ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第95回】ChatGPTを使ってAI活用の手順を整える方法｜入力・作成・確認・修正をつなぎ、繰り返し使える流れをつくる実践講座

2025.09.11

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、一つの仕事を具体的な作業に分け、AIへ任せる処理、人が確かめる内容、人が行う判断を整理しました。

役割が明確になると、誰が何を担当するかが見えてきます。

今回は、その作業を順番につなぎ、繰り返し使える手順へまとめていきます。

「前回はうまくできたのに、今回は途中で迷ってしまった」

「担当者によって、入力する資料や確認方法が違う」

「修正を繰り返すうちに、どの版が完成品か分からなくなった」

こうした行き違いを減らすには、プロンプトだけでなく、その前後の作業も整える必要があります。

賢ちゃん、今回は、何を準備し、何を作り、どう確かめ、問題があればどこへ戻るかを、一連の流れとして考えましょう。

なお、今回の実務例はすべて説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回は、次の五つを目指します。

繰り返し使う仕事の範囲を決める。
入力から完成までの工程を整理する。
各工程の出力と、次へ進む条件を決める。
不足や誤りがあった場合の戻り先を示す。
試行結果を基に手順を更新する。

目指すのは、説明を読んだ人が、必要な判断をしながら作業を進められる手順です。

3．プロンプトと作業手順の違い

プロンプトは、ChatGPTへ何を依頼するかを伝えるものです。

作業手順には、その依頼に必要な準備や、出力後の確認も含まれます。

項目	内容の例
入力前の準備	対象資料と版を確認する
プロンプト	質問と条件を表に整理するよう依頼する
出力後の確認	抜けや読み違いを原資料と照合する
修正	不一致のある項目を直す
完了処理	採用版を特定し、必要な場所へ保存する

優れたプロンプトがあっても、古い資料を入力すれば、今回の仕事に合わない出力になることがあります。

手順は、こうした前後の作業まで扱います。

4．最初は一つの仕事に絞る

初めから、すべての業務に使える手順を作ろうとすると、内容が抽象的になりやすくなります。

例えば、「文章作成全般」よりも、次のように範囲を絞ります。

「確認済みの回答方針を基に、問い合わせへの返信文案を作る」

対象が明確なら、必要な入力や確認項目も具体化できます。

まずは、繰り返し発生し、作業の流れを把握できる仕事を一つ選びましょう。

5．適用できる条件を決める

同じ返信文の作成でも、使える手順は状況によって変わります。

説明用の例では、次のように適用条件を設定できます。

問い合わせの内容を確認できる。
回答方針が決まっている。
必要な資料がそろっている。
文案の確認担当が決まっている。

一方、対応可否そのものが未判断の場合は、先に方針を検討する工程が必要です。

この手順で進められる状態と、別の対応が必要な状態を示すことが大切です。

6．成果物と完了条件を先に書く

手順の終わりが曖昧だと、作業が終わったか判断できません。

例えば、成果物を「返信文」とするだけでなく、次のように定めます。

「確認済みの回答方針に沿い、質問への回答と次の手続きを記載した返信文案」

完了条件も整理します。

質問への回答がそろっている。
数値と条件を資料に照合している。
未確認事項を断定していない。
必要な確認を終えている。
採用する版を特定している。

文案の完成と送付の完了は、別の状態として扱いましょう。

7．プロンプト例①：手順の対象を整理する

以下の仕事について、作業手順を作成する前提を整理してください。

【対象の仕事】
○○

【現在分かっている作業内容】
○○

次の項目でまとめてください。

・仕事の目的
・作成する成果物
・手順を適用できる条件
・対象外となる作業
・必要な入力情報
・完了条件

不足する情報は推測で確定せず、未定事項として示してください。

この段階で対象を絞ると、その後の手順が具体的になります。

8．実際の作業を順番に並べる

対象が決まったら、現在行っている作業を並べます。

例えば、返信文案の作成なら、次のような流れが考えられます。

問い合わせと資料を準備する。
質問と条件を整理する。
整理結果を照合する。
採用する回答方針を確認する。
返信文案を作成する。
内容を確認して修正する。
採用版を記録する。

これは説明用の基本例です。

実際の仕事では、必要な確認や承認を加え、不要な工程は省きます。

9．各工程に入力と出力を置く

「内容を整理する」だけでは、何を使い、何を作ればよいか分かりません。

各工程を、入力と出力でつなぎます。

工程	入力	出力
質問の整理	問い合わせ本文	質問一覧
条件の照合	質問一覧、参照資料	確認済み条件表
文案作成	条件表、回答方針	返信文案
最終確認	文案、条件表	修正済みの採用候補

前の工程の出力が、次の工程で使える形になっているかを確認します。

10．次へ進む条件を決める

工程を並べただけでは、未確認のまま先へ進んでしまうことがあります。

そこで、次の工程へ渡す条件を設定します。

例えば、質問の整理後なら、

「問い合わせ本文と照合し、質問の抜けがないことを確認している」

文案作成前なら、

「回答方針と使用する条件が特定されている」

といった条件です。

すべての工程を細かく止める必要はありません。後の判断に大きく影響する箇所を中心に設けましょう。

11．入力資料の確認を手順に含める

入力前には、資料の内容だけでなく、対象と状態を確かめます。

今回の案件に対応する資料か。
版や更新日を特定できるか。
必要な範囲がそろっているか。
文字や図表を読み取れるか。
利用・共有してよい情報か。

資料名だけを記載しても、その内容が確認できるとは限りません。

手順には、「資料を用意する」と「内容を確認できる状態にする」を含めましょう。

12．プロンプト例②：工程表を作る

以下の作業内容を、入力から完成までの工程表にしてください。

各工程について、次の項目を示してください。

1．工程名
2．担当する役割
3．入力情報
4．実施する作業
5．出力
6．確認項目
7．次へ進む条件

記録にない確認や承認を、実施済みとして扱わないでください。
不足している工程は、追加候補として区別してください。

【現在の作業内容】
ここに記載します。

作成後は、工程間で情報が途切れていないかを見ます。

13．プロンプトは工程ごとに使い分ける

一つのプロンプトで、抽出、判断、文章作成、確認をすべて行おうとすると、途中の誤りを見つけにくくなることがあります。

必要に応じて、依頼を分けます。

質問を抜き出す。
条件を比較する。
確認済みの方針で文章を作る。
指定した観点から文案を点検する。

作業を分けると、それぞれの出力を確かめてから次へ渡せます。

ただし、単純な作業まで細分化しすぎると負担が増えるため、仕事に合わせて調整します。

14．固定する条件と毎回変える情報を分ける

繰り返し使う手順では、共通の条件と案件ごとの情報を分けます。

例えば、返信文案の作成なら、次のように整理できます。

共通の条件	案件ごとの情報
未確認事項を断定しない	今回の未確認事項
指定の構成で書く	今回の質問と回答
数値は資料と照合する	使用する資料と数値
確認後に採用版を記録する	成果物の名前と版

前回の案件情報を残したまま使わないよう、入力欄を明確にしておきましょう。

15．不足情報を扱う工程を設ける

必要な情報がそろわないこともあります。

その場合の流れを決めておきます。

不足している情報を示す。
何の判断に影響するか整理する。
確認先や確認方法を決める。
進められる作業を区別する。
情報がそろったら、該当工程から再開する。

不足情報を一覧にするだけでは、作業は再開できません。

解消後に戻る場所まで示すことがポイントです。

16．プロンプト例③：不足情報を整理する

現在の入力情報を確認し、作業を進めるために不足している内容を整理してください。

不足項目、影響する作業、確認方法、確認が済むまで進めない範囲、現時点で進められる範囲を表にしてください。

確認先や期限が決まっていない場合は、未定としてください。
不足情報を一般的な条件で補って、確定事項にしないでください。

【入力情報】
○○

【作業工程】
○○

不足の扱いをそろえると、担当者による進め方の違いを減らせます。

17．修正するときの戻り先を決める

誤りが見つかったとき、文章だけを直せば済むとは限りません。

例えば、文案に記載した数量が違っていた場合を考えます。

原因が入力時の転記なら、条件表も修正します。

資料の版が違っていたなら、資料確認の工程へ戻る必要があります。

見つかった問題	戻る工程の例
表現が分かりにくい	文案作成
条件の転記が違う	条件の整理・照合
回答方針が未決定	方針の確認
参照資料が対象外	入力資料の確認

原因が分からない場合は、先に原因を確かめます。

18．修正の影響が広がる範囲も確認する

一か所を直すと、ほかの箇所も変える必要が生じることがあります。

例えば、数量が変われば、合計金額、梱包数、納期の説明に影響する可能性があります。

修正時には、次を確かめます。

同じ情報を使っている箇所。
その情報を基に計算した箇所。
その情報を前提にした判断。
すでに作成した関連資料。

「指摘された一文を直した」だけで、全体の整合が取れたとは限りません。

19．プロンプト例④：修正と再確認を整理する

以下の問題について、修正する工程と、修正後に再確認する範囲を整理してください。

【見つかった問題】
○○

【原因として確認できたこと】
○○

【現在の工程と成果物】
○○

修正対象、戻る工程、関連する箇所、再確認項目を示してください。
原因が確定していない場合は、仮説と確認方法を分けてください。
修正を提案しただけの段階で、修正済みと記載しないでください。

再確認が終わったら、どこまで照合したかを記録します。

20．通常の手順で扱えない場合を決める

手順を整えても、すべての案件が同じ流れで進むとは限りません。

例えば、次のような場合です。

資料同士で条件が矛盾する。
対応方針を新たに決める必要がある。
通常と異なる要求が含まれる。
必要な確認者が決まっていない。

この場合は、例外として扱う条件と、相談先を示します。

相談先が未定なら、その点を残します。AIに不足した判断権限を補わせないようにしましょう。

21．人が判断する場所を見えるようにする

手順の文章では、作業と判断が混ざりやすくなります。

例えば、「条件を確認して返信する」には、条件の照合、対応可否の判断、返信文の作成、送付が含まれます。

それぞれの担当と状態を分けましょう。

特に、次のような判断は明示します。

どの案を採用するか。
どの条件で対応するか。
外部へ使用できるか。
例外として進めてよいか。

判断の結果は、その後の工程へ渡せる形で残します。

22．手順には短い記入例を添える

手順の説明だけでは、記載の細かさが人によって変わることがあります。

そこで、必要な欄に記入例を添えます。

例えば、「未確認事項」の欄なら、

「希望納期は記載されているが、対応可否は未判断。返信文では確約しない」

といった例です。

記入例は説明用と分かるようにし、実際の案件情報として使わないようにします。

例を増やしすぎず、迷いやすい欄を中心に用意しましょう。

23．説明用の例：返信文案を作る基本手順

ここまでの内容を、架空の業務例としてまとめます。

工程	実施内容	次へ進む条件
1．資料準備	問い合わせと参照資料を特定する	対象と版を確認できる
2．内容整理	質問と条件を表にする	抜けと転記を照合している
3．方針確認	回答内容と未確認事項を整理する	採用する方針が明確である
4．文案作成	確認済み情報から文章を作る	指定の構成で作成している
5．確認・修正	事実、条件、表現を照合する	必要な修正と再確認が終わる
6．完了処理	採用版と残る対応を記録する	成果物と状態を特定できる

実際の送付を含める場合は、必要な確認と送付後の状態確認を追加します。

24．プロンプト例⑤：実行できる手順書にする

以下の工程表を、担当者が作業に使える手順書へまとめてください。

各工程は、次の順で記載してください。

・目的
・用意する情報
・実施すること
・作成するもの
・確認すること
・次へ進む条件
・問題がある場合の戻り先

「適切に確認する」「必要に応じて対応する」など、行動が分からない表現は具体化してください。
具体化に必要な情報がない場合は、未定事項として残してください。

【工程表】
ここに記載します。

完成後は、実際の担当者が使う言葉に合わせて調整します。

25．小さな題材で手順を試す

手順書が完成したら、一つの題材で試します。

文章を読んで理解できることと、実際に作業できることは別です。

試行では、次を記録します。

作業が止まった箇所。
入力に迷った項目。
判断基準が足りなかった箇所。
出力を受け渡しにくかった工程。
重複して行った確認。

手順を作った人以外が使える場合は、どこで説明が必要になったかも確認すると、改善点が見つかります。

26．試行は通常例と不足のある例で行う

条件がすべてそろった題材だけでは、不足や矛盾への対応を確かめられません。

練習用として、次のような題材を用意できます。

必要な情報がそろった例。
一部の条件が不足した例。
資料間に不一致がある例。
手順の対象外に当たる例。

いずれも、実際の顧客情報を創作して成果として扱うものではありません。

試した結果から、進める条件と止まる条件が機能しているかを確かめます。

27．手順の変更理由を残す

手順を修正するときは、変更内容と理由を短く記録します。

例えば、

「文案作成後に条件の不足が見つかったため、作成前に条件表を照合する工程を追加」

という形です。

手順には、名前、版、更新日、変更内容を付けておくと、使用する版を特定しやすくなります。

更新しただけで効果が確認されたとは限りません。試行前、試行中、採用済みなどの状態も区別しましょう。

28．プロンプト例⑥：試行結果から手順を直す

以下の試行記録を基に、作業手順の改善案を作成してください。

【使用した手順】
○○

【試した題材の条件】
○○

【作業が止まった箇所】
○○

【誤り・修正・重複した作業】
○○

問題が起きた工程、考えられる原因、変更案、次の試行で確かめる項目を整理してください。
原因が未確認の場合は仮説としてください。
記録にない時間短縮や品質向上を、確認済みの成果として示さないでください。

変更案は、手順へ反映してから、次の試行で確かめます。

29．実践演習：10ステップで繰り返し使える手順を作る

機密情報を含まない仕事を一つ選び、実際に手順をまとめてみましょう。

ステップ1：対象の仕事を決める

範囲を広げすぎず、繰り返し行う一つの仕事を選びます。

ステップ2：成果物を決める

何を、誰のために作成するかを書きます。

ステップ3：適用条件を整理する

どのような状態なら、この手順を使えるかを示します。

ステップ4：入力情報をそろえる

資料、版、確認範囲、不足情報を整理します。

ステップ5：工程を並べる

準備、整理、作成、確認、修正、完了処理を順番にします。

ステップ6：入力と出力を決める

各工程で使う情報と、次へ渡す成果物を示します。

ステップ7：担当と確認を決める

AIが行う処理、人が確認する内容、人が判断する箇所を書きます。

ステップ8：戻り先と例外対応を決める

不足や誤りがある場合、どこへ戻り、誰に確認するかを整理します。

ステップ9：小さく試す

通常の題材と、不足情報のある題材で作業します。

ステップ10：手順を更新する

迷いや重複を修正し、変更理由と使用する版を記録します。

30．作業手順のチェックリスト

対象となる仕事の範囲が明確である。
手順を適用できる条件を記載している。
成果物と完了条件が決まっている。
入力資料と版を確認する工程がある。
各工程の入力と出力がつながっている。
AIの処理と人の確認・判断を区別している。
次へ進む条件が分かる。
不足や誤りがある場合の戻り先が分かる。
通常の手順で扱えない場合の対応を示している。
試行結果と変更理由を記録している。

項目を満たすために文章を増やすのではなく、実際の作業で迷う点を解消しましょう。

31．よくある失敗と直し方

失敗1：プロンプトだけを保存する

資料の準備、出力後の照合、完了処理を含めて、一連の手順にします。

失敗2：「確認する」という表現だけで済ませる

確認する項目、照合する資料、次へ進む条件を具体化します。

失敗3：前回の案件情報が残っている

共通条件と毎回入力する情報を分け、案件ごとの入力欄を確認します。

失敗4：誤りを文章だけで直す

入力、整理、方針など、原因のある工程へ戻り、関連箇所も再確認します。

失敗5：例外を通常の流れへ押し込む

手順の対象外となる条件を示し、確認や相談の工程へ切り替えます。

失敗6：手順書を作っただけで完成とする

実際に試し、止まった箇所や確認負担を基に修正します。

32．今回の要点

手順には、プロンプトの前後も含めます。
入力準備から確認、修正、完了処理までをつなぎます。
各工程の入力と出力を明確にします。
次の工程で使える形になっているかを確かめます。
次へ進む条件を決めます。
不足や誤りを残したまま進まないようにします。
問題があった場合の戻り先を示します。
原因のある工程から修正し、影響する箇所も確認します。
試してから更新します。
実際の迷いや手戻りを基に、使える手順へ整えます。

33．仕事で使える基本プロンプト

あなたは、AIを活用する仕事の手順を整理する補助役です。
以下の情報を基に、担当者が繰り返し使用できる作業手順を作成してください。

【対象の仕事】
○○

【目的と成果物】
○○

【完了条件】
○○

【適用できる条件・対象外の条件】
○○

【使用する資料と確認できる範囲】
○○

【現在の作業方法】
○○

【人とAIの役割】
○○

【維持する条件・未確認事項】
○○

次の10項目を整理してください。

1．手順の目的と適用範囲
2．作業開始前に用意する情報
3．入力資料と版の確認方法
4．作業工程と実施順序
5．各工程の入力、処理、出力
6．各工程で使用するプロンプト案
7．人が確認・判断する項目
8．次へ進む条件と、問題がある場合の戻り先
9．完了時に記録する内容
10．試行と手順更新の方法

次の条件を守ってください。

・記録にない事実、実施結果、承認、成果を作らないでください。
・確認できない資料を、確認済みとして扱わないでください。
・提案した手順と、実際に試した手順を区別してください。
・共通条件と、案件ごとに入力する情報を分けてください。
・不足情報を推測で確定しないでください。
・「適切に対応する」などの曖昧な表現は、具体化できる範囲で行動に置き換えてください。
・判断基準や担当が未定の場合は、未定事項として示してください。
・修正後に再確認する範囲も記載してください。