こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って仕事の進捗を管理する方法を学びました。

どの作業が完了しているのか、何が残っているのか、どこで問題が発生しているのかを整理する授業でした。

今回は、その情報を別の人へ伝える方法を学びましょう。

テーマは「仕事の引き継ぎ」です。

例えば、こんな経験はありませんか？

「担当者が変わったら、仕事の経緯が分からなくなった」

「資料は残っているけれど、何が決定済みなのか分からない」

「以前にも同じ問題が発生したのに、また最初から調べている」

「作業手順が担当者の頭の中にしかない」

「AIとの会話が長くなり、どこまで進めたのか分からなくなった」

こうした問題を減らすために役立つのが、引き継ぎ資料です。

ChatGPTを使えば、会話や作業記録を整理し、必要な情報をまとめることができます。

ただし、AIが作成した引き継ぎ資料が、必ず正しいとは限りません。

今回は、次の担当者が安心して仕事を始められる資料を、正確に作る方法を学びましょう。

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1．引き継ぎ資料は何のために作るの？

引き継ぎ資料というと、退職や異動のときに作るものだと思うかもしれません。

しかし、実際にはもっと幅広い場面で役立ちます。

例えば、次のような場合です。

• 仕事を別の担当者へ引き継ぐ
• 休暇中の対応をお願いする
• 外部の協力会社と作業を進める
• 長期間のプロジェクトを再開する
• AIとの会話を新しいチャットへ移す
• 過去に発生した問題の対応方法を残す

共通しているのは、これまでの経緯を知らない相手でも、現在の状況を理解できるようにすることです。

例えば、ホームページを制作している場合です。

「トップページは完成しています」

という一文だけでは、次の担当者は何を確認すればよいか分かりません。

文章が完成しただけなのか。

デザインまで完成しているのか。

実際のサイトへ反映されているのか。

動作確認まで終わっているのか。

このように、「完成」という言葉だけでは伝わらないことがあります。

引き継ぎでは、仕事の状態を具体的に記録することが大切です。

2．よい引き継ぎ資料に必要な7つの情報

引き継ぎ資料には、最低限そろえておきたい情報があります。

項目	記載する内容
① 仕事の目的	何のために行っているか
② 現在の状況	どこまで進んでいるか
③ 決定事項	何が正式に決まっているか
④ 作業手順	どのように進めるか
⑤ 未解決問題	何が解決していないか
⑥ 参考資料	どこに必要な情報があるか
⑦ 次の作業	何から再開すればよいか

この7つが整理されていると、次の担当者が仕事の全体像をつかみやすくなります。

ただし、すべての仕事に長い引き継ぎ資料が必要とは限りません。

簡単な作業なら、短いチェックリストだけで十分な場合もあります。

大切なのは、文章量ではなく、必要な情報が正確に伝わることです。

3．最初に仕事の目的を伝える

引き継ぎで見落としやすいのが、仕事の目的です。

例えば、次のような記録があったとします。

「会社案内ページの文章を修正する」

これだけでは、なぜ修正するのか分かりません。

新しい会社情報を反映するためでしょうか。

専門用語を減らすためでしょうか。

求職者にも読みやすくするためでしょうか。

目的が分からないと、次の担当者が違う方向へ修正してしまう場合があります。

そこで、次のように整理します。

仕事の目的

「初めてホームページを訪れる人に、会社の仕事と考え方を正確に伝える」

現在の作業

「会社案内ページの文章を整理している」

守る条件

「実際に行っていない業務や確認できない実績を追加しない」

ChatGPTには、

「この仕事について、最終目的、現在の作業、守るべき条件を整理してください。目的が分からない場合は、私に質問してください」

と依頼できます。

4．決定事項と検討中の内容を分けよう

引き継ぎ資料で特に重要なのが、決定事項の区別です。

例えば、パンフレットの制作で次のような状況だったとします。

「表紙のタイトルは決定した」

「掲載する写真は候補が3枚ある」

「全体のページ数は検討中」

「会社情報は確認済み」

これらをすべて一緒に書いてしまうと、何が正式に決まっているのか分からなくなります。

そこで、状態を分けます。

内容	状態
表紙タイトル	決定済み
会社情報	確認済み
使用する写真	検討中
ページ数	未決定

ChatGPTには、

「これまでの打ち合わせ内容を、決定済み、確認済み、検討中、未決定の4つに分類してください。判断できない項目を勝手に決定済みにしないでください」

と依頼できます。

ただし、AIが会話の中から決定事項を誤って判断する可能性もあります。

重要な部分は、実際の打ち合わせ記録や正式な資料と照合しましょう。

5．「作業したこと」と「完成したこと」は違う

例えば、ホームページの修正について、

「CSSを修正しました」

という報告があったとします。

これは、コードの変更を行ったという意味です。

しかし、それだけで表示の問題が解消したとは限りません。

修正したコードに誤りがあるかもしれません。

別の画面で表示が崩れている可能性もあります。

そのため、引き継ぎ資料では、次のように区別します。

作業したこと

「CSSの指定を変更した」

確認したこと

「パソコンの画面で対象ボタンの表示を確認した」

確認していないこと

「スマートフォンでの表示は未確認」

次に必要なこと

「スマートフォンで表示と操作を確認する」

こうしておけば、次の担当者はどこから確認すればよいか分かります。

作業の実施と、結果の確認は別のものとして記録しましょう。

6．実践！架空のホームページ制作を引き継ぐ

今回は、架空の会社がホームページをリニューアルしている状況を考えます。

現在、次のような状態だとします。

• トップページの文章は決定済み
• 会社案内の原稿は作成中
• 採用ページの構成は決定済み
• 問い合わせフォームは未確認
• スマートフォン表示の確認は一部完了
• 公開日は未決定

この情報をChatGPTへ伝えます。

そして、

「このホームページ制作の状況を、新しい担当者へ引き継ぐための資料にまとめてください。決定事項、進行中の作業、未確認事項、次に必要な作業を分けてください」

と依頼します。

例えば、次のように整理できます。

対象	現在の状態	次に必要なこと
トップページ	文章決定済み	実装・表示確認
会社案内	原稿作成中	内容の確認
採用ページ	構成決定済み	原稿・条件の確認
問い合わせフォーム	未確認	実際の動作確認
スマホ対応	一部確認済み	残りの画面を確認
公開日	未決定	必要条件を整理

この表では、「文章決定済み」と「ページ公開済み」を区別しています。

ここが重要です。

7．次の担当者が迷わない作業手順を書く

引き継ぎ資料に、

「問い合わせフォームを確認する」

とだけ書いてあったとします。

しかし、初めて担当する人には、何を確認すればよいのか分からない場合があります。

そこで、作業手順を具体的にします。

例えば、

問い合わせフォームの確認手順

① 実際のホームページを開く。

② 問い合わせページへ移動する。

③ 必須項目を確認する。

④ 練習用の情報を入力する。

⑤ 送信操作を行う。

⑥ 送信完了画面を確認する。

⑦ 管理者側で正常に受信できたか確認する。

⑧ スマートフォンでも操作を確認する。

ただし、実際の本番フォームでテストする場合は、誤送信や実際の顧客データとの混同を避ける必要があります。

テスト方法は、管理者の許可と環境に合わせて決めましょう。

ChatGPTには、

「初めて担当する人でも分かるように、問い合わせフォームの確認手順を作成してください。ただし、実際の管理環境を確認していない操作は断定しないでください」

と依頼できます。

8．未解決問題は隠さずに残す

仕事を引き継ぐとき、解決していない問題がある場合もあります。

例えば、

「スマートフォンでボタンの位置がずれる」

という問題です。

この問題が解決していないのに、引き継ぎ資料へ書かなければ、次の担当者は問題に気づかないかもしれません。

そこで、次のように整理します。

発生している問題

「スマートフォンで問い合わせボタンの位置がずれる」

確認できたこと

「特定の画面幅で位置がずれている」

原因

「未特定」

試した対応

「CSSの一部を変更したが、問題が解消しなかった」

次に確認すること

「対象要素のHTMLとCSS、画面幅ごとの表示を確認する」

このように、分かっていることと分からないことを区別します。

ChatGPTには、

「未解決問題を引き継ぎ資料に整理してください。確認済みの事実、試した方法、結果、未特定の原因、次に調べることを分けてください」

と依頼しましょう。

9．過去に失敗した方法も残しておこう

引き継ぎでは、成功した方法だけでなく、うまくいかなかった方法も重要です。

例えば、ホームページの修正で、

「AというCSSを変更したが、表示は変わらなかった」

という経験があったとします。

これを記録していなければ、次の担当者が同じ変更を繰り返す可能性があります。

そのため、

「何を試したか」

「どんな結果だったか」

「なぜ採用しなかったか」

という情報を残しておきましょう。

ただし、試した方法がうまくいかなかったからといって、その方法が常に間違っているとは限りません。

環境や条件が異なれば、別の結果になる場合もあります。

重要なのは、実際に試した内容と結果を正確に記録することです。

10．参考資料はどのように整理する？

引き継ぎ資料では、参考資料の所在も重要です。

例えば、

「会社概要は別ファイルにあります」

とだけ書いてあっても、次の担当者は探さなければなりません。

そこで、資料名、保存場所、版番号などを記録します。

資料	記録する内容
会社概要	正式なファイル名と保存場所
原稿	最新版のファイル名
写真	使用予定の画像フォルダー
デザイン	承認済み案の保存場所
作業記録	修正履歴の保存場所
マニュアル	使用する公式資料のURL

ただし、存在しない保存場所やファイル名をAIに推測させてはいけません。

ChatGPTには、

「引き継ぎ資料に参考ファイルの一覧を作成してください。実際に確認できたファイル名と保存場所だけを記載してください」

と依頼しましょう。

11．会議の内容から引き継ぎ資料を作る

仕事の経緯が会議の議事録に残っている場合は、ChatGPTで整理できます。

例えば、複数回の打ち合わせ記録があるとします。

その記録を基に、

「これらの議事録から、正式に決定したこと、担当者が決まったこと、継続検討になったこと、未解決の問題を整理してください」

と依頼します。

さらに、

「決定事項について、決定した日付と根拠となる議事録を示してください」

と質問できます。

ただし、会議中に出た意見と、正式な決定は異なります。

例えば、

「このデザインがよさそう」

という発言があっても、承認されたとは限りません。

そのため、AIが意見を決定事項として扱っていないか確認しましょう。

12．ChatGPTの長い会話を引き継ぐ方法

ChatGPTで一つの仕事について長く相談していると、会話が大量になることがあります。

その場合、新しいチャットへ移る前に、必要な情報を整理しておくと便利です。

例えば、次のように依頼します。

「このチャットの内容を、次のチャットへ引き継ぐために整理してください。仕事の目的、決定済みの内容、進行中の作業、未解決問題、守るべき条件、次に行う作業をまとめてください」

ただし、AIが会話のすべての内容を正しく把握できるとは限りません。

特に長い会話では、以前の重要な条件を見落とす場合があります。

そこで、整理した内容を自分でも確認しましょう。

必要な場合は、正式な資料や決定記録と照合します。

新しいチャットでは、その引き継ぎ資料を最初に渡してから作業を再開すると、前提条件を共有しやすくなります。

13．引き継ぎ資料は長ければいいの？

引き継ぎ資料を詳しく作ろうとすると、情報が増えすぎる場合があります。

例えば、何十ページにもわたる作業記録を、そのまま次の担当者へ渡したとします。

必要な情報を探すのに時間がかかるかもしれません。

そこで、引き継ぎ資料を次のように分ける方法があります。

概要

仕事の目的、現在の状況、次に行う作業。

詳細情報

決定事項、作業手順、未解決問題。

参考資料

元のファイル、議事録、作業履歴など。

このように整理すると、最初に全体像を理解し、必要な部分だけ詳しく確認できます。

ChatGPTには、

「引き継ぎ資料を、最初に読む概要と、必要なときに確認する詳細情報に分けて整理してください」

と依頼しましょう。

14．引き継ぎ資料で起こりやすい間違い

引き継ぎ資料をChatGPTに作成してもらう場合、いくつかの注意点があります。

① 決定していないことを決定事項にしてしまう

検討中の案を正式な決定として扱う場合があります。

② 作業したことを完了したことにしてしまう

修正コードを書いただけなのに、動作確認済みと記載する場合があります。

③ 古い情報を最新として扱う

以前の計画や旧版の資料が反映される場合があります。

④ 担当者や期限を推測する

確認できていない人名や日付を補う場合があります。

⑤ 問題を省略する

未解決の問題や失敗した作業が抜け落ちる場合があります。

そこで、

「決定していないことを決定済みにしないでください。未確認の担当者や期限を推測しないでください。未解決問題や失敗した作業も残してください」

と依頼します。

ただし、この指示だけで誤りを完全に防ぐことはできません。

最終的には、実際の記録と照合する必要があります。

15．引き継ぎ資料を受け取った人は何を確認する？

引き継ぎ資料は、作成する側だけでなく、受け取る側の確認も重要です。

例えば、次のようなことです。

① 仕事の目的を理解できたか

何のために行う仕事なのか。

② 現在の状態を把握できたか

どこまで進んでいるのか。

③ 決定事項が分かるか

変更してはいけない条件は何か。

④ 必要な資料を開けるか

保存場所やアクセス権限に問題はないか。

⑤ 次の作業を始められるか

何を確認し、何から進めればよいか。

ChatGPTには、

「この引き継ぎ資料を、初めて担当する人の立場で確認してください。仕事を再開するために不足している情報や、意味が曖昧な部分を指摘してください」

と依頼できます。

ただし、AIの評価だけでなく、実際に引き継ぐ相手へ確認してもらうことも大切です。

16．引き継ぎ資料はいつ更新する？

引き継ぎ資料は、一度作ったら終わりではありません。

仕事が進むと、新しい決定事項や変更内容が生まれます。

例えば、

「5月10日：ページ構成決定」

「5月12日：会社案内原稿の修正」

「5月15日：写真を変更」

「5月17日：問い合わせフォームの確認完了」

というように、重要な変更を記録できます。

ただし、これらは記録形式を示す架空の例です。

ChatGPTには、

「前回の引き継ぎ資料と、新しい進捗情報を比較してください。変更になった部分を整理し、正式な更新前に確認すべき内容を示してください」

と依頼できます。

重要な変更があった場合は、引き継ぎ資料の更新を検討しましょう。

古い資料をそのまま使用しないよう、更新日や版番号を記録する方法も役立ちます。

17．今日のミニレッスン

今回は、架空のホームページ制作を題材に、引き継ぎ資料を作成してみましょう。

ステップ① 現在の状況を入力する

ChatGPTへ、次の情報を伝えてください。

「ホームページをリニューアルしています。トップページの文章は決定済み。会社案内の原稿は作成中。採用ページの構成は決定済み。問い合わせフォームは未確認。スマートフォン表示の確認は一部完了。公開日は未決定です」

ステップ② 引き継ぎ資料を作成する

次のように依頼します。

「この情報を基に、新しい担当者向けの引き継ぎ資料を作成してください。仕事の目的、決定事項、進行中の作業、未確認事項、次に行う作業に分けてください」

ステップ③ 決定事項を確認する

「決定済みの内容と、まだ作業が必要な内容を分けてください。文章が決定していることを、ページが公開済みであることと混同しないでください」

と依頼します。

ステップ④ 未解決問題を整理する

次の条件を追加します。

「スマートフォンで問い合わせボタンの位置がずれる問題が発生しています。原因はまだ分かっていません」

続けて、

「この問題について、確認できた事実、原因が未特定であること、次に確認すべき内容を引き継ぎ資料に追加してください」

と依頼します。

ステップ⑤ 参考資料の一覧を作る

「この仕事を引き継ぐために必要な資料の種類を整理してください。実際のファイル名や保存場所は、確認できていないので作らないでください」

と質問します。

ステップ⑥ 次の担当者の視点で確認する

「初めて担当する人がこの資料を読んだとき、迷う可能性のある部分を整理してください。追加で確認すべきことを教えてください」

と依頼します。

ステップ⑦ 引き継ぎ資料を完成させる

最後に、

「ここまでの情報を基に、概要、決定事項、現在の作業、未解決問題、参考資料、次の作業を含む引き継ぎ資料を作成してください。確認できない情報は補わないでください」

と依頼します。

これで、仕事の状態を整理し、別の担当者へ伝えるための基本的な資料を作成できます。

ソラ先生からひとこと

仕事の引き継ぎというと、これまで行ってきた作業を説明することだと考えるかもしれません。

しかし、私は、それだけでは十分ではないと思っています。

次の担当者が本当に知りたいのは、これまで何をしてきたのかだけではありません。

なぜその方法を選んだのか。

何が正式に決まっているのか。

どこまで確認できているのか。

どんな問題が残っているのか。

そして、次に何をすればよいのか。

こうした情報があれば、担当者が変わっても仕事を続けやすくなります。

ChatGPTは、会話や資料を整理し、引き継ぎ資料を作成する手助けができます。

ただし、AIが知らない情報を推測で補ってしまうと、引き継ぐ相手を混乱させる可能性があります。

だからこそ、確認できた事実を正確に伝え、分からないことは分からないまま残すことが大切です。

よい引き継ぎ資料とは、過去の作業を長く説明した資料ではありません。次の人が現状を理解し、迷わず正しい仕事を始められる資料です。

次回【第58回】は「ChatGPTで仕事のマニュアルを作る方法｜作業手順・チェックリスト・トラブル対応を分かりやすくまとめよう」です。

今度は、一度覚えた作業を誰でも再現できるように、実務で使えるマニュアルを作成する方法を学びましょう。