こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTでビジネスメールを作成する方法を学びました。

今回は、会社の会議や打ち合わせで役立つ「議事録の作成」に挑戦しましょう。

みなさんは、会議が終わった後、こんな経験はありませんか？

「話した内容は覚えているけれど、何が決まったのか分からない」

「メモを取ったのに、後から読み返すと意味が分からない」

「誰が担当する仕事だったのか、確認しなければならない」

「会議の内容をまとめるのに時間がかかる」

そんなとき、ChatGPTを使うと、会議メモを整理し、読みやすい議事録を作成する手助けができます。

ただし、AIが作った議事録を、そのまま正式な記録として使うことはおすすめしません。

なぜなら、AIは決まっていないことを決定事項のように書いたり、発言の意味を取り違えたりする場合があるからです。

今回は、そうした間違いを防ぐ方法も学びましょう。

1．議事録とは何でしょうか？

議事録とは、会議や打ち合わせで話し合った内容、決まったこと、今後の対応などを記録した文書です。

議事録は、会議中の発言をすべて書き写したものとは限りません。

例えば、次のような情報を整理します。

• 会議の日時と参加者
• 会議の目的や議題
• 話し合った内容
• 決定した事項
• まだ決まっていない事項
• 今後の作業と担当者
• 対応期限

議事録を読むことで、参加者が会議内容を確認できるだけでなく、欠席した人にも必要な情報を伝えられます。

特に重要なのは、何を話したかだけでなく、何が決まり、次に何をするのかが分かることです。

2．ChatGPTで議事録を作る方法

ChatGPTには、会議中に取ったメモを貼り付けたり、対応するファイルをアップロードしたりして、議事録の作成を依頼できます。

例えば、会議中のメモが次のような内容だったとします。

「新商品の販売について相談。販売開始時期は来月を目標。価格はまだ決まっていない。田中さんが価格案を作成する。次の打ち合わせは来週予定。」

このままでは、少し読みにくいかもしれません。

そこでChatGPTに、

「次の会議メモを議事録として整理してください。決定事項と検討中の内容を分けてください。担当者や期限が不明な場合は、勝手に補わず『未確認』と記載してください」

と依頼します。

これだけでも、内容を整理しやすくなります。

3．実際に議事録を作ってみよう

今回は、架空の会社で新商品の販売を検討した会議を例にします。

次のメモを使って練習しましょう。

会議メモ

「4月20日、新商品の販売について会議。参加者は田中さん、佐藤さん、山本さん。来月の販売開始を目標とする。販売価格は未定。田中さんが価格案を作成することに決まった。佐藤さんが販売資料の構成を考えることになった。山本さんは商品の写真について確認する。次回会議の日程はまだ決まっていない。」

ChatGPTに、

「このメモを議事録に整理してください。日時、参加者、議題、決定事項、検討事項、担当者、期限を分けてください」

と依頼します。

すると、例えば次のような議事録を作成できます。

議事録の例

議題：新商品の販売について

会議日：4月20日（年・時刻は未確認）

参加者：田中、佐藤、山本

決定事項

• 田中さんが販売価格案を作成する。
• 佐藤さんが販売資料の構成を検討する。
• 山本さんが商品写真について確認する。

検討事項

• 販売価格の決定
• 来月を目標とする販売開始時期の具体化
• 次回会議の日程調整

今後の作業

担当者	作業内容	期限
田中	販売価格案の作成	未確認
佐藤	販売資料の構成検討	未確認
山本	商品写真の確認	未確認

このように整理すると、会議後に確認すべきことが分かりやすくなります。

ただし、今回の例では、販売開始日は正式決定していません。

「来月を目標」と「来月に販売開始が決定」は意味が異なります。

この違いを正しく残すことが重要です。

4．決定事項と検討事項を分ける理由

会議では、さまざまな意見や提案が出ます。

しかし、提案されたことが、すべて決定したわけではありません。

例えば、

「販売価格を3,000円にしてはどうでしょうか」

という発言があったとします。

これは価格の提案です。

一方、

「販売価格は3,000円に決定します」

という発言なら、正式な決定と考えられます。

ChatGPTは、この違いを誤って解釈することがあります。

そのため、次のように依頼してみましょう。

「会議メモに明確に決定したと書かれていることだけを決定事項にしてください。提案や検討中の内容は別に整理してください」

ただし、会議メモ自体に曖昧な表現がある場合は、ChatGPTにも正確に判断できません。

そのような場合は、会議の参加者に確認することが必要です。

5．担当者と期限を勝手に決めさせない

議事録では、担当者と期限がとても重要です。

例えば、

「来週までに資料を作成する予定」

というメモがあったとします。

この場合、期限の目安はありますが、誰が作成するのか分かりません。

ところが、AIが勝手に、

「田中さんが来週金曜日までに作成する」

と書いてしまったらどうでしょうか。

メモには、田中さんが担当するとも、金曜日が期限だとも書かれていません。

こうした誤りを防ぐためには、

「担当者や期限が明記されていない場合は『未確認』としてください。推測で補わないでください」

と伝えましょう。

ただし、指示してもAIが間違える可能性があります。

議事録の完成後には、担当者や期限を元のメモと照合してください。

6．長い会議メモを短く整理する方法

会議の内容が長い場合、議事録も長くなりがちです。

そんなときは、ChatGPTに要約を依頼できます。

例えば、

「この議事録を、会議に参加していない人でも理解できるように、500文字程度に整理してください」

と依頼します。

また、

「決定事項と今後の作業を中心に、重要な内容だけをまとめてください」

と伝えることもできます。

ただし、文章を短くすると、重要な条件が省略される場合があります。

議事録の目的は、短くまとめることだけではありません。

後から確認したときに、必要な情報が正しく残っていることが重要です。

7．議事録からToDoリストを作る方法

議事録を作成したら、今後の作業を一覧にしてみましょう。

これをToDoリストと呼びます。

ToDoリストとは、これから行う作業を整理した一覧です。

ChatGPTに、

「この議事録から、今後対応が必要な作業を抽出してください。担当者、期限、確認事項を表にしてください」

と依頼します。

例えば、先ほどの会議なら、

作業	担当者	期限	確認事項
価格案作成	田中	未確認	価格案の提出期限
販売資料の構成検討	佐藤	未確認	資料に必要な情報
商品写真の確認	山本	未確認	使用可能な写真の確認

という表が考えられます。

作業を一覧にすることで、会議後に何を確認し、誰が動く必要があるのかを整理できます。

ただし、この表も元の議事録と照合しましょう。

8．録音した会議から議事録を作れるの？

ChatGPTには、音声を扱う機能があります。

また、対応する環境では、会議の録音や文字起こしを利用して内容を整理する機能もあります。

例えば、文字起こしされた文章をChatGPTへ入力して、

「この会議の内容から、議事録を作成してください」

と依頼できます。

ただし、録音や文字起こしの利用方法は、契約プランや端末などによって異なります。

また、音声認識では、発言者を取り違えたり、数字や専門用語を間違えたりすることがあります。

例えば、「15日」と「50日」を聞き間違えれば、納期に関する重大な誤りになります。

録音を使う場合でも、重要な内容は確認が必要です。

さらに、会議を録音したり、録音データを外部のAIサービスへ送信したりする前には、参加者への説明や会社のルールを確認しましょう。

取引先との会議では、秘密保持契約などが関係する場合もあります。

9．ChatGPTに議事録を確認してもらう方法

議事録を作成したら、最後に確認を行いましょう。

私は、次の4つを確認することをおすすめします。

① 決定事項は正しいか

検討中の内容が、決定したことになっていませんか？

② 担当者は正しいか

実際に担当する人の名前が間違っていませんか？

③ 期限は正しいか

決まっていない日付が追加されていませんか？

④ 重要な条件が抜けていないか

金額、数量、納期、仕様などが正しく残っていますか？

ChatGPTには、

「この議事録について、元のメモに書かれていない情報が追加されていないか確認してください」

と依頼できます。

ただし、AI自身が誤りを見落とす可能性もあります。

そのため、重要な議事録では、実際の参加者による確認を行うことが大切です。

10．今日のミニレッスン

今回は、架空の会議メモを使って、議事録の作成からToDoリストの整理まで練習します。

ステップ① 会議メモを入力する

ChatGPTへ次の文章を入力してください。

「4月20日、新商品の販売について会議。参加者は田中、佐藤、山本。来月の販売開始を目標とする。価格はまだ決まっていない。田中が価格案を作成する。佐藤は販売資料を検討する。山本は商品写真を確認する。次回会議の日程は未定。」

ステップ② 議事録を作成する

続けて、

「このメモを正式な議事録の形式に整理してください。決定事項、検討事項、担当者、期限を分けてください。不明な情報は勝手に補わないでください」

と依頼します。

ステップ③ ToDoリストを作る

「今後必要な作業を、担当者と期限を含む一覧表にしてください」

と依頼します。

ステップ④ 不明点を整理する

「この議事録を完成させるために、追加で確認すべきことを教えてください」

と質問しましょう。

ステップ⑤ 元のメモと比較する

最後に、自分で元のメモを読み返します。

決まっていない販売価格が記載されていませんか？

来月の販売開始が、正式決定したことになっていませんか？

担当者や期限が勝手に追加されていませんか？

こうした点を確認できれば、今回の練習は完了です。

ソラ先生からひとこと

議事録は、会議の内容をきれいな文章にまとめるためだけのものではありません。

何が決まったのか。

何がまだ決まっていないのか。

誰が、いつまでに、何をするのか。

それらを正しく記録し、次の仕事につなげるためのものです。

ChatGPTを使えば、会議メモの整理にかかる時間を減らせる可能性があります。

しかし、AIが整理した内容が正しいかどうかは、人間が確認しなければなりません。

会議の内容を整理するのはAIが手伝えても、決定した事実を確認し、仕事を進める責任は人間にあります。

この違いを理解しながら、ChatGPTを便利な議事録作成の道具として活用していきましょう。

次回【第30回】は「ChatGPTで会議を準備する方法｜議題・アジェンダ・質問事項・進行表を作ってみよう」です。

次は、会議が終わった後ではなく、会議を始める前の準備にChatGPTを活用する方法を学びます。