現在確認できている事実と、まだ確認できていない情報を区別してください。

4．問題の影響範囲について確認してください。

5．現在行っている対応を整理してください。

6．初動対応、影響範囲の調査、原因調査、再発防止を分けて考えてください。

7．原因については複数の可能性を検討し、推測だけで断定しないでください。

8．関係者への情報共有に必要な事項を整理してください。

9．お客様への連絡が必要な場合は、確認できた情報だけを使って報告文の原案を作成してください。

10．対応内容を時系列で記録できる形式に整理してください。

11．原因が確認できた後、再発防止策を検討してください。

12．最後に、未完了の対応と追加確認事項を一覧にしてください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問へ進んでください。

安全性や品質に関わる具体的な判断は、実際の担当者や責任者が行うことを前提にしてください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと会話しながらトラブルの情報を整理できます。

ただし、実際に緊急対応が必要な場合は、ChatGPTへの入力よりも、現場で必要な対応や関係者への連絡を優先してください。

ChatGPTは、問題が落ち着いた後の情報整理や原因分析にも活用できます。

---

ソラ先生からのアドバイス

仕事でトラブルが発生すると、誰でも早く解決したいと考えるものです。

お客様への対応が必要になることもあります。

予定していた仕事が止まってしまうこともあります。

場合によっては、追加の費用や時間が必要になることもあります。

そんなとき、私は一つ大切にしてほしいことがあります。

それは、問題が発生したという事実と、問題をどのように解決するかという行動を分けて考えることです。

起きてしまったことを、なかったことにはできません。

しかし、その後に何を確認し、どう対応するかは考えることができます。

最初に考えた原因が間違っていることもあるでしょう。

試した対策で問題が解決しないこともあるかもしれません。

その場合は、分かったことを整理し、別の可能性を検討すればよいのです。

トラブル対応で重要なのは、誰か一人がすべての答えを持っていることではありません。

必要な情報を集め、異なる知識や経験を持つ人たちが協力し、問題の解決に向けて行動することです。

製造業では、自社だけで解決できない問題に直面することもあります。

そのような場合には、材料メーカー、設備メーカー、専門技術者、協力会社など、外部の力を借りることも選択肢になります。

ChatGPTも、そうした問題解決を支援する道具の一つです。

ただし、実際の製品や設備を確認したり、技術的な検証を行ったりする役割まで代わることはできません。

AIの提案を参考にしながら、必要なことを一つずつ確かめていく。

その積み重ねが、問題解決につながります。

トラブルが起きないことだけを目指すのではなく、問題が起きたときに正確に向き合い、解決し、次の仕事に活かすことも大切です。

今回のまとめ

第86回では、ChatGPTを活用して仕事のトラブル対応を整理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．緊急対応が必要な場合は、安全確保と社内手順を優先する。

2．確認できた事実と、原因についての推測を区別する。

3．問題の影響範囲と、現在必要な対応を整理する。

4．関係者と情報を共有し、対応の経緯を記録する。

5．原因を確認したうえで、再発防止につなげる。

ChatGPTは、トラブルの状況を整理し、確認すべき情報を洗い出したり、報告書を作成したりするために活用できます。

しかし、実際の問題を解決するには、現場の確認、技術的な判断、関係者との協力が必要です。

大切なのは、AIにすべてを任せることではありません。

AIを活用しながら自分たちで考え、調べ、必要な行動を積み重ねることです。

仕事の中で問題が発生したとき、状況の整理や原因の検討に、ぜひChatGPTを活用してみてください。

次回予告｜第87回

次回は「ChatGPTで仕事の再発防止策を考える方法」を学びます。

一度発生した問題を繰り返さないために、原因分析から対策の立案、実施後の効果確認まで、ChatGPTを活用する方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！