ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第12回】ChatGPTでプロジェクト管理を進める方法｜目標設定・作業分担・進捗確認・納期遅延対策までの実践講座
こんにちは、ソラ先生です。
前回は、ChatGPTを使って会議の準備から議事録作成、決定事項の実行までをつなげる方法を学びました。
今回は、複数の仕事や担当者が関わる「プロジェクト管理」について考えてみましょう。
例えば、こんな経験はありませんか？
「最初に計画を立てたのに、予定どおり進まなかった」
「誰が何を担当するのか、途中で分からなくなった」
「一つの作業が遅れたことで、ほかの仕事まで止まってしまった」
「完成間近になって、重要な確認が抜けていたことに気づいた」
「進捗会議では順調だと聞いていたのに、納期直前になって問題が発覚した」
プロジェクトでは、個々の仕事が順調でも、全体として予定どおり進むとは限りません。
例えば、加工が完了していても、検査に必要な治具が準備できていなければ出荷できない場合があります。
ホームページの制作でも、デザインが完成していても、掲載する文章や画像がそろっていなければ公開できません。
このように、複数の作業は互いに関係しています。
ChatGPTは、プロジェクトの目的を整理し、必要な作業を洗い出し、工程や進捗を管理する手助けができます。
今回は、「目的を決める → 作業を分解する → 計画を立てる → 進捗を確認する → 問題へ対応する → 完成を確認する」 という流れを学んでいきましょう。
1．プロジェクト管理とは何でしょうか？
プロジェクトとは、特定の目的を達成するために、期間や条件を決めて進める仕事のことです。
例えば、次のような仕事が考えられます。
- 新しい製品の試作開発
- 工場への新規設備の導入
- 会社のホームページのリニューアル
- 社内管理システムの導入
- 展示会への出展準備
- 新しいサービスの開始
これらに共通するのは、目的があり、その実現に向けて複数の作業が必要になることです。
例えば、設備を導入する場合、設備の選定だけでは終わりません。
設置場所の確認。
電源や配管などの設備条件の確認。
見積取得。
発注。
搬入。
据え付け。
動作確認。
作業者への教育。
実際の生産で使用できるかの確認。
こうした作業が必要になる場合があります。
プロジェクト管理とは、これらの仕事を整理し、必要な人や設備、時間を調整しながら、目的を達成できるように進めることです。
ここで重要なのは、単に予定表を作ることではありません。
最終的に何を実現するための仕事なのかを、関係者が理解していることです。
2．最初に「何をもって完成とするか」を決める
例えば、会社のホームページをリニューアルすることになったとします。
そこでChatGPTに質問します。
質問①
「会社のホームページをリニューアルしたいので、プロジェクト計画を作成してください」
AIは、デザイン、文章作成、画像準備、システム構築、テスト、公開などの作業を提案するでしょう。
しかし、ここで考えてみましょう。
そもそも、何のためにリニューアルするのでしょうか。
会社の情報が古くなっているからでしょうか。
新しいお客様からの問い合わせを増やしたいのでしょうか。
採用活動を強化したいのでしょうか。
スマートフォンで見やすくしたいのでしょうか。
目的が違えば、必要な作業や優先順位も変わります。
さらに、どの状態になれば完成と判断するのかも重要です。
例えば、
「新しいデザインを公開できたら完成」
という考え方と、
「必要な情報が掲載され、問い合わせフォームなどの機能が正常に動作することを確認したら完成」
という考え方では、完成条件が異なります。
そこで、ChatGPTに次のように相談します。
実践プロンプト①
「会社のホームページをリニューアルする予定です。計画を作る前に、目的、対象範囲、完成条件、制約条件を整理したいので、必要な質問を一つずつしてください」
このようにすると、計画を立てる前に目的や条件を整理できます。
3．プロジェクトの範囲を明確にする
プロジェクトでは、何を行うのかだけでなく、何を行わないのかも重要です。
例えば、ホームページのリニューアルを考えてみましょう。
対象となるのは、トップページだけでしょうか。
会社案内や採用情報も含まれるのでしょうか。
過去のニュース記事は移行するのでしょうか。
サーバーの変更も同時に行うのでしょうか。
これらを最初に整理しておかないと、作業が進んでから新しい仕事が追加される可能性があります。
もちろん、途中で必要な作業が見つかることもあります。
しかし、何が追加されたのか分からないまま進めると、費用や納期への影響を把握しにくくなります。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト②
「ホームページのリニューアルについて、実施する作業と今回の対象外とする作業を整理してください。また、途中で追加の要望が出た場合に、費用、納期、品質への影響を確認する方法を考えてください」
ここでAIが作成した範囲は、あくまで案です。
実際にどこまで実施するかは、関係者と確認して決定する必要があります。
4．大きな仕事を、小さな作業へ分解する
プロジェクトを進めるとき、大きな仕事をそのまま予定表に記入しても、進捗を確認しにくい場合があります。
例えば、
「ホームページを完成させる」
という作業があったとします。
これでは、何が終わっていて、何が残っているのか分かりません。
そこで、仕事を小さな作業へ分解します。
プロジェクト管理では、このような作業の分解をWBS（Work Breakdown Structure）と呼びます。
例えば、ホームページ制作なら、次のように整理できます。
| 作業区分 | 主な作業 |
|---|---|
| 企画 | 目的、対象者、必要な情報の整理 |
| 構成 | ページ構成、メニュー、導線の設計 |
| 原稿 | 会社案内、事業紹介、採用情報など |
| デザイン | 配色、文字、画像、画面レイアウト |
| システム | WordPressなどの構築・設定 |
| 検証 | 表示確認、リンク、フォーム、操作性 |
| 公開 | 本番環境への反映、公開確認 |
| 運用 | 更新方法、保守、改善計画 |
このように整理すれば、必要な作業が見えやすくなります。
ただし、すべてのホームページで同じ作業が必要とは限りません。
現在のサイトの状態や制作方法によって、必要な工程は変わります。
実践プロンプト③
「ホームページのリニューアルについて、必要な作業をWBS形式で整理してください。各作業の目的、成果物、完了条件を明確にしてください。実際のサイトを確認しないと判断できない項目は、確認事項として残してください」
5．実践例｜新しい製品の試作プロジェクト
ここからは、製造業の試作開発を題材にして考えてみましょう。
ある会社で、新しい樹脂製部品の試作依頼を受けたとします。
図面は支給されており、希望納期は3週間後です。
必要な数量は20個。
加工後には、指定された寸法検査が必要です。
ここでは、これらを説明用の仮定として使います。
まず、必要な作業を整理します。
利用者：
「樹脂製部品20個の試作プロジェクトを進めます。図面支給済み、希望納期は3週間後です。製作から検査、納品までの作業を整理してください」
ChatGPTの回答例：
「図面と仕様の確認、材料調達、加工方法の検討、加工プログラム作成、工具と治具の準備、試加工、寸法確認、本加工、最終検査、梱包、出荷などが考えられます」
ここで、さらに質問します。
利用者：
「この中で、前の作業が完了しなければ進められない工程と、並行して進められる工程を分けてください」
AIは、作業同士の関係を整理する手助けができます。
例えば、図面の確認が終わらなければ、必要な材料や加工方法を確定できない場合があります。
一方、材料の入荷を待っている間に、加工プログラムの作成や工具の準備を進められる場合もあります。
このように、作業の順番とつながりを考えることが重要です。
6．工程表を作るときの注意点
作業が整理できたら、工程表を作成します。
例えば、次のような計画です。
| 工程 | 予定期間 | 主な確認事項 |
|---|---|---|
| 図面・仕様確認 | 1〜2日目 | 不明点、要求公差 |
| 材料・工具の手配 | 2〜5日目 | 入荷予定日 |
| 加工準備 | 3〜6日目 | プログラム、治具 |
| 試加工・評価 | 7〜9日目 | 加工条件、寸法 |
| 本加工 | 10〜12日目 | 数量、品質 |
| 最終検査 | 13〜14日目 | 検査記録 |
| 出荷準備 | 15日目 | 梱包、納品書 |
※これは工程を考えるための仮の計画であり、実際の加工時間を示すものではありません。
この表では、15営業日での納品を想定しています。
しかし、実際には材料の在庫状況、設備の空き時間、製品の形状や加工難易度によって、必要な日数が変わります。
そのため、AIが作った工程表をそのまま採用することはできません。
まずは、実際の条件を確認する必要があります。
実践プロンプト④
「この試作プロジェクトの工程表を作りたいです。材料調達、加工準備、製作、検査、出荷の各工程について、所要日数と前後関係を確認してください。不明な日数は勝手に設定せず、確認項目として整理してください」
7．作業の遅れが全体へ影響するとは限らない
プロジェクトでは、ある作業が遅れても、必ずしも完成日が遅れるとは限りません。
例えば、材料の入荷が1日遅れたとします。
しかし、加工プログラムの作成や治具の準備がまだ完了していなければ、材料の遅れが直接納期へ影響しない場合があります。
一方、すべての準備が整っていて、材料の入荷だけを待っている状態なら、納期への影響が大きくなる可能性があります。
このように、工程には余裕のある作業と、遅れると全体に影響しやすい作業があります。
プロジェクト管理では、完成日を左右する一連の作業を「クリティカルパス」と呼びます。
ただし、クリティカルパスを正確に求めるには、各作業の所要時間や前後関係が必要です。
ChatGPTには次のように質問できます。
実践プロンプト⑤
「この工程表について、納期に直接影響する可能性が高い作業を整理してください。クリティカルパスを判断するために不足している情報があれば、先に確認してください」
このようにすれば、どの作業の進捗を特に注意して確認すべきか考えられます。
8．担当者を決めるだけでは、作業は進まない
プロジェクトでは、各作業の担当者を決めることがあります。
しかし、担当者の名前を書いただけでは、役割が明確にならない場合があります。
例えば、設備導入について、
「設置工事：製造担当」
と書いてあったとします。
では、工事を実施するのは誰でしょうか。
外部業者との日程調整は誰が行うのでしょうか。
工事完了後の確認は誰が行うのでしょうか。
このように、一つの作業にも複数の役割が関係する場合があります。
そこで、次の項目を整理します。
作業を実施する人
作業の結果を確認する人
必要な承認を行う人
事前に相談する相手
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑥
「設備導入プロジェクトについて、各作業の実施担当者、確認担当者、承認者、相談先を整理する表を作成してください。社内で正式に決まっていない役割は推測で埋めないでください」
ここで重要なのは、責任の所在を明確にすることです。
誰が担当するのか分からない仕事は、予定どおり進まない可能性があります。
9．進捗率だけで、本当の進み具合は分かる？
プロジェクトの進捗を報告するとき、
「現在80％完了しています」
という表現を使うことがあります。
しかし、その80％は何を意味しているのでしょうか。
例えば、ホームページの制作で、10ページのうち8ページのデザインが完成したとします。
ページ数だけで見れば80％です。
しかし、残りの2ページに複雑なシステム機能が含まれていたら、全体作業の80％が完了したとは限りません。
また、デザインが完成していても、表示確認や問い合わせフォームのテストが終わっていなければ、公開できません。
そこで、進捗を確認するときは、作業の完了条件を明確にする必要があります。
例えば、
「原稿が完成した」
「内容について承認を得た」
「実際の画面へ反映した」
「パソコンとスマートフォンで表示を確認した」
「必要な機能の動作確認が完了した」
といった区別です。
実践プロンプト⑦
「プロジェクトの進捗を確認したいです。単純な作業件数の割合ではなく、成果物と完了条件をもとに進捗を管理できる方法を考えてください」
10．進捗管理表をChatGPTと一緒に作る
プロジェクトの規模によっては、Excelなどで進捗管理表を作ることもできます。
例えば、次のような項目です。
| 作業 | 担当 | 期限 | 状況 | 次の対応 |
|---|---|---|---|---|
| 図面確認 | 設計担当 | 1日目 | 完了 | 材料手配 |
| 材料手配 | 購買担当 | 5日目 | 進行中 | 入荷日確認 |
| 加工準備 | 製造担当 | 6日目 | 進行中 | 工具確認 |
| 試加工 | 製造担当 | 9日目 | 未着手 | 準備完了待ち |
| 最終検査 | 品質担当 | 14日目 | 未着手 | 製作完了待ち |
このような表を使えば、現在の状況と次に必要な行動を確認できます。
ただし、状況を「進行中」と記載するだけでは、不十分な場合があります。
例えば、材料手配が進行中でも、メーカーから納期回答が来ていない可能性があります。
そこで、進捗管理表には、必要に応じて問題点や確認待ちの内容も記録します。
ChatGPTには次のように相談します。
実践プロンプト⑧
「Excelでプロジェクト進捗管理表を作りたいです。作業名、担当者、予定日、実績日、進捗状況、問題点、次の対応を管理できる構成を考えてください。入力の負担を増やしすぎない方法も検討してください」
11．予定外の問題が発生したら、どう対応する？
プロジェクトは、最初に立てた計画どおりに進むとは限りません。
例えば、試作プロジェクトで、材料の入荷が予定より3日遅れると連絡があったとします。
ここで、すぐに納期変更を決めるべきでしょうか。
まず確認したいのは、材料の遅れが実際にどの工程へ影響するのかということです。
材料がなくても進められる準備作業はないでしょうか。
ほかの仕入先から調達できる可能性はあるでしょうか。
材料の変更が許される場合、代替材料を検討できるでしょうか。
ただし、代替材料の使用には、製品仕様やお客様の承認が関係する場合があります。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑨
「試作プロジェクトで材料の入荷が3日遅れる見込みです。現在の工程表をもとに、納期への影響を整理してください。並行して進められる作業や代替案も検討してください。ただし、品質条件やお客様の承認が必要な変更は、勝手に実行できるものとして扱わないでください」
こうすることで、問題が発生したときも、影響を整理しながら対応を検討できます。
12．計画変更は、関係者と共有する
プロジェクトの途中で計画を変更する場合、その内容を関係者へ共有する必要があります。
例えば、材料の入荷遅れによって、加工開始日を変更したとします。
この情報を製造担当者だけが知っていても、検査担当者や出荷担当者には伝わっていないかもしれません。
その結果、検査や出荷の予定が変更されず、別の問題が発生する可能性があります。
そこで、変更内容を整理します。
何が変更されたのか。
変更した理由は何か。
どの工程に影響するのか。
新しい予定はいつなのか。
誰が確認する必要があるのか。
ChatGPTには次のように相談できます。
実践プロンプト⑩
「プロジェクトの工程変更が発生しました。変更前と変更後の予定、変更理由、関係する担当者、必要な確認事項を整理した連絡文を作成してください。まだ確定していない予定は、確定事項として書かないでください」
このようにすると、関係者へ変更内容を伝えやすくなります。
13．問題が発生する前に、リスクを考える
プロジェクトでは、実際に問題が起きてから対応するだけでなく、事前に起こり得る問題を考えておくことも重要です。
例えば、試作開発なら次のようなリスクがあります。
材料が予定どおり入荷しない。
加工方法が想定どおりに成立しない。
図面の不明点が解決しない。
要求精度を満たせない。
検査方法が確立できない。
設備が使用できなくなる。
こうしたリスクについて、事前に確認方法や対応策を考えておくことができます。
ただし、考えられるリスクをすべて列挙すればよいわけではありません。
発生した場合の影響が大きいものや、事前に対応できるものを優先して検討する必要があります。
実践プロンプト⑪
「この試作プロジェクトについて、納期、品質、材料調達、加工技術、検査の観点から主なリスクを整理してください。それぞれについて、早期に気づくための確認項目と、事前に準備できる対応策を考えてください」
AIの提案を参考にしながら、実際の現場に合った管理方法を検討しましょう。
14．プロジェクトの完成をどう確認する？
予定していた作業がすべて終わったとしても、それだけでプロジェクトが完成したとは限りません。
例えば、ホームページのリニューアルで考えてみましょう。
すべてのページが公開されました。
しかし、問い合わせフォームが正しく動作していなければ、完成したとはいえないでしょう。
また、スマートフォンで文字が重なっていたり、リンク先が間違っていたりする場合もあります。
そこで、最初に決めた完成条件を確認します。
例えば、
必要なページが公開されているか。
文章や画像が正しく表示されているか。
リンクが正常に動作するか。
問い合わせフォームが利用できるか。
必要なバックアップや管理体制が整っているか。
このような確認を行います。
ChatGPTには次のように依頼できます。
実践プロンプト⑫
「ホームページのリニューアルが完了しました。公開前に確認すべき項目を、表示、機能、セキュリティ、運用管理の観点から整理してください。実際に確認できていない項目を、完了済みとして扱わないでください」
重要なのは、作業が終わったことと、目的を達成したことを区別することです。
15．完成後に振り返りを行う
プロジェクトが完成したら、結果を振り返ってみましょう。
例えば、当初の予定では15営業日で試作品を納品する計画でした。
実際には17営業日かかったとします。
この場合、単に「2日遅れた」という記録だけでは、次の改善につながりません。
なぜ2日遅れたのでしょうか。
材料調達に時間がかかったのでしょうか。
加工条件の調整が必要だったのでしょうか。
検査工程で追加作業が発生したのでしょうか。
また、予定より早く進んだ工程があったかもしれません。
こうした情報を整理すると、次の仕事に活かせる知識が得られます。
ChatGPTには次のように質問します。
実践プロンプト⑬
「プロジェクトの予定と実績を比較し、振り返りを行いたいです。計画どおり進んだこと、遅れたこと、想定外の問題、次回改善できることを整理してください。原因が確認できていない項目は、推測として区別してください」
このようにすることで、プロジェクトの経験を次の仕事へつなげられます。
16．今日の実践課題｜小さなプロジェクトを計画してみよう
今回は、ChatGPTを使って、一つのプロジェクトを計画する練習をします。
題材は、仕事でも日常生活でも構いません。
例えば、会社の備品管理の改善、社内イベントの準備、新しいパソコンの導入などです。
ここでは「会社のパソコンを5台入れ替える」というプロジェクトを考えてみましょう。
ステップ① 目的を整理する
ChatGPTに次のように質問します。
「会社で使用しているパソコン5台を入れ替える予定です。計画を作る前に、目的と完成条件を整理するための質問をしてください」
ステップ② 必要な作業を洗い出す
「パソコンの選定、購入、初期設定、データ移行、動作確認など、必要な作業を整理してください」
ステップ③ 作業の順番を考える
「先に完了しなければ進められない作業と、並行して進められる作業を分けてください」
ステップ④ 担当者と期限を整理する
「各作業について、担当者、予定日、完了条件を記録できる管理表を作成してください。未決定の項目は空欄または未確認としてください」
ステップ⑤ リスクを考える
「パソコンの入れ替えで、データ移行の失敗や業務停止が発生する可能性があります。事前に確認する項目と、問題が発生した場合の対応方法を考えてください」
ステップ⑥ 完成条件を確認する
「入れ替えが完了したと判断するために、確認すべき項目を整理してください」
例えば、必要なソフトウェアが正常に動くこと、データが正しく移行されていること、プリンターなどの周辺機器を使用できることなどです。
ステップ⑦ 結果を振り返る
「計画と実績を比較し、次回のパソコン入れ替えで改善できる点を整理してください」
この練習を通じて、プロジェクトを計画から完成まで一つの流れとして考えることができます。
17．プロジェクト管理でAIに任せてよいこと、任せきれないこと
ChatGPTは、作業を整理し、工程表や管理表を作成する手助けができます。
また、予定変更の影響を考えたり、関係者へ伝える文章を作成したりすることもできます。
しかし、実際の作業が完了したかどうかを、AIが自動的に把握しているとは限りません。
例えば、材料が本当に入荷したのか。
加工が完了したのか。
検査結果が要求条件を満たしているのか。
お客様から正式な承認を得たのか。
こうした情報は、実際の記録や関係者への確認が必要です。
また、作業を早く進めるために、品質や安全性を犠牲にしてはいけません。
プロジェクト管理では、納期だけでなく、品質、費用、安全性、関係者との約束などを総合的に考える必要があります。
AIを活用するときも、現実の情報を確認しながら進める姿勢が大切です。
まとめ｜計画を作ることより、完成まで進めることが大切
今回は、ChatGPTを使ったプロジェクト管理の方法を学びました。
重要なポイントは、次のとおりです。
- 最初に、プロジェクトの目的と完成条件を明確にする。
- 実施する範囲と、今回対象外とする範囲を整理する。
- 大きな仕事を、管理できる作業へ分解する。
- 作業同士の前後関係や、並行して進められる工程を確認する。
- 担当者、期限、完了条件を明確にする。
- 進捗率だけでなく、実際の成果物を確認する。
- 予定外の問題が発生したら、影響を整理して計画を見直す。
- 完成後も結果を振り返り、次の仕事へ活かす。
プロジェクト管理というと、工程表や管理表を作ることを想像するかもしれません。
しかし、立派な計画書があっても、実際の仕事が進まなければ意味がありません。
大切なのは、何を実現したいのかを理解し、そのために必要な仕事を整理することです。
そして、計画どおりに進まないことがあれば、原因を確認して方法を見直す。
新しい情報が見つかれば、必要に応じて判断を変更する。
関係者と情報を共有しながら、完成まで責任を持って進める。
ChatGPTは、その過程を整理する手助けができます。
しかし、実際に問題を解決し、仕事を完成させるのは人間です。
プロジェクト管理の目的は、予定表どおりに仕事を進めることではありません。状況の変化に対応しながら、目指す成果を確実に実現することです。
AIと一緒に考え、計画し、実行する。
そして、結果から学び、次の仕事をさらに良くしていく。
その積み重ねが、実務でAIを活用する力につながります。
次回【中級編・第13回】
「ChatGPTでリスク管理を実践する方法｜問題を予測し、影響を評価して備える実践講座」
次回は、仕事や日常生活で起こり得るリスクを整理し、優先順位を考え、事前に対策を準備する方法を学びます。
問題が発生してから対応するだけでなく、問題を予測し、被害や影響を小さくするためのAI活用を考えていきましょう。
