こんにちは！ソラ先生です。

皆さんは、仕事の予定を立てたのに、そのとおりに進まなかった経験はありませんか？

朝は余裕があると思っていたのに、急な問い合わせが入る。

予定していた作業が、思った以上に時間がかかる。

他の担当者からの回答が届かず、次の作業に進めない。

気がつけば、一日が終わっている。

仕事では、このようなことが珍しくありません。

前回の第78回では、ChatGPTを使って仕事の優先順位を整理する方法を学びました。

今回は、さらに一歩進んで、仕事の予定を組み立て、進み具合を確認しながら、必要に応じてスケジュールを見直す方法を学んでいきましょう。

スケジュール管理で大切なのは、予定表をきれいに作ることではありません。

仕事の状況を把握し、期限や品質を守りながら、必要な作業を確実に進めることです。

ChatGPTを活用すると、複数の仕事を整理したり、作業に必要な時間を考えたり、予定が変わったときに計画を組み直したりできます。

今回は、製造業の事務業務やものづくりの仕事を例に、具体的な使い方をご紹介します。

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1．スケジュール管理とは何だろう？

スケジュール管理とは、予定をカレンダーに記入するだけのことではありません。

何を、いつまでに、どのような順番で進めるのか。

必要な準備はできているのか。

途中で確認が必要なことはないか。

予定どおり進んでいるのか。

こうした情報を整理し、仕事の進行を管理することです。

例えば、製造業で製品をお客様へ納品する場合を考えてみましょう。

製品を加工するだけでは仕事は完了しません。

材料の準備、加工、検査、梱包、出荷など、複数の工程が関係する場合があります。

それぞれの工程には、必要な時間や確認事項があります。

一つの工程が遅れると、その後の工程にも影響する可能性があります。

だからこそ、スケジュールを考えるときには、単に納期から逆算するだけでなく、仕事全体の流れを理解することが重要です。

2．まずは仕事を一覧に整理しよう

最初に、現在抱えている仕事をChatGPTに伝えてみましょう。

ここでは、営業事務の一週間の仕事を例に考えます。

実践①　仕事の予定を整理する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

今週は次の仕事があります。

・A社の見積書作成：火曜日15時まで。作業時間は約2時間。

・B社の受注データ登録：水曜日まで。作業時間は約1時間。

・C社の納期確認：木曜日まで。製造担当者からの回答が必要。

・社内会議資料の作成：金曜日午前中まで。作業時間は約3時間。

・過去の見積書の整理：今週中。作業時間は約2時間。

これらの仕事を、期限、予想作業時間、確認が必要な事項に分けて一覧表にしてください。

まだ具体的な作業日時は決めないでください。」

ChatGPTの回答例

仕事	期限	作業時間	確認事項
A社見積書作成	火曜15時	約2時間	提出前確認
B社受注データ登録	水曜日	約1時間	登録内容
C社納期確認	木曜日	未定	製造担当者の回答
社内会議資料	金曜午前	約3時間	必要資料
過去見積書整理	今週中	約2時間	保存方法

このように一覧にすると、仕事の全体像を把握しやすくなります。

特に、C社の納期確認のように、他の担当者の回答が必要な仕事は、早めの対応を検討する必要があります。

ただし、具体的な曜日や期限は、実際の日付と照らし合わせて確認しましょう。

3．仕事に必要な時間を考えてみよう

スケジュールを作成するとき、重要になるのが作業時間です。

例えば、見積書の作成に2時間かかるとします。

しかし、その2時間には、図面確認や見積内容の確認、責任者による承認など、すべての作業が含まれているでしょうか。

また、途中で問い合わせへの対応が必要になることもあります。

単純に「2時間あれば終わる」と考えて予定を組むと、実際には時間が足りなくなる場合があります。

そこでChatGPTに、作業内容を細かく整理してもらいましょう。

実践②　作業を分解する

ChatGPTへの入力例

「A社の見積書作成について、現在分かっている作業は次のとおりです。

・依頼内容の確認
・図面と数量の確認
・見積担当者への確認
・見積書の作成
・提出前の確認
・お客様への送信

これらを作業順に整理してください。

各作業に必要な時間はまだ分からないため、推測で時間を設定せず、確認する項目を示してください。」

ChatGPTの回答例

STEP1：依頼内容の確認

確認すること：必要な資料や情報がそろっているか。

STEP2：図面・数量の確認

確認すること：対象製品、数量、図面の内容。

STEP3：見積担当者への確認

確認すること：見積価格や納期について必要な情報がそろっているか。

STEP4：見積書の作成

確認すること：見積担当者からの回答内容。

STEP5：提出前の確認

確認すること：記載内容や承認の完了状況。

STEP6：お客様への送信

確認すること：送信先、添付資料、送信内容。

このように作業を分解すると、どの作業に時間がかかるのかを考えやすくなります。

特に、他の担当者からの回答を待つ時間と、自分が実際に作業する時間は、分けて管理すると分かりやすくなります。

4．作業の順番と依存関係を整理しよう

仕事には、前の作業が完了しないと次へ進めないものがあります。

これを「依存関係」と呼びます。

例えば、見積担当者から価格の回答が届かなければ、正式な見積書を完成できない場合があります。

製造業でも、材料が入荷しなければ開始できない加工があります。

検査が完了しなければ、出荷できない製品もあります。

こうした関係を考慮せずにスケジュールを立てると、予定どおり進まない原因になります。

実践③　依存関係を確認する

ChatGPTへの入力例

「製品の納品までに、次の工程があります。

・材料の準備
・機械加工
・製品検査
・梱包
・出荷

この工程について、一般的に考えられる作業の順番と、前の工程が完了しないと進められない関係を整理してください。

ただし、実際の加工方法や工程の並行実施については、確認が必要な項目として示してください。」

ChatGPTの回答例

工程	次の工程へ進むための確認
材料準備	必要な材料がそろっているか
機械加工	必要な加工が完了しているか
製品検査	必要な検査が完了しているか
梱包	出荷に必要な梱包が完了しているか
出荷	出荷条件を満たしているか

このように整理すると、工程のつながりを把握しやすくなります。

ただし、実際の製造工程は、製品や加工方法によって異なります。

一部の作業を並行して進められる場合もあれば、特定の工程が完了するまで次へ進めない場合もあります。

ChatGPTが整理した順番をそのまま採用するのではなく、実際の工程と照らし合わせることが必要です。

5．ChatGPTで一週間の予定を作ってみよう

仕事内容、期限、作業時間、依存関係が整理できたら、一週間のスケジュール案を作成してみましょう。

ここでは、先ほどの営業事務の仕事を使います。

実践④　一週間のスケジュール案を作る

ChatGPTへの入力例

「先ほどの仕事一覧をもとに、一週間の作業スケジュール案を作成してください。

勤務時間は平日の9時から18時までです。

12時から13時は休憩です。

毎日、問い合わせ対応などの通常業務も発生するため、予定を詰め込みすぎないようにしてください。

期限のある仕事を優先し、他の担当者への確認が必要な仕事は早めに依頼する案を考えてください。

実際の日付が必要な場合は、対象の週を質問してください。」

ChatGPTの回答例

月曜日

A社見積書の作成を開始。

C社の納期について、製造担当者へ確認を依頼。

火曜日

A社見積書の最終確認と提出。

B社受注データ登録の準備。

水曜日

B社受注データ登録を完了。

社内会議資料の作成を開始。

木曜日

C社の納期確認と回答状況の確認。

社内会議資料の作成を進める。

金曜日

社内会議資料の提出状況を確認。

過去の見積書を整理する。

この予定は、作業日を大まかに振り分けた原案です。

実際に予定として使うには、金曜日午前までに必要な会議資料を木曜日中に仕上げるなど、期限との関係を詳しく確認する必要があります。

また、C社の納期回答が木曜日までに得られるかどうかも、担当者との確認が必要です。

スケジュールは、一度作って完成ではありません。

実際に進められる内容になっているかを確認し、必要に応じて調整することが重要です。

6．予定が遅れたときに組み直す方法

どれだけ丁寧に予定を立てても、仕事が予定どおり進まないことはあります。

例えば、火曜日までに提出する見積書の作成中、見積担当者からの価格回答が遅れたとします。

この場合、単純に作業を翌日に移すだけでは、提出期限を守れないかもしれません。

まず、何が遅れているのかを確認する必要があります。

価格回答はいつ得られる見込みなのか。

回答後に必要な作業は何か。

提出期限への影響はどの程度か。

お客様への連絡が必要か。

こうした情報を整理してから、対応方法を考えます。

ChatGPTへの入力例

「A社の見積書は火曜日15時までに提出する予定です。

しかし、見積担当者からの価格回答がまだ届いていません。

現在、提出期限に間に合うか分からない状況です。

必要な確認事項と、考えられる対応方法を整理してください。

お客様への回答や納期変更は、私の判断だけでは決められないため、確認が必要な事項として示してください。」

ChatGPTは、状況を整理し、確認すべきことを一覧にできます。

ただし、実際の納期やお客様との約束を変更する判断は、担当者や責任者が行う必要があります。

7．進捗状況を分かりやすく管理しよう

スケジュール管理では、予定を立てるだけでなく、仕事がどこまで進んでいるかを確認することも大切です。

例えば、複数の案件が同時に進んでいる場合、次のように整理できます。

案件	現在の状況	次の対応
A社見積	作成中	内容確認
B社受注	登録完了	完了記録
C社納期	回答待ち	製造担当者へ確認
会議資料	作成中	残りの資料作成

このような一覧があれば、進捗状況を把握しやすくなります。

ChatGPTには、次のように指示します。

ChatGPTへの入力例

「現在進めている仕事の状況を伝えます。

案件ごとに、完了した作業、現在進めている作業、次に必要な対応を表に整理してください。

進捗状況が分からないものは、未確認として表示してください。」

また、必要に応じて「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」などの状態に分類することもできます。

ただし、ChatGPTへ一度入力しただけで、その後の進捗が自動的に更新されるわけではありません。

最新の状況を反映するには、新しい情報を伝えるか、対応する管理システムとの連携などが必要です。

8．予定を詰め込みすぎないことも大切

スケジュールを作るとき、空いている時間をすべて仕事で埋めてしまうことがあります。

しかし、実際の仕事では、予定外の対応が発生します。

お客様からの電話。

社内からの問い合わせ。

急な打ち合わせ。

確認が必要になった案件。

こうした対応を考慮しないと、予定が少し変わっただけで、その後の作業が遅れてしまいます。

ChatGPTに予定を作ってもらうときは、余裕時間を設けるよう指示してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「現在のスケジュール案について、急な問い合わせや予定変更に対応できる余裕時間があるか確認してください。

作業予定が集中している時間帯を指摘し、無理のないスケジュールに修正する案を考えてください。」

ただし、適切な余裕時間は仕事の内容によって異なります。

一日の問い合わせ件数や、過去に発生した予定外の対応時間などを参考にすると、より実態に合った計画を考えられます。

9．カレンダーやExcelと組み合わせる方法

ChatGPTで整理した予定は、カレンダーやExcelなどで管理することもできます。

例えば、GoogleカレンダーやOutlookの予定表に仕事の予定を登録したり、Excelで案件ごとの進捗を管理したりする方法があります。

ChatGPTには、次のように指示できます。

ChatGPTへの入力例

「作成した一週間のスケジュールを、Excelに貼り付けやすい表形式にしてください。

列は、日付、開始時間、終了時間、仕事内容、担当者、進捗状況、備考としてください。

まだ決まっていない情報は空欄にしてください。」

このように整理すれば、普段使っている管理方法へ転記しやすくなります。

利用環境によっては、ChatGPTからファイルを作成したり、対応するカレンダーサービスと連携したりできる場合もあります。

ただし、外部サービスへの登録や更新ができるかどうかは、利用環境や接続設定によって異なります。

予定表に反映されているかどうかは、実際の画面で確認しましょう。

また、お客様の情報や社内の機密情報を扱う場合は、会社の情報管理ルールに従う必要があります。

10．実践演習！自分の一週間の予定を整理しよう

それでは、今回の授業の仕上げです。

皆さんが今週取り組む仕事を思い浮かべてみてください。

すべての予定が決まっていなくても構いません。

まずは、分かっている仕事内容と期限から整理していきましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは、私の仕事のスケジュール管理を支援するアシスタントです。

これから、現在抱えている仕事と予定について説明します。

仕事の期限を守りながら、無理なく進められるスケジュールを作りたいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に、スケジュールを作成する期間を質問してください。

2．現在抱えている仕事内容を一つずつ確認してください。

3．各仕事の期限、予想作業時間、必要な準備を確認してください。

4．他の担当者の回答や、前の工程の完了が必要な仕事を確認してください。

5．勤務時間、休憩時間、すでに決まっている予定を確認してください。

6．不足している情報は推測せず、質問してください。

7．情報がそろったら、仕事の一覧表を作成してください。

8．優先順位と作業の依存関係を考慮し、スケジュール案を作成してください。

9．予定外の仕事に対応できる余裕時間も考慮してください。

10．期限に間に合わない可能性がある仕事があれば、その理由と確認事項を示してください。

11．最後に、予定を見直す際の確認項目を整理してください。

質問は一つずつ行い、私が回答してから次の質問に進んでください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと対話しながら仕事のスケジュールを整理できます。

最初からすべてを正確に予測する必要はありません。

まず予定を立てる。

実際に仕事を進める。

進捗状況を確認する。

必要に応じて予定を見直す。

この繰り返しが大切です。

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ソラ先生からのアドバイス

スケジュール管理というと、予定した時間どおりに仕事を終わらせることが大切だと思うかもしれません。

もちろん、期限を守ることは重要です。

しかし、予定を守るために必要な確認を省略したり、仕事の品質を下げたりしてはいけません。

製造業では、加工、検査、出荷など、複数の工程が関係する仕事もあります。

一つの工程が遅れたとき、すべてを現場の努力だけで解決できるとは限りません。

そのような場合には、早めに状況を共有し、関係者と対応方法を考えることが必要です。

また、予定が変更になったからといって、必ずしも計画が失敗だったわけではありません。

仕事には、最初には分からなかった事情や、新しく発生する問題があります。

大切なのは、変化に気づき、必要な情報を集め、適切に対応することです。

ChatGPTは、複数の情報を整理し、今後の進め方を考える手助けができます。

しかし、実際の仕事の責任や判断をChatGPTに任せきりにすることはできません。

スケジュールは、仕事を予定表に合わせるためのものではなく、仕事を確実に進めるために活用するものです。

予定に振り回されるのではなく、予定を使いながら仕事を進めていきましょう。

今回のまとめ

第79回では、ChatGPTを活用して仕事のスケジュールを管理する方法を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．仕事内容、期限、作業時間を一覧に整理する。

2．作業を細かく分け、必要な準備や確認事項を把握する。

3．作業の順番と依存関係を考慮して予定を立てる。

4．進捗状況を確認し、必要に応じてスケジュールを修正する。

5．余裕時間を確保し、予定外の仕事にも対応できるようにする。

ChatGPTは、仕事の全体像を整理し、予定の組み立てや見直しを支援することができます。

しかし、実際の作業時間や進捗状況、関係者との調整などは、現場で確認する必要があります。

AIによる情報整理と、人間による判断や調整。

この二つを組み合わせることで、仕事のスケジュール管理をより実用的なものにできます。

まずは身近な一週間の予定から、ChatGPTと一緒に整理してみてください。

次回予告｜第80回

次回は「ChatGPTで仕事の進捗報告を作る方法」を学びます。

仕事がどこまで進んでいるのか、どのような課題があるのか、次に何をする必要があるのか。

上司や関係者に伝わりやすい進捗報告を作成する方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！