こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、会議で決めたことが、その後どうなったのか分からなくなった経験はありませんか？

「前回の会議で、誰が確認することになったんだっけ？」

「来週までに対応する話だったけれど、進んでいるのかな？」

「みんなで決めたはずなのに、誰も作業を始めていなかった」

会議では、さまざまな問題について話し合い、改善方法や今後の方針を決めます。

しかし、会議で何かを決めただけでは、実際の仕事は進みません。

決定した内容を具体的な作業に落とし込み、担当者や期限を確認し、実行していく必要があります。

前回の第82回では、ChatGPTを活用して会議の議事録を整理する方法を学びました。

今回は、その次の段階です。

ChatGPTを使って会議の決定事項からToDo（やるべきこと）を整理し、実際の行動と進捗管理につなげる方法を学んでいきましょう。

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1．「決定事項」と「ToDo」は何が違うの？

まず、決定事項とToDoの違いを考えてみましょう。

例えば、製造業の社内会議で、次のことが決まったとします。

「新製品の試作を進める」

これは会議の決定事項です。

しかし、この文章だけでは、具体的に何をすればよいのか分かりません。

図面を確認する必要があるかもしれません。

材料を手配する必要があるかもしれません。

加工方法の検討が必要かもしれません。

試作品の評価方法も考えなければならないかもしれません。

そこで、決定事項を具体的な作業に分けて考えます。

例えば、

• 図面の不明点を確認する
• 材料の調達可能性を調べる
• 加工方法を検討する
• 試作の日程を調整する

といった作業です。

これらがToDoの候補になります。

つまり、**決定事項は「何をすることになったか」、ToDoは「そのために具体的に何を行うか」**を示すものです。

ただし、具体的な作業がまだ会議で決まっていない場合は、ChatGPTが挙げたものを正式な指示として扱ってはいけません。

まずは候補として整理し、関係者と確認することが大切です。

2．会議の決定事項を一覧にしてみよう

それでは、実際にChatGPTを使ってみましょう。

ここでは、新製品の試作について話し合った会議を例にします。

実践①　決定事項を整理する

ChatGPTへの入力例

「製造業の社内会議で、次のことが決まりました。

・新製品Aの試作を進める。

・図面の不明点は設計担当者が確認する。

・材料の入手性は購買担当者が調べる。

・加工方法については製造担当者が検討する。

・具体的な試作日程は、必要な確認が終わってから決める。

これらを、決定事項、具体的な対応、担当者、未決定事項に分けて整理してください。

説明されていない期限や作業は勝手に追加しないでください。」

ChatGPTの回答例

会議の決定事項と対応一覧

項目	内容	担当者	状況
試作の実施	新製品Aの試作を進める	未定	方針決定
図面確認	図面の不明点を確認	設計担当者	対応予定
材料確認	材料の入手性を調査	購買担当者	対応予定
加工方法	加工方法を検討	製造担当者	対応予定
試作日程	確認完了後に決定	未定	未決定

このように整理すると、会議で決まったことと、今後決める必要があることが分かりやすくなります。

特に「試作日程」は、まだ決定していません。

そのため、適当な日付を入れるのではなく、未決定として管理することが重要です。

3．大きな仕事を小さなToDoに分けよう

会議で決まる仕事には、一つの作業だけでは完了しないものがあります。

例えば、「材料の入手性を確認する」という仕事です。

実際には、材料の種類や必要寸法を確認し、仕入先に問い合わせ、回答内容を整理するなど、複数の作業が必要になる場合があります。

そこでChatGPTに、仕事を細かく分けてもらいましょう。

実践②　ToDoを具体化する

ChatGPTへの入力例

「『材料の入手性を確認する』という仕事について、必要になりそうな作業を分解してください。

ただし、社内の具体的な購買手順は分からないため、一般的な候補として提示してください。

実際に行う作業は担当者が確認して決めます。」

ChatGPTの回答例

材料の入手性確認・ToDo候補

STEP1：必要な材料情報を確認する

材料の種類、寸法、必要数量などを確認する。

STEP2：仕入先への確認事項を整理する

在庫状況、調達可能な寸法、納期などを確認する項目としてまとめる。

STEP3：仕入先へ問い合わせる

必要な材料が調達可能か確認する。

STEP4：回答内容を整理する

調達可否や納期など、回答された情報を整理する。

STEP5：関係者へ結果を共有する

確認できた内容と、追加検討が必要な事項を伝える。

このように、大きな仕事を小さな作業に分けることで、次に何をすればよいのか分かりやすくなります。

ただし、すべての仕事を細かく分解すればよいわけではありません。

経験豊富な担当者にとっては、必要以上に細かなToDoが負担になる場合もあります。

仕事の難易度や担当者の経験に合わせて、適切な詳しさを考えましょう。

4．担当者と期限を明確にしよう

ToDoを整理するとき、特に重要になるのが担当者と期限です。

例えば、会議で「材料を確認する」と決まったとします。

しかし、誰が確認するのか決まっていなければ、作業が進まない可能性があります。

また、担当者が決まっていても、いつまでに確認する必要があるのか分からなければ、他の仕事との調整が難しくなる場合があります。

ChatGPTには、次のように指示してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「先ほど作成したToDo一覧について、担当者と期限が明確になっているか確認してください。

担当者や期限が決まっていない場合は、未定と表示してください。

未定の項目について、会議の参加者に確認すべき質問を作成してください。」

ChatGPTの回答例

確認が必要な事項

① 試作全体の担当者

新製品Aの試作全体について、進捗を管理する担当者は誰ですか？

② 図面確認の期限

設計担当者は、いつまでに図面の不明点を確認する予定ですか？

③ 材料確認の期限

購買担当者は、いつまでに材料の入手性を確認する予定ですか？

④ 加工方法検討の期限

製造担当者は、いつまでに加工方法の検討結果を共有する予定ですか？

このように、ChatGPTを使って決定事項の不足を確認できます。

ただし、ChatGPTが担当者の予定や業務量を把握しているとは限りません。

期限を設定するときは、実際に作業を担当する人と相談することが大切です。

5．ToDoの進捗状況を整理しよう

ToDoを作成したら、次は進捗状況を管理します。

例えば、次のような状態に分ける方法があります。

未着手： まだ作業を開始していない。

作業中： 現在、対応している。

確認待ち： 他の担当者や仕入先などからの回答を待っている。

完了： 必要な作業が終了している。

ここで注意したいのは、「確認を依頼したこと」と「確認が完了したこと」は異なるという点です。

例えば、仕入先へ材料の問い合わせを送った場合、問い合わせ作業は完了しています。

しかし、材料の入手性確認という仕事全体は、まだ完了していません。

実践③　進捗状況を更新する

ChatGPTへの入力例

「次のToDoの現在の状況を整理してください。

・図面確認：設計担当者が確認中。

・材料確認：仕入先へ問い合わせ済み。回答待ち。

・加工方法の検討：製造担当者が検討中。

・試作日程の決定：未着手。

各項目について、現在の状況と次に必要な対応を表にしてください。

回答待ちの作業を完了扱いにしないでください。」

ChatGPTの回答例

ToDo	現在の状況	次に必要な対応
図面確認	作業中	確認結果の共有
材料確認	回答待ち	仕入先回答の確認
加工方法検討	作業中	検討結果の共有
試作日程決定	未着手	必要情報の確認後に検討

このように整理すれば、どの仕事が進んでいて、どの仕事が止まっているのか把握しやすくなります。

ただし、ChatGPTが自動的にすべての進捗を把握するわけではありません。

実際の状況が変わったら、最新の情報を入力して更新する必要があります。

6．複数の担当者が関係する仕事を整理しよう

製造業では、一つの案件に複数の担当者が関わることがあります。

営業担当者がお客様の要望を確認する。

設計担当者が図面や仕様を検討する。

製造担当者が加工方法を考える。

購買担当者が材料を確認する。

こうした仕事では、各担当者が自分の作業を完了していても、案件全体が完了しているとは限りません。

また、前の作業が終わらなければ次に進めない場合もあります。

そこで、ChatGPTに作業同士の関係を整理してもらいましょう。

実践④　作業のつながりを確認する

ChatGPTへの入力例

「新製品Aの試作について、図面確認、材料確認、加工方法の検討、試作日程の決定という作業があります。

これらの作業について、前の作業が完了しないと進められない可能性がある部分と、並行して進められる可能性がある部分を整理してください。

実際の工程条件が不明な部分は、確認事項として示してください。」

このように指示すれば、複数のToDoの関係を検討できます。

例えば、図面確認と材料確認を並行して進められる可能性があります。

一方、試作日程の決定には、材料の調達状況や加工方法の検討結果が必要になるかもしれません。

ただし、実際の工程や設備の状況によって判断は異なります。

ChatGPTが提案した作業順を、現場で確認することが重要です。

7．期限が近づいている仕事を確認しよう

ToDoの数が増えてくると、どの仕事の期限が近いのか分かりにくくなることがあります。

そんなときは、ChatGPTに期限順で整理してもらいましょう。

例えば、次のように入力します。

ChatGPTへの入力例

「現在のToDo一覧を、期限が近い順に並べ替えてください。

期限を過ぎているもの、3日以内に期限が来るもの、まだ余裕があるもの、期限未定のものに分類してください。

現在の日付が不明な場合は、最初に確認してください。」

このように指示すれば、期限を意識して仕事を整理できます。

ただし、期限が近いという理由だけで、必ず最優先になるとは限りません。

安全性や品質に関わる問題、他の工程への影響など、仕事の重要性も考える必要があります。

また、期限に間に合わない可能性がある場合は、単に予定を変更するのではなく、関係者へ早めに状況を共有することが大切です。

8．会議のたびに同じToDoが残る場合

皆さんの職場では、会議のたびに同じ対応事項が残ってしまうことはありませんか？

例えば、前回の会議でも「加工方法を確認する」と決まっていたのに、今回も確認が終わっていない場合です。

こうした状況では、単に担当者へ「早く確認してください」と伝えるだけでは、問題が解決しないかもしれません。

なぜ作業が進んでいないのでしょうか。

必要な情報が不足しているのでしょうか。

他の仕事が優先されているのでしょうか。

判断するための条件が整っていないのでしょうか。

担当範囲が曖昧なのでしょうか。

ChatGPTには、次のように相談できます。

ChatGPTへの入力例

「前回の会議で決まったToDoが、今回も未完了のまま残っています。

作業が進んでいない理由を調べたいので、考えられる原因を分類してください。

担当者の責任と決めつけず、必要な情報、作業条件、優先順位、関係者との調整などの観点から確認事項を整理してください。

原因はまだ分からないため、断定しないでください。」

このように、未完了のToDoを単に管理するだけでなく、仕事が進まない原因を考えることも重要です。

9．ExcelなどでToDoを共有する方法

ChatGPTで作成したToDo一覧は、Excelなどの表計算ソフトで共有することもできます。

例えば、次のような管理表です。

No.	対応内容	担当者	期限	状況
1	図面の不明点確認	設計担当	未定	作業中
2	材料調達の確認	購買担当	未定	回答待ち
3	加工方法の検討	製造担当	未定	作業中
4	試作日程の決定	未定	未定	未着手

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「現在のToDo一覧を、Excelに貼り付けやすい表形式にしてください。

列は、No.、対応内容、担当者、期限、進捗状況、備考にしてください。

未定の内容は推測せず、未定と表示してください。」

この方法なら、社内で使用している管理表へ転記しやすくなります。

利用環境によっては、ChatGPTでExcelファイルを作成できる場合もあります。

また、対応する外部サービスと連携して、タスクを管理できる環境もあります。

ただし、実際に使用できる機能や連携先は、利用環境によって異なります。

重要な業務情報を扱う場合は、会社の情報管理ルールにも従いましょう。

10．実践演習！会議の決定事項をToDoにしてみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

これまで参加した会議や、これから予定している会議を一つ思い浮かべてみてください。

会議で決まったことを、実際の仕事につなげるためのToDo一覧に整理してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、会議の決定事項とToDoを整理するアシスタントです。

これから会議の議事録、または会議メモを入力します。

会議で決まった内容を、実際の仕事につなげられるように整理してください。

次の条件で進めてください。

1．会議で正式に決定した事項を抽出してください。

2．意見や提案、検討中の内容を決定事項と混同しないでください。

3．決定事項から必要になる具体的なToDoを整理してください。

4．会議で決まっていない作業は、ToDoの候補として別に表示してください。

5．各ToDoの担当者、期限、進捗状況を整理してください。

6．担当者や期限が不明な場合は、未定と表示してください。

7．他の作業の完了が必要になるToDoがあれば、その関係を整理してください。

8．未完了のToDoについて、次に必要な確認事項を示してください。

9．最後に、Excelへ貼り付けやすい一覧表を作成してください。

10．説明されていない決定事項や、完了していない作業を勝手に追加・変更しないでください。

情報が不足している場合は、一つずつ質問してください。

それでは、最初に必要な情報を質問してください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら、会議の決定事項を具体的な作業へ整理できます。

最初から複雑なタスク管理を始める必要はありません。

まずは一つの会議について、決まったこと、担当者、期限、現在の状況を整理してみましょう。

そして、次の会議でその進捗を確認する。

この繰り返しが、決めたことを実際の行動につなげるための基本になります。

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ソラ先生からのアドバイス

会議で何かを決めることと、その内容を実行することは、別の仕事です。

例えば、「新しい製品を試作する」と決まっても、図面や材料、加工方法などの確認が必要になる場合があります。

その仕事を誰が進めるのか。

どのような情報が必要なのか。

何がそろえば次へ進めるのか。

こうしたことを整理しなければ、せっかくの決定も具体的な行動につながらないかもしれません。

しかし、ToDoを細かく管理すれば、すべての問題が解決するわけでもありません。

仕事が進まないときには、何か理由がある場合があります。

技術的な課題が残っている。

必要な材料が入手できない。

他の担当者の確認が必要になっている。

あるいは、優先順位の調整が必要なのかもしれません。

大切なのは、単に未完了の作業を指摘することではなく、どうすれば仕事を前に進められるのかを考えることです。

ChatGPTは、複数のToDoを整理したり、進捗状況を一覧にしたり、確認すべきことを考えたりする手助けができます。

ただし、実際の仕事を進めるのは人間です。

ToDo管理は、人を管理するためだけのものではなく、必要な仕事を見えるようにし、関係者が協力して前へ進めるための仕組みです。

ChatGPTを活用しながら、会議で決めたことを、一つずつ確実な行動につなげていきましょう。

今回のまとめ

第83回では、ChatGPTを使って会議の決定事項とToDoを管理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．決定事項と具体的なToDoを区別する。

2．大きな仕事を必要に応じて小さな作業に分ける。

3．担当者、期限、進捗状況を明確にする。

4．未完了の仕事について、進まない理由や必要な確認を整理する。

5．会議の決定事項を次の行動につなげ、進捗を確認する。

ChatGPTは、会議の記録から具体的な作業を整理し、担当者や期限を一覧にするために活用できます。

ただし、実際に何が決まったのか、誰が担当するのか、いつまでに対応するのかは、関係者の確認が必要です。

AIによる情報整理と、人間による判断や協力。

その両方を組み合わせることで、会議の成果を実際の仕事につなげることができます。

ぜひ、身近な会議の決定事項から、ChatGPTでToDo一覧を作ってみてください。

次回予告｜第84回

次回は「ChatGPTで複数の仕事やプロジェクトを整理する方法」を学びます。

さまざまな案件が同時に進んでいるとき、仕事の全体像や進捗状況をどのように把握すればよいのか。

ChatGPTを活用した具体的な整理方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！