ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第67回】ChatGPTを使って仕事の実行計画を立て、進み具合を確認する方法｜作業・担当・期限・完了条件を整理する実践講座

2025.08.14

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、仕事の改善案を比較し、実行する順番を決める方法を学びました。

今回は、選んだ案を実際の仕事へ落とし込んでいきます。

「取り組むことは決まったのに、なかなか始まらない」

「作業は進めているが、いつ終わるか分からない」

「途中で条件が変わり、当初の計画が使えなくなった」

こうした場面では、作業の分け方、完了の決め方、進み具合の確認方法を見直すと、次の行動が明確になります。

今回は、ChatGPTを使って実行計画を組み立て、実績に合わせて計画を更新する方法を学びましょう。

なお、講座に登場する業務、日程、数値、会話は、すべて説明用の例です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回の目標は、予定表を作ることだけではありません。

実際に着手でき、途中で状況が変わっても見直せる計画を作ることです。

次の五つを目指します。

目的と完了条件を明確にする。
仕事を実施できる作業へ分ける。
作業の順番と担当、必要な条件を整理する。
予定と実績の違いから、対応が必要な点を見つける。
変更理由を残しながら計画を更新する。

ChatGPTには、計画のたたき台づくりと、抜けや矛盾の確認を手伝ってもらいます。

3．実行計画に必要な情報

実行計画には、少なくとも次の情報が必要です。

項目	決める内容
目的	何のために取り組むか
完了条件	どの状態になれば終わりか
作業	何をするか
順番	何を先に行うか
担当	誰が進めるか
日程	いつ行い、いつ確認するか
前提条件	実施に何が必要か
確認方法	何を見て進み具合を判断するか

未定の項目があっても構いません。

ただし、未定のまま着手できることと、決まらなければ進められないことを分けておきます。

4．目的と完了条件を分ける

目的は、その仕事に取り組む理由です。

完了条件は、今回の作業を終えたと判断する具体的な状態です。

例えば、書類の保存場所を整理する仕事なら、次のように分けられます。

【目的】
必要な書類の保存先で迷うことを減らす。

【完了条件】
対象書類の保存先を一覧化し、指定の保存場所へ整理する。関係者が一覧を使って対象書類を開けることを確認する。

「整理を頑張る」では、終わりが分かりません。

確認できる状態で完了条件を書きましょう。

5．作業の完了と、目的の達成を分ける

保存場所を整理し終えても、探す時間が減ったとは限りません。

作業の完了と、期待した効果の確認は別です。

例えば、次の二段階になります。

保存先の整理と案内を完了する。
実際に使い、探す際の迷いや不具合を確認する。

計画の中に効果を確かめる作業がなければ、実施しただけで終わる可能性があります。

「作った」「配った」「説明した」の後に、何を確認するかまで考えましょう。

6．作業を動詞で書く

作業名が曖昧だと、着手しにくくなります。

例えば、

書類の整理について検討。

という書き方では、何をするかが分かりません。

次のように具体化します。

現在の保存先を一覧にする。
重複する書類を確認する。
正式に使う書類を担当者へ確認する。
保存先の案を作る。
関係者へ案を確認してもらう。

「調べる」「作る」「確認する」「移す」など、実際の行動を表す言葉で書くと、進み具合も確認しやすくなります。

7．作業を分解するプロンプト例

次の仕事を、実施できる作業に分けてください。

【目的】
必要な書類の保存先で迷うことを減らす。

【今回の対象】
［対象書類を記入］

【完了条件】
保存先を整理し、関係者が対象書類を開けることを確認する。

各作業について、次を示してください。
・具体的な行動
・作業後に残る成果物
・完了を確認する方法
・先に必要な情報

不明な社内事情は補わず、確認事項として示してください。

作業の一覧だけでなく、完了を確認する方法も出してもらいます。

8．細かく分ける基準を決める

作業は、細かければよいというものではありません。

分けすぎると、記録や更新の手間が増えます。

次のような場合には、分割を検討しましょう。

一つの作業に複数の担当者が関わる。
途中で確認や承認が必要。
何日も進み具合が分からなくなる。
完了した部分と未完了の部分が混ざる。
不確実な作業が含まれている。

担当者が次にすることを理解でき、進み具合を確認できる大きさにそろえます。

9．成果物を決める

作業の成果物があると、進み具合を確認しやすくなります。

例えば、

作業	成果物の例
現状を調べる	保存先の一覧
問題を整理する	重複・所在不明の書類リスト
保存方法を考える	保存先の構成案
関係者へ説明する	案内文と確認事項
試しに使う	使用時の問題点を記した記録

成果物は、必ずしも立派な資料である必要はありません。

簡単な一覧や確認メモでも、次の作業へ渡せる内容なら役立ちます。

10．作業の順番を整理する

すべての作業を、同時に始められるとは限りません。

例えば、正式に使う書類が分からない状態で保存先を移すと、古い書類を残してしまう可能性があります。

そのため、

現在の書類を洗い出す。
使用する版を確認する。
保存先を決める。
整理する。
使用確認を行う。

といった順番を考えます。

順番を決める際は、「先に終わっていなければ実施できない作業」と「並行して進められる作業」を分けます。

11．前後関係を確認するプロンプト例

次の作業一覧について、実施する順番を整理してください。

【作業一覧】
［記入］

次の区分を示してください。
1．先行作業が必要なもの
2．並行して進められるもの
3．関係者の確認待ちが発生するもの
4．順番を判断する情報が不足しているもの

その順番が必要な理由も説明してください。単に進めやすい順番と、必須の前後関係を区別してください。

順番の理由が分かると、状況が変わったときも組み替えやすくなります。

12．作業時間と、完了までの期間を分ける

作業そのものに必要な時間と、終わるまでの期間は異なります。

例えば、案の確認に必要な作業時間は30分でも、確認者の予定によって返答まで数日かかる場合があります。

計画では、次の三つを分けましょう。

実際に手を動かす時間。
確認や手配を待つ時間。
着手から完了までの期間。

作業時間だけを足しても、実行可能な日程にはならないことがあります。

13．見積もりの根拠を残す

「半日くらいで終わる」という見積もりにも、根拠が必要です。

過去の同種作業、対象件数、作業の難しさなどを確認します。

初めて行う作業なら、最初から正確な時間を出せないこともあります。

その場合は、

対象書類の件数が未確認のため、整理時間は未確定。先に件数と保存状況を調べる。

と記載します。

ChatGPTが示した所要時間も、実績や条件による裏付けがなければ仮の見積もりです。

14．使える時間を確認する

担当者が一日勤務していても、一日分をその計画に使えるとは限りません。

通常業務、定例作業、会議、問い合わせ対応などがあります。

例えば、週に二時間しか確保できない仕事を、丸一日で終わらせる予定にすると、実際の働き方と合いません。

計画には、

誰が担当するか。
どれくらいの時間を確保できるか。
忙しくなる時期はいつか。
不在や作業停止の予定があるか。

を反映させましょう。

15．担当と確認者を分ける

作業を進める人と、内容を確認する人が異なる場合があります。

例えば、

担当者が保存先の案を作る。
実際の使用者が使いやすさを確認する。
管理する担当が運用上の条件を確認する。

といった役割です。

「関係者で確認する」だけでは、誰の確認で次へ進めるか分かりません。

必要な確認者と、確認してほしい内容を明記しましょう。

16．説明用の実務例：書類の保存先を整理する

ここからは、説明用の例で実行計画を考えます。

対象は、ある業務で頻繁に使う書類です。

今回の範囲は、次のとおりとします。

指定した種類の書類について、現在の保存先を調べ、使用する版を確認し、関係者が迷わず開ける状態にする。

全社の書類整理まで広げず、対象を限定します。

対象外の書類が見つかった場合は、別の課題として記録し、今回の作業へ自動的に追加しないようにします。

17．実行計画のたたき台を作る

この例では、次のように整理できます。

作業	完了条件	先に必要なこと
保存先を調べる	対象書類と保存先が一覧になっている	対象範囲の確認
使用する版を確認する	正式に使う書類が判別できる	一覧の作成
保存先の案を作る	配置と名称の案がある	使用する版の確認
関係者が案を確認する	修正点と未解決事項が整理されている	案の作成
対象書類を整理する	決めた保存先へ整理されている	案の確定
使用確認を行う	開けない、分からないなどの問題を記録している	整理と案内

担当者や期限は、実際に確認して記入します。

ChatGPTのたたき台を、そのまま確定計画として扱わないことが大切です。

18．計画の抜けを確認する

作業が並んだら、着手前に抜けを確認します。

例えば、書類整理なら次の点です。

移動によって、既存のリンクが使えなくならないか。
必要な人が新しい保存先を開けるか。
元の保存先を参照している作業がないか。
旧版の取り扱いは決まっているか。
問題が起きた場合に戻せるか。

こうした確認は、実際の対象や保存方法に応じて選びます。

思いつく項目をすべて追加するのではなく、今回の変更に関係するものを確認しましょう。

19．計画を点検するプロンプト例

次の実行計画を確認してください。

【目的・対象範囲】
［記入］

【計画】
［記入］

次の観点で、実施に影響する抜けや矛盾を挙げてください。
・完了条件
・作業の前後関係
・担当と確認者
・必要な準備
・通常業務との両立
・使用確認
・問題が起きた場合の対応

必須の確認と、任意の改善提案を分けてください。今回の対象外へ作業を広げないでください。

点検後は、指摘された内容が現場に当てはまるかを確認します。

20．進み具合は状態で表す

「順調です」「だいたい終わりました」という報告だけでは、残作業が分かりません。

例えば、次の状態を使います。

未着手。
作業中。
確認待ち。
条件不足で停止。
完了。

状態に加えて、終わった内容と残っている内容を記載します。

保存先の一覧は作成済み。使用する版が不明な書類があり、担当者へ確認中。

この形なら、次に必要な対応が分かります。

21．進捗率を無理に付けない

「80％完了」と聞いても、何が残っているか分からない場合があります。

残り20％に重要な確認や難しい作業が含まれていれば、すぐには終わりません。

進捗率を使うなら、何を基準に算出するかを決めます。

例えば、確認対象の件数がそろっているなら、

対象30件のうち、使用する版を確認済みなのは18件。

という報告ができます。

ただし、18件の完了が全体の作業時間の60％に当たるとは限りません。件数と所要時間を混同しないようにしましょう。

22．予定と実績を並べる

進み具合の確認では、予定と実績を分けて残します。

項目	記録する内容
当初の予定	最初に決めた完了予定
現在の見込み	現時点で考える完了予定
実績	実際に終わった内容と日時
残作業	まだ終わっていない内容
障害	作業を止めている条件
次の行動	進めるために行うこと

遅れに合わせて予定だけを書き換えると、何が変わったか分からなくなります。

当初の予定を残し、現在の見込みを更新しましょう。

23．遅れの理由を分ける

予定から遅れた場合、理由を一つに決めつけないことが大切です。

例えば、次の違いがあります。

対象件数が想定より多かった。
必要な情報がそろっていなかった。
関係者の確認を待っている。
通常業務の対応が増えた。
作業方法が分からず止まっている。
途中で対象範囲が広がった。

理由によって、必要な対応は異なります。

単に「急ぐ」ではなく、遅れを生んでいる条件に合わせて対処しましょう。

24．進捗を整理するプロンプト例

次の実行計画と実績から、現在の状況を整理してください。

【当初の計画】
［記入］

【終わったこと】
［記入］

【残っていること】
［記入］

【止まっている理由】
［記入］

次を示してください。
1．予定どおりの作業
2．遅れや停止がある作業
3．後続作業への影響
4．判断や協力が必要なこと
5．次に行う具体的な行動

未記入の作業を完了扱いにしないでください。遅れの原因が不明な場合は、断定せず確認事項として示してください。

25．遅れへの対応を比較する

遅れが見えたときは、対応案を比べます。

例えば、

対象範囲を限定する。
作業方法を変える。
他の担当者へ一部を依頼する。
確認する順番を変える。
期限を調整する。

といった選択肢があります。

ただし、作業を分担すると説明や引き継ぎの時間が必要です。対象を減らす場合は、目的や必要条件を満たせるか確認します。

日程だけを短くするのではなく、その変更で何が変わるかまで検討しましょう。

26．途中で条件が変わったら計画を更新する

実行中に、新たな条件が分かることがあります。

例えば、整理対象の書類が別の業務からも参照されていたと判明した場合、移動方法を見直す必要があるかもしれません。

計画を変更するときは、次を残します。

何が分かったか。
どの作業に影響するか。
何を変更するか。
期限や担当への影響。
誰と確認したか。

計画の更新は、実際の状況に合わせて仕事を進めるための作業です。

27．報告は判断が必要な点を明確にする

進捗報告では、作業内容をすべて並べるより、次の判断に必要な情報を伝えます。

例えば、

保存先の一覧は完成しました。使用する版が不明な書類が3件あり、移動作業を止めています。対象を除いて先に整理するか、確認後にまとめて移動するかを決める必要があります。

この報告なら、何が終わり、何が止まり、何を判断すべきかが分かります。

報告する相手に合わせて、必要な詳細を添えましょう。

28．短い進捗報告を作るプロンプト例

以下の情報を、関係者向けの進捗報告にしてください。

【予定・実績・残作業・障害】
［記入］

次の順で、簡潔にまとめてください。
1．現在の状態
2．完了したこと
3．予定との差と、その理由
4．判断または協力を求めること
5．次の行動

未確定の完了日を約束しないでください。情報にない担当者、期限、合意事項は追加しないでください。

出来上がった文章は、実際の状態と一致しているか確認します。

特に、提案中のことが決定事項に変わっていないか注意しましょう。

29．実践演習：10ステップで計画と進捗確認を作る

前回選んだ改善案、または身近な仕事を一つ選び、次の順で取り組みましょう。

目的を書く。
何を改善したいかを明確にします。
対象範囲を決める。
今回行うことと、対象外を分けます。
完了条件を書く。
どの状態を確認すれば終わりかを決めます。
作業へ分ける。
実際の行動を表す言葉で書きます。
成果物を決める。
各作業で何が残るかを整理します。
順番を確認する。
前提となる作業と、並行できる作業を分けます。
担当と日程を確認する。
通常業務と待ち時間も考慮します。
進捗の記録方法を作る。
状態、実績、残作業、障害を記入できる形にします。
実績を使って見直す。
予定との差と、後続作業への影響を確認します。
次の行動を決める。
誰が何を行い、何を確認するかを具体化します。

30．実行計画と進捗確認のチェックリスト

□ 目的と完了条件を分けたか。
□ 今回の対象範囲が明確か。
□ 作業が具体的な行動になっているか。
□ 各作業の完了を確認できるか。
□ 必要な前後関係を確認したか。
□ 作業時間と待ち時間を区別したか。
□ 担当者の使える時間を反映したか。
□ 確認待ちや停止を、作業中と分けているか。
□ 当初の予定と現在の見込みを残しているか。
□ 計画の変更理由と、次の行動が分かるか。

計画の項目を増やすためではなく、仕事を進めるうえで必要な情報がそろっているかを確認します。

31．よくある失敗と直し方

失敗①：ChatGPTが作った日程を、そのまま採用する。

実際の作業量、担当者の予定、確認待ちの期間を反映させます。根拠のない日程は仮案として扱いましょう。

失敗②：作業名だけを並べ、完了条件を決めない。

成果物と確認方法を書き足します。「どこまで終われば次へ進めるか」を明確にします。

失敗③：「作業中」のまま状況が分からなくなる。

終わった部分、残作業、止まっている理由を分けて記録します。

失敗④：遅れた分だけ、後の作業期間を短くする。

短縮できる根拠を確認します。必要なら範囲、担当、期限を調整します。

失敗⑤：途中で増えた作業を、説明せず追加する。

追加理由と日程への影響を整理し、必要な関係者と確認します。

失敗⑥：資料を作り終えた時点で、全体を完了にする。

実際に使えるか、目的に沿う変化があるかを確認する作業も計画へ含めます。

32．今回の要点

今回の要点は、次の五つです。

目的と完了条件を決め、作業を具体的な行動へ分ける。
成果物と作業の前後関係を明確にする。
作業時間、待ち時間、担当者の余力を日程に反映する。
進捗は、実績・残作業・障害によって確認する。
予定との差を見て、理由を残しながら計画を更新する。

計画の詳しさは、仕事の規模に合わせて調整します。

小さな仕事なら、簡単な一覧でも必要な判断ができれば十分です。

33．仕事で使える基本プロンプト

今回の内容をまとめた基本プロンプトです。

あなたは、仕事の実行計画と進捗確認を整理する相談相手です。

【目的】
［記入］

【対象範囲】
［記入］

【完了条件】
［記入］

【実施したい内容】
［記入］

【担当者・使える時間・期限などの条件】
［記入］

【現在の実績】
［未着手なら、その旨を記入］

【分かっている問題や不足情報】
［記入］

次の順で整理してください。
1．目的、対象範囲、完了条件の確認
2．実施できる単位への作業分解
3．各作業の成果物と完了確認方法
4．作業の前後関係
5．担当と確認者を決めるための情報
6．作業時間、待ち時間、日程の検討
7．進捗を確認する項目
8．予定と実績の差、その影響
9．計画を見直す必要がある点
10．最初、または次に行う具体的な行動

未確認の担当者、所要時間、期限、合意事項を事実として補わないでください。推定する場合は根拠と前提を示してください。今回の対象外へ作業を広げず、追加が必要と考える場合は理由を分けて示してください。