こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、複数の仕事を同時に進めていて、どの案件がどこまで進んでいるのか分からなくなった経験はありませんか？

A社の見積書を作成している途中で、B社から納期の問い合わせが届く。

C社の製品は加工中だけれど、D社の案件では材料の入荷を待っている。

さらに、新しい製品の試作について、社内で打ち合わせを行う必要がある。

一つひとつの仕事は理解していても、同時に進む案件が増えると、全体の状況を把握することが難しくなります。

そんなときに役立つのが、仕事の情報を整理して「見える化」することです。

前回の第83回では、会議の決定事項を具体的なToDoに整理する方法を学びました。

今回は、さらに範囲を広げて、ChatGPTを使って複数の案件やプロジェクトを整理し、現在の状況、課題、次に必要な対応を把握する方法を学んでいきましょう。

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1．複数の仕事を管理するのは、なぜ難しいの？

仕事を一つだけ進めている場合、現在の状況や次に必要な作業を把握することは、それほど難しくないかもしれません。

しかし、複数の仕事が同時に進むと、確認する情報が増えていきます。

例えば、製造業では、案件ごとに進行状況が異なります。

ある案件は見積段階。

別の案件は材料手配中。

別の案件は機械加工中。

さらに別の案件は製品検査中。

それぞれの案件に、納期、担当者、確認事項、未解決の問題などが存在します。

こうした情報を頭の中だけで管理していると、確認漏れや対応忘れが発生する可能性があります。

また、一つの案件で問題が起きたとき、他の案件にどのような影響があるのか分かりにくくなることもあります。

大切なのは、個々の仕事の進捗だけでなく、複数の仕事の関係や全体の状況を把握することです。

ChatGPTは、そのための情報整理を支援できます。

2．まずは案件を一覧表にしてみよう

それでは、実際にChatGPTを使ってみましょう。

ここでは、製造業で複数の案件を担当している場面を例にします。

実践①　案件一覧を作成する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業で複数の案件を担当しています。

現在の状況は次のとおりです。

A社：見積書提出済み。お客様からの回答待ち。

B社：注文受付済み。材料手配中。希望納期は6月25日。

C社：機械加工中。加工完了予定は6月18日。

D社：製品検査中。検査完了後に出荷予定。

E社：新製品の試作について、加工方法を検討中。

これらを、案件名、現在の工程、進捗状況、期限、次に必要な対応に分けて一覧表にしてください。

分からない情報は推測せず、未確認と表示してください。」

ChatGPTの回答例

案件	現在の状況	期限・予定	次の対応
A社	見積回答待ち	未確認	お客様回答の確認
B社	材料手配中	希望納期6/25	材料手配状況の確認
C社	機械加工中	加工完了予定6/18	加工進捗の確認
D社	製品検査中	未確認	検査結果の確認
E社	加工方法検討中	未確認	技術検討の進捗確認

このように整理すると、複数の案件を一度に確認できます。

また、期限が分かっている案件と、期限がまだ分からない案件を区別できます。

ただし、B社の6月25日は希望納期であり、確定した納期とは限りません。

こうした違いを正確に残すことが重要です。

3．案件の進捗状況を分類しよう

案件が増えてきたときには、進捗状況を分類すると分かりやすくなります。

例えば、次のような分類です。

未着手

まだ必要な作業を開始していない状態。

進行中

担当者が作業を進めている状態。

確認待ち

お客様や社内担当者、協力会社などからの回答を待っている状態。

問題発生

仕事の進行に影響する問題が確認されている状態。

完了

必要な作業が終了している状態。

ただし、製造業では「加工完了」「検査完了」「出荷完了」など、工程ごとの完了があります。

加工が完了していても、案件全体が完了したとは限りません。

そこで、ChatGPTには次のように指示できます。

ChatGPTへの入力例

「案件一覧について、各案件の現在の状態を分類してください。

工程の完了と案件全体の完了を区別してください。

問題が発生していると確認できない案件を、勝手に問題発生として扱わないでください。」

こうした指示によって、仕事の状態を整理する際の誤解を減らせます。

4．案件ごとの課題を整理しよう

複数の仕事を管理するとき、進捗状況だけでは十分ではありません。

例えば、同じ「加工中」という状態でも、順調に進んでいる案件と、技術的な確認が必要な案件では、対応が異なります。

そこで、案件ごとに現在の課題を整理してみましょう。

実践②　課題一覧を作成する

ChatGPTへの入力例

「次の案件について、現在の課題と確認事項を整理してください。

A社：お客様からの見積回答待ち。

B社：材料の入荷予定日が未確定。

C社：加工は進んでいるが、一部の寸法について確認が必要。

D社：製品検査中で、検査結果はまだ出ていない。

E社：複数の加工方法を比較検討している。

確認できた問題と、まだ結果が出ていない事項を区別してください。」

ChatGPTの回答例

A社

現在の状況：お客様からの回答待ち。

確認事項：回答の有無と、その後の対応。

B社

現在の状況：材料の入荷予定日が未確定。

課題：材料入荷時期が分からないため、後工程の予定を検討する際に確認が必要。

C社

現在の状況：機械加工中。

課題：一部寸法について確認が必要。

D社

現在の状況：製品検査中。

確認事項：検査結果。

E社

現在の状況：加工方法の比較検討中。

確認事項：各加工方法の条件と検討結果。

ここで大切なのは、問題が発生している案件と、通常の確認待ちの案件を区別することです。

例えば、製品検査中で結果がまだ出ていないというだけで、製品に問題があるとは限りません。

ChatGPTが作成した課題一覧についても、事実と推測を確認しましょう。

5．案件同士の関係を考えてみよう

複数の仕事を同時に進めるときには、案件同士が影響し合う場合があります。

例えば、同じ設備を使う加工案件が重なった場合です。

A社の加工が長引くと、B社の加工開始に影響するかもしれません。

また、同じ担当者が複数の案件を担当している場合、作業時間の調整が必要になることもあります。

そこで、ChatGPTに案件同士の関係を整理してもらいましょう。

実践③　案件間の影響を考える

ChatGPTへの入力例

「現在、3つの加工案件が進行しています。

A案件とB案件は同じ加工設備を使用する予定です。

C案件は別の設備を使用しますが、検査担当者はA案件と共通です。

この条件から、案件同士の調整が必要になりそうな部分を整理してください。

設備の使用時間や担当者の予定はまだ分からないため、納期への影響を断定しないでください。」

ChatGPTの回答例

A案件とB案件

共通の加工設備を使用するため、設備の使用予定を確認する必要があります。

A案件とC案件

検査担当者が共通しているため、検査予定が重ならないか確認する必要があります。

B案件とC案件

提示された情報からは、直接的な設備・担当者の重複は確認できません。

このように、案件を個別に見るだけでは気づきにくい関係を整理できます。

ただし、実際の設備稼働状況や担当者の予定を確認しなければ、具体的な影響は判断できません。

6．案件の優先順位を考えよう

複数の案件が進んでいると、どの仕事を優先して確認するべきか迷うことがあります。

例えば、納期が近い案件。

材料の入荷が遅れている案件。

お客様から回答を求められている案件。

技術的な課題が残っている案件。

それぞれに重要な事情があります。

ここでChatGPTに優先順位の判断材料を整理してもらいましょう。

ChatGPTへの入力例

「現在進行中の案件について、優先順位を検討したいです。

納期、現在の進捗、未解決の課題、他の案件への影響という観点から整理してください。

情報が不足している項目は質問してください。

お客様の会社規模や取引金額だけで優先順位を決めないでください。」

ChatGPTは、与えられた情報を比較し、判断に必要な項目を整理できます。

ただし、優先順位を決めるときには、お客様との約束、製品の安全性、品質、他の工程への影響など、さまざまな条件を考慮する必要があります。

単純に納期が近い順に並べるだけでは、適切な判断にならない場合があります。

優先順位は、仕事の全体像を理解したうえで決めることが大切です。

7．案件の状況を色分けする方法

案件が多い場合、進捗状況を視覚的に分かりやすくする方法があります。

例えば、Excelなどの管理表で状態を色分けする方法です。

一般的な例として、

緑：予定どおり進行中

黄：確認や調整が必要

赤：問題が発生している

灰：完了

といった分類が考えられます。

ただし、色の意味は会社や管理方法によって異なります。

また、色だけに頼ると、印刷したときや画面の表示条件によって分かりにくくなる場合があります。

そこで、色と文字を組み合わせることも重要です。

ChatGPTには、次のように入力できます。

ChatGPTへの入力例

「案件管理表を見やすくするため、進捗状況の分類方法を考えてください。

状態を色分けする場合のルール案を作成してください。

ただし、色だけで状態を判断するのではなく、文字でも分かるようにしてください。

問題が発生しているかどうかは、実際に確認できた情報をもとに判断する形式にしてください。」

こうした整理方法は、社内の案件管理表を作る際にも役立ちます。

8．案件管理表をExcel形式に整理しよう

ChatGPTで整理した案件一覧は、Excelなどの表計算ソフトでも活用できます。

例えば、次のような項目を設けます。

案件	担当者	現在の工程	納期	状況
A社	営業担当	見積回答待ち	未定	確認待ち
B社	製造担当	材料手配中	要確認	進行中
C社	製造担当	機械加工中	要確認	進行中

実際には、案件番号、製品名、次の対応、更新日などの項目を追加することもできます。

ChatGPTには、次のように指示しましょう。

ChatGPTへの入力例

「現在の案件一覧を、Excelに貼り付けやすい表形式にしてください。

列は、案件番号、顧客名、担当者、現在の工程、納期、進捗状況、課題、次の対応、更新日にしてください。

分からない情報は空欄にしてください。

入力済みの情報を勝手に変更しないでください。」

これにより、案件情報を一覧表として整理できます。

ただし、ChatGPTで作成した一覧が、自動的に最新の案件情報へ更新されるわけではありません。

最新の情報を管理するためには、実際の管理表や業務システムを適切に更新する必要があります。

9．定期的な案件確認に活用しよう

複数の案件を管理するときには、定期的に状況を確認することも大切です。

例えば、毎週の営業会議や製造会議で、進行中の案件について報告する場合です。

その際、ChatGPTを使って報告内容を整理できます。

ChatGPTへの入力例

「現在の案件管理表をもとに、週間の案件進捗報告を作成してください。

今週完了した案件、進行中の案件、確認が必要な案件、来週予定している対応に分けてください。

今週の更新情報がない案件は、状況未確認として扱ってください。」

このように整理することで、会議で確認するべき内容を明確にできます。

また、前回の会議から何が変わったのかを比較することもできます。

ただし、比較には前回と今回の両方の情報が必要です。

ChatGPTが過去の管理表を参照できない場合は、必要な資料を入力する必要があります。

10．実践演習！複数の案件をまとめてみよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが現在担当している仕事や案件を、いくつか思い浮かべてください。

最初は3件程度からでも構いません。

仕事内容、進捗状況、期限、課題などをChatGPTに伝えてみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、複数の仕事やプロジェクトの情報整理を支援するアシスタントです。

これから、現在進めている案件について説明します。

案件ごとの進捗状況を整理し、全体の状況を把握したいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、現在進行中の案件について質問してください。

2．案件ごとに、仕事内容、担当者、期限、進捗状況を確認してください。

3．問題点や確認待ち事項があるか確認してください。

4．他の案件と共通する設備や担当者がいるか確認してください。

5．確認できた事実と、考えられるリスクを区別してください。

6．すべての情報がそろったら、案件一覧表を作成してください。

7．案件ごとの次の対応を整理してください。

8．複数の案件に共通する課題があれば指摘してください。

9．優先順位を判断するために不足している情報を整理してください。

10．最後に、Excelへ貼り付けやすい管理表を作成してください。

11．説明していない進捗や納期、担当者は推測しないでください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問に進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら複数の案件を整理できます。

最初から大きな管理システムを作る必要はありません。

まずは、現在進めている仕事を一覧にしてみましょう。

そのうえで、何が進んでいて、何が止まっているのか、次に必要な対応は何かを確認する。

それだけでも、仕事の全体像が見えやすくなります。

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ソラ先生からのアドバイス

複数の仕事を管理するとき、私は一つ大切にしてほしいことがあります。

それは、一覧表を作ることと、仕事の状況を理解することは同じではないということです。

例えば、案件管理表に「加工中」と書かれていても、その加工が順調に進んでいるのか、何か確認が必要なのかまでは分かりません。

「材料手配中」と書かれていても、調達の見込みが立っている場合と、入荷予定日が分からない場合では、状況が異なります。

だからこそ、進捗状況だけでなく、現在の課題や次に必要な対応を確認することが大切です。

また、製造業では一つの案件に多くの人が関わることがあります。

お客様、営業担当者、設計担当者、製造担当者、協力会社。

それぞれの仕事がつながることで、一つの製品が完成します。

案件の管理は、単に納期を追いかけるためのものではありません。

関係する人たちが必要な情報を共有し、協力して仕事を進めるための仕組みでもあります。

ChatGPTは、こうした情報を整理し、全体の状況を見えるようにする手助けができます。

しかし、実際の仕事の状況を確認し、判断し、対応するのは人間です。

大切なのは、管理表を立派にすることではなく、一つひとつの仕事を確実に前へ進めることです。

ChatGPTを活用しながら、複数の仕事を整理し、自分たちに合った管理方法を考えていきましょう。

今回のまとめ

第84回では、ChatGPTを使って複数の仕事やプロジェクトを整理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．複数の案件を一覧表に整理する。

2．案件ごとの進捗状況と課題を区別する。

3．共通する設備や担当者など、案件同士の関係を確認する。

4．納期、課題、他の仕事への影響を踏まえて優先順位を検討する。

5．案件管理表を定期的に更新し、仕事の全体像を把握する。

ChatGPTは、複数の案件情報を整理し、現在の状況や課題を分かりやすくまとめるために活用できます。

また、案件間の関係を検討したり、定期的な進捗報告を作成したりする際にも役立ちます。

ただし、実際の案件情報を正確に管理するためには、最新の状況を確認することが重要です。

AIによる情報整理と、人間による確認や判断を組み合わせながら、仕事の全体像を把握していきましょう。

次回予告｜第85回

次回は「ChatGPTで仕事のリスクを整理する方法」を学びます。

納期、品質、作業の進行など、仕事の中で起こり得る問題をどのように考え、事前に備えればよいのか。

ChatGPTを使ってリスクを洗い出し、対応方法を検討する具体的な手順をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！