ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第68回】ChatGPTを使って仕事の振り返りを行い、次に生かす方法｜予定と実績・判断の背景・改善点を整理する実践講座

2025.08.15

1．はじめに

皆さん、こんにちは。ソラ先生です。

前回は、仕事の実行計画を立て、進み具合を確認する方法を学びました。

今回は、終わった仕事や一区切りついた取り組みを振り返り、次の仕事に生かす方法を考えます。

「忙しかったけれど、何とか終わった」

「問題はあったが、最後には間に合った」

「前回よりスムーズだった気がする」

こうした感想にも意味はあります。しかし、それだけでは、次に何を続け、何を変えればよいかが分かりません。

ChatGPTとの対話を使って、実際に起きたこと、判断した理由、結果を整理し、次の行動につなげましょう。

なお、この講座の実務例、数値、会話は説明用です。実際の社内の出来事や成果を示すものではありません。

2．今回の到達目標

今回の目標は、仕事の感想をまとめることにとどまりません。

経験から、次の仕事で使える具体的な工夫を取り出すことです。

次の五つを目指しましょう。

予定と実績を、記録に基づいて整理する。
起きたことと、その原因についての解釈を分ける。
うまくいった点と、困った点の両方を確認する。
当時の情報や条件を踏まえて判断を振り返る。
続けること、変えること、確かめることを決める。

ChatGPTは、記録を整理し、別の見方を探す相談相手として使います。

3．振り返りで整理する四つのこと

仕事を振り返る際は、次の四つを分けます。

区分	確認すること
予定	何を目指し、どう進めるつもりだったか
実際	何が起き、どのように進んだか
解釈	違いや結果を、どう考えるか
次の行動	次回に何を続け、何を変えるか

最初から改善策を考えると、実際に起きたことの確認が抜ける場合があります。

まず材料をそろえ、それから意味を考えましょう。

4．振り返る対象を絞る

「今月の仕事をすべて振り返る」という問いは、範囲が広くなりがちです。

最初は、具体的な仕事を一つ選びます。

例えば、

一つの案件への対応。
新しい確認表の試行。
書類の保存先を整理した取り組み。
問い合わせへの回答作成。
一回の打ち合わせの準備。

対象の始まりと終わりも決めましょう。

範囲が明確になると、必要な記録や関係者を絞りやすくなります。

5．最初の目的と完了条件を取り出す

振り返りでは、実施前に何を目指していたかを確認します。

例えば、書類整理の目的が、

必要な書類の保存先で迷うことを減らす。

だったとします。

この場合、「ファイルを移動した」という実績だけでは、目的を達成したか判断できません。

保存先は整理できたか。
関係者へ案内できたか。
実際に必要な書類を開けたか。
迷う場面はどう変わったか。

作業の完了と、目的に沿った変化を分けて確認します。

6．記憶と記録を分ける

終わった仕事を思い出すと、印象に残った場面を中心に考えやすくなります。

そこで、記録から確認できることと、記憶による情報を分けましょう。

確認に使う材料には、次のようなものがあります。

当初の計画。
作業記録。
メールや打ち合わせメモ。
修正した資料。
確認結果の一覧。
担当者の振り返りメモ。

記憶による情報も、調べる手掛かりになります。ただし、記録で確認した事実と同じ扱いにしないことが大切です。

7．材料を整理するプロンプト例

次の仕事について、振り返りの材料を整理してください。

【対象と期間】
［記入］

【当初の目的・計画】
［記入］

【記録から分かること】
［記入］

【記憶していること】
［記入］

次の順に分けてください。
1．記録で確認できる事実
2．記憶に基づく情報
3．自分の評価や解釈
4．追加確認が必要なこと

記録のない出来事や成果を補わないでください。情報どうしに食い違いがあれば示してください。

最初の段階では、評価よりも材料の整理を優先します。

8．出来事を時系列に並べる

問題が起きた場合、前後の流れを確認すると、判断の背景が見えてきます。

例えば、

当初の対象範囲を決めた。
保存先の一覧を作った。
使用する版が不明な書類を見つけた。
担当者へ確認した。
回答を待つ間に、別の作業を進めた。
確認後、整理を再開した。

という順序です。

時系列では、「いつ分かったか」も重要です。

最初から分かっていたことと、途中で初めて判明したことを区別しましょう。

9．予定と実績の差を整理する

予定との差は、遅れだけではありません。

観点	予定と実績を比べる内容
範囲	対象や作業が増減したか
日程	着手や完了の時期はどう変わったか
手順	実際にはどの順番で進めたか
負担	想定外の作業や待ち時間があったか
品質	必要な条件を満たせたか
効果	目的に沿った変化を確認できたか

差があったからといって、すべて問題とは限りません。

状況に合わせた変更が役立った場合もあります。差の内容と理由を確認します。

10．数字には条件を添える

例えば、予定より作業時間が短くても、対象件数が減っていれば、単純には比較できません。

逆に、時間が増えていても、必要な追加確認を行った結果かもしれません。

数値を整理する際は、次を添えます。

対象件数。
作業内容。
計測した範囲。
担当や設備などの条件。
途中で追加された作業。

ChatGPTには、数値の差だけで評価せず、比較条件も確認するよう伝えましょう。

11．うまくいった点も具体化する

振り返りでは、問題点ばかりに目が向くことがあります。

しかし、続けたい工夫を見つけることも大切です。

例えば、

事前準備が良かった。

という評価を、次のように具体化します。

打ち合わせ前に未確認事項を一覧にしたため、当日は確認したい項目を順に話し合えた。

何をしたかが明確なら、次回も実施できます。

ただし、その行動が結果にどこまで影響したかは、確認できた範囲で説明しましょう。

12．困った点は、状況と影響を書く

「連絡不足だった」という表現だけでは、改善方法を考えにくいものです。

次のように分けます。

【状況】
保存先の変更を、一部の使用者へ案内していなかった。

【影響】
旧保存先を開き、対象書類を見つけられない場面があった。

【未確認】
ほかに影響を受けた使用者がいるかは分からない。

何が起き、どのような影響があったかを書けば、必要な確認や対応を検討しやすくなります。

13．当時分かっていた情報を確認する

結果を知った後では、「最初からそうすればよかった」と感じることがあります。

しかし、その判断をした時点では、必要な情報がそろっていなかったかもしれません。

次の点を確認しましょう。

当時、何が分かっていたか。
何が未確認だったか。
どのような選択肢があったか。
時間や人員に、どのような制約があったか。
何を優先して判断したか。

現在の知識だけで過去の判断を評価せず、当時の条件に戻って考えます。

14．結果と判断の妥当性を分ける

よい結果になったからといって、判断の仕方まで適切だったとは限りません。

必要な確認を省いたものの、今回は問題が表面化しなかった可能性もあります。

一方、当時の情報を踏まえて判断しても、予想できなかった事情によって結果が悪くなる場合があります。

振り返りでは、

結果はどうだったか。
判断するための情報を確認したか。
他の選択肢を検討したか。
重要な条件を見落としていなかったか。

を分けて整理しましょう。

15．判断の背景を整理するプロンプト例

次の判断について、当時の条件に沿って振り返ってください。

【判断した内容】
［記入］

【当時分かっていたこと】
［記入］

【当時分からなかったこと】
［記入］

【選択肢と制約】
［記入］

【実際の結果】
［記入］

次を整理してください。
1．判断の根拠になった情報
2．当時確認できた可能性がある不足情報
3．結果が出てから初めて分かったこと
4．次回の判断で改善できる点

当時は知り得なかった情報を、知っていた前提で評価しないでください。

16．原因の説明は仮説として扱う

問題が起きると、原因を一つに絞りたくなることがあります。

例えば、

案内が遅れたのは、担当者が忘れたから。

という説明です。

しかし、確認すると、次の事情があるかもしれません。

案内する担当が決まっていなかった。
配信先の一覧がなかった。
変更内容が確定していなかった。
案内を行うタイミングが曖昧だった。

これらも、確認前は仮説です。

人の性格や意識だけで説明せず、手順、情報、役割、作業条件を調べましょう。

17．別の見方をChatGPTに求める

自分の解釈を整理したら、別の説明も検討します。

例えば、次のように依頼します。

私は「事前の案内不足」が主な問題だと考えています。以下の記録から、ほかに検討すべき説明があれば最大3つ挙げてください。

各説明について、根拠になる記録、反する記録、追加で確認することを示してください。記録にない事情は事実として扱わないでください。

候補を挙げてもらった後は、実際の資料や関係者への確認へつなげます。

ChatGPTの説明だけで原因を確定しないことが大切です。

18．説明用の実務例：書類整理を振り返る

ここでは、前回の講座に登場した書類整理を題材に考えます。

説明用の仮定として、次の記録があったとします。

対象書類の一覧は作成した。
使用する版が不明な書類が見つかった。
確認に時間がかかり、整理の完了予定を変更した。
整理後、一部の使用者が旧保存先を参照した。
案内を確認した使用者からは、保存先が分かったという回答があった。

この段階では、全員が使えるか、探す時間が減ったかは未確認です。

確認できたことと、まだ分からないことを分けます。

19．例から学べることを取り出す

この例では、次の点を検討できます。

観点	振り返る内容
続ける候補	移動前に対象書類を一覧にする
変える候補	使用する版の確認を、日程に明示する
追加確認	誰が旧保存先を使っているか調べる
次回の準備	案内先と案内する担当を決める
効果の確認	実際に書類を開けるか確認する

「次回は注意する」という表現より、作業や確認の形にすると実行しやすくなります。

ただし、一度の例から、すべての業務に同じ方法が必要だとは決めません。

20．続けること・変えること・確かめることに分ける

振り返りの結果は、次の三つに整理できます。

続けること

今回役立ったと考えられ、次回も使う理由がある行動です。

変えること

問題が確認され、手順や役割を変更する必要があることです。

確かめること

原因や効果が未確認で、判断の前に情報が必要なことです。

まだ原因が分からない問題を、無理に改善策へ変えないようにしましょう。

必要な確認を決めることも、次の行動です。

21．改善策を具体的な行動にする

「情報共有を徹底する」だけでは、何を変えるか分かりません。

例えば、次のように具体化します。

保存先を変更する前に、使用者の一覧を確認する。変更内容、切り替え時期、参照先を記した案内を送る。

さらに、完了を確認する方法も決めます。

対象者が新しい保存先を開けることを確認する。

ただし、すべての変更に同じ確認が必要とは限りません。

影響の大きさに合わせて、実施する範囲を調整します。

22．改善策を増やしすぎない

振り返りを行うと、多くの課題が見つかることがあります。

そのすべてを次回の作業に追加すると、負担が大きくなります。

まず、次の観点で絞りましょう。

再び起きる可能性があるか。
起きた場合の影響は大きいか。
次回の仕事に関係するか。
実施に必要な負担はどれくらいか。
他の作業と重複していないか。

最初に実行する改善を一つか二つに絞り、残りは必要に応じて検討します。

23．次回へ引き継ぐ形にまとめる

振り返りの内容は、後から使える場所と形で残します。

例えば、次のような短い記録です。

【次回も続けること】
作業前に、対象と保存先の一覧を作る。

【次回変えること】
使用する版の確認と、関係者への案内を計画に含める。

【実施するタイミング】
保存先の変更前。

【未確認事項】
探す時間への影響。

【確認方法】
対象者が必要な書類を開けるか確認する。

記録した内容を、次の計画やチェック項目へ反映させます。

24．経験を共有するときは適用範囲を書く

ある仕事で役立った方法でも、ほかの仕事では使い方が変わる場合があります。

共有するときは、次を添えましょう。

どのような仕事で使ったか。
どの条件で役立ったか。
何を確認できたか。
未確認のことは何か。
別の仕事で使う際に何を確かめるか。

例えば、

複数人が使う書類の保存先を変更する際には、案内先の確認が必要だった。

という説明なら、経験した条件が伝わります。

一つの経験を、根拠なく全体のルールへ広げないことが大切です。

25．複数人で振り返る際の質問

関係者から情報を集める場合は、意見の違いを残します。

例えば、次の質問が使えます。

実際に困った場面はどこでしたか。
そのとき、どの情報がありましたか。
作業しやすかった点は何ですか。
予定と違ったことは何でしたか。
次回、一つ変えるなら何を変えますか。

「案内が足りなかったですよね」と結論を含めて聞くより、実際の経験を尋ねましょう。

複数の意見が一致しない場合も、無理に一つへまとめる必要はありません。

26．振り返りの内容を計画へ反映する

学んだ内容は、次の仕事の準備へ移します。

例えば、

計画表へ確認作業を追加する。
打ち合わせ前の質問項目を修正する。
手順書に実施条件を書き足す。
引き継ぎ資料へ判断理由を残す。
不要だった確認項目を見直す。

記録を作っただけで終わらず、次回どこで使うかを決めましょう。

新しい項目を加える場合は、既存の手順と重複しないかも確認します。

27．改善後の確認を決める

振り返りから決めた改善策も、実際に役立つとは限りません。

例えば、案内文を詳しくした結果、重要な変更点が見つけにくくなる可能性もあります。

次回は、

改善策を実施できたか。
想定した問題は減ったか。
別の負担が増えていないか。
続ける価値があるか。

を確認します。

改善策を決めた時点で正解とせず、使った結果から調整していきます。

28．振り返りをまとめるプロンプト例

以下の記録から、次回の仕事で使う振り返りメモを作成してください。

【目的・予定】
［記入］

【実績・出来事】
［記入］

【当時の判断と理由】
［記入］

【関係者の意見】
［記入］

次の順でまとめてください。
1．確認できた結果
2．予定との主な違い
3．続けること
4．変えること
5．まだ確かめること
6．次回、最初に実行する改善を一つ
7．その改善を確認する方法

事実と解釈を区別し、意見の違いは残してください。原因や効果を、記録以上に断定しないでください。

29．実践演習：10ステップで経験を次に生かす

最近終わった仕事、または一区切りついた取り組みを一つ選び、次の順で振り返りましょう。

対象を決める。
振り返る仕事と期間を明確にします。
最初の目的を書く。
何を実現したかったかを確認します。
記録を集める。
計画、作業記録、連絡内容などをそろえます。
事実と記憶を分ける。
確認できる情報と、思い出している情報を区別します。
出来事を時系列にする。
いつ何が分かり、どう対応したかを整理します。
予定との差を書く。
範囲、日程、手順、負担、結果を比べます。
役立った点と困った点を書く。
行動と状況を具体的に記します。
判断の背景と別の説明を考える。
当時の情報や制約を踏まえて検討します。
次回の改善を絞る。
続けること、変えること、確かめることを整理します。
実施と確認の方法を決める。
次回いつ使い、何を見て有用性を判断するかを書きます。

30．振り返りのチェックリスト

□ 振り返る対象と期間が明確か。
□ 当初の目的と完了条件を確認したか。
□ 記録と記憶を分けたか。
□ 数値に件数や条件を添えたか。
□ うまくいった点も具体化したか。
□ 困った点を状況と影響で説明したか。
□ 当時分かっていた情報を確認したか。
□ 原因について、別の説明も検討したか。
□ 次回の改善を実施できる数に絞ったか。
□ 改善を使う場面と確認方法を決めたか。

すべての仕事で詳細な資料を作る必要はありません。

仕事の規模に合わせて、必要な項目を使いましょう。

31．よくある失敗と直し方

失敗①：「次回は気をつける」で終わる。

何を、いつ、どう確認するかへ書き換えます。行動にできない場合は、原因や条件の確認が不足していないか見直しましょう。

失敗②：結果を知った今の視点だけで評価する。

当時分かっていた情報と、後から判明した情報を分けます。

失敗③：問題がなかったので振り返らない。

役立った準備や対応を確認します。ただし、問題が起きなかった理由を、根拠なく特定しないようにします。

失敗④：個人の意識だけを原因にする。

役割、情報、手順、作業量、確認方法も調べます。

失敗⑤：ChatGPTの要約で意見の違いが消える。

一致した点と、見方が分かれた点を分けて残すよう依頼します。

失敗⑥：改善項目を増やしすぎる。

影響と負担を比べ、次回に実行するものを絞ります。

32．今回の要点

今回の要点は、次の五つです。

予定、実際の出来事、解釈、次の行動を分ける。
記録を土台にし、記憶による情報は区別する。
当時の情報や制約を踏まえて判断を振り返る。
役立った点と困った点から、具体的な行動を取り出す。
次の計画へ反映し、改善が役立ったかも確認する。

経験を振り返る価値は、次の仕事で使える形にすることで生まれます。

33．仕事で使える基本プロンプト

今回の内容をまとめた基本プロンプトです。

あなたは、仕事の振り返りから次回の改善を整理する相談相手です。

【振り返る仕事と期間】
［記入］

【当初の目的・完了条件】
［記入］

【予定していた進め方】
［記入］

【記録から確認できる実績】
［記入］

【記憶に基づく情報】
［記入］

【主な判断と、当時の情報・制約】
［記入］

【うまくいった点・困った点】
［記入］

【関係者の意見】
［記入］

次の順で整理してください。
1．事実、記憶、評価の区別
2．主な出来事の時系列
3．予定と実績の違い
4．役立った行動と、その根拠
5．問題が起きた状況と影響
6．当時の条件に沿った判断の振り返り
7．原因についての複数の説明と未確認事項
8．続けること、変えること、確かめること
9．次回実行する改善を最大二つ
10．実施する場面と、効果を確認する方法

記録にない出来事、原因、成果、合意事項を補わないでください。関係者の意見が異なる場合は、その違いを残してください。後から判明した情報を、当時知っていた前提で評価しないでください。