こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って見積もり依頼を整理する方法を学びました。

お客様が何を求めているのか、どのような条件が決まっているのか、何を追加確認する必要があるのかを整理しました。

今回は、その情報を基に「提案書」を作成する方法を学びましょう。

例えば、こんな経験はありませんか？

「お客様に提案したい方法があるけれど、うまく説明できない」

「技術的な説明ばかりになって、何がよいのか伝わらない」

「複数の方法を比較してほしいと言われた」

「費用だけでなく、メリットや注意点も説明したい」

「ChatGPTで提案書を作っても、実際の仕事に合う内容になるの？」

そんな疑問を解決するための授業です。

提案書は、会社ができることを一方的に説明する資料ではありません。

お客様が抱えている問題や実現したいことを理解し、その解決方法を一緒に検討するための資料です。

今回は、お客様の目的から出発し、判断に必要な情報を整理した提案書を作る方法を学んでいきましょう。

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1．提案書とは何でしょうか？

提案書とは、課題や目的に対して、具体的な解決方法を示す資料です。

例えば、製造業では、次のような提案があります。

• 製品の試作方法を提案する
• 材料の候補を比較する
• 製造方法を検討する
• 作業工程の改善を提案する
• 品質確認の方法を提案する
• コストや納期の改善策を検討する

ただし、提案できる内容は業界や仕事内容によって異なります。

また、お客様から依頼された方法をそのまま実行することが、必ずしも最適とは限りません。

例えば、お客様が「この材料で製作したい」と希望していても、使用環境によっては別の材料を検討した方がよい場合があります。

そのようなとき、必要な情報を確認し、複数の選択肢を整理することが提案につながります。

2．提案書と見積書は何が違うの？

前回学んだ見積書と、今回の提案書には違いがあります。

見積書

ある条件で商品やサービスを提供する場合の価格や取引条件を示す資料です。

提案書

お客様の課題に対して、どのような方法が考えられるのか、その理由や特徴などを説明する資料です。

項目	見積書	提案書
主な目的	金額と条件を伝える	解決方法を説明する
主な内容	数量・単価・金額・納期など	課題・方法・比較・効果など
判断の中心	取引条件が適切か	解決方法が目的に合うか
関係	提案内容を価格に反映する	必要に応じて見積書を添付する

ただし、実際の仕事では提案書と見積書を一つの資料にまとめる場合もあります。

大切なのは、お客様が判断するために必要な情報が伝わることです。

3．最初にお客様の課題を理解する

例えば、お客様から次のような相談があったとします。

「装置に使用する樹脂製ブラケットを試作したいです。図面はありますが、材料は決まっていません。まず5個程度必要です」

この情報から、何が分かるでしょうか。

確認できるのは、試作したい部品、図面の存在、予定数量、材料が未定ということです。

しかし、それだけでは設計上の課題や必要な性能までは分かりません。

例えば、

「どの程度の荷重がかかるのか」

「使用温度は何度なのか」

「薬品や水に触れるのか」

「寸法精度はどの程度必要なのか」

といった条件が関係する場合があります。

そこでChatGPTへ、

「この試作相談について、お客様から確認できた事実と、提案方法を判断するために必要な情報を分けて整理してください」

と依頼します。

提案の最初の仕事は、答えを出すことではなく、何を解決したいのか理解することです。

4．課題と希望する方法を区別する

お客様が希望する方法と、本当に実現したい目的は異なる場合があります。

例えば、

「切削加工で製作してほしい」

という依頼があったとします。

しかし、お客様の本当の目的は、

「装置に組み込んで、形状や動作を確認したい」

ということかもしれません。

この場合、目的や条件によっては、ほかの試作方法も検討できる可能性があります。

ただし、切削加工を指定する技術的な理由があるかもしれません。

そのため、指定された方法を勝手に変更するべきではありません。

ChatGPTには、

「お客様が指定している製作方法と、実現したい目的を分けて整理してください。方法を変更する提案を考える前に、指定理由として確認すべきことを挙げてください」

と依頼できます。

希望する方法を尊重しながら、目的を理解することが重要です。

5．提案に必要な情報を整理しよう

お客様の課題が見えてきたら、必要な情報を整理します。

例えば、次のような項目です。

項目	確認する内容
目的	何を実現したいのか
現在の問題	何に困っているのか
必要条件	寸法・性能・使用環境など
制約条件	費用・納期・設備・数量など
検討方法	どのような選択肢があるか
評価方法	何を基準に比較するか
未確認事項	何を追加で調べる必要があるか

例えば、装置用ブラケットなら、強度だけでなく、重量や加工性、使用環境なども関係するかもしれません。

ただし、すべての案件に同じ項目が必要とは限りません。

ChatGPTには、

「この相談について、目的、必要条件、制約条件、比較項目、未確認事項を整理した提案準備表を作成してください」

と依頼しましょう。

6．ChatGPTに複数の解決方法を考えてもらう

提案書では、複数の方法を比較すると、お客様が判断しやすくなる場合があります。

例えば、試作方法として、

① 切削加工

② 3Dプリンターによる造形

③ 金型を利用した成形

などを検討するとします。

ただし、これらは一般的な加工方法の例であり、特定の部品にすべて適用できるとは限りません。

部品の形状、材料、要求性能、数量などによって適否が変わります。

ChatGPTには、

「樹脂部品の試作方法について、切削加工、3Dプリンター、金型成形の特徴を比較してください。実際の部品図面や必要性能を確認していないため、どの方法が最適かは断定しないでください」

と依頼できます。

複数の方法を比較するときは、選択肢を増やすことだけでなく、それぞれの条件を整理することが大切です。

7．比較表を作ってみよう

例えば、一般的な加工方法の特徴を整理すると、次のようになります。

比較項目	切削加工	3Dプリンター	金型成形
主な特徴	材料を削って形状を作る	材料を積み重ねるなどして造形する	金型で形状を作る
初期準備	加工データや治具など	造形データや条件設定	金型設計・製作など
少量試作	適する場合がある	適する場合がある	初期費用が課題になる場合がある
材料の選択	加工可能な素材による	対応する造形材料による	成形方法と材料による
注意点	形状による加工制約	方式による精度・特性の違い	金型費用や設計条件

これは一般的な比較例です。

実際の費用や納期、強度などの優劣を保証するものではありません。

例えば、3Dプリンターといっても、造形方式や材料によって特性が大きく異なります。

切削加工でも、材質や形状によって難易度が変わります。

そのため、正式な提案では、実際の条件を確認する必要があります。

8．提案する理由を明確にする

提案書では、

「この方法がおすすめです」

と説明するだけでは、十分でない場合があります。

なぜその方法を検討するのか、理由を示すことが大切です。

例えば、

「試作品を少量製作し、組み付け確認をしたい」

という目的だったとします。

その場合、初期費用、必要な精度、材料特性、納期などを比較して、方法を検討することが考えられます。

ChatGPTには、

「提案候補ごとに、お客様の目的に合う可能性がある理由、必要な条件、注意点を整理してください。確認していない効果や性能を断定しないでください」

と依頼しましょう。

提案の理由を明確にすることで、お客様も判断しやすくなります。

9．メリットだけでなく、注意点も説明する

提案書では、選んでほしい方法のメリットを強調したくなるかもしれません。

しかし、注意点を伝えなければ、後から問題が発生する可能性があります。

例えば、ある製作方法では短期間で試作品を作れるかもしれません。

一方、材料の種類や表面状態、必要な性能などに制約がある場合もあります。

そこで、次のように整理します。

期待できること

その方法によって実現できる可能性のある内容。

必要な条件

どのような仕様や設備が必要か。

制約や注意点

どのような問題が考えられるか。

追加確認

正式に判断するために必要な情報。

ChatGPTには、

「この提案方法について、メリットだけでなく、制約条件、リスク、追加確認事項も整理してください」

と依頼できます。

お客様にとって大切なのは、良いところだけを知ることではなく、判断に必要な情報を得ることです。

10．費用を比較するときの注意点

複数の解決方法を比較すると、費用も重要になります。

例えば、架空の3つの案を考えてみましょう。

案	初期費用	1個あたり費用	10個製作時の合計
A	0円	8,000円	80,000円
B	20,000円	5,000円	70,000円
C	50,000円	3,000円	80,000円

この表は、計算練習用の架空データです。実際の加工費用を示すものではありません。

計算方法は、

総費用＝初期費用＋1個あたり費用×数量

です。

例えば、B案なら、

20,000＋5,000×10＝70,000円

となります。

今回の条件では、B案の合計費用が最も低くなっています。

しかし、これだけでB案が最適とは限りません。

納期、品質、必要な性能、数量変更への対応などを比較する必要があります。

ChatGPTには、

「この3案の費用を計算し、数量によって総費用がどのように変わるか比較してください。費用以外に確認すべき条件も整理してください」

と依頼できます。

11．数量が変わると最適な案も変わる？

先ほどの架空データを、数量別に比較してみましょう。

製作数量	A案	B案	C案
5個	40,000円	45,000円	65,000円
10個	80,000円	70,000円	80,000円
20個	160,000円	120,000円	110,000円
50個	400,000円	270,000円	200,000円

この例では、5個ならA案が最も安く、10個ならB案、20個と50個ならC案が最も安くなります。

同じ3つの方法でも、数量によって費用面で有利な案が変わるのです。

ただし、実際の製造費用が、このように単純な一次式で計算できるとは限りません。

数量による単価変動、材料の調達条件、歩留まり、追加段取りなどが関係する場合があります。

提案書では、比較に使った前提条件を明確にすることが重要です。

12．効果を数値で説明するときの注意点

提案書では、改善効果を数字で示すと、比較しやすくなる場合があります。

例えば、ある事務作業に毎日30分かかっていたとします。

改善後に20分で完了できると仮定した場合、短縮時間は10分です。

月20日行うなら、

10分×20日＝200分

つまり、3時間20分の短縮になります。

ただし、ここで重要なのは、改善後の20分が実際に確認された数字なのか、予測なのかということです。

まだ試していない方法であれば、20分は仮定にすぎません。

その場合、提案書には、

「作業時間が20分になった場合」

という条件を明確にします。

ChatGPTには、

「改善効果の試算を作成してください。実測値、仮定した数値、計算結果を区別してください。未実施の改善効果を実績として書かないでください」

と依頼しましょう。

13．提案書の基本構成を考えよう

ここまで整理した内容を、提案書にまとめていきます。

例えば、次の構成です。

① 提案の目的

何を解決したいのか。

② 現在の状況

確認できている課題や条件。

③ 提案する方法

どのような解決方法を考えているか。

④ 比較・選定理由

なぜその方法を検討するのか。

⑤ 費用・納期

確認できている条件や試算。

⑥ 注意点と未確認事項

実施前に確認すべきこと。

⑦ 次の進め方

試作、評価、追加検討などの流れ。

ChatGPTには、

「お客様向けの提案書を作成したいです。課題、提案内容、選定理由、費用、注意点、次の進め方を含む構成案を作成してください」

と依頼できます。

14．提案書の文章を分かりやすくする

技術的な提案書では、専門用語が多くなる場合があります。

例えば、

「要求公差および材料特性を考慮し、加工プロセスの最適化を図る」

という文章です。

技術者には伝わるかもしれませんが、初めて読む人には分かりにくい場合があります。

そこで、

「必要な寸法精度や材料の特徴を確認し、製作に適した加工方法を検討します」

という表現が考えられます。

ただし、技術的な意味を変えてはいけません。

ChatGPTには、

「この提案書を、専門知識がないお客様にも理解できる文章にしてください。ただし、技術条件や制約、数値の意味は変更しないでください」

と依頼できます。

また、読む人が技術者であれば、専門用語を無理に削除する必要はありません。

相手に合わせた説明を考えましょう。

15．提案書で避けたい表現

提案書には、魅力的に見せようとして、根拠のない表現が含まれる場合があります。

例えば、

「必ずコストを半減できます」

「品質が大幅に向上します」

「どんな形状にも対応できます」

「業界最高水準です」

といった表現です。

これらは、根拠となる測定結果や比較条件がなければ、誤解を招く可能性があります。

また、まだ試作していない方法について、

「問題なく製作できます」

と断定することにも注意が必要です。

ChatGPTには、

「この提案書について、効果、費用、性能、納期を過剰に保証している表現がないか確認してください。根拠が不足している部分を整理してください」

と依頼しましょう。

自信のある文章を書くことと、確認していない内容を断定することは違います。

16．提案書を作成したら誰に確認してもらう？

ChatGPTが提案書を作成しても、そのままお客様へ提出してよいとは限りません。

提案内容によっては、次のような確認が必要です。

技術担当者

製作方法や材料、性能について確認する。

製造・調達担当者

加工工程や材料調達、外部への依頼条件を確認する。

営業担当者

お客様の要望や取引条件との整合を確認する。

責任者

価格、納期、契約条件などを承認する。

ただし、これは一般的な役割分担の例です。

実際の会社では、一人が複数の役割を担当する場合もあります。

ChatGPTには、

「この提案書を提出する前に、技術、費用、納期、契約条件、表現の正確性について、どのような確認が必要か整理してください」

と依頼できます。

17．提案書の提出後も仕事は続く

提案書を提出したら、仕事が終わるとは限りません。

お客様から、

「費用をもう少し抑えられないか」

「材料を変更した場合はどうなるか」

「数量を増やしたい」

といった質問が届く場合があります。

その際、提案内容を変更する必要があるかもしれません。

ただし、一つの条件を変更すると、ほかの条件に影響する場合があります。

例えば、材料の変更によって、加工方法や品質確認の方法が変わる可能性があります。

そこで、

「提案書の条件変更について、元の条件と変更後の条件を比較してください。費用、納期、性能、必要な確認への影響を整理してください」

と依頼できます。

変更した内容を明確にし、必要な確認を行うことが大切です。

18．今日のミニレッスン

今回は、架空の樹脂製ブラケットの試作相談を基に、提案書を作成する練習をします。

ステップ① お客様の目的を整理する

ChatGPTへ次のように入力してください。

「装置用の樹脂製ブラケットを5個試作したいという相談があります。図面はありますが、材料は未定です。お客様の目的と、提案前に確認すべき条件を整理してください」

ステップ② 解決方法を考える

続けて、

「樹脂部品の一般的な試作方法として、切削加工、3Dプリンター、金型成形の特徴を比較してください。実際の図面を確認していないため、最適な方法は断定しないでください」

と依頼します。

ステップ③ 比較表を作る

「加工方法、初期準備、少量試作への適性、材料、注意点の5項目で比較表を作成してください」

と質問します。

ステップ④ 費用を比較する

次の架空データを入力します。

「A案：初期費用0円、1個8,000円。B案：初期費用20,000円、1個5,000円。C案：初期費用50,000円、1個3,000円」

続けて、

「5個、10個、20個、50個の場合の総費用を計算してください。計算式と結果を示してください」

と依頼します。

ステップ⑤ 効果と注意点を整理する

「それぞれの案について、費用面の特徴、確認が必要な技術条件、想定される注意点を整理してください。未確認の性能を断定しないでください」

と質問します。

ステップ⑥ 提案書の構成を作る

「お客様の目的、現在の条件、方法の比較、費用、注意点、次の進め方を含む提案書の構成を作成してください」

と依頼します。

ステップ⑦ 提案書の下書きを作る

「ここまで確認した内容だけを基に、架空のお客様向けの提案書の下書きを作成してください。練習用の費用は実際の見積価格と区別してください」

と質問します。

ステップ⑧ 提出前の確認を行う

最後に、

「この提案書について、事実と仮定の区別、数値の正確性、技術条件、費用、納期、過剰な保証表現を確認するチェックリストを作成してください」

と依頼しましょう。

これで、お客様の課題整理から、解決方法の比較、費用試算、提案書の作成、提出前確認まで一通り体験できます。

ソラ先生からひとこと

提案書というと、自社の商品や技術を上手に紹介する資料だと思うかもしれません。

しかし、私は、提案書の出発点はそこではないと考えています。

お客様は何を実現したいのか。

どんな問題に困っているのか。

何が決まっていて、何がまだ分かっていないのか。

その目的や条件を理解することが最初です。

ChatGPTは、課題の整理や解決方法の比較、費用の計算、文章の作成を手伝えます。

しかし、AIが作った提案が、実際の仕事で必ず成立するとは限りません。

必要な技術条件や設備、費用、納期などを確認し、実行できる方法へ具体化することが重要です。

また、お客様の希望する方法が、必ずしも唯一の解決方法とは限りません。

別の方法を考えたり、複数の選択肢を比較したりすることにも価値があります。

ただし、その選択肢が現実に実行できるかどうかは、確認しなければなりません。

よい提案書とは、立派な言葉で自社の強みを並べた資料ではありません。お客様の目的を理解し、実現するための方法と判断材料を、分かりやすく伝える資料です。

次回【第67回】は「ChatGPTで提案書をプレゼン資料に変える方法｜伝える順番・図解・スライド構成を実践しよう」です。

次は、文章中心の提案書を、短い時間でも要点が伝わるプレゼンテーション資料に変える方法を学びましょう。