こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って仕事のマニュアルを作る方法を学びました。

実際の作業を整理し、操作手順、確認事項、トラブル対応などをまとめることで、初めて担当する人でも仕事を覚えやすくする方法でした。

今回は、作成したマニュアルを新人教育に活用する方法を学びましょう。

「新しい人に、何から教えればいいの？」

「一度説明したけれど、理解してもらえたか分からない」

「教える人によって、説明内容が違う」

「研修資料を作りたいけれど、時間がかかる」

「ChatGPTに練習問題や確認テストを作ってもらえるの？」

こんな疑問を解決するための授業です。

仕事を覚えるには、説明を聞くだけでなく、自分で考え、実際に試し、結果を確認することが大切です。

ChatGPTは、教育計画や教材、練習問題、理解度確認の作成を手伝うことができます。

ただし、AIが作った資料を、そのまま正式な作業基準として利用してよいとは限りません。

今回は、人が人を育てるために、ChatGPTをどのように活用できるのかを考えていきましょう。

1．新人教育は何から始めればいいの？

新人教育というと、最初に仕事の手順を教えることを考えるかもしれません。

しかし、その前に確認したいことがあります。

それは、どのような仕事を、どの程度までできるようになってほしいのかという教育の目的です。

例えば、事務スタッフが受注データを入力する仕事を覚える場合です。

最初の目標は、

「受注データの入力画面を理解する」

かもしれません。

次の目標は、

「練習用データを正しく入力できる」

でしょう。

さらに、

「実際の受注情報を確認しながら入力できる」

という段階へ進むことも考えられます。

このように、学習の目標を段階的に分けると、教える内容を整理しやすくなります。

ChatGPTには、次のように質問してみましょう。

「新しい事務スタッフに、受注データ入力の仕事を教えたいです。最初に覚えること、練習すること、実務で確認することを段階的に整理してください」

ただし、実際の入力方法や社内ルールは、職場ごとに異なります。

正式な手順を確認してから教材を作りましょう。

2．「知っている」と「できる」は違う

新人教育で重要なのが、知識と実践の違いです。

例えば、ExcelのSUM関数について説明を受けたとします。

「SUM関数は、指定した範囲の数値を合計するための関数です」

この説明を理解した人でも、実際の表で正しく使えるとは限りません。

セルの範囲を間違えるかもしれません。

合計すべき数字の一部を選び忘れる場合もあります。

そこで、教育では次の3つを分けて考えましょう。

① 知識

何をする作業なのか理解している。

② 操作

実際に作業できる。

③ 確認

結果が正しいか判断できる。

例えばSUM関数なら、意味を説明できるだけでなく、実際に計算し、元データと照合できることが重要です。

説明を聞いて理解したことと、仕事として正しく実行できることは同じではありません。

3．研修計画を段階的に作る方法

今回は、架空の会社で事務スタッフ向けの研修を行うとします。

学習内容を4段階に分けてみましょう。

段階	学習内容	確認すること
第1段階	仕事の目的と基本用語	業務の流れを説明できるか
第2段階	システムやExcelの操作	練習用データを入力できるか
第3段階	ミスの発見と修正	間違いに気づき確認できるか
第4段階	実務への応用	指導者の確認のもとで作業できるか

これは研修構成の一例です。

実際の研修では、仕事の難易度や本人の経験などによって、必要な内容や期間が異なります。

ChatGPTには、

「受注データ入力の新人研修を、基礎知識、操作練習、間違いの確認、実務練習の4段階に分けて、学習目標を作成してください」

と依頼できます。

最初から難しい仕事を任せるのではなく、必要な知識と経験を積み重ねる構成にしましょう。

4．研修期間はどう決めればいいの？

例えば、「1週間で新人教育を終える」と決めたとします。

しかし、教育する仕事内容によって、必要な期間は大きく変わります。

簡単な入力作業と、専門的な技術判断が必要な仕事では、習得までの時間も異なります。

また、同じ仕事内容でも、経験のある人と初めて学ぶ人では進み方が違う場合があります。

そこで、最初から日数だけで教育を区切らず、学習目標を考えましょう。

例えば、

「説明を聞いて理解できる」

「見本を見ながら実行できる」

「自分で操作できる」

「結果を確認し、必要な相談ができる」

という段階です。

ChatGPTには、

「研修期間を決める前に、習得すべき作業と理解度の確認方法を整理してください。必要な期間を根拠なく断定しないでください」

と質問できます。

研修計画は、本人の進み具合に合わせて調整できることも大切です。

5．作業マニュアルを教材へ変えてみよう

前回学んだ作業マニュアルを、新人教育に活用する方法があります。

例えば、マニュアルに次のように書いてあったとします。

「受注情報を確認し、数量と単価を入力する」

しかし、初めて仕事をする人には、

「何を確認するの？」

「数量や単価が間違っていたらどうするの？」

といった疑問が生まれるかもしれません。

そこで、マニュアルの内容を研修用の教材へ整理します。

作業の目的

なぜ数量と単価を確認するのか。

確認する情報

注文内容、商品名、数量、単価など。

実際の操作

正式な手順に従って入力する。

注意点

不明な情報を推測で入力しない。

完了確認

元の注文情報と入力結果を照合する。

ChatGPTには、

「この作業マニュアルを、新人研修向けの教材にしてください。作業の目的、必要な知識、操作手順、注意点、理解度を確認する質問に分けてください」

と依頼できます。

ただし、元のマニュアルに書かれていない社内ルールを、AIが勝手に追加しないようにしましょう。

6．新人に分かりやすい説明を作る

仕事では、専門用語や社内で使う言葉が多く登場します。

例えば、

「受注」

「発注」

「納期」

「見積もり」

「検収」

などです。

経験者にとっては当たり前の言葉でも、初めて仕事をする人には分からない場合があります。

そこでChatGPTに、

「受注、発注、納期、見積もり、検収という言葉を、初めて事務の仕事をする人に向けて、具体例を使って説明してください」

と質問します。

ただし、一般的な用語の意味と、実際の会社で使われている意味や運用が異なる場合があります。

例えば、社内独自の略称や処理名があるかもしれません。

その場合は、正式な説明を確認して教材に反映しましょう。

7．ChatGPTに練習問題を作ってもらう

研修では、説明を読んだ後に練習問題を解く方法が役立ちます。

例えば、受注データの確認について学んだとします。

ChatGPTには、

「受注データの入力を学ぶ新人向けに、数量、単価、納期の確認に関する練習問題を5問作成してください。正解と解説は別にまとめてください」

と依頼できます。

ここで、簡単な練習問題を考えてみましょう。

問題1

商品Aを10個、単価250円で受注しました。金額はいくらでしょうか。

問題2

注文書には数量15個と書かれていますが、入力画面には12個と表示されています。何を確認すべきでしょうか。

問題3

お客様から指定された納期と、社内で予定している納期が異なります。どのように対応すべきでしょうか。

こうした問題では、単純な計算だけでなく、情報が一致しない場合の対応も学べます。

8．練習問題の答えを確認しよう

先ほどの問題について考えてみましょう。

問題1の答え

10個×250円＝2,500円です。

問題2の答え

注文書と入力画面の数量が一致していないため、元の注文情報と入力内容を確認する必要があります。

どちらが正しいか分からない場合は、担当者へ相談します。

問題3の答え

お客様の希望納期と社内予定が異なるため、実際の対応可能日や社内の確認手順を調べる必要があります。

確認せずに納期を確約してはいけません。

このように、練習問題を使うことで、単に用語を覚えるだけでなく、仕事の判断について考えることができます。

ただし、実際の判断ルールは、会社の業務手順に合わせる必要があります。

9．選択問題だけでは理解度を判断できない

研修では、選択式のテストを作ることがあります。

例えば、

「受注金額を計算するときに必要なのはどれですか？」

A：数量と単価

B：会社の所在地

C：担当者の年齢

という問題です。

答えはAです。

しかし、この問題に正解しただけで、実際の受注データを正しく入力できるとは限りません。

そこで、理解度を確認するときは、次のような方法を組み合わせることが考えられます。

① 知識の確認

用語や基本的な考え方を理解しているか。

② 計算や判断の練習

具体的な条件を使って考えられるか。

③ 実際の操作

練習用のシステムやデータで作業できるか。

④ 結果の確認

間違いを見つけ、修正や相談ができるか。

知識を覚えたことと、実務に対応できることを区別することが重要です。

10．ロールプレイを使ってみよう

新人教育では、実際の仕事に近い状況を想定して練習する方法もあります。

これを「ロールプレイ」と呼びます。

例えば、お客様から電話で問い合わせがあった場面です。

ChatGPTには、

「あなたは製品について問い合わせるお客様役になってください。私は新人の営業事務スタッフとして対応します。会話を一往復ずつ進め、終了後に確認できた良い点と改善候補を整理してください」

と依頼できます。

例えば、次のようなやり取りです。

AIがお客様役

「先日お願いした部品について、納期を確認したいのですが」

研修を受ける人

「お問い合わせありがとうございます。ご注文番号を確認させていただけますか」

このように、実際の業務に近い会話を練習できます。

ただし、ChatGPTによるロールプレイは、実際のお客様の反応を完全に再現するものではありません。

また、会社独自の電話対応ルールがある場合は、その内容を確認してから練習しましょう。

11．AIに講師役をしてもらう方法

ChatGPTに、研修の講師役を依頼する方法もあります。

例えば、

「あなたはExcelの初心者向け講師です。SUM関数の使い方を教えてください。一度に一つの内容だけ説明し、私が理解したか確認してから次へ進んでください」

と質問します。

ChatGPTは、説明を行い、質問し、回答を確認する流れを作れます。

また、

「もっと簡単に説明してください」

「別の例で説明してください」

「練習問題を出してください」

といった追加質問もできます。

ただし、AIが「理解できています」と評価しても、それだけで技能の習得を保証できるわけではありません。

必要に応じて、実際の操作や指導者による確認を行いましょう。

12．新人の理解度に合わせて説明を変える

同じ説明を受けても、理解の速さや得意な方法は人によって異なります。

例えば、文章を読む方が理解しやすい人もいれば、実際に操作して覚える方がよい人もいるでしょう。

そのため、研修資料を一種類に限定する必要はありません。

例えば、次のような教材を用意する方法があります。

文章による説明

作業の目的や手順を読む。

図や表による説明

仕事の流れや関係を理解する。

実際の操作練習

自分で作業してみる。

練習問題

理解した内容を確認する。

質問と回答

分からない部分を整理する。

ChatGPTには、

「同じ研修内容について、文章による説明、表による整理、実習課題の3つの形式を作成してください」

と依頼できます。

ただし、本人の理解を確認せずに「この人はこの学習方法しか向いていない」と決めつけないことも大切です。

13．新人教育でAIが判断してはいけないこと

ChatGPTを研修に活用すると便利ですが、AIの評価だけで重要な判断をすることには注意が必要です。

例えば、次のような判断です。

「この人は仕事に向いていない」

「研修テストの点数が低いので、採用すべきではない」

「AIとの会話がうまくできないので、実務能力がない」

こうした判断は、AIとのやり取りだけでは適切に行えません。

仕事への適性や習熟状況を考えるには、実際の行動、必要な技能、職場での指導状況など、多くの情報が関係します。

また、AIが作成した問題自体に誤りがある可能性もあります。

ChatGPTは、教材の作成や練習問題の整理には役立ちますが、人事上の重要な判断を一任するべきではありません。

AIは教育の補助役として使い、実際の育成や評価は責任ある人間が行いましょう。

14．研修の進捗を管理する方法

研修では、何を学び、どこまでできるようになったかを記録しておくと役立ちます。

例えば、次のような表です。

学習項目	学習状況	確認すること
業務の全体像	学習済み	仕事の流れを説明できるか
基本用語	練習中	主な用語を理解しているか
データ入力	練習中	練習用データを入力できるか
数量・金額確認	未着手	計算と照合ができるか
エラー対応	未着手	不明点を適切に相談できるか

ここでは、「学習済み」と「実務で対応できる」を区別する必要があります。

また、研修の進み具合は本人の経験や担当する仕事によって異なります。

ChatGPTには、

「新人研修の進捗管理表を作成してください。学習したこと、練習したこと、実務で確認したことを別々に記録できるようにしてください」

と依頼できます。

個人の評価情報を扱う場合は、情報の管理にも配慮しましょう。

15．研修資料を改善する方法

研修資料は、一度作成したら終わりではありません。

実際に使ってみると、説明が分かりにくい場所や、練習問題が不足している部分が見つかることがあります。

例えば、

「受注データの入力方法は理解できたが、修正方法が分からない」

という意見があったとします。

この場合、入力後の修正方法や確認手順を追加する必要があるかもしれません。

ChatGPTには、

「この研修資料について、受講者から『入力はできるが修正方法が分からない』という意見がありました。どの説明を追加すべきか整理してください。ただし、実際のシステム操作が不明な部分は確認事項として残してください」

と依頼できます。

研修を受ける人からの質問は、教材の不足を見つける大切な手がかりになります。

16．研修資料を作るときの注意点

ChatGPTを使って研修資料を作成する場合、次のような間違いに注意しましょう。

① 実際の仕事と違う手順を作ってしまう

AIが一般的な作業方法を、社内の正式な方法として説明する場合があります。

② 存在しないシステム操作を案内する

実際の画面やマニュアルを確認していない場合に起こります。

③ 練習問題の正解が間違っている

計算問題や専門的な判断問題では、正解と解説を検証する必要があります。

④ 実務に必要な注意点が不足している

安全確認や情報管理などが抜け落ちる場合があります。

⑤ 研修の進み具合を誤って評価する

学習済みであることと、実務に対応できることを混同する場合があります。

こうした問題を防ぐために、実際のマニュアルや作業記録を基に教材を作り、必要な確認を行いましょう。

17．今日のミニレッスン

今回は、架空の会社で新しい事務スタッフを教育するという設定で、研修計画と練習問題を作成します。

ステップ① 教育目標を決める

ChatGPTに次のように入力してください。

「新しい事務スタッフに、受注データの入力と確認を教えたいです。研修終了時に何ができるようになっていればよいか、学習目標を整理してください」

ステップ② 学習段階を作る

続けて、

「学習内容を、基本用語、業務の流れ、入力練習、間違いの確認、実務への応用の5段階に分けてください」

と依頼します。

ステップ③ 初心者向け教材を作る

「受注、発注、納期、見積もりの意味を、事務の仕事が初めての人にも分かるように具体例で説明してください」

と質問します。

ステップ④ 練習問題を作る

「数量と単価の計算、注文書と入力内容の照合、納期が一致しない場合の対応について、練習問題を5問作成してください。正解と解説を付けてください」

と依頼します。

ステップ⑤ ロールプレイを試す

「あなたは納期を確認したいお客様役です。私は新人の営業事務スタッフとして応対します。一往復ずつ会話を進め、最後に改善点を教えてください」

と入力します。

ステップ⑥ 理解度を確認する

「今回の研修について、知識、操作、確認、相談という4つの観点から理解度を確認する方法を考えてください」

と質問します。

ステップ⑦ 研修計画をまとめる

最後に、

「ここまでの内容を基に、学習目標、教材、練習問題、実習、理解度確認を含む新人研修計画を作成してください。実際の業務手順が分からない部分は推測しないでください」

と依頼します。

これで、研修の目的を決めるところから、教材と練習問題の作成、理解度の確認まで一通り体験できます。

ソラ先生からひとこと

新人教育というと、仕事のやり方を教えることだと思うかもしれません。

しかし、私は、それだけでは十分ではないと考えています。

何のためにその作業を行うのか。

どの情報を確認すればよいのか。

間違いが見つかったらどうすればよいのか。

自分では判断できないとき、誰に相談すればよいのか。

こうしたことも学ぶ必要があります。

ChatGPTは、研修計画や教材を作成し、練習問題を出し、質問に答える手助けができます。

しかし、実際の仕事を教え、本人の理解や成長を確認するうえでは、人間による指導が欠かせません。

また、AIが作成した教材に間違いがあれば、学ぶ人へ間違った知識を伝えてしまう可能性があります。

だからこそ、教育に使う資料ほど、内容の正確さを確認することが大切です。

新人教育の目的は、手順を暗記してもらうことではありません。仕事の意味を理解し、自分で考え、確認し、必要なときに相談しながら行動できるようになることです。

次回【第60回】は「ChatGPTで理解度テストと学習フォローを作る方法｜間違いの原因を調べ、一人ひとりの成長につなげよう」です。

次は、研修を受けた人がどこまで理解できたのかを確認し、分からなかった部分を学び直す方法を詳しく学びます。