ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第69回】ChatGPTを使って仕事の経験を手順書にまとめる方法｜作業の流れ・判断する条件・例外対応を伝える実践講座

2025.08.16

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、終わった仕事について、予定と実績、判断の背景、改善点を整理し、次の仕事へ生かす方法を学びました。

振り返りで見つけた工夫は、自分の中に残すだけでなく、ほかの人が使える形にまとめることで、引き継ぎや教育にも役立ちます。

そこで今回は、仕事の経験を手順書へまとめる方法を考えます。

「自分なら進められるが、説明しようとすると難しい」

「作業の順番は書いたが、途中で判断に迷われる」

「いつもと違う条件になると、手順書だけでは対応できない」

こうした場面では、作業の順番に加えて、確認する情報、判断する条件、例外時の対応を整理する必要があります。

経験したことを、次に使う人が確認しながら進められる手順へ変えていきましょう。

なお、今回の業務、記録、会話、手順はすべて説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回は、次の五つを目指します。

経験の記録から、手順に残す内容を選ぶ。
作業の開始条件と完了条件を明確にする。
作業の流れと、途中の判断条件を整理する。
通常と異なる場合の確認や対応を示す。
実際に使って確かめ、手順を修正する。

目指すのは、作業を知っている人だけが理解できる記録から、対象となる人が使える手順書へ整えることです。

3．経験の記録と手順書の違い

経験の記録には、実際に起きた出来事や、そのときの判断を残します。

手順書には、その経験から取り出した、次の作業で使う方法を示します。

項目	経験の記録	手順書
中心となる内容	何が起き、どう対応したか	何を確認し、どう進めるか
扱う条件	経験した案件の条件	手順を適用できる条件
判断の説明	そのとき選んだ理由	次の人が判断するための条件
例外	実際に起きた問題	通常の手順で扱えない場合の対応

一度行った方法を、そのまま共通の手順にしないことが大切です。

4．誰が使う手順書かを決める

手順の詳しさは、使う人によって変わります。

例えば、同じ作業を経験した担当者向けなら、確認項目を中心にまとめられる場合があります。

初めて作業する人には、用語、資料の見方、操作する対象などの説明も必要です。

最初に、次を整理しましょう。

使用する人。
前提となる知識や経験。
一人で進めてよい範囲。
確認を受ける必要がある作業。
手順書と一緒に使う資料。

前提となる知識を、読者が持っていると決めつけないようにします。

5．対象の仕事を一つに絞る

「事務作業の手順」のように広く設定すると、開始と終了が曖昧になります。

例えば、次のように対象を絞ります。

「受け取った依頼内容を整理し、見積検討に必要な確認事項をまとめる」

この範囲なら、必要な資料や、作成するものを特定できます。

見積金額の決定、正式な回答、受注後の手配まで含めるかは、別途決めましょう。

どこからどこまでを扱う手順かを明確にすることが、作業の抜けや重複を減らす土台になります。

6．プロンプト例①：手順書の対象を整理する

以下の仕事について、手順書を作る前提を整理してください。

【対象の仕事】
○○

【使用する人と経験】
○○

【現在の作業記録】
○○

目的、対象範囲、使用する人、必要な前提知識、開始条件、完了条件、対象外の作業に分けてください。
記録から分からない項目は、未確認としてください。
一人の経験を、共通の社内ルールとして扱わないでください。

対象を整理した後、不足している条件を担当者や資料で確認します。

7．元になる記録を集める

手順書の材料には、次のようなものがあります。

実際の作業記録。
前回の振り返り。
使用した資料や様式。
修正した箇所と理由。
確認が必要になった場面。
担当者への聞き取り。
現在の正式な手順や基準。

記録と聞き取りの内容が異なる場合は、その違いを残します。

ChatGPTには材料を整理してもらえますが、記録にない作業や判断を、実施されたこととして補わせないようにします。

8．一度だけの対応と共通する作業を分ける

経験の中には、その案件だけで必要だった対応もあります。

例えば、特別な依頼に合わせて資料を追加したとしても、すべての案件で同じ資料が必要とは限りません。

次のように分けます。

区分	扱い方
毎回必要な作業	基本手順の候補にする
条件によって必要な作業	判断条件と一緒に記載する
一度だけ行った対応	個別事例として残す
必要性が分からない作業	確認してから採否を決める

実施回数だけで決めず、その作業が果たす役割も確認しましょう。

9．作業を始めてよい条件を書く

開始条件が分からないと、情報が足りないまま作業を進めてしまうことがあります。

説明用の例では、次のように設定できます。

「依頼内容と添付資料を確認でき、対象となる案件を特定できること」

必要な情報がそろわない場合は、準備段階へ戻します。

また、「全部そろっていること」と書くより、何が必要かを列挙した方が確認しやすくなります。

不足があっても進められる作業と、確認まで止める作業も分けましょう。

10．完成した状態を具体化する

「確認して完了」だけでは、終わりの判断が人によって変わります。

今回の説明用の仕事なら、完了条件は次のように考えられます。

依頼された内容を項目別に整理している。
使用資料の名前と版を特定している。
不足情報と、その影響を示している。
次に確認する内容が明確になっている。
必要な担当者へ渡せる状態になっている。

作業を終えたことと、次の担当者が使用できることの両方を確認します。

11．作業を行動の単位に分ける

「依頼内容を適切に処理する」という説明では、実際の行動が分かりません。

例えば、次のように分けます。

問い合わせ本文を読む。
添付資料の有無を確認する。
対象の名称や番号を照合する。
数量、希望時期、使用条件を抜き出す。
不足や不一致を整理する。
次に確認する事項をまとめる。

一つの工程には、何を行うかが分かる名前を付けます。

ただし、細分化しすぎて全体が見えなくならないように調整します。

12．プロンプト例②：経験から作業の流れを取り出す

以下の作業記録から、手順書のたたき台を作成してください。

各工程について、工程名、用意する情報、行うこと、作成するもの、確認することを整理してください。

実際に行った作業と、追加を検討する作業を区別してください。
順番が記録から分からない場合は、確認が必要としてください。
個別案件だけの対応は、基本手順へ無条件に組み込まないでください。

【作業記録】
ここに記載します。

出力された流れを、経験者の記憶だけでなく、実際の記録と照合します。

13．各工程の入力と出力をつなぐ

工程を並べても、次へ渡す情報が曖昧だと作業が止まります。

工程	使用する情報	次へ渡すもの
資料の確認	問い合わせと添付資料	使用資料の一覧
条件の整理	使用資料の一覧と本文	条件表
不足の確認	条件表と必要項目	不足・不一致の一覧
確認事項の作成	不足・不一致の一覧	確認先と質問の案

前の工程の出力が、次の工程の入力として使えるかを確認します。

14．判断が必要な場所を見つける

経験者は、作業中に多くの判断をしています。

例えば、

「この資料では、作業を続けてよいだろうか」

「この差は表記の違いか、条件の違いか」

「担当者へ確認する必要があるだろうか」

といった判断です。

順番だけを書いた手順書では、この部分が抜けやすくなります。

作業記録を読み、「何を見て次へ進んだか」「どこで止まったか」を取り出しましょう。

15．判断条件を確認できる言葉へ変える

「問題がなければ進む」という表現は、条件が曖昧です。

例えば、次のように具体化します。

「依頼本文と図面で対象番号が一致している場合は、条件の整理へ進む」

「対象番号が異なる場合は、別の資料として扱い、対象を確認する」

数値の基準が必要でも、記録や正式な資料にない値は作らないようにします。

基準が不明なら、判断する担当者や確認先を示します。

16．プロンプト例③：判断条件を整理する

以下の作業手順について、途中で判断が必要な箇所を取り出してください。

各箇所を、確認する情報、判断条件、条件を満たす場合の行動、満たさない場合の行動、判断できない場合の確認先に分けてください。

「適切」「十分」「通常」といった表現は、元の記録から具体化できる範囲で書き換えてください。
基準や確認先が不明な場合は、未確認としてください。

【作業手順と根拠資料】
ここに記載します。

判断条件が増えた場合は、本文とは別に表へまとめると比較しやすくなります。

17．確認する理由を短く添える

確認項目には、必要に応じて理由を添えます。

例えば、

「資料の版を確認する。古い条件を今回の依頼へ適用しないため」

という形です。

理由が分かると、通常と異なる状況でも、何を守るための確認かを考えやすくなります。

ただし、すべての操作に長い背景説明を付けると使いにくくなります。

判断を誤りやすい箇所や、省略されやすい確認を中心に記載しましょう。

18．例外を通常の手順から分ける

例外とは、この手順の前提に当てはまらない状態です。

例えば、

必要な資料がない。
資料の文字や図表を読み取れない。
複数の資料で条件が異なる。
作業中に新しい変更が届いた。
判断する担当者が不在である。

例外をすべて想像して増やす必要はありません。

実際の記録と仕事の条件から、対応が必要な場面を選びます。

19．例外時の行動を具体的にする

「担当者へ相談する」とだけ書くと、何を伝えればよいか分からない場合があります。

次のように具体化します。

「不一致のある資料名、版、該当箇所、作業への影響を整理して、指定の確認先へ伝える」

さらに、確認が済むまでの扱いも示します。

進めない作業。
進められる準備。
途中の成果物の状態。
確認後に再開する工程。

止め方と再開の仕方を一緒に書くことが大切です。

20．プロンプト例④：例外対応をまとめる

以下の手順について、記録にある例外と、その対応を整理してください。

例外の状態、気づくための情報、止める作業、進められる作業、確認する内容、再開する条件を表にしてください。

実際に起きた例外と、今後確認する必要がある可能性を区別してください。
社内で決まっていない対応や権限を、正式なルールとして作らないでください。

【基本手順と例外の記録】
ここに記載します。

例外対応を整理した後、基本手順から参照できるようにします。

21．説明用の実務例：依頼内容を確認事項へまとめる

ここまでの内容を、架空の業務例で整理します。

工程	基本の行動	条件が合わない場合
対象を確認する	本文と資料の対象名・番号を照合する	不一致を記録し、対象を確認する
資料を特定する	資料名と版を一覧にする	版が不明なら、確認が必要と表示する
条件を整理する	数量、希望時期、指定条件を抜き出す	記載がない項目は未記載とする
質問を作る	不足事項と影響を整理する	判断に必要な情報を先に確認する
次へ渡す	条件表と確認事項をまとめる	未確認事項を確定情報に混ぜない

この手順は、確認事項をまとめるための説明用の例です。対応可否や価格を決定する手順は含んでいません。

22．見本と参照資料を用意する

手順だけでは、出力の細かさが伝わりにくいことがあります。

その場合は、短い記入例や見本を添えます。

例えば、未確認事項の記入例です。

「希望時期は記載されているが、対応可能かは未判断。回答前に担当者の確認が必要」

見本は、どの条件の例かを示します。

また、参照資料には、資料名、版、保存先、確認する項目を記載します。保存先を書くだけで、全員が閲覧できるとは限らない点も確認しましょう。

23．文章だけで伝えにくい箇所を補う

資料の見方や操作する位置は、文章だけでは分かりにくい場合があります。

その場合は、図、写真、画面例、表などを使います。

例えば、

確認する欄を示した資料例。
正常な状態と確認が必要な状態の比較。
資料の対応関係を示す表。
作業前後の状態を示す写真。

画像には、対象と確認する点を添えます。

見た目が似ているだけで正しいと判断させず、必要な数値や条件も併記します。

24．プロンプト例⑤：手順の曖昧さを点検する

以下の手順書を、指定した対象者が使う立場で点検してください。

【対象者の知識と経験】
○○

【手順書】
○○

作業対象、開始条件、操作、判断条件、確認方法、例外対応、完了条件について、迷う可能性がある箇所を示してください。

指摘ごとに、該当箇所、曖昧な点、確認する情報、修正案を整理してください。
不足情報を推測で埋めて、完成した手順にしないでください。

AIによる点検の後、実際の担当者が確認します。

25．実際に使って分かるか確かめる

手順書を読んで理解できることと、その手順で作業できることは異なります。

可能な範囲で、対象となる人に、練習用の題材で使ってもらいます。

確認したいのは、次の点です。

最初に何を用意するか分かるか。
対象となる資料を選べるか。
判断条件を使えるか。
情報不足に気づけるか。
止めるべき箇所で止まれるか。
完了した状態を確認できるか。

実務で試す場合は、仕事に必要な確認や承認を維持します。

26．質問された箇所を修正に使う

試している途中で質問が出たら、その内容を記録します。

例えば、

「この資料も対象ですか」

「空欄は未記載という意味ですか」

「確認が終わるまで、どこへ保存しますか」

といった質問です。

質問が出た原因を、本人の理解だけに求めず、手順の不足や前提の違いも確認します。

回答した内容を、共通の手順へ追加する必要があるか検討しましょう。

27．採用する版と更新方法を決める

修正した手順書には、名前、版、更新日、状態を示します。

状態は、例えば次のように分けます。

作成中。
試行中。
確認待ち。
採用済み。
参考用の旧版。

更新する担当と、見直すきっかけも決めます。

資料や仕事の条件が変わった場合、以前の手順がそのまま適用できるとは限りません。変更理由を残し、現在使う版を特定できるようにします。

28．プロンプト例⑥：試行結果を手順書へ反映する

以下の手順書と試行記録から、修正案を作成してください。

【現在の手順書】
○○

【質問・迷った箇所・誤った操作】
○○

【確認できた原因や不足】
○○

変更する箇所、変更理由、修正文、再度試す内容を整理してください。
原因が不明な場合は、その状態を残してください。
個別の対応を共通ルールへ変更する案は、区別して示してください。
修正案の作成と、確認・採用の完了を混同しないでください。

修正後は、変更した箇所と関連する工程を再確認します。

29．実践演習：10ステップで経験を手順書へまとめる

前回の振り返りで扱った仕事、または説明用の題材を一つ選びましょう。

ステップ1：対象の仕事を選ぶ

開始から終了までの範囲を限定します。

ステップ2：使う人を決める

前提知識、経験、一人で進める範囲を整理します。

ステップ3：記録を集める

作業記録、振り返り、資料、修正理由を確認します。

ステップ4：共通する内容を選ぶ

基本作業、条件付きの作業、個別の対応を分けます。

ステップ5：開始と完了を決める

何がそろえば始められ、何を満たせば終わるかを書きます。

ステップ6：作業の流れを書く

各工程の入力、行動、出力をつなぎます。

ステップ7：判断条件を加える

何を見て進むか、止まるか、確認するかを示します。

ステップ8：例外対応を整理する

情報不足や不一致がある場合の行動と、再開条件を書きます。

ステップ9：小さく試す

対象者が迷う箇所、質問、確認漏れを記録します。

ステップ10：修正して管理する

採用する内容、使用する版、更新担当、見直し条件を残します。

30．手順書を使う前のチェックリスト

目的と対象の仕事が明確である。
使用する人と前提知識を示している。
個別の経験を共通ルールと混同していない。
開始条件と完了条件が具体的である。
各工程の入力、行動、出力が分かる。
途中の判断条件を確認できる。
不足や不一致がある場合の行動が分かる。
例外から再開する条件を示している。
実際に使い、迷う箇所を確認している。
現在の版と更新方法を特定できる。

分からない項目は、一般的な説明で埋めず、必要な確認を行いましょう。

31．よくある失敗と直し方

失敗1：経験した順番を、そのまま標準手順にする

個別事情で行った作業と、毎回必要な作業を分け、採用する理由を確認します。

失敗2：作業だけを書き、判断条件を省く

何を見て次へ進むか、条件が合わない場合にどうするかを加えます。

失敗3：「適切に」「十分に」で説明を終える

確認する対象、項目、照合先、判断基準を具体化します。不明な基準は確認します。

失敗4：例外対応が「相談する」だけになっている

伝える情報、止める作業、進められる準備、再開条件まで示します。

失敗5：AIが整えた文章を、そのまま正式な手順にする

元の記録、現在の運用、判断権限と照合し、対象者が使えるかを試します。

失敗6：完成後に更新する担当が決まっていない

更新担当、使用する版、変更理由、見直すきっかけを明確にします。

32．今回の要点

経験の記録から、次に使う方法を選びます。
一度だけの対応と、共通する作業を区別します。
使う人と対象範囲を明確にします。
必要な前提知識、開始条件、完了条件を示します。
作業の流れに判断条件を加えます。
何を見て進み、どこで止まるかを具体化します。
例外時の停止と再開を整理します。
情報不足や不一致を、推測で埋めて進めないようにします。
実際に使って修正します。
質問や迷いを材料に、現在使う手順を更新します。

33．仕事で使える基本プロンプト

あなたは、仕事の経験を、対象者が確認しながら使える手順書へ整理する補助役です。
以下の情報から、手順書のたたき台を作成してください。

【対象の仕事と目的】
○○

【手順を使用する人と経験】
○○

【対象範囲】
○○

【実際の作業記録と振り返り】
○○

【現在の正式な手順や基準】
○○

【使用する資料と様式】
○○

【判断が必要だった場面】
○○

【例外・失敗・修正の記録】
○○

次の10項目で整理してください。

1．目的、使用する人、対象範囲
2．必要な前提知識と対象外の作業
3．開始条件と用意する資料
4．作業の順番と、各工程の入力・行動・出力
5．途中で確認する項目と、その理由
6．判断条件と、条件ごとの次の行動
7．情報不足や不一致がある場合の対応
8．停止・確認・再開の条件と完了条件
9．実際に使って確かめる方法
10．採用する版、更新担当、見直し条件

次の条件を守ってください。

・記録にない作業、出来事、成果を作らないでください。
・個別の対応と、共通手順の候補を分けてください。
・正式な基準と、経験から考えた案を区別してください。
・数値基準、担当者の権限、確認先を推測で決めないでください。
・曖昧な表現は、根拠から具体化できる範囲で行動へ置き換えてください。
・判断できない条件は、必要な確認事項として残してください。
・作成、試行、確認、採用を区別してください。
・最後に、手順書を完成させる前に確認する項目をまとめてください。