こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使ってPowerPoint資料の構成を考え、スライドを作成し、発表の準備をする方法を学びました。

今回は、仕事で身近な「ビジネスメール」を取り上げます。

みなさんは、メールを書くときにこんな経験はありませんか？

「丁寧な文章にしたいけれど、言葉が思いつかない」

「お願いしたいことがあるけれど、失礼な印象にならないか心配」

「お詫びのメールを、どのように書けばよいか分からない」

「文章を考えているうちに、時間が過ぎてしまう」

そんなとき、ChatGPTは文章作成を手伝ってくれます。

ただし、AIが作った文章を、そのまま送信してよいとは限りません。

今回は、お礼・依頼・お詫びの3種類のメールを使いながら、実際の仕事に役立つ文章作成方法を学んでいきましょう。

1．ChatGPTはどんなメールを作れるの？

ChatGPTでは、さまざまな目的のメールを作成できます。

例えば、次のような文章です。

• 打ち合わせのお礼
• 資料送付の案内
• 見積書の提出
• 納期の確認
• 仕事の依頼
• 日程変更のお願い
• お問い合わせへの返信
• お詫びと今後の対応の連絡

どのようなメールを作りたいのか、普段の日本語で伝えれば構いません。

例えば、

「取引先への打ち合わせのお礼メールを作成してください」

と入力するだけでも、文章を提案してくれます。

ただし、この質問だけでは、打ち合わせの内容や相手との関係などが分かりません。

そこで、必要な条件を追加していきます。

2．ビジネスメールに必要な5つの要素

メールを作る前に、基本的な構成を知っておきましょう。

① 件名

メールの内容が分かるようにします。

例えば、

「本日の打ち合わせのお礼」

「お見積書送付のご案内」

などです。

② 宛名

相手の会社名、部署名、担当者名などを記載します。

相手の名前や役職を間違えないように注意しましょう。

③ 挨拶

「いつもお世話になっております」など、相手との関係に合わせた挨拶を入れます。

④ 本文

連絡する目的、必要な情報、お願いしたいことなどを説明します。

⑤ 署名

会社名、氏名、連絡先などを記載します。

ChatGPTには、こうした基本構成に沿って文章を作成してもらえます。

ただし、すべてのメールに長い挨拶や形式的な文章が必要なわけではありません。

相手や目的に合わせて調整しましょう。

3．実践① 打ち合わせのお礼メールを作ろう

最初は、比較的取り組みやすいお礼メールです。

例えば、取引先との打ち合わせが終わった後、お礼を伝える場面を考えましょう。

ChatGPTに次のように入力します。

「本日、取引先と打ち合わせをしました。時間をいただいたことへのお礼メールを作成してください。丁寧で自然な文章にしてください。具体的な打ち合わせ内容は伝えていないので、勝手に追加しないでください」

すると、例えば次のような文章が考えられます。

件名：本日の打ち合わせのお礼

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

本日はお忙しい中、打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
担当者名

短い文章ですが、お礼を伝えるという目的は果たしています。

もし、今後の予定が決まっていれば、その内容を追加してもよいでしょう。

ただし、まだ決まっていないことをAIに勝手に書かせないようにしてください。

4．実践② 仕事の依頼メールを作ろう

次は、相手に何かをお願いするメールです。

例えば、資料の送付を依頼する場面を考えましょう。

ChatGPTには、次のように入力します。

「取引先へ資料の送付をお願いするメールを作成してください。必要な資料は製品カタログです。希望する期限は決まっていません。失礼にならない自然な文章にしてください」

例えば、次のような文章が考えられます。

件名：製品カタログ送付のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

貴社製品について検討しております。

お手数をおかけしますが、製品カタログをご送付いただくことは可能でしょうか。

ご対応いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
担当者名

この文章では、何をお願いしているのかが明確になっています。

依頼メールでは、丁寧な言葉を並べること以上に、相手が何をすればよいのか分かることが重要です。

もし希望する期限がある場合は、具体的な日付を伝える必要があります。

5．実践③ お詫びメールを作ろう

次は、お詫びメールです。

お詫びメールでは、特に慎重な対応が必要になります。

例えば、取引先からの問い合わせに対して、返信が遅れてしまった場合です。

ChatGPTには、次のように入力します。

「取引先からのお問い合わせへの返信が遅れてしまいました。返信が遅れたことをお詫びするメールを作成してください。遅れた理由は不明なので、勝手に説明しないでください」

例えば、次のような文章が考えられます。

件名：お問い合わせへの返信遅延のお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたびは、お問い合わせへの返信が遅くなりましたことをお詫び申し上げます。

ご連絡いただいていたにもかかわらず、お待たせしてしまい、申し訳ございません。

お問い合わせいただいた内容につきましては、確認のうえ、改めてご連絡いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
担当者名

ただし、この例文は、まだお問い合わせへの回答ができていない場合を想定しています。

実際に確認が終わっている場合や、すでに対応が完了している場合は、文章を変更する必要があります。

お詫びメールでは、きれいな文章を作ることより、何が起きたのか、現在どうなっているのかを正確に伝えることが重要です。

6．AIがお詫びの理由を勝手に作ったら？

ここは特に注意したいところです。

例えば、返信が遅れた理由を伝えていないのに、ChatGPTが、

「社内システムの不具合により、ご返信が遅くなりました」

と書いたとします。

しかし、実際にはシステムの不具合など発生していません。

これでは、事実と異なる説明を取引先に送ることになります。

その場合は、

「システムの不具合という事実はありません。原因が確認できていないため、理由を追加せず、お詫びと今後の対応だけを記載してください」

と指示しましょう。

ChatGPTは、自然な文章を作るために、もっともらしい理由を補ってしまう場合があります。

しかし、仕事では、確認できていないことを事実として伝えてはいけません。

7．相手に合わせて文章を変更する方法

同じ内容でも、送信する相手によって適切な表現は変わります。

例えば、初めて連絡する相手と、長年取引している相手では、文章の雰囲気が異なる場合があります。

ChatGPTには、次のように依頼できます。

「このメールを、初めて取引する相手向けに、丁寧な文章へ修正してください」

また、

「長年お付き合いのある取引先へのメールです。丁寧さを保ちながら、少し自然な表現にしてください」

と伝えることもできます。

ただし、取引金額や会社の規模によって、相手への敬意を変える必要はありません。

大切なのは、相手との関係や連絡の目的を考え、適切な表現を選ぶことです。

必要以上に堅苦しい文章よりも、用件が分かりやすく、誠実に伝わる文章の方が適している場合もあります。

8．件名だけを考えてもらう方法

メールを作成するとき、意外と悩むのが件名です。

本文は完成しているのに、どんな件名にすればよいのか分からないことがあります。

そんなときは、

「このメールの内容に合う件名を5つ考えてください。短く、用件が分かるものにしてください」

と依頼してみましょう。

例えば、資料送付のメールなら、

「ご依頼資料の送付について」

「製品資料送付のご案内」

などが候補になります。

ただし、目立たせるためだけに、内容と異なる件名を付けないようにしましょう。

受信した人が、何についての連絡なのか判断できることが大切です。

9．長いメールを短く整理する方法

メールを書いているうちに、説明が長くなることがあります。

そのような場合は、

「このメールの意味を変えずに、読みやすく短くしてください。日時、金額、数量、納期、重要な条件は削除しないでください」

と依頼してみましょう。

ただし、短くすることで必要な説明まで削られる場合があります。

修正前と修正後を比較して、伝えるべき情報が残っているか確認してください。

また、単に短いメールがよいとは限りません。

複雑な内容を説明する場合は、誤解を防ぐために詳しい説明が必要になることもあります。

10．ChatGPTでメールを送信することはできるの？

ChatGPTは、メールの文章を作成するだけでなく、対応するメールサービスと接続して、メールの確認や下書き作成などを支援できる場合があります。

接続するサービスや利用できる権限によっては、送信などの操作にも対応します。

ただし、すべての利用者が同じ機能を使えるわけではありません。

また、ChatGPTの画面でメールの文章を作成しただけでは、実際に相手へ送信されたことにはなりません。

メールを送る際は、送信先、件名、本文、添付ファイルなどを確認しましょう。

特に仕事では、AIが作成した文章を人間が確認してから送信することをおすすめします。

11．ChatGPTでメールを作成するときの注意点

仕事でメールを作成する場合、便利さだけでなく情報管理も重要です。

例えば、次のような情報です。

• 取引先の担当者名や連絡先
• 見積金額や契約条件
• 未公開の製品情報
• 納期や生産計画に関する秘密情報
• 顧客から預かった資料

こうした情報を入力する前には、会社のルールや取引先との契約条件を確認してください。

メールの文章だけを作りたいのであれば、会社名や担当者名を仮の名前にしたり、秘密情報を除いた練習用の文章を使ったりする方法があります。

また、メールの文面に問題がなくても、宛先や添付ファイルを間違えると重大なトラブルにつながる場合があります。

文章の確認だけでなく、送信操作そのものの確認も大切です。

12．今日のミニレッスン

今回は、3種類のメールをChatGPTで作成し、修正してみましょう。

練習① お礼メール

ChatGPTに次のように入力します。

「本日、取引先と打ち合わせをしました。時間をいただいたことへのお礼メールを作成してください。打ち合わせ内容は伝えていないので、勝手に追加しないでください」

回答が表示されたら、

「もう少し短く、自然な文章にしてください」

と依頼します。

最初の文章と比較してみましょう。

練習② 依頼メール

次に、

「取引先へ製品カタログの送付をお願いするメールを作成してください。丁寧で、依頼内容が分かりやすい文章にしてください」

と入力します。

回答が表示されたら、

「相手が対応しやすいように、追加で確認しておいた方がよい情報を教えてください」

と質問します。

AIが提案した内容から、必要なものを選びましょう。

練習③ お詫びメール

最後に、

「取引先への返信が遅れたことをお詫びするメールを作成してください。理由は不明なので、勝手に追加しないでください」

と入力します。

回答が表示されたら、

「この文章に、私が伝えていない事実や約束が追加されていないか確認してください」

と質問します。

さらに、自分でも文章を読んで確認しましょう。

練習④ 送信前チェック

3種類のメールを作成できたら、ChatGPTに次のように質問します。

「ビジネスメールを送信する前に確認する項目を、重要な順番に整理してください」

宛先、件名、本文、日時、金額、添付ファイルなどを確認するための一覧を作ってもらいましょう。

これで今回の練習は完了です。

ソラ先生からひとこと

ChatGPTを使えば、メールの下書きを短時間で作成できます。

文章が思いつかないときや、表現を見直したいときには、とても便利です。

しかし、AIが作成した文章には、書いた本人の気持ちや責任が自動的に備わるわけではありません。

お礼を伝えるときには、何に感謝しているのか。

依頼するときには、相手に何をお願いしたいのか。

お詫びするときには、何が起きて、どう対応するのか。

そうしたことを考え、確認するのは人間です。

AIに文章作成を手伝ってもらっても、相手に伝える責任は自分自身にある。

このことを忘れずに、ChatGPTを便利な文章作成の道具として活用していきましょう。

次回【第29回】は「ChatGPTで議事録を作成する方法｜会議メモの整理・決定事項・担当者・期限をまとめよう」です。

今度は、会議の内容を分かりやすく整理し、次の仕事につなげる方法を学びます。