こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って写真やイラストを編集する方法を学びました。

今回は、仕事や勉強でも役立つ「PDFファイルの読み込み」に挑戦してみましょう。

みなさんは、こんな経験はありませんか？

「説明書が長すぎて、必要な情報が見つからない」

「何十ページもある資料を読む時間がない」

「複数の資料に書かれた内容を比較したい」

「難しい専門用語を分かりやすく説明してほしい」

そんなとき、ChatGPTのファイルアップロード機能が役立ちます。

PDFをChatGPTへ送ると、文章を要約したり、内容について質問したり、必要な情報を整理したりできます。

ただし、AIが資料のすべてを正しく読み取れるとは限りません。

今回は便利な使い方だけでなく、間違いや読み落としを防ぐための確認方法も学びましょう。

1．PDFファイルとは何でしょうか？

PDFとは「Portable Document Format」の略で、電子文書を保存・共有するためのファイル形式です。

例えば、次のような資料に使われています。

• 商品の取扱説明書
• 学校や自治体のお知らせ
• 会社のパンフレット
• 会議資料や調査報告書
• 契約書や各種申請書
• 技術資料や仕様書

PDFの特徴は、異なるパソコンや端末でも、文書のレイアウトを比較的維持しやすいことです。

そのため、仕事でも日常生活でも広く使われています。

ただし、同じPDFでも、中身の作り方によってChatGPTでの読み取りやすさが異なります。

文字がデータとして保存されたPDFと、紙の書類をスキャンして画像にしたPDFでは、扱い方が違うのです。

2．ChatGPTはPDFで何ができるの？

PDFをアップロードすると、次のような作業を依頼できます。

① 長い資料を要約する

「この資料の重要なポイントを5つにまとめてください」

② 必要な情報を探す

「申し込みの締め切りについて書かれている箇所を探してください」

③ 難しい内容を説明する

「この資料に登場する専門用語を、初心者にも分かるように説明してください」

④ 資料の内容を整理する

「書かれている手順を、実行する順番に整理してください」

⑤ 複数の資料を比較する

「2つの資料で変更された内容を一覧表にしてください」

こうした使い方によって、資料を読むための時間を減らせる場合があります。

ただし、AIが作成した要約や比較結果には、誤りや抜けが含まれる可能性があります。

重要な内容は、必ず元のPDFと照合しましょう。

3．パソコンからPDFをアップロードする方法

それでは、実際に操作してみましょう。

今回は、パソコンのブラウザ版ChatGPTを使います。

ステップ① ChatGPTを開く

公式サイトへアクセスします。

https://chatgpt.com

自分のアカウントでログインしてください。

ステップ② 新しいチャットを開く

画面から新しいチャットを作成します。

ステップ③ PDFを添付する

メッセージ入力欄にある「＋」などの添付メニューを開きます。

「写真とファイルを追加」などの項目を選択してください。

パソコンに保存しているPDFを選びます。

ステップ④ ファイルを確認する

入力欄にPDFのファイル名が表示されたことを確認してください。

ステップ⑤ 質問を入力する

例えば、次のように入力します。

「添付したPDFの内容を確認して、重要なポイントを5つにまとめてください。資料に書かれていないことは追加しないでください」

ステップ⑥ 送信する

PDFと質問を送信すると、ChatGPTが対応する範囲でファイルの内容を分析します。

これで基本操作は完了です。

4．長いPDFを分かりやすく要約する方法

例えば、30ページの取扱説明書があるとします。

最初に、

「この資料を要約してください」

と依頼することもできます。

しかし、それだけでは、自分が知りたい情報が省略されるかもしれません。

そんなときは、要約の目的を伝えましょう。

例えば、

「この取扱説明書から、使用前の準備、基本操作、注意事項、日常点検について整理してください」

と依頼します。

さらに、

「安全に関する注意事項は省略しないでください」

と条件を加えることもできます。

ただし、こうした指示をしても、AIが重要な注意事項を見落とす可能性があります。

実際の設備や機械を操作するときには、必ず正式な取扱説明書を確認してください。

要約は資料を理解するための補助であり、元の資料の代わりではありません。

5．必要な情報だけを探す方法

PDFの便利な活用方法の一つが、特定の情報を探すことです。

例えば、自治体から公開された案内資料があるとします。

知りたいのは、申し込みの締め切りと必要書類です。

その場合、

「このPDFから、申し込みの締め切り、必要書類、提出方法を探してください。該当箇所のページ番号も教えてください」

と質問してみましょう。

ChatGPTが該当する内容を整理してくれます。

ただし、AIが示したページ番号や引用内容が必ず正しいとは限りません。

実際にPDFの該当ページを開いて確認しましょう。

また、PDFに情報が見つからない場合は、

「この資料に書かれていない情報を、推測で補わないでください」

と伝えることも有効です。

6．資料に書かれていることと、AIの推測を分けよう

ここは特に重要です。

例えば、ある製品の説明書に「屋内で使用してください」と書かれていたとします。

しかし、AIが、

「雨が当たらなければ屋外でも使用できます」

と説明したらどうでしょうか。

資料には、そんなことは書かれていません。

AIが一般的な知識から推測してしまった可能性があります。

そこで、

「PDFに明記されている内容と、あなたが推測した内容を分けて説明してください」

と質問します。

さらに、

「その説明の根拠となる箇所を示してください」

と依頼してみましょう。

ただし、ChatGPTが根拠を示しても、その引用が正確とは限りません。

重要な判断では、自分で原文を確認することが必要です。

7．2つのPDFを比較する方法

仕事では、以前の資料と新しい資料を比較することがあります。

例えば、2025年版と2026年版の製品案内があるとします。

変更点を探すために、2つの資料を読み比べるのは大変です。

そんなときは、両方のPDFをアップロードして、

「2025年版と2026年版を比較し、変更された内容を一覧表にしてください。変更前・変更後・該当ページを表示してください」

と依頼してみましょう。

比較する項目を指定することもできます。

例えば、

「価格、納期、保証期間、仕様の変更点を調べてください」

という質問です。

ただし、資料の形式が異なっていたり、表の構造が複雑だったりすると、正しく比較できない場合があります。

また、変更がないと回答されても、本当にすべての項目を確認できたとは限りません。

契約条件や技術仕様など、重要な変更点は原本同士で最終確認しましょう。

8．スキャンしたPDFや図面は読み取れるの？

ここは、PDFを扱うときに注意したいポイントです。

PDFには、大きく分けて2つの種類があります。

① 文字データが含まれるPDF

文章を選択したり、コピーしたりできるPDFです。

ChatGPTは、こうしたPDFの文字情報を比較的扱いやすくなっています。

② 画像として保存されたPDF

紙の書類をスキャナーで読み取ったものなどです。

このようなPDFには、文字が画像として保存されている場合があります。

ChatGPTがPDF内の画像や図表を直接読み取れるかどうかは、利用するプランや機能によって異なります。

例えば、ChatGPT EnterpriseではPDF内の視覚情報を読み取る機能が提供されています。

一方、対応していない環境では、PDF内の文字データだけが処理され、画像として保存された文字や図が読み取れないことがあります。

その場合は、必要なページを画像として別に送る方法もあります。

ただし、画像からの読み取りでも間違いは発生します。

製造業の図面などでは、寸法、公差、材質、注記などを誤認識する可能性があります。

重要な設計判断や製造指示には、正式な図面と人間による確認が欠かせません。

9．PDFを読み込めないときはどうすればいい？

PDFがアップロードできなかったり、正しく読み取れなかったりする場合は、次の点を確認しましょう。

① ファイルのサイズを確認する

ChatGPTにはファイルサイズの制限があります。

公式案内では、1ファイルあたり最大512MBという上限が設けられています。

また、文書ファイルには別の処理上限もあります。

上限内でも、複雑なPDFが必ず完全に処理できるとは限りません。

② 利用上限を確認する

無料版と有料版では、ファイルアップロードの利用条件や上限が異なります。

制限に達している場合は、画面に案内が表示されることがあります。

③ PDFが開けるか確認する

パソコンで元のPDFが正常に開けるか確認してください。

ファイルが破損している場合や、パスワードで保護されている場合は、処理できないことがあります。

④ 文字を読み取れているか確認する

アップロード自体は成功していても、本文を正しく読み取れていない場合があります。

例えば、

「このPDFの最初の見出しを教えてください」

と質問して、元の資料と照合してみましょう。

⑤ 必要なページだけを扱う

非常に長い資料では、必要な章やページを分けて処理する方法もあります。

情報量を絞ることで、確認作業を進めやすくなる場合があります。

10．PDFをアップロードするときの情報管理

仕事のPDFを扱う際には、情報管理にも注意しましょう。

特に、次のような資料です。

• 顧客から預かった図面や仕様書
• 秘密保持契約の対象となる資料
• 社外秘の経営資料
• 個人情報を含む書類
• 未公開の研究開発資料

こうした資料は、会社の許可や適切な利用条件を確認せずにアップロードしないでください。

ChatGPTにはデータの利用に関する設定がありますが、学習への利用を停止することと、機密情報を外部サービスに送ってよいことは別です。

練習するときは、自分で作成した資料や一般公開されているPDFなどを利用しましょう。

11．今日のミニレッスン

今回は、PDFを使った3つの練習に挑戦します。

最初は、個人情報を含まない公開資料や、自分で作成した短いPDFがおすすめです。

練習① PDFを要約する

PDFをアップロードして、次のように質問します。

「このPDFを読んで、重要なポイントを5つにまとめてください。専門用語は分かりやすく説明してください」

回答を読んで、資料の内容と合っているか確認しましょう。

練習② 必要な情報を探す

続けて、次のように質問します。

「このPDFに書かれている注意事項を探してください。該当するページ番号も教えてください」

元のPDFを開き、AIが示した場所を確認してください。

練習③ 読み落としを確認する

最後に、次のように質問します。

「今回の回答で、読み取れなかった箇所や、確認できていない内容があれば教えてください。推測で補った内容も区別してください」

回答を確認したら、元のPDFと見比べてみましょう。

AI自身が読み落としを把握できていない場合もあります。

そのため、特に重要な項目は自分でも確認することが大切です。

もう一歩進んでみましょう

資料を読みながら、次の質問をしてみてください。

「この資料を初めて読む人が、理解しにくいと思われる部分を3つ挙げて、分かりやすく説明してください」

単に資料を短くするだけではなく、自分が理解するためにAIを使うこともできます。

ソラ先生からひとこと

長い資料を短時間で整理できることは、生成AIの便利な機能の一つです。

しかし、要約が上手だからといって、資料を完全に理解しているとは限りません。

大切な数字を読み落としたり、文章の意味を取り違えたりすることもあります。

そのため、私は資料を読むとき、次の考え方を大切にしてほしいと思っています。

まずAIに整理してもらう。

分からないところを質問する。

必要な部分を元の資料で確認する。

そして、自分で理解して判断する。

AIを使って資料を読む時間を減らすことより、資料を正しく理解し、必要な判断に役立てることが大切です。

ぜひ、身近なPDFから試してみてください。

次回【第22回】は「ChatGPTでWord文書を活用する方法｜文章の添削・比較・校正・書き直しを実践」です。

今度はWordの文書を使って、文章をさらに分かりやすくする方法を学びましょう。