ChatGPTソラ先生と学ぶ！初心者のためのAI入門講座【第30回】ChatGPTで会議を準備する方法｜議題・アジェンダ・質問事項・進行表を作ろう

こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って会議の議事録を作成し、決定事項や担当者、期限を整理する方法を学びました。

今回は、会議が始まる前の「準備」にChatGPTを活用してみましょう。

みなさんは、こんな経験はありませんか？

「会議を開いたけれど、何も決まらなかった」

「話があちこちへ広がって、予定時間を過ぎてしまった」

「必要な資料がそろっていなかった」

「会議が終わってから、大切な質問を忘れていたことに気づいた」

会議には、報告、情報共有、問題解決、意思決定など、さまざまな目的があります。

その目的を明確にしないまま始めると、参加者が何を話し合えばよいのか分からなくなる場合があります。

今回はChatGPTを使って、実際に30分間の会議を準備する方法を学びましょう。

1．会議を開く前に考えたい3つのこと

最初に考えたいのは、会議の資料ではなく、会議そのものの目的です。

私は、次の3つを整理することをおすすめします。

① なぜ会議を開くのか

情報を共有したいのか、問題を解決したいのか、何かを決定したいのか。

② 誰が参加する必要があるのか

必要な情報を持っている人や、判断する立場にある人は誰なのか。

③ 会議が終わったとき、どんな状態になっていればよいのか

例えば、改善案を3つ出すことなのか、

こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って会議の議事録を作成し、決定事項や担当者、期限を整理する方法を学びました。

今回は、会議が始まる前の「準備」にChatGPTを活用してみましょう。

みなさんは、こんな経験はありませんか？

「会議を開いたけれど、何も決まらなかった」

「話があちこちへ広がって、予定時間を過ぎてしまった」

「必要な資料がそろっていなかった」

「会議が終わってから、大切な質問を忘れていたことに気づいた」

会議には、報告、情報共有、問題解決、意思決定など、さまざまな目的があります。

その目的を明確にしないまま始めると、参加者が何を話し合えばよいのか分からなくなる場合があります。

今回はChatGPTを使って、実際に30分間の会議を準備する方法を学びましょう。

1．会議を開く前に考えたい3つのこと

最初に考えたいのは、会議の資料ではなく、会議そのものの目的です。

私は、次の3つを整理することをおすすめします。

① なぜ会議を開くのか

情報を共有したいのか、問題を解決したいのか、何かを決定したいのか。

② 誰が参加する必要があるのか

必要な情報を持っている人や、判断する立場にある人は誰なのか。

③ 会議が終わったとき、どんな状態になっていればよいのか

例えば、改善案を3つ出すことなのか、

一つの方法を決定することなのか。

この3つを整理することで、必要な議題や資料も考えやすくなります。

ChatGPTには、次のように質問してみましょう。

「これから社内会議を開きます。会議の目的と、終了時に決めたいことを整理したいので、私に一つずつ質問してください」

ChatGPTとの対話を通じて、会議の目的を明確にできます。

2．アジェンダとは何でしょうか？

会議の準備をするとき、「アジェンダ」という言葉を耳にすることがあります。

アジェンダとは、会議で扱う議題や進行予定をまとめたものです。

例えば、次のような項目です。

• 会議名
• 開催日時と場所
• 参加者
• 会議の目的
• 話し合う議題
• 時間配分
• 必要な資料
• 最後に確認する事項

アジェンダを事前に共有しておくと、参加者も必要な情報を準備できます。

ただし、すべての会議に複雑なアジェンダが必要なわけではありません。

短い打ち合わせなら、目的と議題を簡単に整理するだけでも役立ちます。

3．実践！30分間の社内会議を準備してみよう

今回は、架空の会社で「業務の情報共有を改善する」というテーマの会議を開くとします。

参加者は4人、会議時間は30分です。

目的は、現在の情報共有について課題を整理し、試してみる改善方法を一つ選ぶことです。

ChatGPTに次のように入力します。

「社内の情報共有を改善するため、4人で30分間の会議を開きます。目的は、現状の課題を整理し、試験的に取り組む改善案を一つ選ぶことです。アジェンダと時間配分を作成してください。会社の具体的な状況はまだ伝えていないので、問題があると決めつけないでください」

例えば、次のようなアジェンダが考えられます。

時間	議題	目的
0〜3分	会議の目的確認	今日決めたいことを共有
3〜10分	現状の確認	実際に困っていることを集める
10〜20分	改善案の検討	実行できそうな方法を比較
20〜27分	試行案の選定	試す方法を一つ選ぶ
27〜30分	決定事項の確認	担当・期限・次の行動を確認

合計30分です。

時間配分はあくまで例です。議題の内容や参加者数に応じて調整しましょう。

4．議題を具体的にする方法

会議の議題が「業務改善について」だけでは、何を話すのか分かりにくい場合があります。

例えば、次のように具体化できます。

「情報共有に使っている方法を確認する」

「資料を探すときに困ることがあるか確認する」

「改善に必要な条件を整理する」

「実際に試せる方法を比較する」

ChatGPTには、

「『業務改善について』という議題を、参加者が具体的に話し合える質問形式に変更してください」

と依頼できます。

例えば、

「必要な資料が見つからないことはありますか？」

「最新の情報を確認する方法は決まっていますか？」

といった質問が考えられます。

ただし、問題があることを前提に質問すると、回答が誘導される場合があります。

「問題があるかどうか」から確認する質問にすることが大切です。

5．会議に必要な資料を考えてみよう

会議では、事前に資料を準備しておくことで、話し合いを進めやすくなります。

例えば、売上改善の会議なら、売上の推移、販売数量、商品別の実績などが必要かもしれません。

納期改善の会議なら、注文から納品までの作業工程や、過去の納期実績などが判断材料になります。

ChatGPTには、

「この会議で改善案を検討するために、事前に準備しておくと役立つ資料を提案してください。必須の資料と、あれば参考になる資料を分けてください」

と質問できます。

ただし、ChatGPTは会社の実際の状況を知っているわけではありません。

提案された資料の中から、目的に必要なものを選びましょう。

資料をたくさん集めることが、必ずしもよい会議につながるわけではありません。

6．参加者への案内文を作ってみよう

会議の目的とアジェンダが決まったら、参加者へ案内します。

ChatGPTに、

「社内向けの会議案内メールを作成してください。テーマは情報共有の改善、所要時間は30分、参加者は4人です。開催日時と場所は未定なので、空欄にしてください。会議で検討する内容と、事前に考えておいてほしいことを簡潔に伝えてください」

と依頼してみましょう。

例えば、次のような内容が考えられます。

件名：情報共有に関する打ち合わせのご案内

関係者各位

情報共有の現状を確認し、改善方法を検討するための打ち合わせを行います。

日時：未定
場所：未定
所要時間：30分

当日は、現在の情報共有の方法や、改善できそうな点について意見交換を行います。

事前に、日頃の業務で感じていることや、工夫していることを整理しておいてください。

よろしくお願いいたします。

このように、会議の目的と準備してほしいことを伝えれば、参加者も話し合いに参加しやすくなります。

7．会議で確認すべき質問を準備する

会議では、その場で思いついた質問だけに頼ると、重要な確認事項を忘れることがあります。

そんなときは、ChatGPTに質問の候補を考えてもらいましょう。

例えば、

「情報共有の改善会議で、現状・原因・改善案・実行条件を確認するための質問を、それぞれ3つずつ考えてください」

と依頼します。

すると、次のような質問を準備できます。

現状を確認する質問

「現在、どのような方法で情報を共有していますか？」

原因を調べる質問

「必要な情報が伝わりにくい場合、どの段階で問題が起きていますか？」

改善方法を考える質問

「今の仕組みを大きく変えずに改善できることはありますか？」

実行条件を確認する質問

「新しい方法を試すために、何が必要ですか？」

ただし、準備した質問をすべて聞く必要はありません。

実際の話し合いに合わせて、必要な質問を選びましょう。

8．ChatGPTに反対意見を考えてもらう

会議の準備では、提案したい改善案のメリットだけを考えてしまうことがあります。

例えば、情報共有のために新しいシステムを導入しようと考えているとします。

その場合は、

「この新しいシステムを導入するとき、反対意見として考えられることを5つ挙げてください」

と質問してみましょう。

例えば、導入費用、操作方法の習得、既存システムとの連携、情報管理などが論点になるかもしれません。

こうした意見を事前に考えておけば、会議で比較すべき条件を整理できます。

ただし、AIが挙げた問題が、実際に発生するとは限りません。

想定される課題と、確認できている事実を分けて考えることが大切です。

9．会議で何も決まらなかったら失敗？

ここは、少し考えてみたいところです。

会議では、必ず何かを決定しなければならないのでしょうか。

私は、そうとは限らないと思います。

例えば、重要な情報が不足していることが分かった場合です。

その状態で無理に結論を出すより、必要な調査や確認事項を決めた方がよいこともあります。

会議の結果が、

「今回は結論を出さず、追加資料を確認してから判断する」

という場合でも、何を確認し、誰が担当し、いつ再検討するのかが明確になっていれば、次の行動につながります。

大切なのは、形だけの結論を作ることではありません。

会議前よりも、判断や行動に必要なことが明確になっているかどうかです。

10．会議の進行役をChatGPTで練習する

会議の進行に慣れていない方は、ChatGPTを練習相手として利用できます。

例えば、

「あなたは社内会議の参加者役になってください。私は進行役です。情報共有の改善会議を想定して、実際の会話形式で練習したいです。一度に一人の発言だけをしてください」

と依頼します。

ChatGPTが参加者役として発言したら、それに対して進行役として答えてみましょう。

また、

「今の進行について、改善できる点を教えてください」

と質問することもできます。

音声会話が利用できる場合は、実際に声で練習する方法もあります。

ただし、AIとの練習で想定される反応と、実際の会議での人間の反応は同じではありません。

あくまで準備のための練習として利用しましょう。

11．会議の準備でChatGPTを使うときの注意点

実際の会社の会議では、未公開の経営情報や取引先の情報を扱う場合があります。

例えば、売上、利益、取引価格、顧客情報、人事情報、開発計画などです。

こうした内容を、会社の許可なく外部のAIサービスに入力しないようにしましょう。

また、ChatGPTに会議資料を作成してもらう場合、存在しない数字や出来事を事実として追加する可能性があります。

資料を参加者へ配布する前に、情報の正確性を確認してください。

さらに、会議の進行表に時間配分が書かれていても、実際の話し合いを無理に打ち切る必要はありません。

目的を達成するために、進行を柔軟に調整することも大切です。

12．今日のミニレッスン

今回は、架空の30分間の会議を最初から準備します。

ステップ① 会議の目的を整理する

ChatGPTへ次のように入力してください。

「社内の情報共有について、4人で30分間の会議を開きます。会議の目的と、終了時に確認したいことを整理してください」

ステップ② アジェンダを作成する

続けて、

「30分間のアジェンダを作成してください。議題、時間配分、各議題で確認することを表にしてください」

と依頼します。

ステップ③ 質問事項を考える

「参加者から具体的な意見を集めるための質問を5つ作成してください。問題があることを決めつけない質問にしてください」

と質問します。

ステップ④ 会議案内を作成する

「この会議の参加者へ送る案内メールを作成してください。日時と場所は未定として、勝手に決めないでください」

と依頼します。

ステップ⑤ 進行の練習をする

最後に、

「あなたは会議参加者役になってください。私は進行役を練習します。まず、最初の参加者として発言してください」

と入力します。

実際に受け答えをしてみましょう。

これで、目的の整理から進行の練習まで一通り体験できます。

ソラ先生からひとこと

会議を成功させるために、必ずしも立派な資料や長いアジェンダが必要なわけではありません。

大切なのは、何のために集まり、何を話し合い、次にどう進めるかを明確にすることです。

ChatGPTは、その準備を手伝うことができます。

必要な質問を考える。

議題を整理する。

会議の進行を練習する。

そして、検討すべき別の視点を見つける。

こうした使い方を通じて、会議の時間を有効に活用できる可能性があります。

しかし、AIが考えた進行表のとおりに会議を進めることが目的ではありません。

参加者の意見を聞き、事実を確認し、必要な判断を行うことが重要です。

AIは会議の準備を手伝えます。しかし、話し合いを通じて答えを見つけていくのは、参加する人間です。

次回【第31回】は「ChatGPTで仕事の段取りを考える方法｜タスク整理・優先順位・スケジュール作成を実践」です。

会議で決まったことや日々の仕事を、実際の行動につなげるための段取りを学びましょう。