ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第97回】ChatGPTを使ってAI活用の範囲を見直す方法｜続ける仕事・広げる仕事・人に戻す仕事を判断する実践講座

2025.09.13

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、AIを使う仕事について、作業時間、修正の負担、成果物の質を記録し、効果を確かめる方法を学びました。

記録が集まると、仕事による違いが見えてきます。

「条件の整理には役立つが、資料の読み取りには確認が多い」

「定型的な文案は作りやすいが、新しい対応方針の検討では情報が足りない」

「一部の工程は、人が直接行った方が進めやすい」

こうした結果を、次の使い方へ反映するのが今回のテーマです。

賢ちゃん、AIの活用範囲は、使い始めたときのまま固定する必要はありません。

実際の記録を基に、続ける範囲、試しに広げる範囲、人が直接行う範囲を調整していきましょう。

なお、今回の実務例はすべて説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回は、次の五つを目指します。

現在AIを使っている作業を具体的に整理する。
継続・拡大・縮小・保留を判断する材料をそろえる。
広げる先との条件の違いを確認する。
人が直接行う作業への切り替え方を決める。
見直し後の役割と手順を更新する。

使う範囲の広さよりも、仕事の目的と条件に合っているかを重視します。

3．仕事全体ではなく工程ごとに見直す

「問い合わせ対応でAIを使うか」という問いだけでは、判断が大きすぎます。

問い合わせ対応には、質問の整理、資料の照合、回答方針の決定、文案作成などが含まれます。

その中で、役立つ工程と、負担が残る工程が異なることがあります。

例えば、次のように整理できます。

質問の分類は継続する。
条件の抽出は対象資料を限定する。
対応可否は人が判断する。
確認済み方針からの文案作成は継続する。

範囲の見直しは、工程を単位に行うと具体的になります。

4．現在の使い方を一覧にする

まず、AIを何に使っているかを整理します。

項目	記載する内容
作業名	質問の整理、比較表作成など
使用目的	時間短縮、抜けの発見など
入力	使用する資料と情報
AIの処理	抽出、分類、文章化など
人の確認	照合する内容と資料
判断担当	採用や対応可否を決める人
現在の課題	誤り、修正、確認負担など

一覧を作ると、同じ仕事でも使い方が違っている箇所を見つけられます。

5．使っている量と役立っている範囲を分ける

使用回数が多いからといって、効果が確認できているとは限りません。

反対に、使用回数は少なくても、特定の作業で役立つ可能性があります。

確認したいのは、次の点です。

どの条件で使ったか。
どの工程に役立ったか。
必要な品質を満たしたか。
確認や修正を含めて負担はどうだったか。
判断できない点は何か。

「よく使う」という事実と、「継続する根拠」を分けて考えましょう。

6．プロンプト例①：現在の活用範囲を整理する

以下の作業記録から、現在のAI活用範囲を一覧にしてください。

各作業について、使用目的、入力情報、AIが行った処理、人が行った確認と判断、確認された課題を整理してください。

使用回数の多さだけで、有効だと判断しないでください。
記録にない効果や成果は補わず、不足情報として示してください。

【作業記録】
ここに記載します。

現状の整理と、今後の判断は分けて行います。

7．判断の選択肢を用意する

見直しは、「使い続けるか、やめるか」の二択にする必要はありません。

選択肢	内容
継続	現在の条件と範囲で使う
限定して継続	資料や案件、工程を絞る
修正して試行	指示や確認方法を変えて試す
小さく拡大	別の条件へ限定的に広げる
人が直接実施	該当工程を人が行う
保留	判断に必要な記録を追加する

作業ごとに、最も適切な選択肢を検討します。

8．継続する条件を言葉にする

「今のところ問題がない」だけでは、継続できる条件が曖昧です。

例えば、次のように書きます。

「読み取れる文字資料を対象に、質問の抽出と分類を行う。担当者が本文と照合し、抜けを確認する」

これなら、入力形式や確認方法が変わった場合に、同じ使い方を続けてよいか検討できます。

継続する判断には、対象、条件、人の確認を添えましょう。

9．記録が不足している場合は保留する

効果や課題の記録が足りない場合、無理に結論を出す必要はありません。

例えば、一件だけ試した結果では、ほかの条件でも使えるか分からないことがあります。

その場合は、次を決めます。

何が分かれば判断できるか。
どの条件で追加試行するか。
何を記録するか。
いつ、またはどの時点で再検討するか。

保留を、何もしない状態にせず、判断材料をそろえる行動へつなげます。

10．広げる前に条件の違いを確認する

ある仕事で役立った方法を、別の仕事へそのまま使えるとは限りません。

例えば、社内の短いメモの要約と、顧客へ渡す技術説明資料の作成では、必要な確認が異なります。

次の違いを整理します。

入力資料の量と形式。
必要な専門知識。
誤りが与える影響。
成果物の使用先。
確認できる担当者。
未確認事項の多さ。

共通点だけでなく、異なる点も確認しましょう。

11．プロンプト例②：拡大先との違いを比較する

現在AIを使っている作業と、今後試したい作業を比較してください。

【現在の作業と確認できた結果】
○○

【今後試したい作業】
○○

入力資料、処理内容、必要な判断、誤りの影響、人の確認方法の観点で、共通点と違いを整理してください。

現在の結果から引き継げる知見と、追加で確かめる必要がある点を分けてください。
新しい作業でも同じ効果が出るとは断定しないでください。

比較した結果を基に、試す範囲を絞ります。

12．広げる方向を一つ選ぶ

活用範囲を広げる方法にも、いくつかの方向があります。

同じ作業で扱う件数を増やす。
別の種類の資料を扱う。
別の担当者が同じ手順を使う。
前後の工程へ対象を広げる。
別の業務へ応用する。

これらを同時に変えると、問題が起きた原因を分けにくくなります。

最初は、何を広げるのかを一つに絞りましょう。

13．試行する対象を限定する

拡大する場合も、最初から全件に適用せず、限定した範囲で試します。

例えば、説明用の条件として、

「既存の分類に当てはまる問い合わせを対象に、質問一覧の作成だけを試す」

といった設定ができます。

対象としない条件も明記します。

「新たな技術判断が必要な案件や、資料が読み取れない案件は含めない」

試行の範囲が明確なら、結果を解釈しやすくなります。

14．確認体制を先に確保する

AIが出力できる量が増えても、人が確かめられる量には限りがあります。

件数を増やす前に、次を確認します。

誰が照合するか。
何を確認するか。
どの資料を使うか。
修正が増えた場合に対応できるか。
確認待ちの成果物を区別できるか。

出力する能力と、確認して使える状態にする能力を、一緒に考えることが重要です。

15．プロンプト例③：限定した試行計画を作る

以下の条件から、AI活用を小さく広げる試行計画を作成してください。

【広げたい方向】
○○

【現在確認できていること】
○○

【追加で確かめたいこと】
○○

【確認できる担当と資料】
○○

対象、対象外、AIの処理範囲、人の確認、記録項目、終了条件、途中で止める条件を整理してください。
件数や期間が未定の場合は、勝手に決定せず設定候補として示してください。

試行の前に、何が分かれば次へ進めるかを決めます。

16．人が直接行う範囲を決める

記録から、ある工程は人が直接行った方が進めやすいと判断することもあります。

例えば、次のような状態です。

読み取りの修正が繰り返し必要になる。
確認のために、結局すべてを作り直している。
現物の観察や測定が中心になる。
前提が頻繁に変わり、入力整理の負担が大きい。
判断に必要な情報をAIへ渡せない。

この場合も、仕事全体をまとめて切り替える必要はありません。問題のある工程を特定します。

17．役割を部分的に組み替える

説明用の例として、資料から数値を抽出する作業を考えます。

読み取りの修正が多い場合、次のように組み替えられます。

「数値は人が原資料から入力し、AIは入力済みの数値を比較表に整理する」

別の例では、

「対応可否は人が決め、AIは確定した方針から説明文を作る」

という分担もできます。

AIが苦手だった処理と、引き続き補助できる処理を分けて考えましょう。

18．人が直接行う手順を用意する

切り替えを決めても、その後の進め方がなければ仕事が止まります。

次を整理します。

引き継ぐ担当。
使用する原資料。
途中までの成果物。
未確認事項。
AI出力を使用してよい範囲。
人が再確認する範囲。
完了条件。

誤りが見つかった出力を、そのまま確定情報として渡さないようにします。

19．プロンプト例④：切り替え方を整理する

以下の作業について、一部を人が直接行う方法へ切り替えます。

【切り替える工程】
○○

【切り替える理由と記録】
○○

【現在の成果物と未確認事項】
○○

人へ渡す資料、再確認する範囲、AI出力を参考として残す範囲、次の作業、完了条件を整理してください。

確認できていないAI出力を、確定した事実として扱わないでください。
担当や手順が未定の場合は、その不足を示してください。

切り替え後も、成果物の状態を追えるようにします。

20．途中で止める条件を決める

活用範囲を広げる試行では、停止や縮小の条件を先に決めます。

例えば、次のような条件です。

重要な条件の誤りが見つかった。
必要な資料を確認できなくなった。
確認待ちが増え、使用前の照合を維持できない。
対象外の案件が混ざった。
手順の前提が変わった。

止めた後は、影響する成果物を特定し、再確認や切り替えを行います。

21．停止した作業を再開する条件も決める

止める条件だけでは、いつ再開してよいか分かりません。

再開には、例えば次を確認します。

問題の原因をどこまで確認できたか。
入力や手順をどう修正したか。
影響する成果物を確認したか。
小さな試行で修正内容を確かめたか。
再開を判断する担当が確認したか。

原因が未解明なら、その状態に合わせて再開範囲を限定します。

22．効果だけでなく運用の負担を見る

活用範囲を広げると、個々の作業時間以外にも負担が生じます。

プロンプトや手順の管理。
担当者への説明。
資料の更新確認。
出力の確認待ち。
問題発生時の調査。
成果物の版の整理。

作成時間が短くなっても、別の担当へ負担が移っている場合があります。

仕事全体と、関わる担当者の両方から見直しましょう。

23．説明用の例：工程ごとに判断する

架空の問い合わせ対応を例に、見直し結果を整理します。

工程	記録から分かったこと	見直し案
質問の分類	通常の文章では照合しやすい	現在の条件で継続
数値の読み取り	不鮮明な資料で修正が多い	対象資料を限定
対応可否の検討	現場情報の確認が必要	人が判断
返信文案の作成	方針確定後は確認しやすい	継続し、別の定型文で試行
最終確認	条件の照合が必要	人の確認を維持

これは、特定の会社の評価結果ではなく、判断の分け方を示す説明用の例です。

24．プロンプト例⑤：判断案を比較する

以下の記録を基に、工程ごとの活用範囲の見直し案を整理してください。

選択肢は、継続、限定して継続、修正して試行、小さく拡大、人が直接実施、保留とします。

各工程について、判断案、根拠となる記録、残る不明点、必要な条件、次の行動を示してください。

時間短縮だけで判断せず、品質、確認負担、担当者の体制も検討してください。
記録が不足している場合は、結論を限定してください。

【評価記録】
ここに記載します。

AIが示した判断案は、実際の条件と権限を持つ担当者が確認します。

25．見直すきっかけを決める

活用範囲の見直しは、問題が起きたときだけ行うものではありません。

次のような変化も、再検討のきっかけになります。

対象資料の形式が変わった。
扱う件数が増えた。
担当者が変わった。
確認基準が変わった。
使用する機能や設定が変わった。
成果物の使用先が変わった。

変化があったときは、以前の評価が今回にも当てはまるかを確認します。

26．判断の根拠と適用範囲を記録する

見直しの結果には、結論だけでなく条件を残します。

例えば、

「質問の分類は継続。ただし、読み取れる日本語の文章資料を対象とし、人が原文と照合する」

という形です。

記録する項目は、次のようにまとめられます。

対象の工程。
判断した日。
使用した評価記録。
採用した範囲。
維持する確認。
対象外の条件。
次に見直すきっかけ。

条件が変わったときに、判断をたどれるようにします。

27．役割分担表と手順を更新する

見直しをしても、古い手順が残っていると、担当者は以前の範囲で作業を続けてしまいます。

判断後は、関連するものを更新します。

AIへ依頼するプロンプト。
人とAIの役割分担表。
作業手順。
確認項目。
対象外の条件。
引き継ぎ情報。

試行中の範囲と、通常の作業として採用した範囲も区別しましょう。

28．プロンプト例⑥：見直し結果を手順へ反映する

以下の見直し結果を、現在の作業手順へ反映するための変更案にしてください。

【見直し結果と適用条件】
○○

【現在の役割分担・手順・プロンプト】
○○

変更する箇所、変更理由、更新案、使用前に確認することを整理してください。

確定事項を変更する必要がない箇所は維持してください。
試行中の内容を、通常運用として採用済みにしないでください。
変更案の作成と、実際の更新完了を区別してください。

更新後は、使用する版を特定し、関係する担当へ渡せる状態にします。

29．実践演習：10ステップでAI活用の範囲を見直す

現在AIを使っている仕事を一つ選び、工程ごとに見直してみましょう。

ステップ1：対象の仕事を選ぶ

評価記録を確認できる仕事を一つ決めます。

ステップ2：工程を分ける

抽出、整理、比較、文案作成、確認などに分けます。

ステップ3：現在の役割を書く

AIの処理、人の確認、人の判断を整理します。

ステップ4：記録を集める

時間、修正内容、品質、案件条件を確認します。

ステップ5：分かったことと不明点を分ける

事実と、原因についての仮説を区別します。

ステップ6：工程ごとの判断案を作る

継続、限定、修正、拡大、人が直接実施、保留から検討します。

ステップ7：適用条件を決める

対象資料、案件、人の確認などの条件を明確にします。

ステップ8：試行と切り替えを設計する

広げる範囲、止める条件、人へ渡す方法を決めます。

ステップ9：役割と手順を更新する

確定した変更を、使用する資料へ反映します。

ステップ10：次の見直し条件を残す

追加記録や前提の変化に応じて、再検討する時点を決めます。

30．活用範囲を見直すチェックリスト

仕事を工程ごとに分けている。
使用目的と現在の役割が明確である。
時間だけでなく品質と確認負担も見ている。
記録で分かることと不明点を区別している。
継続する条件を具体的にしている。
拡大先との違いを確認している。
広げる場合は対象と試行範囲を限定している。
人が直接行う場合の手順を用意している。
停止と再開の条件を決めている。
見直し結果を役割分担と手順へ反映している。

判断できない項目は、追加で確かめることとして残します。

31．よくある失敗と直し方

失敗1：一つの成功から、すべての仕事へ広げる

入力、判断、誤りの影響、確認体制の違いを比較し、小さな範囲で試します。

失敗2：一つの誤りで、仕事全体の利用をやめる

問題のある工程と原因を整理し、対象の限定や役割の組み替えを検討します。

失敗3：AIの出力量に合わせて件数を増やす

人が確認できる量と、確認待ちの管理まで含めて判断します。

失敗4：人が直接行うと決めただけで終わる

担当、資料、再確認の範囲、次の作業を具体化します。

失敗5：保留したまま再検討しない

追加で集める記録と、見直す時点や条件を決めます。

失敗6：判断結果だけ更新し、手順を直さない

プロンプト、役割分担表、確認項目、引き継ぎ情報も更新します。

32．今回の要点

活用範囲は工程ごとに見直します。
役立つ処理と、調整が必要な処理を具体的に分けます。
継続する場合も条件を示します。
対象資料、案件、人の確認が判断の前提になります。
拡大先では違いを確かめます。
以前の効果をそのまま当てはめず、限定した試行を行います。
人が直接行う工程への切り替えも整えます。
資料と未確認事項を引き継ぎ、作業を止めないようにします。
判断を手順へ反映します。
役割、プロンプト、確認方法を更新し、次の見直し条件を残します。

33．仕事で使える基本プロンプト

あなたは、AI活用の範囲を見直すための判断材料を整理する補助役です。
以下の記録を基に、工程ごとの見直し案を作成してください。

【対象の仕事と目的】
○○

【現在AIを使っている工程】
○○

【人が行っている確認と判断】
○○

【時間・修正・品質の評価記録】
○○

【案件条件と確認できた範囲】
○○

【今後広げたい範囲】
○○

【担当者・資料・運用上の条件】
○○

次の10項目で整理してください。

1．現在の活用範囲と役割
2．記録から確認できる効果と課題
3．原因の仮説と、残る不明点
4．工程ごとの継続・限定・修正・拡大・切り替え・保留の判断案
5．判断案を支える記録と適用条件
6．拡大先との共通点と違い
7．限定した試行の対象と確認方法
8．停止・再開・人への切り替え条件
9．役割分担と手順の変更箇所
10．次に集める記録と見直しの条件

次の条件を守ってください。

・記録にない効果、事故、承認、成果を作らないでください。
・使用回数の多さだけで、有効だと判断しないでください。
・時間短縮に加えて、品質と人の確認負担を検討してください。
・確認できた事実と原因の仮説を分けてください。
・新しい作業でも同じ効果が出るとは断定しないでください。
・記録が不足する場合は、判断を限定してください。
・試行中と採用済みを区別してください。
・最終判断に必要な確認事項を示してください。