こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、上司やお客様から「今、どこまで進んでいますか？」と聞かれたとき、すぐに状況を説明できますか？

仕事は予定どおり進んでいる。

一部の作業は完了したけれど、確認待ちの案件がある。

思いがけない問題が発生して、当初の予定を変更する必要がある。

このように、仕事の進み具合は案件によって異なります。

しかし、進捗を報告するときに、単に「順調です」「少し遅れています」と伝えるだけでは、相手が状況を正しく理解できない場合があります。

大切なのは、何が完了し、何が残っていて、次に何をする必要があるのかを、分かりやすく伝えることです。

前回の第79回では、ChatGPTを活用して仕事のスケジュールを整理する方法を学びました。

今回は、その続きとして、ChatGPTを使って仕事の進捗状況を整理し、上司や関係者に伝わる報告書を作成する方法を学んでいきましょう。

1．進捗報告は何のために行うの？

進捗報告とは、仕事が現在どのような状態にあるのかを、関係者へ伝えることです。

例えば、製造業でお客様から製品の製作を依頼された場合を考えてみましょう。

材料の準備が完了した。

機械加工を進めている。

加工後には検査が必要になる。

その後、梱包して出荷する。

こうした仕事では、複数の工程が関係します。

担当者は現在の作業状況を理解していても、他の部署やお客様が同じ情報を持っているとは限りません。

だからこそ、進捗報告には意味があります。

進捗報告の目的は、単に「仕事をしています」と伝えることではありません。

現在の状況を共有し、必要な判断や協力を得られるようにすることです。

特に、予定どおり進んでいない場合は、問題が大きくなる前に関係者へ伝えることが重要です。

2．まずは現在の状況を整理しよう

進捗報告を作るとき、最初から報告書らしい文章を書く必要はありません。

まずは、現在の仕事の状況をChatGPTに説明してみましょう。

実践①　案件の進捗を整理する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

現在、次の案件を管理しています。

A社：見積書提出済み。お客様からの回答待ち。

B社：注文受付済み。社内への製作手配完了。納期回答待ち。

C社：図面確認中。不明点について営業担当者へ確認を依頼済み。

D社：製品の出荷準備完了。出荷日の最終確認待ち。

これらの案件について、現在の状況、完了した作業、未完了の作業、次に必要な対応を一覧表にしてください。

説明していない情報は推測しないでください。」

ChatGPTの回答例

案件	完了した作業	現在の状況	次の対応
A社	見積書提出	顧客回答待ち	回答状況の確認
B社	受注・製作手配	納期回答待ち	納期情報の確認
C社	確認依頼	図面確認中	不明点への回答確認
D社	出荷準備	出荷日確認待ち	出荷日の最終確認

このように整理すると、複数の案件の状況を一度に把握できます。

また、仕事が完了している部分と、まだ対応が必要な部分を区別できます。

進捗報告を作る前に、こうした情報整理を行うことが大切です。

3．完了・作業中・確認待ちを区別しよう

仕事の進捗状況を伝えるときには、状態を分けて整理すると分かりやすくなります。

例えば、次のような分類です。

未着手

まだ作業を開始していない状態。

作業中

現在、担当者が作業を進めている状態。

確認待ち

他の担当者やお客様などからの回答を待っている状態。

完了

必要な作業や確認が終了した状態。

ただし、実際の仕事では、これらの分類だけで十分とは限りません。

例えば、製品の加工は完了していても、検査が終わっていなければ、出荷可能な状態とは限りません。

「加工完了」と「案件完了」は異なるのです。

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「各案件の進捗状況を、未着手、作業中、確認待ち、完了に分類してください。

ただし、一部の工程だけが完了している場合は、案件全体が完了したものとして扱わないでください。

判断できないものは、状況確認が必要と表示してください。」

このように指示することで、進捗状況を誤って表現する可能性を減らせます。

4．進捗報告を文章にしてみよう

仕事の状況が整理できたら、次は報告書の文章にしてみましょう。

ここでは、社内の責任者へ報告する場合を考えます。

実践②　社内向けの進捗報告を作る

ChatGPTへの入力例

「先ほど整理したA社からD社までの案件について、社内責任者向けの進捗報告を作成してください。

案件ごとに、現在の状況、完了事項、未完了事項、今後の対応を分かりやすくまとめてください。

簡潔な文章にしてください。

納期や完了予定日は伝えていないため、勝手に追加しないでください。」

ChatGPTの回答例

案件進捗報告

現在進行中の4案件について、以下のとおり報告します。

A社案件

見積書の提出は完了しています。現在、お客様からの回答待ちです。今後は回答状況を確認します。

B社案件

注文受付および社内への製作手配は完了しています。現在、納期回答を待っています。回答内容を確認したうえで、次の対応を進めます。

C社案件

図面の確認を進めています。不明点については営業担当者へ確認を依頼済みです。回答を確認した後、必要な対応を進めます。

D社案件

製品の出荷準備は完了しています。現在、出荷日の最終確認待ちです。出荷日を確認したうえで対応します。

このように、箇条書きの情報から報告文を作成できます。

ただし、作成された文章が実際の状況と一致しているか、必ず確認しましょう。

特に「完了」「確認済み」「回答済み」などの表現は、事実と違う内容になっていないか注意が必要です。

5．報告する相手に合わせて内容を変えよう

同じ仕事の進捗でも、誰に報告するかによって必要な情報は変わります。

例えば、社内責任者への報告では、作業状況だけでなく、問題点や判断が必要なことも重要です。

一方、お客様への報告では、お客様が知りたい納期や進行状況、今後の予定などを分かりやすく伝える必要があります。

そこで、ChatGPTに報告先を指定してみましょう。

実践③　報告先に合わせて文章を作る

ChatGPTへの入力例

「次の情報をもとに、お客様向けの進捗報告メールを作成してください。

・製品の機械加工は完了しています。

・現在、製品検査を進めています。

・検査が完了した後、出荷準備を行う予定です。

・出荷日はまだ確定していません。

確定していない出荷日を推測して記載しないでください。

丁寧で分かりやすい文章にしてください。」

ChatGPTの回答例

件名：製品製作の進捗状況について

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

ご依頼いただいております製品につきまして、現在の進捗状況をご報告いたします。

機械加工は完了しており、現在は製品検査を進めております。

検査完了後、出荷準備を行う予定です。

なお、出荷日につきましては現在確認中です。

確認が取れましたら、改めてご連絡いたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

このように、同じ情報でも、報告する相手に合わせて文章を調整できます。

ただし、お客様へ送信する前には、内容や表現が実際の状況と一致しているか確認してください。

6．問題が発生している案件をどう報告する？

進捗報告で難しいのは、仕事が予定どおり進んでいない場合です。

例えば、製造業で材料の入荷が遅れているとします。

このとき、「材料が遅れています」と報告するだけでは、関係者が適切に判断できないかもしれません。

どの材料が遅れているのか。

予定よりどれくらい遅れているのか。

後工程にどのような影響があるのか。

現在、どのような対応をしているのか。

こうした情報が必要になります。

実践④　問題発生時の報告を整理する

ChatGPTへの入力例

「製造案件で材料の入荷が遅れています。

現在分かっている情報は次のとおりです。

・材料の当初入荷予定日は6月10日です。

・仕入先から入荷が遅れるとの連絡がありました。

・新しい入荷予定日はまだ確定していません。

・加工開始予定への影響は現在確認中です。

この情報を社内責任者向けの報告書に整理してください。

確認できた事実、未確定事項、今後必要な確認を分けてください。」

ChatGPTの回答例

材料入荷遅延に関する進捗報告

確認できている事実

材料の当初入荷予定日は6月10日でしたが、仕入先から入荷遅延の連絡がありました。

未確定事項

新しい入荷予定日は確定していません。

加工開始予定への影響も、現在確認中です。

今後必要な確認

• 仕入先への新しい入荷予定日の確認
• 加工開始予定への影響確認
• 関係者との対応方法の検討

このように、確認できていることと、まだ分からないことを分けると、報告を受ける側も状況を判断しやすくなります。

特に、問題が発生しているときほど、不確かな情報を確定事項として伝えないことが重要です。

7．進捗率を使うときの注意点

進捗報告では、「現在70％完了しています」といった表現を使うことがあります。

しかし、この数字には注意が必要です。

例えば、10工程ある仕事のうち、7工程が完了したとします。

工程数だけで考えれば70％です。

しかし、残り3工程に全体の作業時間の大部分が必要な場合、作業量として70％完了しているとは限りません。

また、検査や承認など、重要な工程が残っている場合もあります。

そのため、進捗率を使うときには、何を基準に計算しているのかを明確にすることが大切です。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「10工程のうち7工程が完了しています。

工程数を基準にした進捗率を計算してください。

また、この数字だけでは実際の作業量や納期への影響を判断できない理由も説明してください。」

ChatGPTは、工程数を基準にした進捗率が70％であることを計算できます。

ただし、実際の進捗評価では、作業時間、工程の重要性、残り作業の難易度なども考慮する必要があります。

数字を使う場合は、その数字が何を表しているのかを明確にしましょう。

8．報告内容に抜けがないか確認しよう

進捗報告を作成したら、最後に内容を確認しましょう。

例えば、次のような項目です。

• 現在の状況が分かるか
• 完了した作業が明確か
• 未完了の作業が分かるか
• 問題点や確認待ち事項が記載されているか
• 次に必要な対応が分かるか
• 日付や納期に間違いがないか

ChatGPTに確認してもらうこともできます。

ChatGPTへの入力例

「この進捗報告について、報告を受ける側の立場から確認してください。

現在の状況、完了事項、未完了事項、問題点、今後の対応が分かる内容になっているか評価してください。

情報が不足している部分を指摘してください。

説明されていない事実は追加しないでください。」

この方法なら、文章を作成するだけでなく、報告内容の不足を見つけることにも活用できます。

ただし、ChatGPTによる確認だけでは、報告内容の事実関係を保証できません。

実際の進捗状況は、担当者や関係者に確認する必要があります。

9．定期的な進捗報告にも活用できる

進捗報告は、問題が起きたときだけ行うものではありません。

毎日の業務報告。

週ごとの案件報告。

月ごとの進捗会議。

こうした定期的な報告にもChatGPTを活用できます。

例えば、一週間の仕事を振り返る場合です。

ChatGPTへの入力例

「今週の業務内容をこれから入力します。

完了した仕事、継続中の仕事、発生した問題、来週の予定に分類してください。

その後、社内向けの週間業務報告書を作成してください。

入力していない成果や進捗は追加しないでください。」

さらに、毎回同じ形式で報告したい場合は、報告書のひな形を作ることもできます。

週間業務報告書の構成例

1．今週完了した仕事

2．現在進行中の仕事

3．発生した問題と対応状況

4．確認・判断が必要な事項

5．来週の予定

このように形式を統一すると、報告を作成する側も、読む側も情報を整理しやすくなります。

ただし、報告書の形式を整えることが目的にならないようにしましょう。

必要な情報が伝わり、仕事を進めるうえで役立つことが大切です。

10．実践演習！自分の仕事の進捗報告を作ってみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

現在進めている仕事を一つ、または複数選んでください。

そして、次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは業務の進捗報告を作成するアシスタントです。

これから現在進めている仕事の状況を説明します。

上司や関係者が状況を正確に理解できる報告書を作成したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような仕事について報告するのか質問してください。

2．現在の状況、完了した作業、未完了の作業を一つずつ確認してください。

3．予定や納期への影響があるか確認してください。

4．問題点や確認待ち事項があるか質問してください。

5．次に必要な対応を確認してください。

6．報告する相手を確認してください。

7．質問は一つずつ行い、私が回答するまで次の質問に進まないでください。

8．確認できた事実と未確定の情報を区別してください。

9．情報がそろったら、分かりやすい進捗報告書を作成してください。

10．最後に、報告内容に不足している情報や、確認が必要な部分を指摘してください。

説明していない事実や予定は、勝手に追加しないでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTとの対話を通して仕事の状況を整理し、報告書の原案を作成できます。

最初から完璧な文章を書く必要はありません。

まず、現在分かっていることを伝える。

不足している情報を確認する。

整理した内容を文章にする。

最後に、実際の仕事と照らし合わせる。

この順番で進めることが大切です。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事の進捗報告では、順調に進んでいることだけでなく、問題が発生していることも正確に伝える必要があります。

仕事が予定より遅れている場合、報告しにくいと感じることがあるかもしれません。

しかし、問題を伝えないまま時間が過ぎると、関係者が対応を検討する機会を失ってしまう場合があります。

例えば、製造現場で材料の入荷が遅れているなら、その事実を早めに共有することで、作業計画の見直しや、お客様への対応を検討できます。

一方、情報が確定していない段階で、根拠のない予定を伝えることも避けなければなりません。

「まだ分からない」という状況も、重要な情報です。

そのうえで、何を確認しているのか、次にどのような対応を考えているのかを伝えることが大切です。

ChatGPTは、こうした情報を整理し、伝わりやすい文章にする手助けができます。

しかし、実際の仕事の進捗や問題点を知っているのは、仕事を担当している人たちです。

進捗報告は、よく見せるための文章ではなく、関係者が正しい状況を共有し、次の行動につなげるためのものです。

ChatGPTを活用しながら、正確で分かりやすい報告を心がけましょう。

今回のまとめ

第80回では、ChatGPTを使って仕事の進捗報告を作成する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．現在の状況、完了事項、未完了事項を整理する。

2．作業中、確認待ち、完了などの状態を区別する。

3．報告する相手に合わせて必要な情報をまとめる。

4．問題点と未確定事項を正確に伝える。

5．今後の対応や確認事項を明確にする。

ChatGPTを使えば、複数の案件の状況を一覧にしたり、箇条書きの情報を報告書へ整理したりできます。

ただし、報告書で最も大切なのは文章の見栄えではありません。

実際に何が起きているのかを正しく伝え、関係者が次の判断や行動を取れるようにすることです。

まずは、今日進めている仕事の状況をChatGPTに伝え、簡単な進捗報告を作るところから試してみてください。

次回予告｜第81回

次回は「ChatGPTで会議の議題と進行案を作る方法」を学びます。

会議の目的を整理し、話し合う内容や確認事項を明確にして、限られた時間を有効に使うための方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！