ChatGPTソラ先生と学ぶ！初心者のためのAI入門講座

こんにちは！ソラ先生です。

前回の第73回では、ChatGPTを活用して仕事の引き継ぎ資料を作る方法を学びました。

今回は、毎日の仕事で役立つ「チェックリスト」の作り方を学んでいきましょう。

皆さんは、仕事中にこんな経験はありませんか？

「さっき確認したはずなのに、忘れてしまった」

「いつも行っている作業なのに、一つだけ抜けてしまった」

「忙しいときほど、確認漏れが増えてしまう」

仕事に慣れている人でも、確認漏れや作業忘れが起こることはあります。

そんなときに役立つのがチェックリストです。

ChatGPTを使えば、普段行っている仕事を整理し、確認すべき項目を一覧にまとめることができます。

今回は、製造業の仕事を例に、チェックリストの作り方から改善方法まで、実際に試しながら学んでいきましょう。

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1．チェックリストは、なぜ必要なの？

チェックリストとは、必要な作業や確認事項を一覧にして、一つずつ確認するためのものです。

例えば、旅行に出かけるときには、財布、スマートフォン、鍵などを確認しますよね。

仕事でも同じです。

見積書を提出するとき、注文書を確認するとき、製品を出荷するときなど、確認する項目は数多くあります。

慣れている仕事ほど、無意識に作業を進めてしまうこともあります。

しかし、忙しいときや急な依頼が入ったときには、普段なら忘れないことが抜けてしまう場合があります。

チェックリストがあれば、記憶だけに頼らず、一つずつ確認できます。

大切なのは、チェックリストを作ること自体ではなく、確認漏れを防ぎ、仕事を確実に進めることです。

2．ChatGPTに仕事の内容を説明してみよう

それでは、実際にChatGPTでチェックリストを作成してみましょう。

まずは、見積書をお客様へ提出する仕事を例にします。

実践①　基本的なチェックリストを作る

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

見積書をお客様へ提出する前に、次の項目を確認しています。

・お客様の会社名
・見積書の日付
・製品名
・数量
・単価
・合計金額
・納期
・見積書の添付
・送信先メールアドレス

この内容を、確認漏れを防ぐためのチェックリストにしてください。

実際にチェックを入れられる形式で、分かりやすく整理してください。」

ChatGPTの回答例

見積書提出前チェックリスト

基本情報

• □ お客様の会社名は正しいか
• □ 見積書の日付は正しいか
• □ 製品名は正しいか

見積内容

• □ 数量は正しいか
• □ 単価は正しいか
• □ 合計金額は正しいか
• □ 納期は正しいか

メール送信前

• □ 見積書を添付したか
• □ 送信先メールアドレスは正しいか

いかがでしょうか。

普段確認している項目を入力するだけで、チェックリストの原案が作成できました。

ただし、この段階では入力した項目を整理しただけです。

より使いやすくするために、さらに改善してみましょう。

3．作業する順番に並べ替えてみよう

チェックリストは、確認項目が並んでいればよいというものではありません。

実際の作業順に並んでいることも大切です。

例えば、見積書を作成する段階で確認する内容と、メールを送信する直前に確認する内容は異なります。

そこで、ChatGPTに次のように指示します。

実践②　作業順に整理する

ChatGPTへの入力例

「先ほどのチェックリストを、実際の作業順に並べ替えてください。

見積内容の確認、見積書の完成確認、メール送信前の確認という3段階に分けてください。

確認項目の内容は変えず、使いやすい順番に整理してください。」

ChatGPTの回答例

STEP1：見積内容の確認

• □ 製品名は正しいか
• □ 数量は正しいか
• □ 単価は正しいか
• □ 合計金額は正しいか
• □ 納期は正しいか

STEP2：見積書の完成確認

• □ お客様の会社名は正しいか
• □ 見積書の日付は正しいか

STEP3：メール送信前の確認

• □ 見積書を添付したか
• □ 送信先メールアドレスは正しいか

このように整理すると、作業を進めながら確認できます。

ただし、実際の作業順は会社や担当者によって異なります。

ChatGPTが提示した順番が、自分の仕事に合っているか確認しましょう。

4．確認項目の抜けを探してもらおう

ChatGPTの便利な使い方の一つが、作成したチェックリストに不足している項目がないか検討してもらうことです。

例えば、先ほどの見積書提出前チェックリストについて、次のように質問してみます。

実践③　確認漏れの可能性を洗い出す

ChatGPTへの入力例

「このチェックリストについて、一般的な見積書提出業務の観点から、確認漏れにつながりそうな項目を挙げてください。

現在のチェックリストには追加せず、候補として別に表示してください。

社内ルールや実際の運用が分からない部分は、確認事項として示してください。」

ChatGPTの回答例

追加を検討できる確認項目

• 見積書の有効期限
• 消費税の記載方法
• 支払条件
• 図面番号や改訂番号
• 添付したファイルの内容
• 送信するメールの件名
• 社内承認の有無

このように、最初に入力していなかった項目が見つかる場合があります。

ただし、すべてを追加する必要はありません。

仕事の内容や会社のルールによって、必要な確認項目は異なります。

ChatGPTが提案した項目は候補として受け取り、実際に必要かどうかは担当者が判断しましょう。

5．製造現場のチェックリストも作ってみよう

チェックリストは、事務作業だけでなく、製造現場でも活用できます。

例えば、機械加工を開始する前の確認作業です。

製造現場では、図面、材料、加工条件、工具、測定器など、さまざまな確認が必要です。

ただし、加工設備や作業内容によって、安全上の注意点や必要な確認項目は異なります。

実際の作業では、設備メーカーの取扱説明書、社内の作業標準、安全手順などを優先する必要があります。

ここでは、チェックリストの整理方法を学ぶための例として考えてみましょう。

実践④　製造現場向けチェックリスト

ChatGPTへの入力例

「機械加工の作業開始前に確認するチェックリストの原案を作りたいです。

確認したい項目は、図面、材料、工具、加工プログラム、測定器です。

これらを項目別に整理してください。

安全に関わる具体的な操作手順や設備固有の条件は推測せず、現場で確認する事項として分けてください。」

ChatGPTの回答例

機械加工・作業開始前チェックリスト（原案）

図面の確認

• □ 対象製品の図面を確認したか
• □ 図面番号と改訂番号を確認したか
• □ 加工に必要な寸法や公差を確認したか

材料の確認

• □ 材料の種類を確認したか
• □ 材料寸法を確認したか
• □ 必要な数量を確認したか

工具・加工プログラムの確認

• □ 使用する工具を確認したか
• □ 対象の加工プログラムを確認したか

測定器の確認

• □ 必要な測定器を確認したか
• □ 測定器の使用状態を確認したか

現場で別途確認する事項

• 設備固有の安全確認
• 加工条件の確認
• 社内作業標準との整合

このように、ChatGPTを使えば、確認項目を分類して整理できます。

ただし、この原案だけで機械加工を開始してはいけません。

設備や加工内容に応じた安全確認などを含め、現場の責任者が正式なチェックリストとして確認する必要があります。

6．チェックリストを使いやすく改善しよう

チェックリストを作成しても、項目が多すぎたり、内容が分かりにくかったりすると、実際の仕事では使いにくくなります。

そこで、ChatGPTに改善を依頼してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「このチェックリストを、実際の作業中に短時間で確認できるように改善してください。

意味が重複している項目を指摘し、文章を簡潔にしてください。

ただし、重要な確認事項は削除せず、統合や削除を提案する場合は理由を示してください。」

ここで注意したいのは、単に文字数を減らすことが目的ではないという点です。

「工具確認」という短い言葉だけでは、具体的に何を確認するのか分からない場合があります。

一方、長すぎる説明も、作業中には読みづらくなります。

確認する内容が明確で、実際に使いやすいことが大切です。

7．毎日の仕事と、特別な仕事を分ける

仕事には、毎日行うものと、特定の条件で行うものがあります。

例えば、営業事務なら、メール確認や受注処理は日常的な仕事でしょう。

一方、月末の請求確認などは、決まった時期に行う仕事です。

これらを一つのチェックリストに詰め込むと、確認しにくくなる場合があります。

そんなときは、ChatGPTに分類を依頼しましょう。

ChatGPTへの入力例

「次の仕事を、毎日行う作業、週ごとに行う作業、月ごとに行う作業に分類してください。

実施する頻度が分からないものは推測せず、確認してください。

分類した後、それぞれのチェックリストを作成してください。」

この方法なら、必要なタイミングで確認するリストを作れます。

また、担当者別、案件別、工程別など、仕事の特徴に合わせた分類も可能です。

8．チェックリストを表形式にしてみよう

ChatGPTが作成したチェックリストは、表形式にも整理できます。

例えば、次のような形式です。

確認項目	確認結果	備考
図面番号	□
材料	□
数量	□
納期	□
担当者確認	□

紙に印刷して使ったり、Excelなどの表計算ソフトで管理したりする方法もあります。

ChatGPTには、次のように入力します。

ChatGPTへの入力例

「このチェックリストをExcelに貼り付けやすい表形式にしてください。

列は、確認項目、確認結果、備考の3つにしてください。」

ChatGPTは、指定した形式に合わせて内容を整理できます。

また、利用環境によってはExcelファイルを直接作成できる場合もあります。

ただし、ファイルが作成された場合でも、実際の内容を確認することが大切です。

9．チェックリストを作るときの注意点

ChatGPTを使ったチェックリスト作成では、特に次の3つを意識しましょう。

① 実際の仕事を基準にする

一般的な知識だけで作成されたチェックリストが、自分の会社の仕事に適しているとは限りません。

必ず実際の作業内容と照らし合わせてください。

② 確認した事実を記録する

チェックリストに項目があっても、実際に確認しなければ意味がありません。

確認結果を正確に記録することが大切です。

③ 定期的に見直す

設備、作業方法、担当者、社内ルールなどが変わった場合は、チェックリストも見直す必要があります。

古いチェックリストを使い続けることで、新たな確認漏れが発生する可能性もあります。

10．実践演習！自分専用のチェックリストを作ろう

それでは、今回の授業の仕上げです。

自分が普段担当している仕事を一つ選んで、チェックリストを作成してみましょう。

次の指示文を、そのままChatGPTに入力してみてください。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは業務のチェックリスト作成を支援するアシスタントです。

これから私が担当している仕事について説明します。

確認漏れや作業忘れを防ぐため、実際に使えるチェックリストを作成したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような仕事のチェックリストを作りたいのか質問してください。

2．仕事内容、作業の順番、確認する項目について、一つずつ質問してください。

3．私が回答するまで次の質問に進まないでください。

4．必要な情報がそろったら、チェックリストの原案を作成してください。

5．確認項目は実際の作業順に整理してください。

6．説明していない社内ルールや判断基準を勝手に追加しないでください。

7．確認漏れにつながりそうな項目があれば、追加候補として別に示してください。

8．最後に、実際の業務で使用する前に確認すべき点を教えてください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この方法を使えば、ChatGPTと対話しながら、自分の仕事に合わせたチェックリストを作れます。

まずは一つの業務から始めてみましょう。

作成したリストを実際に使ってみると、項目の順番や説明の分かりやすさなど、改善できる部分が見つかるかもしれません。

その発見をChatGPTに伝えれば、さらに使いやすい形へ修正できます。

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ソラ先生からのアドバイス

チェックリストは、仕事に慣れていない人だけのものではありません。

経験豊富な人にとっても、重要な確認事項を確実に実行するための道具です。

ただし、チェックリストを作っただけで、すべてのミスがなくなるわけではありません。

項目が適切であること、実際に確認すること、必要に応じて改善すること。

この3つがそろって、初めて役に立ちます。

また、仕事によっては、確認項目を増やすよりも、作業方法そのものを改善する方が効果的な場合もあります。

ChatGPTにチェックリストを作ってもらう過程で、普段の仕事を改めて見直すこともできるでしょう。

大切なのは、確認する人を増やすことでも、書類を増やすことでもありません。必要な確認を、確実に行える仕組みを作ることです。

ChatGPTを、そのための整理役として活用してみてください。

今回のまとめ

第74回では、ChatGPTを活用した仕事のチェックリストの作り方を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．普段行っている仕事の内容をChatGPTに伝える。

2．確認事項を作業順に整理する。

3．不足している確認項目を候補として洗い出す。

4．使いやすい形式に改善する。

5．実際の仕事と照らし合わせながら、継続的に見直す。

ChatGPTは、仕事の内容を整理し、確認すべきことを分かりやすくするために活用できます。

しかし、何を確認する必要があるのか、最終的に判断するのは人間です。

AIの得意な情報整理と、人間の経験や判断を組み合わせることで、より実用的なチェックリストを作ることができます。

身近な仕事から、ぜひ一度試してみてください。

次回予告｜第75回

次回は「ChatGPTで仕事のマニュアルを作る方法」を学びます。

作業手順やチェックリストを組み合わせ、初めて担当する人でも仕事の流れを理解できるマニュアルを作成する方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！