こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事が一度に重なって、何から手をつければよいのか迷った経験はありませんか？

朝からメールが何件も届いている。

今日中に提出する見積書がある。

お客様から急ぎの問い合わせが入った。

昨日から進めている仕事も終わっていない。

さらに、上司から新しい仕事を頼まれる。

こんな状況では、目の前にある仕事から順番に片づけたくなるかもしれません。

しかし、最初に依頼された仕事が、必ずしも最優先とは限りません。

反対に、急いでいるように見える仕事でも、実際には確認や調整によって対応できる場合があります。

大切なのは、仕事の量だけを見るのではなく、それぞれの期限、重要性、影響を整理して、取り組む順番を考えることです。

今回は、ChatGPTを使って複数の仕事を整理し、優先順位を考える方法を、具体的な例とともに学んでいきましょう。

1．仕事の優先順位とは何だろう？

仕事の優先順位とは、複数の仕事があるときに、どの仕事から取り組むべきかを決める順番のことです。

例えば、次の3つの仕事があるとします。

仕事A： 明日までに提出する社内資料の作成

仕事B： 今日中に回答が必要なお客様からの問い合わせ

仕事C： 来週使用する備品の整理

この場合、一般的には仕事Bの優先順位が高そうです。

しかし、実際には仕事内容によって判断が変わります。

例えば、仕事Aが明日の重要な会議に必要で、作成に数時間かかる場合はどうでしょうか。

仕事Bも、お客様への回答に必要な情報がそろっておらず、他の担当者の確認が必要かもしれません。

このように、期限だけでなく、作業時間や関係者への影響も考える必要があります。

ChatGPTは、こうした複数の条件を整理する手助けをしてくれます。

2．まずは抱えている仕事を一覧にしよう

優先順位を考える最初のステップは、現在抱えている仕事を整理することです。

頭の中だけで考えていると、急ぎの仕事ばかりが気になったり、後回しにした仕事を忘れたりすることがあります。

そこで、ChatGPTに仕事を一覧表にしてもらいましょう。

実践①　仕事を一覧に整理する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

現在、次の仕事を抱えています。

・お客様Aの見積書作成。今日の15時までに提出。作業時間は約60分。

・お客様Bの納期確認。今日中に回答が必要。製造担当者への確認が必要。

・先週の受注データ整理。期限は明後日。作業時間は約90分。

・社内会議の資料作成。明日の午前中まで。作業時間は約120分。

・備品の在庫確認。今週中。作業時間は約30分。

これらを、仕事内容、期限、予想作業時間、確認事項に分けて一覧表にしてください。

まだ優先順位は決めないでください。」

ChatGPTの回答例

仕事	期限	所要時間	確認事項
A社見積書	今日15時	60分	提出前の確認
B社納期回答	今日中	未確認	製造担当者への確認
受注データ整理	明後日	90分	特になし
会議資料作成	明日午前	120分	内容・提出先
備品在庫確認	今週中	30分	特になし

このように整理すると、それぞれの仕事の状況が見えやすくなります。

また、所要時間が分からない仕事や、他の担当者への確認が必要な仕事も把握できます。

最初から優先順位を決めるのではなく、まず仕事の全体像を確認することが大切です。

3．緊急度と重要度の違いを知ろう

仕事の優先順位を考える際によく使われる考え方に、「緊急度」と「重要度」があります。

緊急度とは、どれくらい早く対応する必要があるかということです。

例えば、今日中に回答しなければならない問い合わせは、緊急度が高い仕事と考えられます。

重要度とは、その仕事が会社やお客様、他の業務にどれくらい大きな影響を与えるかということです。

例えば、納期に大きく影響する確認や、製品品質に関わる重要な判断などは、重要度が高い仕事です。

この二つを組み合わせると、仕事を大きく4つに分類できます。

分類	緊急度	重要度
①	高い	高い
②	低い	高い
③	高い	低い
④	低い	低い

一般的には、緊急度も重要度も高い仕事は、早めの対応が必要になります。

しかし、緊急度が低くても重要度が高い仕事を、いつまでも後回しにしてはいけません。

例えば、新人教育や業務改善、設備の保守計画などは、今日中に終わらせる必要がなくても、将来の仕事に大きく影響する場合があります。

急ぎの仕事ばかりに追われて、大切な仕事が進まなくならないようにすることも、優先順位を考える目的の一つです。

4．ChatGPTに緊急度と重要度を整理してもらおう

先ほどの仕事一覧を使って、緊急度と重要度を整理してみましょう。

実践②　仕事を分類する

ChatGPTへの入力例

「先ほどの仕事一覧について、緊急度と重要度の観点から整理してください。

期限が近い仕事は緊急度が高い候補として扱ってください。

ただし、重要度については、お客様や他の仕事への影響が分からないため、勝手に高い・低いと決めないでください。

重要度を判断するために確認すべき情報を教えてください。」

ChatGPTの回答例

A社見積書作成

緊急度：高い候補

理由：今日15時までの提出期限があるため。

重要度：要確認

確認事項：提出が遅れた場合、お客様の計画にどのような影響があるか。

B社納期確認

緊急度：高い候補

理由：今日中に回答が必要なため。

重要度：要確認

確認事項：納期回答が遅れることで、出荷やお客様の予定に影響があるか。

社内会議資料作成

緊急度：高い候補

理由：明日の午前中が期限で、作業時間も比較的長いため。

重要度：要確認

確認事項：会議の目的と、資料が必要になる時刻。

このように、ChatGPTは期限などの情報をもとに整理できます。

ただし、仕事の重要度は単純に決められるものではありません。

取引金額や会社の規模だけで判断できるものでもありません。

納期、安全性、品質、関係者への影響など、実際の事情を確認する必要があります。

5．仕事の順番だけでなく、待ち時間も考えよう

ここで、実際の仕事を進めるうえで重要なことがあります。

それは、自分だけで完了できる仕事と、他の人の回答を待つ必要がある仕事を区別することです。

例えば、B社の納期確認には、製造担当者からの回答が必要です。

この場合、納期回答の仕事を最後まで自分だけで進めることはできません。

そこで、先に製造担当者へ確認を依頼し、回答を待つ間に別の仕事を進める方法が考えられます。

実践③　作業の依存関係を整理する

ChatGPTへの入力例

「B社の納期確認は、製造担当者からの回答が必要です。

他の仕事は、必要な情報がそろっていれば自分で進められます。

この条件を踏まえて、自分が先に行う作業と、回答を待つ間に進められる作業を整理してください。

ただし、具体的な作業順は提案として示してください。」

ChatGPTの回答例

先に対応を検討する作業

B社の納期について、製造担当者へ確認を依頼する。

回答待ちの間に進められる作業

A社の見積書作成。

A社見積書の提出後に進める候補

明日の会議資料作成。

状況に応じて対応する作業

B社の納期回答が届いたら、内容を確認し、お客様への回答を進める。

ここで大切なのは、仕事を一つずつ完全に終わらせることが、必ずしも効率的とは限らないという点です。

他の人への確認が必要な仕事では、早めに依頼することで、待ち時間を有効に使える場合があります。

もちろん、担当者に無理な回答期限を設定してよいわけではありません。

相手の仕事の状況も考えながら、必要な調整を行うことが重要です。

6．予定外の仕事が入ったらどうする？

仕事の優先順位を決めても、そのとおりに一日が進むとは限りません。

急なお客様からの問い合わせや、製造現場からの確認依頼など、予定外の仕事が入ることがあります。

例えば、午前中に見積書を作成しているとき、別のお客様から納期についての問い合わせが届いたとします。

すぐに対応するべきでしょうか。

それとも、見積書を完成させてから対応するべきでしょうか。

この判断には、問い合わせの内容や影響、現在進めている仕事の状況が関係します。

ChatGPTには、次のように相談できます。

ChatGPTへの入力例

「現在、今日15時提出の見積書を作成しています。

新しく、お客様Cから納期に関する問い合わせが届きました。

問い合わせの緊急度や影響は、まだ確認できていません。

現在の仕事との優先順位を判断するため、何を確認する必要があるか整理してください。」

このように、ChatGPTへすぐに順番を決めてもらうのではなく、判断に必要な情報を整理してもらう方法もあります。

特に、お客様への影響が大きい仕事や、安全性に関わる問題などは、社内のルールに従って速やかな対応が必要になる場合があります。

7．一日の仕事の予定を組み立ててみよう

仕事内容、期限、所要時間、優先順位が整理できたら、一日の予定を考えてみましょう。

ただし、予定を組み立てるときには、休憩時間や急な問い合わせへの対応も考慮する必要があります。

すべての時間を作業予定で埋めてしまうと、少し予定が変わっただけで全体が崩れてしまう場合があります。

実践④　一日の作業計画を考える

ChatGPTへの入力例

「次の条件で、今日の仕事の予定案を作成してください。

勤務時間は9時から18時です。

12時から13時は休憩です。

A社の見積書は15時までに提出する必要があります。

B社の納期確認は、製造担当者の回答が必要です。

明日午前中までに、120分程度かかる会議資料を作成する必要があります。

予定外の問い合わせに対応するため、余裕時間も確保してください。

各作業の順番は提案として示してください。」

ChatGPTの回答例

時間	作業予定
9:00〜9:15	B社納期確認の依頼
9:15〜10:30	A社見積書作成・確認
10:30〜12:00	会議資料作成
12:00〜13:00	休憩
13:00〜13:30	B社納期回答の状況確認・対応
13:30〜14:00	A社見積書の提出状況確認・予備時間
14:00〜14:30	会議資料作成の続き
14:30〜18:00	残りの業務・問い合わせ対応・調整

これは予定の一例です。

実際には、見積書の確認に想定以上の時間がかかることもあります。

また、B社の納期回答がいつ届くかは分かりません。

そのため、予定は固定するのではなく、仕事の進み具合に合わせて見直す必要があります。

ChatGPTは予定案を整理することはできますが、実際の職場の状況をすべて把握しているわけではありません。

8．優先順位を数字だけで決めない

仕事を整理するとき、ChatGPTに点数をつけてもらう方法もあります。

例えば、緊急度を5段階、重要度を5段階で評価する方法です。

しかし、点数が高い仕事から機械的に取り組めばよいとは限りません。

例えば、製品の品質に関わる重大な問題が発生した場合、通常の作業予定より優先すべき状況があります。

また、納期が近い仕事でも、必要な材料や情報がそろっていなければ、すぐに作業を進められない場合があります。

さらに、複数の仕事が同時に重要な場合は、担当者だけで判断せず、責任者と相談することも必要です。

数字は判断を助ける材料にはなりますが、仕事の責任や状況まで数字だけで表せるわけではありません。

ChatGPTが提示した順位についても、その理由を確認するようにしましょう。

9．優先順位を見直す習慣をつけよう

朝に決めた優先順位が、夕方まで変わらないとは限りません。

お客様から回答が届いた。

予定していた作業が早く終わった。

新しい依頼が入った。

確認していた問題が解決した。

こうした変化に合わせて、仕事の順番を見直すことが大切です。

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「朝に立てた作業予定について、現在の進捗状況を伝えます。

完了した仕事、未完了の仕事、新しく追加された仕事を整理してください。

そのうえで、残りの勤務時間と期限を踏まえた優先順位の見直し案を作成してください。

判断に必要な情報が不足している場合は質問してください。」

このように、最初に計画を立てるときだけでなく、途中で予定を見直す際にもChatGPTを活用できます。

ただし、重要な仕事の情報を継続的に管理する場合は、社内の予定表や業務管理システムなど、正式な管理方法と整合させることが必要です。

10．実践演習！今日の仕事を整理してみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが今日取り組む仕事を、いくつか思い浮かべてみてください。

見積書の作成、メール対応、資料作成、会議、出荷準備、製造作業など、どのような仕事でも構いません。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、私の仕事の優先順位を一緒に整理するアシスタントです。

これから、現在抱えている仕事について説明します。

次の条件で進めてください。

1．最初に、現在どのような仕事を抱えているのか質問してください。

2．それぞれの仕事内容、期限、予想作業時間を確認してください。

3．他の人の確認や回答が必要な仕事があるか確認してください。

4．緊急度と重要度を分けて整理してください。

5．重要度を判断するための情報が不足している場合は質問してください。

6．すべての情報がそろったら、仕事の一覧表を作成してください。

7．優先順位の提案と、その理由を示してください。

8．現在の勤務時間と休憩時間を確認し、一日の作業計画案を作成してください。

9．予定外の仕事に対応できるよう、余裕時間も考慮してください。

10．最終的な優先順位は私が判断するため、決めつけずに提案してください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問に進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら、現在抱えている仕事を整理できます。

最初から完璧な予定を作る必要はありません。

まずは仕事を一覧にし、それぞれの期限と重要性を確認する。

そして、実際の状況に合わせて順番を考える。

この習慣が、仕事を落ち着いて進めることにつながります。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事が忙しくなると、目の前の依頼に次々と対応するだけで、一日が終わってしまうことがあります。

もちろん、お客様からの問い合わせや、急ぎの仕事に対応することは大切です。

しかし、すべての仕事を同じように急いで進めようとすると、かえって確認が不足したり、大切な仕事に十分な時間を確保できなくなったりする場合があります。

そんなときには、一度、仕事の全体像を整理してみましょう。

何をしなければならないのか。

いつまでに必要なのか。

誰の確認が必要なのか。

どの仕事が、他の仕事に影響するのか。

こうした情報が見えるだけでも、判断しやすくなることがあります。

ChatGPTは、その整理を手助けしてくれます。

ただし、優先順位を決めるうえで大切なのは、単に早く終わらせることではありません。

例えば、お客様への回答を急ぐあまり、確認が不十分な情報を伝えてしまっては問題です。

製造現場でも、納期を優先するあまり、安全確認や品質確認を省略することはできません。

仕事の優先順位とは、大切なことを犠牲にして急ぐ順番を決めることではなく、限られた時間の中で必要な責任を果たすための判断です。

ChatGPTを活用しながら、仕事の内容を正確に把握し、自分たちに合った進め方を考えていきましょう。

今回のまとめ

第78回では、ChatGPTを使って仕事の優先順位を整理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．現在抱えている仕事を一覧にする。

2．期限、緊急度、重要度を分けて考える。

3．他の人の回答待ちなど、作業の依存関係を確認する。

4．作業時間と余裕時間を考慮して予定を組み立てる。

5．状況が変わったら、優先順位を見直す。

仕事の優先順位を考えることは、単に忙しさを減らすためだけではありません。

お客様への対応、仕事の品質、社内の協力関係などを大切にしながら、必要な仕事を確実に進めるためでもあります。

ChatGPTは、その判断に必要な情報を整理する相談相手として活用できます。

まずは今日の仕事をいくつか入力し、優先順位を整理するところから試してみてください。

次回予告｜第79回

次回は「ChatGPTで仕事のスケジュールを管理する方法」を学びます。

複数の仕事や予定を整理し、進捗状況を確認しながら、無理のないスケジュールを考える方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！