ChatGPTソラ先生と学ぶ！初心者のためのAI入門講座【第23回】ChatGPTでExcelを分析する方法｜売上集計・表の整理・グラフ作成を実践しよう
こんにちは、ソラ先生です。
前回は、ChatGPTを使ってWord文書の誤字脱字を確認したり、文章を修正・比較したりする方法を学びました。
今回は、仕事でも身近なExcelを使ってみましょう。
「Excelの計算が苦手」
「売上データを整理するのに時間がかかる」
「表からグラフを作ってみたい」
「数字を見ても、何が分かるのか判断できない」
そんな方にも役立つ授業です。
ChatGPTには、Excelのファイルを読み込んで、データを分析する機能があります。
難しい関数を知らなくても、日本語で質問することで集計や分析を手伝ってもらえます。
今回は、簡単な売上表を使いながら、実際に操作してみましょう。
1．ChatGPTでExcelを使うと何ができるの？
ChatGPTでは、Excelの表を読み込んで、次のような作業を依頼できます。
① 数字を集計する
「商品の売上金額を合計してください」
② データを並べ替える
「売上金額の大きい順番に並べてください」
③ 表を整理する
「商品別の販売数量と売上金額を一覧にしてください」
④ グラフを作成する
「商品別の売上を棒グラフにしてください」
⑤ データの特徴を調べる
「どの商品が最も売れていますか？」
さらに、集計結果を表として整理したり、分析内容を文章で説明してもらったりすることもできます。
ただし、ChatGPTが計算を間違えたり、表の一部を読み落としたりする可能性があります。
数字を扱う場合は、特に結果の確認が重要です。
2．ExcelファイルをChatGPTへ送る方法
まずは、パソコンのブラウザ版で説明します。
ステップ① ChatGPTを開く
公式サイトにアクセスします。
ステップ② 新しいチャットを作る
新しいチャットを開きます。
ステップ③ Excelファイルを添付する
メッセージ入力欄にある「＋」を選択します。
「写真とファイルを追加」などの項目から、保存しているExcelファイルを選びます。
ステップ④ ファイル名を確認する
入力欄にExcelファイルが添付されたことを確認してください。
ChatGPTは、XLSX、XLS、CSVなどの形式に対応しています。
ステップ⑤ 質問を入力する
例えば、次のように入力します。
「添付したExcelファイルを確認して、各列の内容とデータの件数を教えてください。読み取れない部分があれば説明してください」
最初にファイルの構造を確認することで、次の分析へ進みやすくなります。
3．練習用の売上表を作ってみよう
今回は、架空の文房具店の売上データを使います。
まずExcelを開き、次の表を入力してください。
| 商品名 | 数量 | 単価（円） | 売上金額（円） |
|---|---|---|---|
| ノート | 10 | 200 | 2,000 |
| ボールペン | 20 | 150 | 3,000 |
| ファイル | 8 | 350 | 2,800 |
| 付箋 | 15 | 180 | 2,700 |
| クリアケース | 6 | 500 | 3,000 |
ファイル名は「売上分析_練習.xlsx」などにして保存しましょう。
今回の表では、売上金額を次の式で計算しています。
売上金額＝数量×単価
例えば、ノートは10冊、単価は200円なので、
10×200＝2,000円です。
ほかの商品も同じ方法で計算できます。
このように、少ないデータでもExcelの集計や分析を練習できます。
4．ChatGPTに売上を集計してもらおう
作成したExcelファイルをChatGPTに送信します。
次のように質問してみましょう。
「このExcelファイルにある売上金額をすべて合計してください。計算式と結果も説明してください」
今回の正しい売上合計は、
13,500円
です。
内訳は次のとおりです。
2,000＋3,000＋2,800＋2,700＋3,000＝13,500円
ChatGPTがこの結果と同じ数字を回答するか確認してみましょう。
もし違う数字が表示された場合は、
「どの行の数字を使って計算しましたか？各行の計算過程を表示してください」
と質問します。
ただし、AIが示した計算過程も必ず正しいとは限りません。
最終的にはExcelの計算結果などと照合することが大切です。
5．商品別の売上を比較してみよう
次は、どの商品がよく売れているのかを調べます。
ChatGPTに次のように質問してください。
「売上金額が大きい順番に商品を並べてください。商品名と売上金額を一覧表にしてください」
正しく集計されると、次のようになります。
| 商品名 | 売上金額 |
|---|---|
| ボールペン | 3,000円 |
| クリアケース | 3,000円 |
| ファイル | 2,800円 |
| 付箋 | 2,700円 |
| ノート | 2,000円 |
ここで気づくことがあります。
ボールペンとクリアケースは、売上金額が同じです。
しかし、販売数量は異なります。
ボールペンは20本、クリアケースは6個です。
このように、売上金額だけを見ていると分からないこともあります。
販売数量、単価、売上金額を組み合わせて考えることが大切です。
6．ChatGPTにグラフを作ってもらおう
次は、数字をグラフにしてみましょう。
ChatGPTに次のように入力します。
「この売上データを使って、商品別の売上金額を比較する棒グラフを作成してください。横軸を商品名、縦軸を売上金額（円）にしてください」
対応するデータ分析機能では、表の内容からグラフを作成できます。
グラフにすると、数字だけの表よりも、商品の売上を比較しやすくなります。
例えば、ボールペンとクリアケースの売上が同じことや、ノートの売上が最も小さいことが視覚的に分かります。
ただし、グラフが表示されたら、元の表と数値が一致しているか確認してください。
また、データ分析機能の利用条件は、プランや利用環境によって異なります。
7．数字から何が分かるのか考えてみよう
ChatGPTに集計やグラフ作成を依頼するだけでは、データ分析を十分に活用したことにはなりません。
ここから、数字の意味を考えてみましょう。
例えば、
「この売上表から分かる特徴を3つ教えてください」
と質問します。
ChatGPTは、売上金額の大小や販売数量の違いなどを説明するでしょう。
しかし、ここで注意が必要です。
売上金額が大きい商品が、必ずしも利益の大きい商品とは限りません。
例えば、ボールペンの売上は3,000円ですが、仕入原価が分からなければ利益は計算できません。
また、今回の表には日付がありません。
そのため、月ごとの売上推移や、先月から売上が増えたかどうかは判断できません。
データに書かれていることと、データだけでは分からないことを区別する。
これは分析でとても大切な考え方です。
8．ChatGPTが間違った分析をしたら？
例えば、ChatGPTが、
「ボールペンは最も利益が大きい商品です」
と回答したとします。
しかし、今回のデータには利益を計算するための仕入原価がありません。
この場合は、
「このExcelには仕入原価がありません。利益が最も大きいと判断した根拠は何ですか？」
と質問してみましょう。
また、
「この表から確認できる事実と、追加の情報が必要な判断を分けてください」
と依頼することもできます。
ただし、ChatGPTが自分の誤りに必ず気づくとは限りません。
AIがどれだけ自信を持って説明していても、根拠となる数字を確認することが重要です。
9．Excelで計算結果を確認する方法
今回は、Excelの基本的な関数を一つ覚えましょう。
それが「SUM関数」です。
SUM関数は、指定した範囲の数値を合計するための関数です。
例えば、売上金額がD列の2行目から6行目に入力されているとします。
D7セルに次の式を入力してください。
=SUM(D2:D6)
すると、D2からD6までの数字を合計できます。
今回の練習では、13,500円と表示されるはずです。
ChatGPTが回答した数字とExcelの計算結果を比較してみましょう。
また、D列の売上金額が正しく計算されているかも確認してください。
例えば、D2セルには、
=B2*C2
という式を使えます。
これは、数量と単価を掛け算する式です。
ただし、元の数量や単価が間違っている場合、計算式だけが正しくても結果は間違います。
数字の入力内容も確認しましょう。
10．Excelファイルを読み込めないときは？
Excelファイルをアップロードできない場合や、内容を正しく分析できない場合があります。
そんなときは、次の点を確認してください。
① ファイル形式を確認する
ChatGPTはXLSX、XLS、CSVなどの形式に対応しています。
② ファイルサイズを確認する
スプレッドシートには、ファイルサイズの制限があります。
OpenAIの公式案内では、CSVやスプレッドシートの上限は、行の内容によって異なりますが、約50MBとされています。
③ 表の構造を確認する
1行目に列名があり、2行目以降にデータが並んでいる表は、分析しやすい形式です。
一方、複数の表が不規則に配置されていたり、空白行が多かったりすると、正しく読み取れない場合があります。
④ 利用上限を確認する
無料プランでもファイルのアップロードは可能ですが、利用回数などに制限があります。
⑤ Excel内の計算式を確認する
複雑な数式やマクロが含まれている場合、ChatGPTが処理できないことがあります。
分析できたように見えても、元のファイルのすべての計算を正確に再現しているとは限りません。
11．仕事のExcelデータを送るときの注意点
実際の仕事では、Excelに重要な情報が保存されていることがあります。
例えば、顧客名、取引価格、仕入原価、社員の個人情報、売上データなどです。
こうした情報を、会社の許可なく外部のAIサービスにアップロードしないようにしましょう。
また、Excelには複数のシートがあり、普段表示していないシートに重要な情報が含まれる場合もあります。
ファイルをアップロードする前には、内容全体を確認することが大切です。
最初は今回のような架空のデータで練習することをおすすめします。
12．今日のミニレッスン
今回は、Excelの集計と分析を一通り体験しましょう。
ステップ①
今回作成した「売上分析_練習.xlsx」をChatGPTへアップロードします。
ステップ②
次のように質問します。
「売上金額の合計と、最も売上金額の大きい商品を教えてください」
今回の正しい合計は13,500円です。
最も売上金額が大きい商品は、ボールペンとクリアケースの2つです。
ステップ③
次に、
「商品別の売上を棒グラフにしてください」
と依頼します。
ステップ④
続けて、
「このデータだけでは判断できないことを3つ教えてください」
と質問します。
例えば、利益や月ごとの売上推移などは、今回の表だけでは判断できません。
ステップ⑤
最後に、
「売上合計の計算方法を説明し、各行の数字を使って検算してください」
と依頼します。
ExcelのSUM関数でも合計を確認しましょう。
ここまでできれば、ChatGPTによるExcel分析の基本的な流れを体験できます。
ソラ先生からひとこと
ChatGPTを使うと、Excelの集計やグラフ作成など、これまで時間がかかっていた作業を効率化できる可能性があります。
しかし、AIが計算した数字をそのまま信じることはおすすめしません。
どのデータを使ったのか。
どんな計算をしたのか。
その結果から何が分かるのか。
そして、何が分からないのか。
こうしたことを確認しながら利用することが大切です。
AIに分析を任せることと、分析結果を理解することは別です。
AIが数字を整理し、人間が数字の意味を考える。
その組み合わせによって、データをより役立てられるようになります。
次回【第24回】は「ChatGPTでExcel関数を学ぼう｜SUM・AVERAGE・IF・XLOOKUPの使い方を実践」です。
今度はChatGPTをExcelの先生として利用し、便利な関数を一つずつ覚えていきましょう。
