こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、会議が終わった後に、こんな経験をしたことはありませんか？

「結局、何が決まったんだろう？」

「この仕事は誰が担当することになったの？」

「前回の会議で話した内容を、もう一度確認したい」

「会議中にメモを取ったけれど、後から読むと意味が分からない」

会議では、多くの情報や意見が飛び交います。

参加者がそれぞれの立場から発言するため、話し合う内容が複雑になることもあります。

その内容を後から確認できるように整理したものが、議事録です。

前回の第81回では、ChatGPTを活用して会議の目的、議題、進行案を作成する方法を学びました。

今回は、その続きとして、ChatGPTを使って会議の内容を整理し、決定事項や今後の対応が分かる議事録を作成する方法を学んでいきましょう。

議事録は、会議中の発言をすべて書き写すことが目的ではありません。

何を話し合い、何が決まり、何が決まらなかったのか。

そして、次に誰が何をする必要があるのか。

こうした情報を、関係者が正確に理解できるように残すことが大切です。

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1．議事録は何のために作るの？

議事録とは、会議で話し合われた内容や決定事項などを記録した資料です。

例えば、製造業で新しい製品の製作について打ち合わせを行ったとします。

営業担当者は、お客様から聞いた要望を説明します。

設計担当者は、図面や仕様について確認します。

製造担当者は、加工方法や設備について意見を出します。

その結果、追加で確認する事項が見つかったり、次に試す方法が決まったりします。

しかし、会議の参加者全員が、すべての内容を同じように覚えているとは限りません。

「決定したと思っていたけれど、実際には検討中だった」

「担当者を決めたつもりだったけれど、誰も引き受けていなかった」

こうした認識の違いを防ぐためにも、議事録は役立ちます。

大切なのは、会議で話したことと、正式に決まったことを区別して記録することです。

2．まずは会議のメモをChatGPTに整理してもらおう

議事録を作成するとき、最初からきれいな文章にする必要はありません。

会議中に取ったメモを、ChatGPTに整理してもらう方法があります。

例えば、次のようなメモがあったとします。

実践①　会議メモから議事録を作る

会議メモの例

「新製品Aの製作について打ち合わせ。図面は受領済み。加工方法は2案あり。A案は社内設備で対応できる可能性。B案は協力会社に確認が必要。材料の入手性については購買担当者が確認することになった。希望納期は6月30日。対応できるかはまだ未確定。来週もう一度打ち合わせ予定。」

この内容をChatGPTに入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「次の会議メモを、社内で共有する議事録に整理してください。

会議の概要、検討内容、決定事項、未決定事項、今後の対応に分けてください。

メモに書かれていない情報は追加しないでください。

担当者や日付が分からない部分は、未確認として表示してください。

【会議メモ】

新製品Aの製作について打ち合わせ。図面は受領済み。加工方法は2案あり。A案は社内設備で対応できる可能性。B案は協力会社に確認が必要。材料の入手性については購買担当者が確認することになった。希望納期は6月30日。対応できるかはまだ未確定。来週もう一度打ち合わせ予定。」

ChatGPTの回答例

新製品A・製作検討会議 議事録

会議の概要

新製品Aの製作方法、材料の調達、希望納期への対応について検討した。

検討内容

• 図面は受領済み。
• 加工方法としてA案とB案が挙げられた。
• A案は社内設備で対応できる可能性がある。
• B案は協力会社への確認が必要。
• 材料の入手性について確認が必要。

決定事項

• 材料の入手性を購買担当者が確認する。

未決定事項

• 加工方法の選定
• 希望納期6月30日への対応可否
• 次回会議の具体的な日時

今後の対応

• 購買担当者：材料の入手性を確認する。
• B案について：協力会社への確認が必要。確認担当者は未定。
• 次回会議：来週実施予定。具体的な日時は未確認。

このように、短いメモでも項目別に整理できます。

ただし、ChatGPTが作成した議事録は、元のメモを整理した原案です。

実際の会議で話し合った内容と一致しているか確認する必要があります。

3．発言・提案・決定事項を区別しよう

議事録を作るとき、特に注意したいのが、発言内容と決定事項の違いです。

例えば、会議中に次のような発言があったとします。

「この材料なら使えるかもしれません」

「加工方法を変更した方がよいと思います」

「来週までに確認できそうです」

これらは、必ずしも正式な決定ではありません。

技術的な可能性についての意見かもしれません。

改善案の提案かもしれません。

今後の予定についての見込みかもしれません。

これを議事録で、

「材料の使用を決定した」

「加工方法を変更する」

「来週までに確認を完了する」

と書いてしまうと、実際の会議内容とは異なる記録になります。

実践②　発言の種類を分類する

ChatGPTへの入力例

「次の会議中の発言を、確認できた事実、意見・提案、決定事項、未確認事項に分類してください。

・現在の材料在庫は10個です。

・別の材料を使う方法も考えられます。

・試作品を1個製作することが決まりました。

・新しい加工方法で対応できるかは、まだ分かりません。

発言の意味を変えずに整理してください。」

ChatGPTの回答例

発言内容	分類
材料在庫は10個	会議で報告された事実
別材料の使用方法	意見・提案
試作品1個の製作	決定事項
新しい加工方法の対応可否	未確認事項

ここで、もう一つ注意したいことがあります。

会議で「在庫は10個」と報告されたとしても、実際の在庫が正確に10個あるかどうかは、在庫記録などで確認する必要がある場合があります。

議事録では、「会議で報告された情報」と「実際に確認済みの情報」を必要に応じて区別しましょう。

4．決定事項と今後の対応を分けて整理する

会議で何かが決まったとしても、それだけで仕事が進むとは限りません。

例えば、「新しい加工方法を検討する」と決まった場合です。

誰が検討するのでしょうか。

いつまでに確認するのでしょうか。

検討結果を誰に報告するのでしょうか。

こうした内容が決まっていなければ、次の対応が曖昧になる場合があります。

そこで、議事録には「今後の対応」を整理する欄を設ける方法があります。

実践③　対応事項を一覧表にする

ChatGPTへの入力例

「次の会議で決まった対応内容を、実施事項、担当者、期限、現在の状況に分けて一覧表にしてください。

・材料の調達可能性は購買担当者が確認する。

・加工方法Aの実現可能性は製造担当者が確認する。

・加工方法Bについて協力会社へ確認する必要があるが、担当者は未定。

・お客様への納期回答は、技術的な確認が終わってから検討する。

期限はまだ決まっていません。

決まっていない情報は未定と表示してください。」

ChatGPTの回答例

実施事項	担当者	期限	状況
材料調達の確認	購買担当者	未定	未確認
加工方法Aの確認	製造担当者	未定	未確認
加工方法Bの協力会社確認	未定	未定	対応必要
納期回答の検討	未定	未定	技術確認後

このように整理すると、決まっている内容と、まだ決める必要がある内容が分かりやすくなります。

なお、会議で対応が決まったことと、その作業を実際に開始したことは異なります。

進捗状況は、実際に確認した情報をもとに更新しましょう。

5．長い議事録を短くまとめる方法

会議によっては、多くの議題について話し合うことがあります。

その結果、議事録が何ページにもなる場合があります。

詳しい記録が必要な場面もありますが、すべての人が毎回全文を読むとは限りません。

そこで、ChatGPTに要点を整理してもらう方法があります。

ChatGPTへの入力例

「この議事録について、会議に参加していない関係者が短時間で状況を理解できるように、要点をまとめてください。

次の3項目を中心にしてください。

1．今回の会議で決まったこと

2．まだ決まっていないこと

3．次に対応すること

重要な条件や注意事項は省略しないでください。」

このように指示すれば、詳細な議事録とは別に、短い要約を作成できます。

ただし、要約だけを残して元の議事録を削除することは、慎重に判断する必要があります。

後から発言の経緯や判断理由を確認する場合には、詳細な記録が必要になることもあるからです。

詳細な記録と、共有しやすい要約は、それぞれ異なる役割を持っています。

6．録音や文字起こしを使う場合の注意点

会議の議事録を作る方法として、録音データや文字起こしを活用する方法もあります。

利用しているChatGPTの機能や環境によっては、音声から文字起こしを行ったり、その内容を整理したりできます。

例えば、会議の文字起こしが用意できている場合、次のように指示できます。

ChatGPTへの入力例

「これから会議の文字起こしを入力します。

発言内容をもとに、議題ごとの要点、決定事項、未決定事項、今後の対応を整理してください。

発言者が不明な場合は推測しないでください。

聞き取りが不明瞭な部分は、確認が必要な箇所として示してください。」

ただし、音声の文字起こしが必ず正確とは限りません。

専門用語や会社名、製品名、数字などが誤って認識される場合があります。

例えば、寸法や数量、納期などの重要な情報が間違っていると、議事録の内容にも影響します。

また、会議を録音する場合は、参加者への説明や同意、社内ルール、情報管理などに注意する必要があります。

機密情報を含む会議では、録音データや文字起こしの取り扱いについても、会社の規定に従いましょう。

7．専門用語の多い会議ではどうする？

製造業の技術的な打ち合わせでは、専門用語が多く使われることがあります。

例えば、

「寸法公差」

「切削条件」

「材料特性」

「表面処理」

「試作評価」

などです。

ChatGPTは、一般的な専門用語について説明できます。

しかし、会社独自の呼び方や、特定の製品についての技術的な意味までは、正確に理解できない場合があります。

そこで、次のように指示してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「この議事録に含まれる専門用語を確認してください。

一般的な意味を説明できる用語と、実際の会議内容や社内での使い方を確認する必要がある用語に分けてください。

意味が不明な用語は、推測で別の言葉に置き換えないでください。」

特に、技術的な判断につながる言葉は、正確性が重要です。

読みやすくするために言葉を変えた結果、技術的な意味が変わってしまっては問題です。

分かりやすさと正確性の両方を大切にしましょう。

8．議事録の内容を参加者に確認してもらおう

ChatGPTで議事録を作成しても、それだけで正式な記録として扱えるとは限りません。

特に、重要な会議では、参加者に内容を確認してもらうことが必要になる場合があります。

例えば、次のような項目です。

• 決定事項は正しく記録されているか
• 未決定事項が決定済みとして書かれていないか
• 担当者に間違いはないか
• 期限に間違いはないか
• 数字や仕様に誤りはないか
• 発言の意味が変わっていないか

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「この議事録について、参加者に確認してもらうべき重要な項目をチェックリストにしてください。

特に、決定事項、担当者、期限、数値、技術的な内容を重点的に確認できるようにしてください。」

このような確認リストを作っておくと、議事録の内容を見直しやすくなります。

ただし、ChatGPTによる文章の確認と、実際の会議内容の確認は異なります。

最終的には、会議の記録や参加者の確認をもとに正確性を確保することが重要です。

9．前回の議事録を次の会議につなげよう

議事録は、作成して保存するだけではありません。

次の会議の準備にも活用できます。

例えば、前回の会議で決まった確認事項が、今回どこまで進んでいるのかを整理する場合です。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「前回の議事録をもとに、次回会議で確認する事項を整理してください。

前回の決定事項、未完了の対応、追加確認が必要な事項を一覧にしてください。

現在の進捗が分からないものは、未確認として表示してください。」

このように整理すれば、前回の話し合いを踏まえて次の会議を進めやすくなります。

また、毎回同じ問題について話し合っている場合には、前回から何が変わったのかを確認することもできます。

ただし、以前の議事録に書かれている予定が、現在もそのまま有効とは限りません。

最新の状況は関係者に確認しましょう。

10．実践演習！ChatGPTで議事録を作ってみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

これまで参加した会議のメモや、架空の会議内容を使って、議事録を作成してみましょう。

最初から長い会議を対象にする必要はありません。

短い打ち合わせの内容でも構いません。

次の指示文をChatGPTに入力してみてください。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは会議の議事録作成を支援するアシスタントです。

これから、会議のメモまたは文字起こしを入力します。

会議の内容を正確に整理し、関係者が確認しやすい議事録を作成してください。

次の条件で進めてください。

1．最初に会議の目的と議題を確認してください。

2．入力した内容から、議題ごとの話し合いを整理してください。

3．確認できた事実、意見、提案、決定事項を区別してください。

4．未決定事項や追加確認が必要な内容を整理してください。

5．今後の対応について、作業内容、担当者、期限を一覧にしてください。

6．担当者や期限が決まっていない場合は、未定と表示してください。

7．発言者が不明な場合は、推測で名前を追加しないでください。

8．専門用語や数字は、意味を勝手に変更しないでください。

9．内容に曖昧な部分がある場合は、確認事項として示してください。

10．最後に、参加者へ確認してもらうべき重要な項目を整理してください。

会議で話されていない内容や、決定されていない事項を勝手に追加しないでください。

それでは、最初に必要な情報を質問してください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと一緒に会議内容を整理し、議事録の原案を作成できます。

まずは、短い会議のメモから試してみるとよいでしょう。

作成した議事録を見ながら、実際の会議で話した内容と一致しているか確認してください。

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ソラ先生からのアドバイス

議事録を作成するとき、私が特に大切だと考えていることがあります。

それは、話し合いの結果だけでなく、何が分かっていて、何が分かっていないのかを正確に残すことです。

例えば、製造業の技術的な打ち合わせでは、会議中にすべての問題を解決できるとは限りません。

加工方法を決めるために試作が必要になることもあります。

材料の入手性を確認しなければ、製作方法を判断できないこともあります。

異なる技術や設備を持つ協力会社へ相談する必要がある場合もあります。

そのような会議では、結論が出なかったこと自体が失敗ではありません。

何を確認すれば次へ進めるのか。

誰がその確認を行うのか。

どのような情報がそろえば判断できるのか。

こうした内容を明確にできれば、会議は次の仕事につながります。

ChatGPTは、会議中に出た多くの情報を整理し、記録としてまとめることができます。

しかし、議事録を正確にするためには、元の発言内容や決定事項を確認する必要があります。

AIが作成した文章が自然で読みやすくても、事実と違っていれば意味がありません。

議事録は、会議を立派に見せるための文章ではなく、参加者の認識をそろえ、次の行動を確実にするための記録です。

ChatGPTを活用しながら、実際の仕事に役立つ議事録を作っていきましょう。

今回のまとめ

第82回では、ChatGPTを使って会議の議事録を整理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．会議のメモや文字起こしを議題ごとに整理する。

2．発言、意見、提案、決定事項を区別する。

3．未決定事項や追加確認が必要な内容を明確にする。

4．今後の対応、担当者、期限を一覧にまとめる。

5．作成した議事録を実際の会議内容と照らし合わせて確認する。

ChatGPTは、会議の記録を整理し、読みやすい議事録を作成するために活用できます。

また、過去の議事録から次回の確認事項を整理することにも役立ちます。

ただし、会議で何が決まったのか、誰が何を担当するのかなど、重要な情報は正確に確認する必要があります。

AIによる情報整理と、人間による事実確認。

その両方を組み合わせることで、議事録を仕事の前進につなげることができます。

ぜひ、次の会議のメモからChatGPTを活用してみてください。

次回予告｜第83回

次回は「ChatGPTで会議の決定事項とToDoを管理する方法」を学びます。

会議で決まった内容を実際の仕事につなげるために、担当者、期限、進捗状況をどのように整理すればよいのか。

ChatGPTを活用した具体的な方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！