仕事では、毎日のようにメールを使います。

見積りの依頼。
納期の確認。
図面の送付。
お問い合わせへの返信。
協力会社との打ち合わせ。

パソコンの画面を見ながら仕事をしていると、つい「メールを送ること」そのものが目的になってしまうことがあります。

でも、本当に向き合っているのはメールではありません。

その向こうにいる人です。

返事を待っているお客様。

材料や加工の準備を進めたい製造スタッフ。

次の予定を決めたい協力会社。

一通のメールの先には、必ず誰かの仕事があります。

だから（株）アリスでは、メールを書くときも、

「自分が何を伝えたいか。」

だけではなく、

「相手は何を知りたいのか。」

を考えることを大切にしています。

例えば、納期を確認するとき。

「いつできますか。」

だけでも意味は伝わります。

でも、なぜ確認しているのかが分かれば、相手も答えやすくなることがあります。

お客様への回答が必要なのか。

製造予定を決めたいのか。

出荷の準備をしたいのか。

相手が次に何をするのかまで考えると、伝え方も変わります。

お問い合わせへの返信も同じです。

すぐに答えが出ない場合でも、何も連絡がなければ、お客様は、

「メールは届いているのだろうか。」

「確認してもらえているのだろうか。」

と気になるかもしれません。

そんなとき、

「確認していますので、少しお時間をください。」

と一言伝えるだけで、相手は状況を知ることができます。

難しい文章を書く必要はありません。

大切なのは、相手が迷わないことです。

何を確認してほしいのか。

いつまでに返事が必要なのか。

次に何をすればいいのか。

必要なことが分かれば、仕事は前へ進みます。

営業事務だけではありません。

営業も、製造も、機械加工を担当するエンジニアも、仕事の中でメールを使います。

図面について確認する。

加工方法について相談する。

問題が見つかったことを伝える。

必要な情報を次の人へ渡す。

メールは、離れた場所にいる人同士の仕事をつなぐ道具です。

だから、送信ボタンを押したところで仕事が終わるわけではありません。

相手に内容が伝わり、相手が次の行動へ進めて初めて、そのメールの役割は果たされます。

（株）アリスでは、「メールを書くこと」よりも、「メールによって仕事をつなぐこと」を大切にしています。

分かりやすく伝える。

必要なことを先に伝える。

返事を待っている人がいることを忘れない。

一つひとつは小さなことです。

でも、その積み重ねによって、お客様や協力会社、社内の仕事は少しずつ進めやすくなります。

メールの向こうには、人がいる。

その人が次に動きやすいように考えることも、（株）アリスが大切にしている仕事の一つです。