こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTにExcelファイルを読み込ませて、売上データの集計やグラフ作成を行う方法を学びました。

今回は、Excelそのものを便利に使うための「関数」について勉強しましょう。

「Excelの計算式が分からない」

「関数という言葉を聞くだけで難しそうに感じる」

「ほかの人が作ったExcelの式を理解したい」

「エラーが表示されても、どう直せばいいのか分からない」

そんな方にも役立つ授業です。

ChatGPTを使えば、関数の意味を質問したり、自分がやりたい計算に必要な式を考えてもらったりできます。

今回は、仕事でもよく使われる4つの関数を、実際の表を使って学んでいきましょう。

1．そもそもExcelの関数とは何でしょうか？

Excelの関数とは、決められた計算や処理を行うために用意された仕組みです。

例えば、5つの数字を合計したい場合、

=100+200+300+400+500

と入力することもできます。

しかし、100個の数字を合計する場合はどうでしょうか。

一つずつ足し算するのは大変です。

そんなときに便利なのが、SUM関数です。

Excelには、合計、平均、条件による判定、データの検索など、さまざまな関数があります。

すべてを暗記する必要はありません。

何をしたいのかをChatGPTに伝え、必要な関数を教えてもらうこともできるのです。

2．SUM関数｜数字を合計する

最初に覚えたいのが「SUM関数」です。

SUM関数は、指定した範囲の数字を合計します。

例えば、次の表があるとします。

セル	売上金額
B2	10,000円
B3	15,000円
B4	8,000円
B5	12,000円

合計を表示したいB6セルに、次の式を入力します。

=SUM(B2:B5)

この式は、B2からB5までの数字を合計するという意味です。

計算結果は、

45,000円

になります。

ChatGPTには、

「ExcelのB2からB5までの数字を合計する関数を教えてください。初心者にも分かるように説明してください」

と質問してみましょう。

関数だけでなく、入力するセルや操作手順も教えてもらえます。

3．AVERAGE関数｜数字の平均を求める

次に紹介するのが「AVERAGE関数」です。

AVERAGE関数は、指定した範囲にある数値の平均を求めます。

先ほどの売上表を使ってみましょう。

B2からB5までの金額は、

10,000円、15,000円、8,000円、12,000円です。

この4つの平均を求める場合、次の式を使います。

=AVERAGE(B2:B5)

計算結果は、

11,250円

になります。

これは、4つの売上金額の平均です。

ただし、AVERAGE関数は空白セルなどの扱いに特徴があります。

例えば、数値が入っていない空白セルは、通常、平均を計算する件数に含めません。

そのため、入力漏れがあると、想定していた平均と異なる場合があります。

AIに式を教えてもらった後も、計算対象のデータを確認することが大切です。

4．IF関数｜条件によって結果を変える

ここから少し応用になります。

「IF関数」は、ある条件を満たしているかどうかによって、表示する結果を変える関数です。

例えば、テストの点数が60点以上なら「合格」、60点未満なら「不合格」と表示したいとします。

B2セルに点数が入力されている場合、C2セルへ次の式を入力します。

=IF(B2>=60,"合格","不合格")

この式は、次のような意味です。

① B2の点数が60点以上か確認する。

② 60点以上なら「合格」と表示する。

③ 60点未満なら「不合格」と表示する。

例えば、B2に75と入力すると「合格」、55と入力すると「不合格」と表示されます。

ChatGPTには、

「Excelで60点以上を合格、60点未満を不合格と表示するIF関数を教えてください。式の意味も説明してください」

と質問してみましょう。

IF関数の便利なところは、合格・不合格だけでなく、さまざまな条件判定に利用できることです。

例えば、在庫が一定数量を下回ったときに「発注確認」と表示する使い方もあります。

ただし、判断基準となる数字は、自分で決める必要があります。

5．XLOOKUP関数｜表から必要な情報を探す

次は「XLOOKUP関数」です。

これは、表の中から指定した値を探し、対応する情報を取り出す関数です。

例えば、商品コードを入力すると、商品の価格が表示される表を考えてみましょう。

A列：商品コード	B列：商品名	C列：単価
A001	ノート	200
A002	ボールペン	150
A003	ファイル	350
A004	付箋	180

この表が2行目から5行目に入力されているとします。

E2セルに商品コード「A003」を入力し、F2セルに対応する単価を表示したい場合は、次の式を使います。

=XLOOKUP(E2,A2:A5,C2:C5,"該当なし")

この式は、

① E2に入力した商品コードを探す。

② A2からA5の範囲で一致するコードを探す。

③ 同じ行にあるC列の単価を取り出す。

④ 見つからない場合は「該当なし」と表示する。

という意味です。

E2に「A003」と入力した場合、F2には「350」が表示されます。

商品マスターから価格や商品名を探すような場面で便利です。

ただし、XLOOKUPはExcelのすべてのバージョンで使えるわけではありません。

Microsoftの公式案内では、Excel 2016とExcel 2019では利用できません。Microsoft 365やExcel 2021、Excel 2024などの対応環境で利用できます。

自分のExcelで使えない場合は、対応バージョンを確認しましょう。

6．ChatGPTに関数を教えてもらうコツ

Excelの関数を質問するときは、どのセルに何が入っているのかを伝えることが大切です。

例えば、

「Excelで価格を表示する式を教えてください」

と質問しても、どのような表を使っているのか分かりません。

そこで、

「A列に商品コード、B列に商品名、C列に単価があります。E2に入力した商品コードに対応する単価をF2に表示したいです。使える関数を教えてください」

と伝えます。

これなら、ChatGPTが目的に合った式を提案しやすくなります。

さらに、

「私はExcelの初心者です。どのセルに式を入力するのか、順番に教えてください」

と追加することもできます。

関数を覚えることより、自分が実現したい処理を正確に説明することが大切です。

7．Excelでエラーが出たらどうする？

Excelで関数を使っていると、エラーが表示されることがあります。

代表的なものを見てみましょう。

エラー表示	主に考えられる原因
#NAME?	関数名や名前の入力に問題がある
#VALUE!	計算に使用するデータの種類などが適切でない
#DIV/0!	0で割り算をしている
#N/A	検索する値が見つからない
#REF!	参照先のセルが無効になっている

例えば、関数名を間違えて入力した場合、#NAME?が表示されることがあります。

そんなときは、

「Excelでこの式を入力すると、#NAME?が表示されます。原因を一つずつ確認してください」

とChatGPTに質問してみましょう。

さらに、実際の式を伝えると原因を絞り込みやすくなります。

ただし、AIの説明が必ず正しいとは限りません。

元の表や計算式を確認しながら修正しましょう。

8．XLOOKUPが使えないときの対処方法

ここは、実務で覚えておくと便利です。

Excelの古いバージョンでは、XLOOKUPが利用できないことがあります。

その場合は、VLOOKUPなど別の関数を使う方法があります。

例えば、先ほどの商品表で、E2に入力した商品コードから単価を探す場合は、次の式でも対応できます。

=IFERROR(VLOOKUP(E2,A2:C5,3,FALSE),"該当なし")

この式では、商品コードが見つかれば対応する単価を表示します。

ただし、VLOOKUPには検索列の位置などに制約があり、XLOOKUPとは使い方が異なります。

また、IFERRORは検索値が見つからない場合以外のエラーも「該当なし」に置き換えます。

そのため、式そのものに問題がある場合も気づきにくくなることがあります。

初めて関数を使うときは、まず基本的な式が正常に動作することを確認してから、エラー処理を追加する方法がおすすめです。

9．AIが作った関数は、そのまま使っていいの？

ChatGPTは、便利なExcel関数を提案できます。

しかし、AIが作成した式に間違いがあることもあります。

例えば、合計する範囲が1行ずれていたり、参照する列を間違えていたりする場合です。

そのため、実際に仕事で利用する前には、次の点を確認しましょう。

① 参照しているセルは正しいか。

② 計算する範囲に抜けはないか。

③ 条件が正しく設定されているか。

④ 正しい結果が分かるデータで試したか。

⑤ 数字を変更したときにも正常に動作するか。

一度正しい数字が表示されたからといって、すべての条件で正しく動くとは限りません。

特に売上、原価、利益、在庫などの重要な計算では、検算を習慣にしましょう。

10．今日のミニレッスン

今回は、4つの関数を実際に入力してみましょう。

練習① SUM関数

ExcelのB2からB5に、次の数字を入力します。

10、20、30、40

B6に、

=SUM(B2:B5)

と入力します。

結果が「100」になれば成功です。

練習② AVERAGE関数

同じ表を使い、B7に、

=AVERAGE(B2:B5)

と入力します。

結果が「25」になることを確認しましょう。

練習③ IF関数

B2に「75」と入力します。

C2に、

=IF(B2>=60,"合格","不合格")

と入力します。

「合格」と表示されたら、B2を「55」に変更してみましょう。

今度は「不合格」と表示されるはずです。

練習④ XLOOKUP関数

新しいシートに、今回紹介した商品コードと単価の表を入力してください。

E2に「A003」と入力します。

F2に、

=XLOOKUP(E2,A2:A5,C2:C5,"該当なし")

と入力します。

結果が「350」になれば成功です。

XLOOKUPに対応していないExcelを利用している方は、ChatGPTに自分のExcelのバージョンを伝え、別の関数を教えてもらいましょう。

最後にChatGPTへ質問してみよう

4つの関数を試したら、ChatGPTに次のように質問してください。

「今日学んだSUM、AVERAGE、IF、XLOOKUPの違いを、実際の仕事で使う例と一緒に説明してください」

さらに、

「私の仕事で使えそうなExcel関数を提案してください。必要な情報があれば、一つずつ質問してください」

と続けてみましょう。

自分の仕事に合った使い方を考える練習になります。

ソラ先生からひとこと

Excelには、たくさんの関数があります。

しかし、すべての関数を覚える必要はありません。

例えば、数字を合計したいときにはSUM。

平均を知りたいときにはAVERAGE。

条件によって表示を変えたいときにはIF。

表から必要な情報を探したいときにはXLOOKUP。

まずは、それぞれの役割を理解することが大切です。

そして、分からない関数が出てきたら、ChatGPTに質問してみましょう。

式を教えてもらうだけでなく、その意味や計算方法まで説明してもらえます。

AIを使って答えを得るだけでなく、自分自身も理解できるようになること。

それが、ChatGPTを学習に活用する大きな価値だと私は考えています。

次回【第25回】は「ChatGPTでExcelの表を作成する方法｜見積書・売上管理表・在庫管理表を作ってみよう」です。

今度はChatGPTに相談しながら、実際の仕事で使えるExcelの表を一から作成する方法を学びます。