こんにちは！ソラ先生です。

皆さんの職場では、同じ仕事なのに、担当者によって進め方が違うことはありませんか？

ある人は、最初に資料を確認してから作業を始める。

別の人は、必要な情報を入力しながら確認している。

経験豊富な担当者は短時間で仕事を終えられるけれど、新人社員は何度も質問しなければ進められない。

こうした違いは、さまざまな職場で見られます。

もちろん、人によって経験や得意なことが違うのは自然です。

また、仕事の進め方が異なるからといって、必ずしも問題があるとは限りません。

しかし、担当者によって確認する項目が違ったり、仕事の品質にばらつきが生じたりする場合には、作業方法を整理する必要があるかもしれません。

前回の第87回では、ChatGPTを使って仕事の再発防止策を考える方法を学びました。

今回は、その続きとして、ChatGPTを活用して仕事の標準化を考え、作業手順や判断基準を整理する方法を学んでいきましょう。

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1．仕事の標準化とは何だろう？

仕事の標準化とは、必要な作業手順や確認事項、判断基準などを明確にし、仕事を安定して進められるようにすることです。

例えば、製造業の営業事務で見積書を作成する場合を考えてみましょう。

担当者Aは、図面、数量、納期を確認してから見積書を作成します。

担当者Bは、見積書を入力しながら必要な情報を確認します。

担当者Cは、過去の見積書を参考にして作成します。

それぞれの方法で正確な見積書が作成できていれば、必ずしも問題とは限りません。

しかし、必要な確認項目が担当者によって異なっている場合には、確認漏れが発生する可能性があります。

そこで、仕事を進めるうえで共通して必要な事項を整理します。

例えば、

• 図面と改訂番号を確認する
• 数量と希望納期を確認する
• 見積価格の根拠を確認する
• 必要な承認を受ける
• 提出前に記載内容を確認する

といった項目です。

これらを共通の手順や確認事項として整備することが、標準化の一つの方法です。

標準化の目的は、すべての人に同じ動作をさせることではなく、必要な品質や正確性を安定して確保できるようにすることです。

2．まずは現在の仕事の進め方を整理しよう

仕事を標準化するとき、最初から理想的な手順を決める必要はありません。

まずは、現在どのように仕事を進めているのかを確認しましょう。

実践①　現在の作業方法を整理する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

見積書の作成について、現在の作業方法を整理したいです。

お客様から見積依頼が届いたら、図面、数量、希望納期を確認します。

その後、見積担当者へ依頼し、価格と納期の回答を受けて見積書を作成します。

完成した見積書は責任者の確認を受け、お客様へ提出します。

この仕事を作業手順、確認事項、判断が必要な場面に分けて整理してください。

説明していない社内ルールは追加しないでください。」

ChatGPTの回答例

見積書作成業務・現状整理

作業段階	作業内容	確認事項
1	見積依頼の受付	図面・数量・希望納期
2	見積担当者への依頼	必要情報の確認
3	見積回答の受領	価格・納期
4	見積書の作成	回答内容の反映
5	責任者による確認	承認の完了
6	お客様への提出	提出内容の確認

判断基準について確認したいこと

• 図面に不明点がある場合は誰に確認するのか
• 見積回答に不明点がある場合はどう対応するのか
• 責任者の確認方法はどのように決められているのか

このように、ChatGPTは説明された仕事内容を整理できます。

ここで大切なのは、現状を正確に把握することです。

まだ説明していない作業やルールを、ChatGPTが勝手に補っていないか確認しましょう。

3．担当者による違いを比較してみよう

仕事の標準化では、複数の担当者がどのように作業しているかを比較することも重要です。

ただし、誰かの方法が正しく、別の人の方法が間違っていると最初から決める必要はありません。

それぞれの方法には、理由がある場合があります。

実践②　作業方法の違いを整理する

ChatGPTへの入力例

「同じ見積書作成業務について、2人の担当者の作業方法を比較したいです。

担当者A：
見積依頼を受けたら、必要な情報をすべて確認してから見積担当者へ依頼する。

担当者B：
見積依頼を受けたら、分かっている情報を先に見積担当者へ伝え、不足している情報を並行して確認する。

それぞれの方法の特徴、利点、注意点を整理してください。

どちらが優れているかは、実際の業務条件が分からないため決めつけないでください。」

ChatGPTの回答例

担当者Aの方法

特徴：必要情報をそろえてから次の作業へ進む。

考えられる利点：依頼内容が整理され、追加確認を減らせる可能性がある。

注意点：情報がそろうまで見積担当者へ依頼できない場合がある。

担当者Bの方法

特徴：分かっている情報を先に共有し、不足情報の確認を並行して進める。

考えられる利点：見積担当者が早めに検討を始められる場合がある。

注意点：不確定な情報と確定した情報を区別する必要がある。

このように比較すると、それぞれの方法の特徴が見えてきます。

場合によっては、案件の内容によって方法を使い分ける方が適切かもしれません。

標準化では、違いをなくすことだけでなく、どのような条件で何を共通化するべきかを考えることが重要です。

4．共通にする部分と柔軟に対応する部分を分けよう

仕事には、必ず守らなければならない手順と、状況に応じて工夫できる部分があります。

例えば、製造業の品質確認では、製品に求められる品質基準を満たすことが必要です。

一方、作業の段取りや情報の整理方法については、複数の方法が考えられる場合があります。

そこで、ChatGPTに共通化する部分と、柔軟に対応できる部分を分類してもらいましょう。

実践③　標準化する対象を整理する

ChatGPTへの入力例

「見積書作成業務について、全員が共通して確認するべき事項と、案件や担当者の状況に応じて方法を選べる可能性がある事項を分けて整理してください。

ただし、実際の社内ルールや承認権限はまだ確認していません。

共通化を検討する候補として提示してください。」

ChatGPTの回答例

共通化を検討する項目

• 見積対象の製品情報
• 数量
• 価格と納期の確認
• 必要な社内承認
• 提出前の確認事項

方法を検討できる項目

• 情報を整理する順番
• 確認依頼を行うタイミング
• 案件情報のまとめ方

ただし、これらの分類は一般的な候補です。

実際にどの部分を標準化するかは、品質、正確性、業務効率、社内ルールなどを確認して判断する必要があります。

5．判断基準を言葉にしてみよう

標準化で難しいのは、作業の順番だけではありません。

経験者が普段行っている判断を、どのように共有するかという問題もあります。

例えば、見積依頼の図面に不明点があった場合です。

経験者なら、内容を見て誰に確認すべきか判断できるかもしれません。

しかし、新人社員には分からない場合があります。

そこで、判断が必要な場面を整理します。

ChatGPTへの入力例

「見積書作成業務で、担当者が判断に迷いそうな場面を洗い出してください。

例えば、図面の不明点、数量の相違、希望納期の確認などです。

それぞれについて、判断するために必要な情報と、社内で確認すべきルールを整理してください。

実際の判断基準は推測で決めないでください。」

ChatGPTは、判断が必要な場面の候補を挙げることができます。

その後、実際の担当者や責任者と確認しながら、判断基準を明確にしていきます。

例えば、

「図面の仕様が不明な場合は、技術担当者へ確認する」

という社内ルールがあるなら、その内容を記録します。

ここで重要なのは、誰が読んでも同じ判断に近づけるようにすることです。

ただし、すべての判断を文章だけで決められるわけではありません。

専門的な知識や経験が必要な場合は、適切な担当者へ相談する仕組みも標準化の一部になります。

6．製造現場の標準化にも活用できる

標準化は、事務作業だけでなく、製造現場でも重要です。

例えば、同じ製品を複数の担当者が加工する場合を考えてみましょう。

使用する図面。

材料の種類。

加工に必要な設備。

使用する工具。

加工後の検査方法。

こうした条件が適切に管理されていなければ、担当者によって製品の品質に違いが生じる可能性があります。

ただし、製造現場の標準化では、単に作業方法をそろえるだけでは不十分です。

実際の設備や加工条件、製品の要求品質、安全上の注意事項などを確認する必要があります。

実践④　製造現場の標準化項目を整理する

ChatGPTへの入力例

「機械加工の作業について、作業標準を整備するために確認すべき項目を整理したいです。

図面、材料、設備、工具、加工条件、測定、品質記録、安全確認の観点から分類してください。

具体的な加工条件や工具交換基準、安全手順は、現場で確認するため推測で設定しないでください。」

ChatGPTの回答例

図面・仕様

• 使用する図面の確認
• 図面の改訂番号
• 必要な寸法と公差

材料

• 材料の種類
• 材料の寸法
• 材料の識別方法

設備・工具

• 使用する設備
• 使用工具
• 設備や工具の確認事項

加工条件

• 加工条件の管理方法
• 条件変更時の確認方法

測定・品質確認

• 測定対象
• 測定方法
• 検査結果の記録

安全確認

• 作業標準や設備取扱説明書との整合
• 必要な安全確認の実施

このように、ChatGPTは標準化に必要な情報の整理を支援できます。

ただし、作業標準の正式な内容は、実際の設備や工程を理解した担当者が確認し、必要な承認を行う必要があります。

ChatGPTが作成した一般的な項目だけを使って、現場の作業方法を変更してはいけません。

7．標準化によって仕事が複雑にならないようにしよう

標準化を進めると、確認項目や書類が増えてしまう場合があります。

例えば、確認漏れを防ぐためにチェックリストを作成したとします。

しかし、似たような確認を複数の書類で繰り返すことになれば、作業負担が増えるかもしれません。

また、確認する内容が多すぎると、重要な項目が分かりにくくなる場合もあります。

そこで、ChatGPTに標準化の原案を見直してもらいましょう。

ChatGPTへの入力例

「作成した作業標準の原案について、確認事項の重複、不要な手順、分かりにくい説明がないか検討してください。

ただし、安全性や品質に関わる重要な確認事項は、単に作業時間を短縮する目的で削除しないでください。

統合や変更を提案する場合は、その理由を示してください。」

このように指示すれば、作業標準を使いやすく改善する手助けになります。

標準化は、書類を増やすためではなく、必要な仕事を正確かつ安定して進めるためのものです。

8．標準化した手順を実際に試してみよう

作業標準の原案ができたら、実際の仕事に合っているか確認します。

例えば、営業事務の見積書作成業務なら、新しい手順を使って作業できるか確認する方法があります。

確認項目に不足はないか。

作業の順番に無理はないか。

判断に迷う場面はないか。

以前より作業が複雑になっていないか。

こうした点を確認します。

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「新しく作成した見積書作成業務の標準手順を、実際の仕事で確認したいです。

試行前に確認する項目、試行中に記録する内容、試行後の評価項目を整理してください。

実施期間や対象件数は、社内で決めるため設定しないでください。」

標準化の効果を確認する際には、作業時間だけでなく、確認漏れの発生状況や担当者の使いやすさなども考える必要があります。

また、製造現場では、品質や安全に影響する手順の変更について、必要な検証や承認を行うことが重要です。

9．標準化した仕事も改善し続けよう

作業標準を一度作成したら、それで完成なのでしょうか。

仕事の内容は、少しずつ変わっていきます。

新しい設備が導入される。

材料が変更される。

お客様の要求が変わる。

新しいシステムが導入される。

よりよい作業方法が見つかる。

こうした変化があれば、作業標準も見直す必要があります。

そのため、更新履歴を管理することも大切です。

例えば、次のような形式です。

改訂番号	変更内容	確認事項
1	初版作成	初版の確認
2	確認項目の見直し	変更箇所の確認
3	作業手順の変更	関係者への周知

これは記録形式の例です。

実際の改訂番号や変更内容は、会社の管理方法に合わせて記録します。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「現在の作業標準と、変更を検討している内容を比較してください。

変更前と変更後の違い、変更理由、影響を受ける作業、関係者への確認事項を整理してください。

まだ承認されていない変更は、正式な改訂として扱わないでください。」

このように、標準化した仕事の改善にもChatGPTを活用できます。

10．実践演習！自分の仕事を標準化してみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが普段行っている仕事の中から、担当者によって進め方が異なるものを一つ選んでみてください。

見積書の作成。

注文書の確認。

製品の検査。

材料の手配。

出荷前の確認。

どのような仕事でも構いません。

次の指示文をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは仕事の標準化を支援するアシスタントです。

これから私が担当している仕事について説明します。

作業の正確性と品質を維持しながら、担当者が変わっても安定して仕事を進められる仕組みを考えたいです。

次の条件で進めてください。

1．最初に、どのような仕事を標準化したいのか質問してください。

2．現在の作業手順を一つずつ確認してください。

3．担当者によって方法が異なる部分があるか確認してください。

4．作業に必要な確認項目と判断基準を整理してください。

5．必ず共通化するべき事項と、状況に応じて方法を選べる可能性がある事項を分けてください。

6．現在の方法の利点や、変更による影響も検討してください。

7．説明されていない社内ルールや技術的な条件を推測で決めないでください。

8．情報がそろったら、標準作業手順の原案を作成してください。

9．確認項目の重複や、分かりにくい説明がないか見直してください。

10．実際の仕事で試す際の確認項目を整理してください。

11．安全性や品質に関わる変更については、必要な検証と承認を前提にしてください。

12．最後に、標準化した手順を継続的に見直す方法を提案してください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問へ進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら仕事の標準化を検討できます。

最初からすべての仕事を標準化する必要はありません。

まずは一つの仕事について、現在の方法を整理してみましょう。

担当者による違いを確認する。

共通して必要な手順や判断基準を考える。

原案を作成する。

実際に使って確認する。

そして、必要に応じて修正する。

この順番で進めていくことが大切です。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事の標準化というと、すべての人が同じ方法で仕事をしなければならないように感じるかもしれません。

しかし、私は標準化について、もう少し広い視点で考えることが大切だと思います。

経験豊富な担当者には、その人が長年の仕事を通して身につけた工夫があります。

新人社員には、初めて仕事をするからこそ気づく疑問があります。

異なる担当者の方法を比較すると、これまで当たり前だと思っていた作業に、改善できる部分が見つかる場合もあります。

標準化は、そうした違いを一方的になくすことではありません。

必要な品質や正確性を守りながら、それぞれの経験や工夫を仕事に活かす方法を考えることでもあります。

特に製造業では、製品や加工条件によって適切な方法が異なることがあります。

すべての仕事を一つの手順に当てはめようとすると、かえって柔軟な対応が難しくなる場合もあります。

だからこそ、共通して守るべきことと、状況に応じて判断することを区別する必要があります。

ChatGPTは、作業方法の違いを整理したり、確認項目を比較したり、標準作業手順の原案を作ったりする手助けができます。

しかし、どの方法が実際の仕事に適しているのかは、現場で確認しなければ分かりません。

標準化とは、仕事の進め方を固定することではなく、安定した品質を守りながら、よりよい方法へ改善していくための土台を作ることです。

一度決めた方法にこだわりすぎず、新しい知識や経験を取り入れながら、仕事を進化させていきましょう。

今回のまとめ

第88回では、ChatGPTを使って仕事の標準化を考える方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．現在の作業手順と確認事項を整理する。

2．担当者による仕事の進め方の違いを把握する。

3．共通化する部分と柔軟に対応できる部分を区別する。

4．作業標準の原案を作成し、実際の仕事で確認する。

5．仕事の変化に合わせて標準化した手順を見直す。

ChatGPTは、複数の作業方法を比較し、確認事項や判断基準を整理するために活用できます。

ただし、最終的な作業標準は、実際の仕事の条件や品質要求を確認したうえで決める必要があります。

AIによる情報整理と、人間の経験や判断を組み合わせながら、安定した仕事の進め方を考えていきましょう。

次回予告｜第89回

次回は「ChatGPTで新人教育の計画を作る方法」を学びます。

新しく仕事を始める人が、必要な知識や作業を無理なく身につけられるように、教育内容、学ぶ順番、習得状況の確認方法を整理する方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！