こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使ってお客様向けの提案書を作成する方法を学びました。

お客様の課題を理解し、解決方法を比較し、費用や注意点を整理することが重要でした。

今回は、その提案書を「プレゼンテーション資料」に変える方法を学びましょう。

「提案書の内容を、そのままスライドに貼り付けてもいいの？」

「文章が多くて、何を伝えたいのか分かりにくい」

「図やグラフを使いたいけれど、何を図解すればいいの？」

「短い説明時間で、大切な内容を伝えるには？」

「ChatGPTにPowerPointの構成を考えてもらえる？」

そんな疑問に答えていきます。

プレゼンテーション資料は、単に文章を短くしたものではありません。

相手に何を理解してもらい、どのような判断をしてもらいたいのかを考えて、情報を組み立てる資料です。

今回は、提案書の情報を正確に保ちながら、伝わりやすいスライドへ変換する方法を学びましょう。

---

1．提案書とプレゼン資料は何が違うの？

まず、前回作成した提案書と、今回のプレゼン資料の違いを整理します。

提案書

背景、課題、解決方法、条件などを文章や表で詳しく説明する資料です。

プレゼン資料

説明する人の話と組み合わせながら、重要なポイントを視覚的に伝える資料です。

比較項目	提案書	プレゼン資料
主な役割	詳細な内容を説明する	要点を分かりやすく伝える
情報量	比較的多い	重要な内容を選ぶ
表現方法	文章・表が中心	見出し・図・写真・グラフなど
利用方法	読んで理解する	説明を聞きながら見る
注意点	条件を省略しない	短くしても意味を変えない

ただし、プレゼン資料を後から配布する場合は、説明がなくても内容を理解できるように補足が必要になることもあります。

どのように使う資料なのかを、最初に決めましょう。

2．プレゼン資料を作る前に決めたいこと

スライドを作り始める前に、次のことを考えます。

① 誰に説明するのか

技術者、経営者、購買担当者など、聞く人によって必要な情報が異なります。

② 何を伝えたいのか

新しい方法を紹介したいのか、複数の案を比較したいのか、承認を得たいのか。

③ 説明時間はどのくらいか

5分なのか、30分なのかによって、必要な構成が変わります。

④ 最後に何を判断してもらいたいのか

試作を進めるか、追加調査を行うか、別の案を検討するか。

⑤ 配布する資料なのか

その場で説明するだけなのか、後から読んでもらう資料なのか。

ChatGPTには、

「この提案書をプレゼン資料にしたいです。聞き手、説明時間、伝えたいこと、最後に判断してもらいたいことを整理するために、必要な情報を質問してください」

と依頼できます。

3．最初に結論を考えよう

プレゼンテーションでは、最初に何を伝えるかが重要です。

例えば、樹脂製ブラケットの試作方法を比較する提案だとします。

スライドの最初から材料や加工設備について詳しく説明すると、聞き手は「結局、何を提案したいの？」と感じるかもしれません。

そこで、最初に提案の目的を示します。

例えば、

「試作目的に合った製作方法を比較し、次に検討する案を決める」

という目的です。

この段階で最適な加工方法が確定していなければ、無理に結論を作る必要はありません。

「候補を比較し、追加確認する項目を決める」

という結論でもよいのです。

ChatGPTには、

「この提案書について、プレゼンの最初に伝えるべき目的と、最後に確認したい判断事項を整理してください。未確定の内容を決定済みにしないでください」

と依頼できます。

4．提案書から重要な情報を抜き出す

提案書には、多くの情報が含まれています。

例えば、

• お客様の課題
• 製作の目的
• 現在の条件
• 検討した方法
• 方法ごとの特徴
• 費用
• 納期
• 注意点
• 今後の進め方

すべてを同じ分量でスライドに掲載すると、情報が多すぎるかもしれません。

そこで、まず情報を分類します。

必ず伝える情報

今回の判断に必要な内容。

必要に応じて説明する情報

質問があったときなどに詳しく説明する内容。

補足資料へまとめる情報

詳細な条件や計算根拠など。

ChatGPTには、

「この提案書をプレゼンに使います。判断に必要な情報、口頭説明で補える情報、補足資料へ移す情報に分けてください」

と依頼できます。

ただし、重要な制約や注意点を、見栄えのために削除しないようにしましょう。

5．一枚のスライドで伝えることを絞る

スライドを分かりやすくする方法の一つに、一枚ごとに中心となるメッセージを決める考え方があります。

例えば、

スライド1

今回の提案の目的。

スライド2

お客様が実現したいこと。

スライド3

比較する製作方法。

スライド4

方法ごとの費用。

スライド5

注意点と未確認事項。

スライド6

次の進め方。

このように、各スライドに役割を持たせます。

ただし、一枚に一つの情報しか掲載してはいけないという意味ではありません。

例えば、3つの加工方法を比較する場合、一枚の表にまとめた方が理解しやすいこともあります。

大切なのは、そのスライドを見た人に何を理解してほしいのか明確にすることです。

6．実践！6枚のスライド構成を考える

今回は、架空の樹脂製ブラケットの試作提案を例にします。

前回の授業で検討した、切削加工、3Dプリンター、金型成形という3つの方法を比較します。

ChatGPTに、

「樹脂製ブラケットの試作方法を説明するプレゼン資料を6枚で構成してください。目的、確認済みの条件、方法の比較、費用、注意点、次の進め方を含めてください」

と依頼します。

例えば、次の構成が考えられます。

スライド	タイトル	伝える内容
1	今回の提案	試作方法を比較する目的
2	試作の条件	数量・用途・未確定事項
3	製作方法の候補	3つの方法の概要
4	費用の比較	数量別の費用試算
5	判断するための確認事項	材料・性能・納期など
6	次の進め方	条件確認から試作検討まで

この構成では、最初から方法を一つに決めていません。

必要な条件を確認し、お客様が判断できるようにしています。

7．スライドのタイトルにも工夫ができる

例えば、次のタイトルを考えてみましょう。

「加工方法」

これでも内容は伝わりますが、何について説明するのか十分に分からない場合があります。

そこで、

「3つの試作方法を比較する」

というタイトルに変更します。

また、

「費用」

というタイトルを、

「製作数量によって費用の関係が変わる」

とする方法もあります。

このように、スライドのタイトルで伝えたい内容を示すと、聞き手が理解しやすくなる場合があります。

ChatGPTには、

「各スライドのタイトルを、見ただけで伝える内容が分かる表現にしてください。確認していない効果や結論を追加しないでください」

と依頼できます。

8．文章をそのまま貼り付けない

提案書の文章を、そのままスライドへ貼り付けると、文字が多くなる場合があります。

例えば、次の文章です。

「切削加工は材料を削って形状を製作する方法であり、試作品や少量部品の製作に利用されます。ただし、部品形状や工具の到達性などによって加工上の制約が生じる場合があります」

これをスライド用に整理すると、

切削加工

• 材料を削って形状を製作する
• 試作・少量製作の候補になる
• 形状や工具によって加工制約がある

といった表現が考えられます。

ただし、短くしたことで重要な条件が抜け落ちないように注意しましょう。

ChatGPTには、

「この説明文をスライド用に短く整理してください。重要な条件や注意点を削除せず、元の意味を保ってください」

と依頼できます。

9．図解を使うと分かりやすくなる？

図解とは、情報の関係や順番などを、図で表す方法です。

例えば、次のような内容が図解に向いています。

作業の順番

問い合わせから試作までの流れ。

方法の比較

複数の製作方法の特徴。

数量と費用の関係

数量が変わると費用がどう変化するか。

役割分担

誰が何を担当するのか。

判断の流れ

必要な条件を確認して選択肢を絞る方法。

ただし、すべての情報を図解にする必要はありません。

単純な結論は、短い文章の方が分かりやすい場合もあります。

ChatGPTには、

「この提案内容について、文章のまま伝えた方がよい部分と、図解にした方が理解しやすい部分を分けてください」

と依頼できます。

10．工程を図で表してみよう

例えば、試作の進め方を説明する場合です。

次のような流れが考えられます。

① お客様の目的を確認する

何を実現したいのか整理します。

↓

② 図面や仕様を確認する

材質、寸法、数量などを確認します。

↓

③ 製作方法を検討する

条件に合う方法を比較します。

↓

④ 見積もり・条件を確認する

費用や納期を検討します。

↓

⑤ 試作・評価へ進む

正式な条件が決まった後に実施します。

このように、工程の流れを矢印で示すと、全体像を理解しやすくなります。

ただし、実際の仕事では、工程を前後したり、追加確認が必要になったりすることがあります。

図解は、実際の業務の進め方に合わせて作成しましょう。

11．グラフを使って費用を比較する

前回の授業では、3つの方法について架空の費用データを比較しました。

今回も同じ数字を使います。

数量	A案	B案	C案
5個	40,000円	45,000円	65,000円
10個	80,000円	70,000円	80,000円
20個	160,000円	120,000円	110,000円
50個	400,000円	270,000円	200,000円

これをグラフにすると、数量によって費用の関係が変わることを視覚的に確認できます。

例えば、横軸を製作数量、縦軸を総費用として、A案、B案、C案を折れ線で表示します。

ChatGPTには、

「この架空の費用データを、数量別の総費用が比較できる折れ線グラフにしてください。縦軸の単位を円とし、A案、B案、C案を区別してください」

と依頼できます。

ただし、グラフに表示された数値が正しいか、元の表と照合しましょう。

また、この数字は練習用の架空データです。

実際の加工費用や見積価格を示すものではありません。

12．グラフを見せるときに注意すること

グラフは、数字を分かりやすく伝えるために役立ちます。

しかし、作り方によっては、違いが実際より大きく見えたり、小さく見えたりすることがあります。

例えば、縦軸の表示範囲を極端に狭くすると、小さな差が大きく見える場合があります。

また、単位が書かれていなければ、何を比較しているのか分かりません。

グラフでは、次のことを確認しましょう。

① 数値は元データと一致しているか

② 単位が明確か

③ 比較する条件がそろっているか

④ 軸の範囲が誤解を招かないか

⑤ 仮定の数字を実績として扱っていないか

ChatGPTには、

「このグラフについて、元データとの一致、軸の範囲、単位、比較条件を確認してください。誤解を招く可能性がある部分を指摘してください」

と依頼できます。

13．写真や画像を使う場合

製造業のプレゼン資料では、写真や図面が役立つ場合があります。

例えば、試作品の外観を説明する場合です。

文章で形状を長く説明するより、写真を見た方が分かりやすいかもしれません。

ただし、写真を使う際には注意が必要です。

① 実際の製品を示す写真か

別の製品写真を、対象製品のように扱ってはいけません。

② 公開・使用の許可があるか

お客様から預かった図面や写真には、使用制限がある場合があります。

③ 写真の内容が正しく伝わるか

寸法や材質など、画像だけでは分からないことがあります。

④ AI生成画像である場合

実物の写真と誤認される使い方を避けましょう。

ChatGPTに画像を生成してもらう場合も、用途に応じて表現を考える必要があります。

14．PowerPointの作成をChatGPTに依頼する

ChatGPTの対応する機能を使うと、プレゼンテーションの構成案やスライド用の文章を作成できます。

また、利用環境によっては、PowerPointファイルの作成や編集を支援できる場合があります。

例えば、次のように依頼します。

「この提案書を基に、6枚のPowerPoint資料を作成してください。各スライドにはタイトル、重要なポイント、必要な図表を配置してください。元の提案書にない事実は追加しないでください」

ただし、実際にファイルを作成できるかは、利用環境や機能によって異なります。

また、AIがファイルを作成した場合でも、レイアウトや文字の表示が適切とは限りません。

PowerPointで開き、実際のスライドを確認することが大切です。

15．スライドの文字は小さすぎない？

プレゼン資料では、文字の大きさも重要です。

例えば、会議室のスクリーンへ投影する場合、パソコンの画面では読める文字でも、後方の席からは読みにくいことがあります。

そのため、会場や表示方法を考慮して文字サイズを決める必要があります。

また、長い文章を一枚へ詰め込むと、文字を小さくせざるを得なくなる場合があります。

そこで、

「このスライドについて、文字量が多すぎる部分を整理してください。重要な条件を残しながら、複数枚へ分ける案を考えてください」

とChatGPTに依頼できます。

ただし、見やすさは文字サイズだけでは決まりません。

背景との明暗差、余白、使用するフォント、表示環境なども関係します。

16．説明する順番を練習する

プレゼン資料を作成したら、実際にどのような順番で説明するか考えてみましょう。

例えば、6枚のスライドを使う場合です。

スライド1

今回の目的を説明する。

スライド2

現在の条件と未確認事項を説明する。

スライド3

比較する方法を紹介する。

スライド4

費用の違いを説明する。

スライド5

判断するために必要な追加確認を説明する。

スライド6

次の進め方を確認する。

ChatGPTには、

「この6枚のスライドについて、各ページで何を説明すればよいか、発表者用の話す内容を作成してください。スライドに書かれていない事実を追加しないでください」

と依頼できます。

ただし、発表者が実際に説明する内容を理解していることが重要です。

AIが作成した原稿を、そのまま読み上げる必要はありません。

17．想定される質問を考えておこう

プレゼンテーションでは、説明した後に質問を受けることがあります。

例えば、

「なぜこの方法を候補にしたのですか？」

「数量が増えた場合はどうなりますか？」

「費用以外の違いは何ですか？」

「納期はどのくらいですか？」

といった質問です。

ChatGPTには、

「この提案書とプレゼン資料を基に、お客様から質問される可能性がある内容を10個考えてください。確認できている情報で答えられるものと、追加確認が必要なものを分けてください」

と依頼できます。

ただし、質問を予想することと、実際に正しい回答を準備することは別です。

分からないことについては、無理に答えを作らず、確認が必要であることを伝えましょう。

18．完成したスライドの確認方法

スライドが完成したら、次のことを確認しましょう。

内容

• 提案書と内容が一致している
• 数値や条件が正しい
• 仮定と実績が区別されている
• 重要な注意点が省略されていない

見た目

• 文字が読みやすい
• 表やグラフが切れていない
• 写真が正しく表示されている
• スライドの余白や配置が整っている

説明

• 伝える順番が分かりやすい
• 説明時間に無理がない
• 判断に必要な情報がそろっている
• 質問への対応を考えている

ファイル

• PowerPointで開ける
• PDFへ変換した場合も正しく表示される
• 文字化けがない
• 正しい版の資料を使っている

ChatGPTが「完成しました」と説明しても、実際にファイルを開いて確認しましょう。

19．今日のミニレッスン

今回は、架空の試作提案書を使って、6枚のプレゼン資料を設計します。

ステップ① プレゼンの目的を決める

ChatGPTに次のように入力してください。

「樹脂製ブラケットの試作方法を比較する提案を、お客様へ説明したいです。説明の目的と、最後に判断してもらいたいことを整理してください」

ステップ② スライド構成を作る

続けて、

「目的、試作条件、方法の比較、費用、未確認事項、次の進め方の6枚でスライド構成を考えてください」

と依頼します。

ステップ③ スライドの文章を作る

「各スライドのタイトルと、掲載する重要なポイントを作成してください。文章を詰め込みすぎず、確認していない内容を追加しないでください」

と質問します。

ステップ④ 費用をグラフにする

次の架空データを入力します。

「5個：A案40,000円、B案45,000円、C案65,000円」

「10個：A案80,000円、B案70,000円、C案80,000円」

「20個：A案160,000円、B案120,000円、C案110,000円」

「50個：A案400,000円、B案270,000円、C案200,000円」

そして、

「数量別の費用を比較できる折れ線グラフを作成してください。数字が正しいことを確認し、架空の費用データであることを明記してください」

と依頼します。

ステップ⑤ 図解を考える

「試作相談から条件確認、方法の検討、見積もり、試作評価までの流れを、スライドに掲載できる図解として整理してください」

と質問します。

ステップ⑥ 発表原稿を作る

「6枚のスライドについて、各ページで説明する内容を短い発表原稿にしてください。スライドにない事実を追加しないでください」

と依頼します。

ステップ⑦ 質問への準備をする

「この提案について、お客様から質問される可能性がある内容を10個挙げてください。回答に追加確認が必要なものも整理してください」

と質問します。

ステップ⑧ 完成前の確認をする

最後に、

「プレゼン資料について、元の提案書との整合、数字の正確性、重要な条件、文字の読みやすさ、図表の表示、説明の流れを確認するチェックリストを作成してください」

と依頼しましょう。

これで、提案書の整理から、スライド構成、図解、グラフ、発表準備、完成確認まで一通り学べます。

ソラ先生からひとこと

プレゼンテーション資料というと、美しいデザインや、印象的な写真を使った資料を想像するかもしれません。

もちろん、見た目の分かりやすさも大切です。

しかし、私は、それだけでは十分ではないと考えています。

お客様は何を判断したいのか。

その判断に必要な情報は何か。

複数の方法には、どのような違いがあるのか。

費用や効果には、どのような前提条件があるのか。

そして、次に何を確認すればよいのか。

こうしたことが明確になっていなければ、きれいなスライドを作っても、十分に伝わらない可能性があります。

ChatGPTは、提案書の要点整理、スライド構成、図解、グラフ、発表原稿の作成を手伝えます。

しかし、元の提案書にない事実を追加したり、数字を間違えたりする可能性もあります。

だからこそ、資料を短くする場合も、重要な条件を残し、実際の情報と照合することが大切です。

よいプレゼン資料とは、情報をたくさん詰め込んだ資料でも、見た目だけが美しい資料でもありません。聞く人が内容を理解し、必要な判断をできるようにする資料です。

次回【第68回】は「ChatGPTでプレゼンの練習をする方法｜発表原稿・時間配分・想定質問・質疑応答を実践しよう」です。

次は、完成したスライドを使って、実際に説明する練習と、質問への対応方法を学びましょう。