仕事のマニュアルを作るとき、最初に必要になるのは、今までの仕事を振り返ることです。

（株）アリスでも、日々の業務を整理しながら、誰が見ても分かりやすい資料づくりを進めています。

その作業は、決して華やかなものではありません。

これまで作成してきたファイルやデータを確認し、必要なものと不要なものを区別する。

重複している資料を整理し、分かりにくい名称を見直し、情報の保管方法を考える。

一つひとつは地味な仕事です。

見積書の作成や受発注、生産管理など、日常の業務もあるため、マニュアルづくりだけに時間を使えるわけではありません。

それでも、少しずつ作業を進めていくと、いろいろなことに気づきます。

同じ情報を何度も入力していないだろうか。

この資料は、初めて見る人でも理解できるだろうか。

探しているファイルがすぐに見つかるだろうか。

今まで当たり前に行ってきた作業も、改めて整理してみると、改善できるところが見えてきます。

マニュアルを作る目的は、単に仕事の手順を書き残すことではありません。

誰かが困ったときに確認できること。

初めて担当する仕事でも、必要な情報を見つけやすくすること。

担当者が変わっても、仕事が円滑に進むようにすること。

そのためには、作成する人自身が仕事の内容を理解していなければなりません。

手順を整理する中で、今まで曖昧だった判断基準に気づくこともあります。

必要だと思って続けていた作業が、実際にはそれほど役立っていなかったと分かることもあります。

そうした発見があると、単調に感じていた作業が少し面白くなってきます。

もっと分かりやすくできないだろうか。

もっと使いやすい方法はないだろうか。

そんな工夫を考えることも、仕事の一部になります。

毎日少しずつでも続けていると、資料が整理され、仕事の進め方も見直されていきます。

（株）アリスでは、改善は特別な活動だけで生まれるものではないと考えています。

日常の仕事を丁寧に見直すこと。

昨日より少し使いやすくすること。

その積み重ねが、次に仕事を担当する人を助け、お客様へのよりよい対応にもつながっていくと思います。