ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第66回】ChatGPTを使って仕事の改善案を比較し、実行する順番を決める方法｜効果・負担・費用・実行条件を比べる実践講座

2025.08.13

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、検証結果を整理し、次の判断につなげる方法を学びました。

仕事の課題が見えてくると、改善のアイデアも出てきます。

「手順書を整えたい」

「道具の置き場所を変えたい」

「入力作業を減らしたい」

しかし、すべてを同時に実行できるとは限りません。時間、費用、人員には限りがあり、実施する順番によって効果や負担も変わります。

今回は、ChatGPTを使って改善案を比較し、何から取り組むかを決める方法を学びます。

なお、講座に登場する業務、数値、会話は、すべて説明用の例です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回の目標は、改善案に順位を付けることだけではありません。

目的と現場の条件に合った順番を考え、最初の行動まで具体化することです。

次の五つを目指しましょう。

改善の目的を明確にする。
比較できる大きさに改善案をそろえる。
効果、負担、費用、実行条件を分けて考える。
必須条件と、比較して選ぶ条件を区別する。
実行する順番と、見直す条件を決める。

ChatGPTは、判断材料の整理や、見落とした条件の確認に使います。

3．改善案が多くても、仕事は進まないことがある

アイデアを出すことと、実行できることは別です。

例えば、次のような状態では、案が増えても進みにくくなります。

何を改善したいのかが曖昧。
案ごとの作業範囲が分からない。
効果の予想に根拠がない。
担当者や必要な準備が決まっていない。
他の作業との関係が整理されていない。

まず、比較するための情報をそろえましょう。

4．最初に改善の目的を書く

「仕事を効率化する」という目的は、広すぎる場合があります。

何がどう変わればよいのか、具体的にします。

例えば、

出荷前の確認で、必要な情報を探す時間を減らしたい。

という目的です。

さらに、守る条件も添えます。

必要な確認項目を維持しながら、情報を探す時間を減らしたい。

こうすると、確認項目を省く案と、情報の配置を変える案を同じように評価せずに済みます。

5．目的と手段を分ける

「新しいシステムを導入したい」は、手段に当たります。

その目的は、転記の削減かもしれません。情報共有の改善かもしれません。確認漏れの防止かもしれません。

目的が曖昧なままでは、導入すること自体が目標になりやすくなります。

ChatGPTには、次のように聞いてみましょう。

この改善案について、実現したい目的と、そのための手段を分けてください。目的が読み取れない部分は、推測で決めず質問してください。

手段を選ぶ前に、解決したい問題へ戻ります。

6．改善案の大きさをそろえる

比較する案の範囲が違いすぎると、評価が難しくなります。

例えば、

棚に名称を表示する。
会社全体の情報管理を見直す。

この二つは、作業範囲も必要な期間も大きく違います。

後者は、次のように分けられます。

対象となる情報を洗い出す。
保存場所を整理する。
ファイル名のルールを決める。
共有方法を試す。

大きな案は段階に分け、小さな実施単位で比較しましょう。

7．改善案を整理するプロンプト例

次の改善案を、比較できる実施単位に整理してください。

【改善の目的】
［記入］

【改善案】
［記入］

各案について、次を示してください。
1．変更する内容
2．対象となる業務
3．実施に含めること
4．今回は含めないこと
5．大きすぎる場合の分割案

元の案にない目的や効果を、事実として追加しないでください。

作業範囲をそろえてから、効果や負担を比べます。

8．比較する前に必須条件を確認する

改善案には、点数で比較する前に満たすべき条件があります。

例えば、

必要な品質を維持できる。
安全上の条件を満たす。
顧客との約束に反しない。
必要な記録を残せる。
担当者に実施権限がある。

こうした条件を満たせない案は、ほかの項目の点数が高くても、そのまま実施できません。

満たせるか不明な場合は、先に確認する事項として扱いましょう。

9．比較する観点を選ぶ

必須条件を確認したら、案を比べる観点を決めます。

観点	確認すること
期待できる効果	目的に対して、どのような変化が見込めるか
根拠の確かさ	記録や試行で、どこまで裏付けられているか
実施の負担	準備、教育、切り替えに何が必要か
費用	初期費用と継続費用はどれくらいか
実行条件	人員、設備、承認などがそろっているか
維持の負担	導入後に誰が何を続けるか
戻しやすさ	問題が起きたとき、変更を戻せるか

すべてを使う必要はありません。今回の判断に関係する観点を選びます。

10．期待する効果と、確認済みの効果を分ける

改善案の説明には、予想が含まれます。

例えば、

入力欄をまとめれば、転記時間を減らせるはず。

という段階と、

試行した対象では、転記時間が短くなった。

という段階は違います。

比較表には、効果の内容だけでなく、根拠の状態も記載しましょう。

考えとして挙がっている。
観察記録から可能性がある。
限定した条件で試した。
通常業務で継続して確認している。

同じ「効果が見込める」という表現でまとめないことが大切です。

11．効果を無理に金額へ換算しない

作業時間を減らす案では、費用との比較を求められることがあります。

ただし、短縮した時間に人件費を掛けただけで、その金額が現金として節約できるとは限りません。

短縮した時間を何に使えるか、残業や外注費が変わるかなど、実際の使い道を確認する必要があります。

また、探しやすさや引き継ぎのしやすさなど、金額にしにくい効果もあります。

数値化できるものと、説明によって評価するものを分けましょう。

12．実施の負担を具体化する

「簡単にできる」という表現だけでは、比較しにくいものです。

必要な作業へ分解します。

例えば、棚の表示を変更する場合にも、次の作業が考えられます。

現在の保管物を確認する。
名称をそろえる。
表示を作成する。
貼る場所を決める。
使用者へ説明する。
変更後の不具合を確認する。

表示を作る時間だけでなく、準備や説明の時間も含めます。

13．導入後の負担を見る

導入時に手間が少なくても、その後の管理が重い案があります。

例えば、新しい管理表を作った結果、毎日の二重入力が増えるかもしれません。

次の点を確認しましょう。

誰が更新するか。
どのタイミングで更新するか。
元の記録と重複しないか。
内容が変わったとき、誰が直すか。
担当者が不在でも運用できるか。

改善案は、作れるかだけでなく、続けられるかも比較します。

14．期限と緊急性を確認する

取り組む順番には、期限も影響します。

ただし、声の大きい要望や、目についた問題が、必ずしも優先とは限りません。

実施期限が決まっているか。
放置すると何が起きるか。
影響はどの程度か。
今対応しなければならない理由があるか。

緊急性の理由を言葉にしてみましょう。

期限がある場合は、その根拠も確認します。想像で締め切りを作らないことが大切です。

15．改善案どうしの前後関係を見る

単独では実施できない案もあります。

例えば、入力作業を自動化する前に、入力項目や表記を統一する必要があるかもしれません。

この場合、

入力項目を整理する。
表記のルールを決める。
対象を限定して自動化を試す。

という順番が考えられます。

効果が大きそうな案でも、前提となる作業が未完了なら、先にその準備へ取り組むことになります。

16．前後関係を調べるプロンプト例

次の改善案について、実施する前に必要な準備と、案どうしの前後関係を整理してください。

【改善案】
［記入］

【現在の状態】
［記入］

次を示してください。
・単独で始められる案
・先に別の作業が必要な案
・共通して必要な準備
・同時に進めると負担が重なる案
・情報不足で判断できない関係

必須の前提と、進めやすくするための提案を分けてください。

前後関係を整理すると、順位だけでは見えなかった実施順が分かります。

17．説明用の実務例：三つの改善案

ここでは、出荷準備で必要な情報を探す時間を減らす場合を考えます。

挙がっている案は、次の三つです。

A案：保管棚に名称と区分を表示する。
B案：よく使う書類の保存場所をまとめる。
C案：出荷情報をまとめる仕組みを導入する。

この段階では、効果や必要な作業は十分に確認できていません。

そこで、比較表を作り、不足情報を見つけます。

18．比較表を作る

説明用の仮定として、次のように整理します。

項目	A案：棚の表示	B案：保存場所の整理	C案：仕組みの導入
対象	現物を探す作業	書類を探す作業	情報の検索・共有
期待する効果	保管場所を見分けやすくする	保存先の迷いを減らす	情報をまとめて参照する
根拠	探す行動を一部観察済み	保存先の分散を確認済み	効果は未検証
準備	保管物と名称の確認	現在の保存先の確認	必要機能と対象業務の整理
維持作業	保管変更時の表示更新	書類追加時の整理	運用管理・教育・費用
未確認	表示だけで改善するか	整理後に運用できるか	適合性、費用、移行負担

まだ順位を決めるための情報が十分とは限りません。

表を埋めることより、判断に必要な不足を明確にします。

19．不明な項目を低評価にしない

費用や効果が分からない案を、機械的に低評価にすると、必要な案を見落とすことがあります。

不明であることと、効果が低いことは別です。

例えば、C案は効果も費用も未確認です。

この場合、すぐ実施する案としては選べなくても、必要な機能や費用を確認する作業を先に行うことはできます。

「案の実施」と「案を判断するための確認」を分けましょう。

20．採点を使う場合は基準をそろえる

複数案を点数で比較する方法もあります。

ただし、点数の意味が曖昧だと、見た目だけが精密になります。

例えば、実施負担を三段階にするなら、次のように基準を定めます。

小：既存の担当と設備で、通常業務の中で実施できる。
中：日程調整や追加の準備が必要。
大：外部の協力や業務停止を伴う可能性がある。

これは説明用の区分です。実際には、職場の条件に合わせて定義します。

ChatGPTに点数を付けてもらう場合も、基準と根拠を添えさせましょう。

21．合計点だけで決めない

採点表は、考えを整理する道具です。

例えば、安全上の必須条件を満たさない案が、効果や費用の点数で上位になっても、そのまま採用できません。

また、わずかな点差が、実際に意味のある差とは限りません。

次を確認しましょう。

点数の根拠は確認できるか。
未確認事項を点数で埋めていないか。
必須条件を合計点に混ぜていないか。
評価基準を少し変えると順位が逆転しないか。

順位が変わりやすい場合は、その理由を判断材料として残します。

22．比較を依頼するプロンプト例

以下の改善案を比較してください。

【目的】
［記入］

【必ず守る条件】
［記入］

【改善案と確認済みの情報】
［記入］

【比較する観点】
効果、根拠の確かさ、実施負担、維持負担、費用、前提条件。

まず必須条件を確認し、その後に比較表を作ってください。
不明な項目は「未確認」とし、低評価や推測の点数で埋めないでください。

最後に、今すぐ実施候補にできる案と、先に情報確認が必要な案を分けてください。

比較の前提を伝えることで、根拠のない順位付けを減らせます。

23．すぐ始められる案にも目的との関係が必要

手間が少ない案は着手しやすいものです。

ただし、簡単という理由だけで優先すると、本来の課題が残ることがあります。

例えば、書類を探す時間が主な問題なのに、作りやすいという理由で棚の表示だけを変更しても、目的に近づくとは限りません。

次の二つを確認しましょう。

この案は、今回の問題に関係しているか。

実施すると、何を確かめられるか。

小さな改善でも、目的とのつながりがあれば、次の判断に役立ちます。

24．不確実な案は、小さな試行に分ける

効果がありそうでも、全体へ広げる根拠が足りない場合は、対象を限定して試す方法があります。

例えば、書類の保存場所を整理するなら、よく使う一種類の書類から始めます。

確認するのは、次のような点です。

探す時間はどう変わるか。
保存先を間違えないか。
更新作業の負担は増えないか。
他の人も同じように使えるか。

試行の結果によって、拡大、修正、中止を判断します。

25．実行する順番を三段階で考える

改善案を、次の三段階に分けると進めやすくなります。

段階	内容
先に確認する	必須条件、不明な費用、実際の困り方などを確認する
対象を限定して試す	条件を絞り、効果と負担を確かめる
確認後に広げる	試行結果に基づき、対象を拡大する

これは、すべての案に同じ手順を求めるものではありません。

すでに根拠があり、条件も整っている案は、実施へ進める場合があります。

案ごとの準備状況に合わせて判断します。

26．実行計画を具体化する

優先する案を決めたら、最初の作業を具体化します。

「保存場所を整理する」だけでは、着手しにくいものです。

例えば、次のようにします。

対象書類の現在の保存先を、担当者が一覧にする。重複と所在不明を分け、整理案を打ち合わせる。

計画には、次を含めましょう。

担当者。
最初にすること。
対象範囲。
実施時期。
完了の状態。
確認する結果。

期限や担当者は、実際の条件を確認して決めます。

27．一度に進める量を調整する

優先順位が決まっても、上位の案をすべて同時に進める必要はありません。

同じ担当者へ作業が集中すると、通常業務も改善作業も遅れる可能性があります。

また、複数の変更を同時に行うと、結果の原因を見分けにくくなることがあります。

誰の作業が重なるか。
共通する設備や時間を使うか。
一つの結果を見てから決める案があるか。

実行できる量に合わせて、着手する順番を調整しましょう。

28．優先順位を見直す条件を決める

優先順位は、その時点の情報に基づく判断です。

例えば、次の変化があれば見直す必要があります。

想定より費用や準備が大きいと分かった。
試行で期待する効果が確認できなかった。
新たな不具合が見つかった。
顧客から求められる条件が変わった。
必要な人員や設備が使えなくなった。

見直すこと自体を失敗と考える必要はありません。

何が変わったために判断を変えるのか、理由を残しましょう。

29．実践演習：10ステップで実行順を決める

身近な仕事の改善案を三つ選び、次の順で取り組んでください。

目的を書く。
何をどう変えたいのか、一文にします。
守る条件を書く。
品質、必要な記録、納期などを整理します。
案の範囲をそろえる。
大きな案は、実施できる単位へ分けます。
期待する効果を書く。
目的との関係を説明します。
根拠の状態を書く。
予想、観察、試行結果を区別します。
実施と維持の負担を調べる。
費用、人員、準備、更新作業を確認します。
前後関係を整理する。
先に必要な作業を見つけます。
不足情報を絞る。
実行順を変える可能性がある項目を選びます。
最初に取り組む案を決める。
根拠と残る不確実性を添えます。
最初の行動を決める。
担当、対象、時期、完了条件、見直し条件を書きます。

30．実行前のチェックリスト

□ 改善の目的を一文で説明できるか。
□ 手段の導入自体が目的になっていないか。
□ 比較する案の範囲が明確か。
□ 必須条件を先に確認したか。
□ 期待する効果と確認済みの効果を分けたか。
□ 不明な情報を推測で埋めていないか。
□ 導入後の維持作業も考えたか。
□ 他の案との前後関係を確認したか。
□ 担当者の作業が集中しすぎていないか。
□ 最初の行動と、見直す条件が決まっているか。

比較表を完成させるためではなく、実行できる状態になっているかを確認するために使います。

31．よくある失敗と直し方

失敗①：ChatGPTが高く評価した案を、そのまま選ぶ。

評価の根拠を確認します。現場の条件が伝わっていなければ、比較をやり直しましょう。

失敗②：効果が大きそうな案だけを優先する。

必要な準備、継続費用、運用できる人員も確認します。

失敗③：簡単な案ばかり実行する。

今回の目的に関係しているかを確認します。着手しやすさだけで決めないようにしましょう。

失敗④：不明な案をすべて後回しにする。

実施を決める前に、判断に必要な情報を集める作業を検討します。

失敗⑤：採点表の合計点だけで決める。

必須条件、点数の根拠、わずかな点差の意味を確認します。

失敗⑥：実行する案を増やしすぎる。

担当者の余力と、案どうしの前後関係に合わせて着手数を絞ります。

32．今回の要点

今回の要点は、次の五つです。

改善の目的と、実現するための手段を分ける。
案の範囲をそろえ、必須条件を先に確認する。
効果だけでなく、根拠、費用、実施と維持の負担を比べる。
不明な点は、判断に必要な確認作業へ変える。
実行順を決め、最初の行動と見直し条件を具体化する。

よい改善案でも、準備や順番が合わなければ進みにくくなります。

現場で動かせる形に整えることが大切です。

33．仕事で使える基本プロンプト

今回の内容をまとめた基本プロンプトです。

あなたは、仕事の改善案を比較し、実行順を整理する相談相手です。

【改善したい問題】
［記入］

【実現したい状態】
［記入］

【必ず守る条件】
［記入］

【改善案】
［記入］

【各案について確認できている情報】
［記入］

【使える人員・時間・予算】
［記入］

次の順で整理してください。
1．目的と手段の区別
2．比較できる実施単位への整理
3．必須条件を満たすかの確認
4．効果と、その根拠の確かさ
5．実施負担、維持負担、費用
6．案どうしの前後関係
7．実行順を左右する不足情報
8．先に確認すること、試すこと、実施すること
9．現時点で妥当と考える実行順と理由
10．最初の具体的な行動と、判断を見直す条件

未確認の情報は推測で埋めず、「未確認」としてください。採点する場合は基準と根拠を示し、必須条件を合計点で相殺しないでください。担当者や期限が未定の場合は、勝手に決定せず、決めるための確認事項を示してください。