1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、お客様の課題から新しいサービスのアイデアを考え、利用される条件と、提供できる条件を確かめる方法を学びました。

今回は、そのサービスを説明する文章を作ります。

「何をしてくれるのか分からない」

「自分も相談してよいのか判断できない」

「説明を読んだときと、実際の対応範囲が違っていた」

こうした行き違いを減らすには、魅力を伝えるだけでなく、対象、提供内容、利用条件を具体的に示す必要があります。

ChatGPTを使って、確認済みの内容を、利用する人が判断できる説明へ整えましょう。

なお、この講座に登場するサービス、条件、会話は説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回の目標は、印象のよい紹介文を作ることだけではありません。

読む人が、自分に合うサービスかを判断し、必要な準備をして次の行動へ進める文章を作ることです。

次の五つを目指します。

• 説明文の目的と掲載場所を決める。
• 対象者と支援する課題を明確にする。
• 提供内容、成果物、利用条件を整理する。
• 期待できることと、約束できることを分ける。
• 元の情報との照合と、読み手による確認を行う。

ChatGPTには、構成、表現、情報の抜けの確認を手伝ってもらいます。

3．説明文を読む人の判断を考える

サービスの説明を読む人は、いくつかの判断をしながら読み進めます。

例えば、次のような判断です。

• 自分の困りごとに関係があるか。
• どこまで支援してもらえるか。
• 何を用意すればよいか。
• 費用や所要期間をどう確認するか。
• 次にどこへ連絡すればよいか。

この順序を意識すると、提供側が話したい内容だけを並べずに済みます。

まず、読み手が何を判断するための文章かを整理しましょう。

4．文章の目的と掲載場所を決める

同じサービスでも、掲載場所によって必要な情報量は変わります。

掲載場所	主な役割
一覧ページ	概要を伝え、詳細へ案内する
詳細ページ	対象、内容、条件、流れを説明する
案内メール	相手の相談に関係する内容を伝える
配布資料	説明を受けた後に確認できる情報を残す
相談フォームの前	準備する情報と送信先を示す

短い紹介文に、すべての説明を詰め込む必要はありません。

詳しい情報へ進める場所を用意し、文章どうしの内容を一致させます。

5．確認済みの情報を集める

書き始める前に、説明の材料をそろえます。

例えば、次の項目です。

• サービスの目的。
• 対象となるお客様や場面。
• 提供する作業。
• 渡す資料や成果物。
• 対象外の内容。
• 利用に必要な情報。
• 費用の扱い。
• 期間や日程の決め方。
• 申し込みや相談の方法。

未定の項目は、そのまま「未定」とします。

ChatGPTに文章の空白を埋めさせるために、未確認の条件を作らないことが大切です。

6．情報の状態を分ける

サービス案の検討中には、確定した内容と、考えている内容が混ざりやすくなります。

次のように分けましょう。

状態	説明
確認済み	現在、提供する内容として確認している
条件付き	特定の条件によって対応が変わる
検討中	まだ提供内容として決まっていない
未確認	実施できるか確認していない
対象外	今回のサービスには含めない

検討中の内容を、現在利用できるサービスの説明へ混ぜないようにします。

7．材料を整理するプロンプト例

次の情報を、サービス説明文の材料として整理してください。

【サービス案と確認済み情報】
［記入］

次の項目に分けてください。
1．対象者と利用する場面
2．支援する課題
3．提供内容と成果物
4．利用条件
5．対象外
6．相談から完了までの流れ
7．公開前に確認が必要なこと

確認済み、条件付き、検討中、未確認を区別してください。元の情報にない費用、期間、対応範囲は追加しないでください。

まず材料を整理し、不足を確認してから文章へ進みます。

8．対象者は状況で具体化する

「幅広いお客様に対応します」という説明だけでは、自分が対象か判断しにくい場合があります。

例えば、

現物はあるものの図面がなく、相談に必要な情報を整理したい方を対象としています。

という説明なら、利用する場面をイメージできます。

ただし、業種や会社規模などの条件を、根拠なく追加しないようにします。

対象者を具体化する際は、実際に受け付ける範囲と一致させましょう。

9．困りごとを決めつけない

読み手の課題を表すときは、状況を具体的に示します。

例えば、

図面がなく、何を伝えればよいか分からないときに。

という表現です。

一方、

図面がないため、いつも仕事が進まず困っている皆様へ。

と書くと、相手の経験や感情まで決めつけています。

ChatGPTには、読み手が実際に述べていない不安や不満を、事実のように加えないよう伝えましょう。

10．提供内容を行動で説明する

「課題解決を全面的に支援します」という説明では、何を行うか分かりません。

実際の作業へ分けます。

例えば、

• 提示された資料を確認する。
• 目的と使用条件を聞き取る。
• 情報が不足している項目を整理する。
• 次に確認する事項を一覧にする。

提供内容が具体的になると、必要な準備や対象外も説明しやすくなります。

「幅広い支援」などの抽象的な表現を使う場合も、その中身を示しましょう。

11．成果物と、期待する変化を分ける

サービスによって渡すものと、それによって目指す状態は異なります。

例えば、次のように分けます。

【成果物】
相談内容と未確認事項をまとめた一覧。

【目指す状態】
次の打ち合わせで確認する内容を整理できること。

一覧を渡すことは約束できても、その後の製作や導入が必ず実現するとは限りません。

サービスが直接行うことと、その先に期待する変化を混ぜないようにします。

12．約束できる内容を明確にする

「必ず解決」「すべて対応」「最短で実現」といった表現は、広い約束として受け取られる可能性があります。

実際にどこまで提供するかを確認し、その範囲で書きましょう。

例えば、

ご提示いただいた情報を確認し、相談を進めるための不足事項を整理します。

という説明です。

強い言葉を減らすだけでなく、代わりに具体的な作業や確認できる状態を示すことが大切です。

13．対象外を必要な場所へ書く

対象外の説明は、読み手の判断に関係する場所へ置きます。

例えば、

相談内容の整理を行うサービスです。正式な設計、製作可否の最終判断、性能の保証は含みません。

といった形です。

対象外を末尾の長い注意書きだけにまとめると、重要な範囲が伝わらない場合があります。

提供内容と近い場所で説明すると、支援の境界を理解しやすくなります。

14．利用に必要な情報を示す

相談前に何を用意すればよいかを説明します。

例えば、

• 相談したい目的。
• 現物や写真の有無。
• 現在分かっている条件。
• 特に確認したいこと。

ただし、すべてを必須にする必要があるかは、実際の受付方法に合わせて判断します。

必須項目と、分かる範囲でよい項目を分けると、準備の負担を伝えやすくなります。

15．条件を整理するプロンプト例

次のサービス情報から、利用前に伝える条件を整理してください。

【確認済みのサービス情報】
［記入］

次の四つに分けてください。
1．利用前に必ず必要なもの
2．分かる範囲で提供してもらう情報
3．条件によって対応が変わること
4．対象外の内容

元の情報にない条件は追加しないでください。必須か任意か判断できない項目は、作成者への確認事項にしてください。

16．費用の説明を曖昧にしない

費用については、実際の決定方法を伝えます。

例えば、

• 金額が決まっている。
• 内容を確認した後に見積もる。
• 一部の対応に追加費用がある。
• 費用の扱いがまだ未定である。

という違いがあります。

「お気軽にご相談ください」という文章だけでは、費用が発生するか判断できません。

無料と確認できていないものを、ChatGPTに「無料相談」と書かせないようにしましょう。

17．期間と日程の決め方を示す

期間の説明では、何を起点に、何が完了するまでかを明確にします。

例えば、「三日」とだけ書いても、受付からなのか、必要資料がそろってからなのか分かりません。

期間が案件によって変わるなら、その旨と確認方法を伝えます。

内容と必要資料を確認した後に、対応日程をご案内します。

この表現も、実際の運用と一致する場合に使います。

未確認の早さを、魅力として追加しないことが大切です。

18．説明用の実務例：相談内容を整理する支援

ここでは、前回の講座に登場した支援案を使います。

説明用の仮定として、次の内容が確認できているとします。

• 現物の情報や写真、用途の説明を確認する。
• 相談内容と未確認事項を一覧にする。
• 正式な設計や、製作の保証は含めない。
• 費用と日程は、内容を確認してから案内する。

一方、受け付ける情報の形式や、修正対応の範囲は未確認とします。

未確認の項目は、説明文の作成前に確認事項として残します。

19．例の説明文を組み立てる

確認できている情報から、次のようなたたき台が作れます。

図面がない状態で、相談内容を整理したい方へ

現物に関する情報や写真、用途の説明をもとに、相談内容と、追加で確認が必要な事項を一覧にします。

何を相談し、次に何を確かめるかを整理するための支援です。正式な設計や、製作の実現を保証するものではありません。

費用と日程は、ご相談内容を確認した後にご案内します。

これは説明用のたたき台です。

受付方法などの不足を確認し、実際の運用へ合わせて整えます。

20．読む順番を組み立てる

詳細な説明文は、例えば次の順番で構成できます。

1. どのような方に向けたサービスか。
2. 何を支援するか。
3. 提供する内容と成果物。
4. 利用条件と対象外。
5. 費用や日程の確認方法。
6. 相談から完了までの流れ。
7. 次に行うこと。

すべての説明に同じ順番が最適とは限りません。

利用条件が特に重要なら、早い段階で示すなど、読み手の判断に合わせて調整します。

21．見出しは内容を予測できるものにする

見出しは、必要な情報を探す手掛かりになります。

例えば、

• このサービスで行うこと。
• 対象となるご相談。
• ご用意いただきたい情報。
• 費用と日程について。
• ご相談の流れ。

といった内容です。

印象的な言葉だけでは、その先に何が書かれているか分からない場合があります。

サービス名や短いコピーを使う場合も、具体的な説明と組み合わせましょう。

22．短い紹介文と詳細説明をそろえる

一覧ページでは短く、詳細ページでは詳しく説明することがあります。

このとき、短い紹介文で対応範囲を広げないようにします。

例えば、詳細では「相談内容の整理」としているのに、一覧では「設計から製作まで解決」と書くと、内容が一致しません。

短くする際も、サービスの中心と重要な境界を保ちましょう。

複数の文章をChatGPTへ渡し、意味や条件が一致しているか確認してもらえます。

23．説明文を作るプロンプト例

以下の確認済み情報から、サービス説明文のたたき台を作ってください。

【掲載場所と文章の目的】
［記入］

【対象者と支援する課題】
［記入］

【提供内容・成果物】
［記入］

【利用条件・対象外】
［記入］

【費用・日程・受付方法】
［確認済みの内容を記入］

対象、支援内容、提供範囲、利用条件、次の行動が分かる構成にしてください。

未確認の成果、実績、料金、納期、対応範囲は追加しないでください。不足する情報は、本文とは別に確認事項として示してください。

24．次の行動を一つに絞る

説明を読んだ後に何をすればよいかを明確にします。

例えば、

• 相談内容を送る。
• 必要資料を確認する。
• 問い合わせ窓口へ連絡する。

といった行動です。

複数の行動を同じ強さで並べると、読み手が迷う場合があります。

主な行動を一つ決め、補足の案内を必要に応じて添えましょう。窓口や送信方法は、実在し、使用できるものを記載します。

25．誤解されそうな表現を確認する

作成した文章を、読み手の立場から点検します。

例えば、

• 相談したら必ず対応してもらえると読めないか。
• 費用がかからないと誤解されないか。
• 成果物の用途を広く受け取られないか。
• 対象外の内容が伝わるか。
• 何を送ればよいか分かるか。

ChatGPTには、単に「分かりやすいですか」と聞くより、確認したい誤解の種類を伝えると具体的な指摘を得やすくなります。

26．元の情報と文章を照合する

表現を整えた後は、確認済み情報との一致を確かめます。

特に、次の項目を確認しましょう。

• 対象者。
• 提供範囲。
• 成果物。
• 対象外。
• 費用。
• 期間。
• 修正や追加対応。
• 申し込み後の流れ。

読みやすくなった文章でも、条件が変わっていれば修正が必要です。

「基本的に」「原則として」などの言葉が追加され、例外があるような説明になっていないかも確認します。

27．対象者に読んでもらう

可能であれば、想定する対象者に近い人へ読んでもらいます。

質問は、印象だけでなく理解した内容を確認する形にします。

• 何をしてもらえるサービスだと思いましたか。
• 自分で準備するものは何だと理解しましたか。
• 含まれない対応は何ですか。
• 費用と日程は、いつ分かりますか。
• 次に何をすればよいですか。

回答が意図と異なった場合は、表現、配置、情報不足のどこに原因があるかを調べます。

28．説明文を点検するプロンプト例

次のサービス説明文を、確認済み情報と照合して点検してください。

【説明文】
［記入］

【確認済み情報】
［記入］

次を確認してください。
1．対象者が分かるか
2．提供する作業と成果物が具体的か
3．期待する変化を保証として書いていないか
4．利用条件と対象外が見つけやすいか
5．費用と日程の扱いが正確か
6．次の行動が分かるか
7．元の情報にない内容が追加されていないか

問題の箇所、理由、確認事項、修正案を分けてください。未確認の事実は、文章の修正だけで解決しないでください。

29．実践演習：10ステップで説明文を作る

前回検討したサービス案、または既存のサービスを一つ選び、次の順で取り組みましょう。

1. 掲載場所を決める。
   一覧、詳細、メールなど、使う場面を選びます。
2. 文章の目的を書く。
   読み手に何を判断してほしいかを決めます。
3. 対象者と場面を具体化する。
   どのような状況の人に向けるかを書きます。
4. 確認済み情報を集める。
   提供内容、条件、費用、日程などを整理します。
5. 情報の状態を分ける。
   確認済みと検討中を混ぜないようにします。
6. 作業と成果物を書く。
   実際に何を行い、何を渡すかを明確にします。
7. 対象外と必要な準備を書く。
   利用前に判断できる情報をそろえます。
8. 文章のたたき台を作る。
   ChatGPTで構成と表現を整えます。
9. 照合と読み手の確認を行う。
   意味の変化や誤解を調べます。
10. 修正し、更新する項目を残す。
    条件が変わった際に直す場所を明確にします。

30．公開・共有前のチェックリスト

• □ 誰に向けたサービスか分かるか。
• □ どの課題を支援するか具体的か。
• □ 提供する作業が明確か。
• □ 成果物と期待する変化を分けたか。
• □ 確認できない成果を約束していないか。
• □ 対象外が必要な場所に書かれているか。
• □ 準備する情報が分かるか。
• □ 費用と日程の扱いが正確か。
• □ 次の行動と窓口が明確か。
• □ 元の情報と説明文が一致しているか。

実際に運用が変わった場合は、関連する紹介文や案内も確認しましょう。

31．よくある失敗と直し方

失敗①：魅力的な言葉だけで、内容が分からない。

実際に行う作業と、渡す成果物を書き足します。

失敗②：対象を広げすぎる。

最初に受け付ける範囲へ絞り、どの場面の人に向けるかを明確にします。

失敗③：検討中の内容を、提供中のように書く。

情報の状態を分け、確認済みの範囲で説明します。

失敗④：対象外を小さな注意書きにまとめる。

利用判断に影響する範囲は、提供内容の近くで伝えます。

失敗⑤：短い紹介文で、対応範囲が広くなる。

詳細説明と並べ、意味や条件が一致しているか照合します。

失敗⑥：説明文の改善だけで、運用上の未決定事項を埋める。

費用や対応範囲が未定なら、先に必要な判断や確認を行います。

32．今回の要点

今回の要点は、次の五つです。

1. 掲載場所と、読み手に判断してほしいことを決める。
2. 対象者、提供する作業、成果物を具体化する。
3. 期待する変化と、約束できる内容を分ける。
4. 利用条件、対象外、費用、日程の扱いを伝える。
5. 元の情報と照合し、読み手がどう理解したかを確かめる。

説明文の分かりやすさは、表現だけでなく、サービス内容が整理されているかにも左右されます。

33．仕事で使える基本プロンプト

今回の内容をまとめた基本プロンプトです。

あなたは、サービスの説明を分かりやすく整理する相談相手です。

【掲載場所】
［記入］

【説明文の目的】
［記入］

【対象者と利用する場面】
［記入］

【支援する課題】
［記入］

【確認済みの提供内容・成果物】
［記入］

【利用条件・対象外】
［記入］

【費用・日程の扱い】
［記入］

【相談・申し込みの方法】
［記入］

【未確認・検討中のこと】
［記入］

次の順で整理してください。
1．説明に不足している情報
2．対象者に伝える中心的な内容
3．読み手が判断しやすい構成案
4．説明文のたたき台
5．条件や対象外を伝える箇所
6．次の行動の案内
7．誤解される可能性がある表現
8．元の情報との照合項目

未確認の実績、成果、対応範囲、料金、納期、保証を追加しないでください。検討中の内容を、提供中の内容として書かないでください。抽象的な宣伝表現より、何を行い、何が得られるかを具体的に示してください。

34．まとめと次回予告

サービスの説明文は、読み手と提供側が、同じ内容を理解するための入口です。

誰の、どのような課題を、どこまで支援するのか。利用する前に何を確認し、何を準備すればよいのか。

その情報がそろうことで、相談を進めやすくなります。

ChatGPTには、材料の整理、構成、言い換え、誤解の可能性の点検を手伝ってもらいましょう。

今回の実践では、一つのサービスについて、「対象者」「行うこと」「含まれないこと」「次の行動」を短く書いてみてください。

次回【第75回】は、「ChatGPTを使ってサービスへの反応を整理し、改善につなげる方法｜質問・利用状況・見送られた理由を確かめる実践講座」を予定しています。

案内後に届いた反応を、感想、実際の行動、確認できた理由に分け、説明や提供内容の改善へつなげる方法を学びます。

それでは、また次回。ソラ先生でした。