こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事や事業の問題点が分かったのに、なかなか改善が進まなかった経験はありませんか？

売上は増えているけれど、利益が思ったほど残らない。

お客様からの問い合わせは増えているのに、受注件数が伸びない。

仕事の進め方を見直したいけれど、何から改善すればよいのか分からない。

改善案はたくさん出ているのに、具体的な行動につながっていない。

こうした状況は、さまざまな仕事で起こり得ます。

問題点を見つけることは大切ですが、それだけで仕事が改善されるわけではありません。

改善するためには、何を優先するのか、どのような方法を試すのか、誰が担当するのか、そして効果をどう確認するのかを考える必要があります。

前回の第97回では、ChatGPTを使って事業の成果を分析する方法を学びました。

今回は、その分析結果を実際の改善へつなげます。

ChatGPTを使って事業の改善計画を作り、小さな取り組みから結果を確かめ、継続的に改善する方法を学んでいきましょう。

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1．成果分析と改善計画は何が違うの？

まず、成果分析と改善計画の違いを考えてみましょう。

例えば、新しい技術相談サービスを開始した会社があるとします。

3か月間の実績を分析したところ、次のことが分かりました。

お客様からの問い合わせは増えている。

売上も増加している。

しかし、利益率は低下している。

さらに、担当者の作業時間も計画より長くなっている。

ここまでが成果分析です。

一方、改善計画では、その結果を踏まえて、次に何をするのかを考えます。

なぜ利益率が低下したのでしょうか。

作業時間の増加が関係しているのでしょうか。

外注費や材料費が増えているのでしょうか。

料金設定と実際の仕事内容が合っていないのでしょうか。

こうした原因を確認したうえで、改善方法を検討します。

成果分析は「何が起きているのか」を理解するためのもの。改善計画は「これから何を変えるのか」を具体的にするためのものです。

この二つをつなげることで、実際の改善へ進みやすくなります。

2．まずは改善すべき課題を整理しよう

改善計画を作成するとき、最初から対策を決める必要はありません。

まず、成果分析で見つかった課題を整理しましょう。

実践①　事業の課題を一覧にする

ChatGPTへの入力例

「製造業で新しい技術相談サービスを開始し、3か月間の成果を分析しました。

現在分かっていることは次のとおりです。

・問い合わせ件数は増加している。

・売上も増加している。

・利益率は低下している。

・1件あたりの作業時間が計画より長い。

・お客様から、回答までに時間がかかるという意見があった。

これらを、確認できた状況、改善を検討する課題、原因を調べるための確認事項に分けて整理してください。

原因はまだ調査中なので、推測だけで断定しないでください。」

ChatGPTの回答例

確認された状況	検討する課題	追加確認事項
問い合わせ増加	対応体制	問い合わせ内容と件数
売上増加	収益性との関係	案件別売上
利益率低下	費用構造	人件費・外注費など
作業時間増加	作業計画と実績の差	工数の内訳
回答時間への意見	回答までの流れ	実際の所要日数

このように整理すると、どのような情報を確認すればよいのかが見えてきます。

ここで重要なのは、すべての課題が同じ原因から発生しているとは限らないことです。

利益率の低下と回答時間の増加が関係している可能性はあります。

しかし、それぞれ異なる原因によって発生していることも考えられます。

ChatGPTが提示した関係を、そのまま事実として扱わないようにしましょう。

3．改善する前に原因を確認しよう

例えば、1件あたりの作業時間が計画より長くなっていたとします。

すぐに「作業時間を短縮しよう」と考えるかもしれません。

しかし、なぜ時間が長くなったのでしょうか。

お客様から受け取る情報が不足しているのでしょうか。

技術的に難しい案件が多かったのでしょうか。

社内での確認に時間がかかっているのでしょうか。

報告資料の作成に想定以上の時間が必要だったのでしょうか。

原因が違えば、改善方法も変わります。

実践②　作業時間が増えた原因を調べる

ChatGPTへの入力例

「技術相談サービスについて、1件あたりの作業時間が計画より長くなっています。

現在、作業時間の内訳を調べています。

相談受付、資料確認、技術検討、社内調整、お客様への回答という段階に分けて、原因調査に必要な項目を整理してください。

作業時間が長いことを、担当者の能力や注意不足が原因だと決めつけないでください。」

ChatGPTの回答例

相談受付

必要な情報が最初の段階でそろっているか。

資料確認

図面や仕様の確認に、どれくらいの時間が必要か。

技術検討

案件の難易度によって、必要な検討時間に違いがあるか。

社内調整

ほかの担当者への確認や回答待ちが発生しているか。

お客様への回答

報告内容の整理や資料作成に、どれくらいの時間が必要か。

このように作業を分けると、どの段階で時間がかかっているのか調べやすくなります。

例えば、技術検討そのものに時間が必要なのであれば、単純に時間を短縮することが適切とは限りません。

一方、必要な情報が不足して何度も確認しているなら、受付時の確認方法を改善できる可能性があります。

改善では、減らしてよい時間と、品質を守るために必要な時間を区別することが大切です。

4．改善案を複数考えてみよう

原因をある程度整理できたら、改善方法を考えます。

ここでは、技術相談の受付時に必要な情報が不足し、追加確認に時間がかかっていることが確認されたと仮定します。

考えられる改善方法は、一つではありません。

受付時に確認する項目を整理する。

相談内容ごとの必要資料を明確にする。

お客様への確認メールのひな形を作る。

相談内容を社内で共有する方法を見直す。

案件によって受付方法を分ける。

こうした方法が考えられます。

実践③　改善案を比較する

ChatGPTへの入力例

「技術相談の受付時に必要な情報が不足し、追加確認に時間がかかっていることが確認できました。

この問題を改善する方法を5つ考えてください。

それぞれについて、期待できる効果、必要な準備、お客様への影響、社内の作業負担、注意点を整理してください。

改善の効果はまだ確認していないため、予測として示してください。」

ChatGPTの回答例

改善案	期待できる効果	注意点
受付チェックリスト	確認漏れの減少	項目が多すぎないか
必要資料の案内	情報不足の減少	案件ごとの違い
メールひな形	文章作成時間の短縮	個別事情への対応
社内共有方法の見直し	情報伝達の改善	入力負担
相談内容別の受付	案件に応じた対応	分類方法の妥当性

ここで大切なのは、ChatGPTが挙げた改善案をすべて導入しないことです。

対策を増やしすぎると、かえって仕事が複雑になる場合があります。

まず、どの方法が現在の課題に適しているのかを検討しましょう。

5．改善の優先順位を考えよう

改善案が複数見つかった場合、どの順番で取り組むかを考える必要があります。

例えば、受付チェックリストなら、比較的短期間で試せるかもしれません。

一方、業務管理システムを変更する場合は、費用や関係者との調整が必要になる可能性があります。

ただし、簡単に実施できるという理由だけで、その方法が最優先とは限りません。

品質や安全性に関わる問題があるなら、重要度に応じた対応が必要です。

そこで、ChatGPTに優先順位の判断材料を整理してもらいましょう。

ChatGPTへの入力例

「先ほどの改善案について、期待できる効果、実施の難易度、必要な費用、関係者への影響、実施までの時間を比較してください。

実際の費用や効果が不明なものは未確認として表示してください。

優先順位を決めるために追加で確認すべき項目も整理してください。」

改善の優先順位は、単に効果が大きそうな順番ではありません。

実際の仕事への影響や必要な準備も考慮して判断する必要があります。

また、一度に多くの改善を行うと、どの変更によって成果が変わったのか分かりにくくなる場合があります。

小さく試し、結果を確認しながら進めることも有効です。

6．改善計画を具体的な作業に分けよう

改善する方法を選んだら、次に実行計画を考えます。

例えば、「技術相談の受付チェックリストを作成する」という改善案です。

この作業にも、複数の準備が必要です。

現在の受付方法を確認する。

過去の問い合わせから不足しやすい情報を調べる。

チェックリストの原案を作る。

担当者に確認してもらう。

実際の受付業務で試す。

試した結果をもとに修正する。

このように、改善案を具体的な行動に分けていきます。

実践④　改善の実行計画を作る

ChatGPTへの入力例

「技術相談の受付チェックリストを作成し、情報不足による追加確認を減らせるか試したいです。

次の段階で改善計画を作成してください。

・現在の受付方法の確認
・不足しやすい情報の調査
・チェックリスト原案の作成
・社内確認
・試行
・効果確認
・必要な修正

各段階について、実施内容、担当者に必要な役割、完了を判断する条件を整理してください。

実際の担当者や期限は、まだ決まっていないため設定しないでください。」

ChatGPTの回答例

段階	実施内容	完了を確認すること
現状確認	現在の受付方法を整理	作業の流れが明確
情報調査	不足しやすい項目を調査	調査結果が整理済み
原案作成	チェックリストを作成	原案が完成
社内確認	担当者が内容を確認	修正点が整理済み
試行	実際の仕事で使用	試行結果を記録
効果確認	改善前後を比較	結果が整理済み
修正	必要な部分を改善	改訂内容を確認

このように分けることで、改善案を実際の仕事へつなげやすくなります。

ここで注意したいのは、チェックリストが完成したことと、改善が成功したことは違うという点です。

本当に確認漏れや追加確認が減ったかどうかは、実際に試して確認する必要があります。

7．改善の効果を数字で確かめよう

改善を実施した後には、本当に効果があったのか確認しましょう。

例えば、技術相談の受付時に情報が不足していた案件の割合を調べる場合です。

改善前の1か月間は、50件の相談のうち20件で追加確認が必要でした。

改善後の1か月間は、60件の相談のうち12件で追加確認が必要だったとします。

この場合、割合を計算してみましょう。

改善前

20件 ÷ 50件 × 100 ＝ 40％

改善後

12件 ÷ 60件 × 100 ＝ 20％

追加確認が必要だった案件の割合は、40％から20％へ低下しています。

割合では20ポイントの減少です。

実践⑤　改善前後の結果を比較する

ChatGPTへの入力例

「技術相談の受付方法を改善しました。

改善前：50件の相談のうち20件で追加確認が必要でした。

改善後：60件の相談のうち12件で追加確認が必要でした。

それぞれの割合を計算し、変化を比較してください。

また、この数字だけで改善策の効果を断定できない理由と、追加で確認するべき情報も整理してください。」

ChatGPTの回答例

項目	改善前	改善後
相談件数	50件	60件
追加確認が必要だった件数	20件	12件
発生割合	40％	20％

数字を見る限り、追加確認が必要だった割合は減少しています。

しかし、その理由がチェックリストの導入だけによるものとは限りません。

相談内容や案件の難易度が違っていた可能性もあります。

また、追加確認が減った一方で、受付時の作業時間が増えているかもしれません。

そのため、追加確認の発生割合だけでなく、受付時間やお客様の負担なども合わせて確認すると、より実態に合った評価ができます。

8．改善によって新しい問題が発生していないか確認しよう

改善を行うと、最初には予想していなかった問題が見つかる場合があります。

例えば、相談受付のチェックリストを作った結果、確認漏れは減ったとします。

しかし、お客様に確認する項目が多くなりすぎて、問い合わせの手続きが複雑になってしまったとしたらどうでしょうか。

あるいは、担当者がチェック項目を埋めることに集中し、お客様が本当に相談したいことを十分に聞けなくなってしまう可能性もあります。

このような場合には、改善方法を見直す必要があります。

実践⑥　改善の副作用を調べる

ChatGPTへの入力例

「技術相談の受付チェックリストを導入した結果、追加確認の割合は減りました。

一方、お客様から『最初に確認する項目が多い』という意見がありました。

この状況について、確認できた事実、考えられる新しい課題、改善方法の候補を整理してください。

必要な確認を省略することを前提にせず、お客様と担当者の双方が使いやすい方法を検討してください。」

このように、ChatGPTは改善によって発生した別の課題を整理する手助けができます。

例えば、相談内容によって確認項目を分けたり、最初に必要な情報と、後から確認できる情報を区別したりする方法が考えられます。

ただし、実際にどの項目が必要かは、技術的な条件や業務内容を確認して判断する必要があります。

改善の目的は、特定の数字だけをよくすることではなく、仕事全体をよりよくすることです。

9．改善がうまくいかなかったときはどうする？

改善計画を実行しても、期待した結果が得られないことがあります。

例えば、見積回答までの時間を短縮するために、受付方法を改善したとします。

しかし、実際の回答時間はほとんど変わりませんでした。

この場合、改善は失敗だったのでしょうか。

まず、何が起きたのかを確認する必要があります。

受付時の確認時間は短縮されたのでしょうか。

技術検討に必要な時間は変わったのでしょうか。

外部への問い合わせ待ちが多かったのでしょうか。

改善した部分とは別の工程に、時間がかかる原因があったのかもしれません。

ChatGPTには、次のように相談できます。

ChatGPTへの入力例

「見積回答までの時間を短縮するため、受付方法を改善しました。

しかし、全体の回答時間はほとんど変わりませんでした。

受付方法の改善による効果と、見積回答までの全体時間を分けて確認したいです。

必要な情報を一つずつ質問しながら、期待した効果が得られなかった理由を検討してください。

原因を決めつけないでください。」

このように、改善がうまくいかなかった理由を整理できます。

ここで重要なのは、結果が思いどおりにならなかったからといって、すぐに元の方法へ戻す必要はないということです。

確認漏れが減っているなら、その効果には意味があるかもしれません。

一方、作業負担が大きくなっているなら、別の方法を検討する必要があります。

実際の結果をもとに考えることが大切です。

10．改善計画を継続的に見直そう

仕事の改善は、一度行えば終わるとは限りません。

お客様の要求が変わることがあります。

新しい設備や技術が導入されることもあります。

担当者が変わる場合もあります。

事業の規模が拡大すれば、以前の方法では対応しにくくなることもあるでしょう。

そのため、改善計画についても、定期的に見直すことが重要です。

例えば、次のような改善管理表が考えられます。

改善項目	現在の状況	次の対応
受付方法の見直し	試行完了	効果確認
見積回答時間の分析	調査中	工程別時間の整理
技術相談の記録方法	原案作成中	担当者確認
料金体系の見直し	未着手	費用実績の確認

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「現在進めている事業改善について、改善項目、確認された課題、実施した対策、進捗状況、効果確認、次に必要な対応を一覧表にしてください。

まだ実施していない対策や、確認できていない効果は、未実施・未確認として区別してください。

同じ内容の改善が重複している場合は、統合する前に指摘してください。」

このように整理すると、改善の状況を関係者と共有しやすくなります。

また、以前行った改善と新しい改善の関係を確認することもできます。

11．実践演習！自分の事業の改善計画を作ってみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが現在行っている仕事や事業について、改善したいことを一つ選んでみてください。

例えば、

「見積回答に時間がかかる」

「問い合わせから受注につながる割合が低い」

「作業時間が計画より長い」

「外注費が増えている」

「お客様への情報共有を改善したい」

といった内容です。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、事業の改善計画を一緒に考えるアシスタントです。

これから私が行っている事業や、改善したい仕事の内容について説明します。

現状を正確に把握し、原因を調べ、具体的な改善計画を作成したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような事業や仕事を改善したいのか質問してください。

2．現在発生している問題や課題を確認してください。

3．確認できた事実と、原因についての仮説を区別してください。

4．問題が発生している頻度や影響について確認してください。

5．原因を調べるために必要な情報を整理してください。

6．原因が確認できたら、複数の改善案を考えてください。

7．改善案ごとに、期待できる効果、必要な準備、費用、業務負担、注意点を整理してください。

8．改善の優先順位を決めるための判断材料を整理してください。

9．実施する改善案について、具体的な作業へ分解してください。

10．担当者、期限、必要な確認事項を整理してください。

11．改善の実施前に、比較の基準となる情報を確認してください。

12．改善後の効果を確認する方法を考えてください。

13．改善によって別の問題が発生する可能性も検討してください。

14．期待した効果が得られなかった場合は、原因を再検討する方法を考えてください。

15．最後に、改善項目、原因、改善策、担当者、期限、実施状況、効果確認を一覧表にしてください。

16．実際に確認できていない原因や効果を、事実として扱わないでください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問へ進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら改善計画を作成できます。

最初からすべての問題を解決する必要はありません。

まずは一つの課題について考えてみましょう。

現状を確認する。

原因を調べる。

改善方法を考える。

小さく試す。

結果を確かめる。

そして、必要に応じて見直す。

この繰り返しが、事業をよりよくしていくことにつながります。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事の改善について考えるとき、私は一つ大切にしてほしいことがあります。

それは、改善すること自体を目的にしないということです。

例えば、仕事の時間を短縮することは、一つの改善目標になります。

しかし、短縮した結果、品質が下がったり、お客様への対応が不十分になったりしては意味がありません。

また、確認項目を増やすことでミスが減る場合もありますが、必要以上に書類や手順が増えれば、仕事が複雑になることもあります。

だからこそ、何のために改善するのかを明確にする必要があります。

お客様へ正確な情報を提供するためなのか。

製品の品質を安定させるためなのか。

担当者の負担を減らすためなのか。

事業の収益性を改善するためなのか。

目的によって、選ぶべき方法は異なります。

また、最初に考えた改善方法が、必ずしも最善とは限りません。

実際に試してみると、予想していなかった問題が見つかる場合があります。

そのとき、改善が失敗だったと考えて終わりにする必要はありません。

なぜ期待した結果が得られなかったのか。

どの部分には効果があったのか。

何を変更すれば、よりよくなるのか。

こうしたことを考えることで、新しい改善方法が見つかる場合があります。

ChatGPTは、改善案を考えたり、複数の方法を比較したり、実施結果を整理したりするために活用できます。

しかし、実際の仕事の背景や現場の事情をすべて理解しているわけではありません。

だからこそ、現場で得られた情報を確認しながら、自分たちで判断することが重要です。

また、改善を考えるときには、今までの方法にも目を向けてみましょう。

長く続いている仕事の進め方には、何らかの理由がある場合があります。

過去の問題を防ぐために生まれた手順かもしれません。

品質や安全性を守るために必要な確認かもしれません。

その理由を理解せずに変更してしまうと、新しい問題が発生する可能性があります。

改善とは、今の方法を否定することではありません。これまでの経験や理由を理解し、新しい情報や技術を取り入れながら、よりよい方法を探し続けることです。

ChatGPTを活用しながら、一つひとつの仕事を見直し、実際の成果につながる改善を考えていきましょう。

今回のまとめ

第98回では、ChatGPTを使って事業の改善計画を作る方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．成果分析で見つかった課題を整理する。

2．原因を確認したうえで、複数の改善案を検討する。

3．改善の優先順位を考え、具体的な作業へ分ける。

4．改善前後の結果を比較し、実際の効果を確認する。

5．新しく見つかった問題や変化に合わせて、改善計画を見直す。

ChatGPTは、問題の整理、原因調査の支援、改善案の比較、実行計画の作成、効果の分析などに活用できます。

ただし、実際に成果が得られたかどうかを判断するには、仕事の状況や数字を確認する必要があります。

AIによる情報整理と、人間による調査、実行、検証。

その両方を組み合わせながら、事業を継続的に改善していきましょう。

次回予告｜第99回

次回は「ChatGPTで会社の将来計画を考える方法」を学びます。

事業の改善を積み重ねながら、会社として今後どのような方向へ進むのか。

技術、人材、設備、お客様との関係、事業環境の変化などを整理し、将来に向けた計画を考える方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！