ChatGPTソラ先生と学ぶ！中級者のためのAI実践講座【第8回】ChatGPTで仕事の優先順位を決める方法｜緊急度・重要度・納期を整理する実践講座
こんにちは、ソラ先生です。
前回は、ChatGPTを使って日常業務のムダや手戻りを見つけ、品質を維持しながら仕事を改善する方法を学びました。
今回は、複数の仕事が重なったときの判断について考えてみましょう。
テーマは「仕事の優先順位」です。
仕事をしていると、こんな状況になることがあります。
「今日中に仕上げなければならない仕事が3件ある」
「お客様から急ぎの依頼が入った」
「予定していた仕事を進めたいのに、問い合わせが次々と入ってくる」
「重要な仕事だと分かっているのに、目の前の対応に追われて着手できない」
こうしたとき、何から取り組むべきか迷うことがあります。
単純に納期が早い仕事から進めればよいのでしょうか。
それとも、重要なお客様の仕事を優先するべきでしょうか。
あるいは、短時間で終わる仕事から片づけた方がよいのでしょうか。
実際には、どれか一つの基準だけで判断できるとは限りません。
今回は、ChatGPTを使って仕事の状況を整理し、何を先に進め、何を調整し、どの仕事に集中するべきかを考える方法を学びましょう。
1．仕事の優先順位は、納期だけでは決まらない
例えば、製造業の会社で、朝から次の4つの仕事を抱えているとします。
A：今日の午後に出荷する製品の最終確認
B：明日提出する新規案件の見積書作成
C：来週納品予定の製品について、材料の手配
D：来月予定している設備点検の準備
この4つの仕事を、どの順番で進めるでしょうか。
納期だけを見れば、A、B、C、Dの順番になりそうです。
しかし、ここで考えてみましょう。
Cの材料に、通常より長い調達期間が必要だったらどうでしょうか。
今日中に発注しなければ、来週の納期に間に合わないかもしれません。
一方、Aの製品はすでに完成しており、最終確認に10分しかかからないとします。
そうであれば、まずAを確認し、その後すぐにCの材料を手配する方法も考えられます。
Bの見積書についても、社内確認が必要なら、早めに担当者へ依頼しておく方がよいかもしれません。
つまり、納期だけではなく、作業に必要な時間、ほかの仕事との関係、遅れた場合の影響を考える必要があります。
2．ChatGPTに仕事を整理してもらう
まずは、仕事の内容をChatGPTに伝えてみましょう。
実践プロンプト①
「今日は複数の仕事があります。仕事の内容、期限、必要な時間、遅れた場合の影響を整理して、優先順位を考える手助けをしてください。判断に必要な情報が不足している場合は、先に質問してください」
このように依頼すると、AIと一緒に仕事の状況を整理できます。
先ほどの4つの仕事について、仮に次の条件だったとします。
| 仕事 | 期限 | 作業時間 | 特記事項 |
|---|---|---|---|
| A：出荷前確認 | 今日14時 | 10分 | 確認後に出荷できる |
| B：見積書作成 | 明日17時 | 90分 | 社内承認が必要 |
| C：材料手配 | 今日12時 | 20分 | 発注が遅れると納期に影響 |
| D：設備点検準備 | 来月 | 60分 | 今週中に着手すればよい |
この条件なら、Cの手配期限を最優先に考える必要があります。
ただし、現在時刻やAの確認に必要な準備状況によって、実際の順番は変わります。
例えば、午前9時の段階なら、Aを先に10分で終わらせてからCへ進める余裕があるかもしれません。
一方、午前11時45分であれば、Cの材料手配を急ぐ必要があります。
ChatGPTに優先順位を考えてもらうときは、こうした時間的な条件も重要になります。
3．緊急度と重要度は、同じ意味ではない
仕事の優先順位を考える方法として、緊急度と重要度を分ける考え方があります。
緊急度とは、どの程度早く対応する必要があるかということです。
重要度とは、その仕事が目的や成果にどれほど大きな影響を持つかということです。
例えば、今日中に回答しなければならない問い合わせは、緊急度が高い仕事です。
一方、会社の将来に関わる人材育成や設備計画は、今日中に終わらせる必要がなくても、重要度が高い場合があります。
この二つを組み合わせると、仕事を次の4つに整理できます。
| 分類 | 仕事の特徴 | 対応の考え方 |
|---|---|---|
| 緊急かつ重要 | すぐに対応しないと大きな影響が出る | 優先して対応する |
| 緊急ではないが重要 | 将来の成果や問題防止につながる | 計画的に時間を確保する |
| 緊急だが重要度が低い | 早い対応が必要だが影響は限定的 | 簡略化や分担を検討する |
| 緊急でも重要でもない | すぐに実施する必要がない | 後回しや実施の必要性を検討する |
ただし、この分類だけで仕事の順番が決まるわけではありません。
例えば、短時間の確認作業を先に済ませることで、別の担当者が仕事を進められる場合があります。
そうした仕事は、単純な重要度の評価以上に優先する価値があるかもしれません。
仕事の優先順位は、一つの表で機械的に決められるものではないのです。
4．実践例｜製造現場に急ぎの仕事が入った場合
ここからは、もう少し実際の仕事に近い状況を考えてみましょう。
ある製造工場で、3つの案件が進行しています。
A案件は、明日納品予定の製品です。
B案件は、3日後に納品予定の製品です。
C案件は、来週納品予定の試作品です。
そこへ、お客様から新しい依頼が入ります。
「明日の午前中までに、この部品を製作できませんか？」
急ぎの案件です。
ここで、すぐに引き受けるかどうかを決めるのは難しいかもしれません。
なぜなら、新しい仕事を入れることで、すでに約束している仕事に影響する可能性があるからです。
そこでChatGPTに相談します。
実践プロンプト②
「現在、3つの製作案件が進行しています。そこへ明日の午前中を希望する新規案件が入りました。既存の納期を守りながら対応可能か検討したいので、確認すべき項目を整理してください」
このように質問すると、次のような確認項目が考えられます。
- 新規案件の加工内容と必要工数
- 必要な材料や工具の在庫状況
- 使用する設備と現在の稼働予定
- 既存案件の進捗状況
- 残業や外注による対応の可否
- 検査や出荷に必要な時間
- 品質や安全性への影響
これらの条件を調べることで、受注可能かどうかを判断しやすくなります。
ここで重要なのは、AIに「引き受けるべきですか？」と聞くだけでは不十分だということです。
実際の設備や人員、進捗状況を確認しなければ、正しい判断はできません。
5．仕事同士のつながりを考える
優先順位を決めるとき、見落としやすいのが仕事同士の関係です。
例えば、製造現場で次のような工程があるとします。
材料の手配。
加工プログラムの作成。
治具の準備。
実際の加工。
製品の検査。
これらの仕事には、順番や依存関係があります。
材料がなければ加工を開始できない場合があります。
治具が完成していなければ、設備が空いていても作業できないことがあります。
一方、材料の到着を待っている間に、加工プログラムを作成できる場合もあります。
つまり、単純に仕事を一列に並べるだけでは、最適な段取りにならないことがあります。
そこでChatGPTに質問します。
実践プロンプト③
「次の製作工程について、先に完了しなければならない作業と、並行して進められる作業を整理してください。作業の順序を変更するときの注意点も説明してください」
このような使い方をすると、仕事の前後関係や、並行して進められる作業を検討できます。
ただし、実際に並行作業が可能かどうかは、設備や担当者、品質管理の条件によって異なります。
AIが作った工程案を、そのまま現場に適用するのではなく、実際の状況を確認する必要があります。
6．優先順位を決める前に、守るべき条件を確認する
仕事には、優先順位よりも先に守らなければならない条件があります。
例えば、製品の品質や安全性です。
急ぎの仕事だからといって、必要な検査を省略することはできません。
また、設備の安全対策を無視して加工時間を短縮することも適切ではありません。
お客様との契約や納期の約束も重要です。
そこで、仕事の優先順位を考えるときは、まず変更できない条件を整理します。
例えば、
「必要な品質検査は省略しない」
「安全性を犠牲にする作業変更は行わない」
「既存のお客様との納期の約束を守る」
「対応できない場合は、早めに相談する」
といった条件です。
ChatGPTには、次のように依頼できます。
実践プロンプト④
「複数の製造案件について優先順位を検討しています。品質、安全性、納期の約束を守ることを前提に、変更できる条件と変更してはいけない条件を整理してください」
このようにすると、単なる効率だけで判断することを避けられます。
優先順位とは、大切な条件を犠牲にして仕事を速く進めることではありません。
7．短時間で終わる仕事を先に片づけるべき？
仕事の整理方法として、短時間で終わる作業から先に片づける考え方があります。
例えば、メールの返信や簡単な確認作業です。
短い仕事を先に終わらせると、未処理の仕事が減り、気持ちの負担が軽くなる場合があります。
しかし、いつでも有効とは限りません。
例えば、重要な見積書の作成に2時間必要だとします。
ところが、5分程度のメール返信を次々と処理しているうちに、まとまった時間がなくなってしまうかもしれません。
そのため、仕事の性質によって使い分けることが必要です。
ChatGPTには、次のように相談できます。
実践プロンプト⑤
「今日の仕事には、短時間で終わる作業と、集中して取り組む必要がある作業が混在しています。納期や重要度を踏まえて、短い仕事を先に片づけるべき場合と、まとまった作業時間を確保するべき場合を整理してください」
これによって、自分の仕事に合った進め方を考えられます。
8．今日の仕事を、実行可能な予定に変える
優先順位が決まっても、それだけでは仕事は進みません。
実際に、いつ何を行うのか計画する必要があります。
例えば、午前9時から午後6時まで働く場合を考えます。
休憩時間を除いて、実際に作業できる時間は限られています。
さらに、電話対応、来客、緊急の問い合わせなど、予定外の仕事が発生する場合もあります。
そのため、予定を隙間なく埋めてしまうと、少しの変更で計画が崩れてしまいます。
そこでChatGPTに、次のように依頼します。
実践プロンプト⑥
「今日の仕事の優先順位は決まりました。勤務時間は9時から18時、昼休憩は12時から13時です。予定外の問い合わせが発生する可能性も考慮して、無理のない作業予定を組み立ててください。必要な作業時間が足りない場合は、そのことも明確にしてください」
ここで重要なのは、AIが作成した予定を無理に守ろうとしないことです。
予定は、現実の仕事を進めるための道具です。
状況が変われば、計画も見直す必要があります。
9．予定外の仕事が入ったら、どう判断する？
実際の仕事では、予定どおりに進まないことが珍しくありません。
例えば、午前中に見積書を作成しているところへ、お客様から急ぎの問い合わせが入ったとします。
その問い合わせは、今日の出荷に関係する内容でした。
ここで、すぐに見積作業を中断するべきでしょうか。
問い合わせの内容によっては、早急な対応が必要かもしれません。
しかし、すべての問い合わせが同じ緊急度とは限りません。
そこで、新しく入った仕事について確認します。
いつまでに対応する必要があるのか。
対応が遅れると、どのような影響があるのか。
自分以外の担当者でも対応できるのか。
現在進めている仕事を中断すると、何が起こるのか。
ChatGPTには次のように質問できます。
実践プロンプト⑦
「予定していた仕事の途中で、新しい急ぎの依頼が入りました。現在の仕事を中断するべきか判断したいので、新しい依頼の緊急度、重要度、対応期限、ほかの仕事への影響を整理してください」
このような使い方によって、予定外の仕事が入ったときも、状況を整理しながら判断できます。
10．すべての仕事を引き受ける必要はない
仕事の優先順位を考えるとき、もう一つ大切なことがあります。
それは、すべての依頼に、希望どおりの条件で対応できるとは限らないということです。
例えば、すでに設備の稼働予定が埋まっているところへ、急ぎの加工依頼が入ったとします。
その依頼を受けることで、既存の案件の納期に影響する可能性があります。
この場合、無理に引き受けることだけが誠実な対応とは限りません。
例えば、希望納期を調整してもらう。
一部の数量だけ先に納品する。
ほかの協力会社で対応できるか検討する。
加工方法を変更できないか相談する。
このように、別の方法を探すこともできます。
ChatGPTには、次のように相談できます。
実践プロンプト⑧
「お客様から急ぎの仕事を依頼されましたが、現在の設備予定では希望納期への対応が難しい状況です。品質や既存案件の納期を守りながら、お客様へ提案できる代替案を整理してください」
ただし、提案する代替案が実際に実行可能かどうかは、確認が必要です。
AIが考えた方法でも、現場の技術や設備条件に合わない場合があります。
11．ChatGPTで優先順位を考える際の注意点
ChatGPTを使うと、複数の仕事を整理し、優先順位を提案してもらえます。
しかし、その順番が必ず正しいとは限りません。
例えば、AIが期限だけを重視して仕事を並べてしまう場合があります。
あるいは、時間のかかる仕事を後回しにして、結果的に納期に間に合わなくなる可能性もあります。
また、重要な仕事の前提条件を見落としている場合もあります。
そのため、優先順位の提案を受けたら、次のように質問してみましょう。
「その順番を提案した理由を説明してください。また、順番を変更した方がよい条件があれば教えてください」
さらに、
「この計画で納期遅れや作業の重複が発生する可能性はありますか？」
と確認することもできます。
AIの提案をそのまま採用するのではなく、理由を理解しながら利用することが大切です。
12．複数の担当者がいる場合の優先順位
ここまでは、一人の担当者を中心に考えてきました。
しかし、会社では複数の人が協力して仕事を進めることが多くあります。
例えば、営業担当者、設計担当者、製造担当者、検査担当者が関わる案件です。
営業担当者が急ぎの仕事だと考えていても、製造現場では別の仕事が優先されているかもしれません。
このとき、各担当者が自分の仕事だけを優先すると、会社全体では効率が悪くなる可能性があります。
そこで、仕事の進捗と優先順位を共有する必要があります。
例えば、次の情報を整理します。
案件名。
納期。
現在の工程。
次に必要な作業。
担当者。
進行を妨げている問題。
こうした情報が共有されていれば、どの仕事を先に進めるべきか判断しやすくなります。
ChatGPTには、次のように依頼できます。
実践プロンプト⑨
「営業、設計、製造、検査の担当者が関わる仕事について、会社全体の優先順位を共有したいです。必要な管理項目と、担当者間で確認するべき情報を整理してください」
ただし、管理項目を増やしすぎると、入力や確認の負担が大きくなります。
実際に必要な情報を見極めることが大切です。
13．重要な仕事ほど、後回しになりやすい？
仕事には、今すぐ対応しなければならないものと、将来のために取り組むものがあります。
例えば、設備の保守計画。
社員教育。
業務改善。
新しい技術の調査。
会社のホームページの整備。
こうした仕事は、今日中に終わらせる必要がない場合もあります。
そのため、目の前の仕事に追われて、後回しになってしまうことがあります。
しかし、長期間放置すると、将来の問題につながる可能性があります。
例えば、設備点検を後回しにした結果、故障によって生産が止まるかもしれません。
また、教育や業務改善に取り組まなければ、同じ問題が繰り返される可能性もあります。
そこで、重要だが緊急ではない仕事についても、あらかじめ時間を確保することが役立ちます。
ChatGPTには次のように質問してみましょう。
実践プロンプト⑩
「日常業務に追われて、設備保全や業務改善など、将来のための仕事に時間を確保できていません。現在の仕事量を踏まえて、無理なく継続できる時間の確保方法を考えてください」
ここで重要なのは、立派な計画を作ることではありません。
実際に続けられる方法を考えることです。
14．今日の実践課題｜一日の仕事を整理してみよう
今回は、ChatGPTを使って、実際の仕事の優先順位を考える練習をしてみましょう。
まず、今日やる必要がある仕事を5つ程度書き出します。
例えば、次のような内容です。
- 見積書の作成
- お客様への回答
- 材料の発注
- 社内打ち合わせ
- 翌日の作業準備
ステップ① 仕事を伝える
ChatGPTに次のように質問します。
「今日行う仕事を整理したいです。仕事の内容、期限、必要な時間、重要度を確認しながら、優先順位を考えてください」
ステップ② 不足している情報を確認する
AIからの質問に答え、必要な情報を追加します。
ステップ③ 優先順位を整理する
「確認した条件をもとに、優先順位の候補を提案してください。それぞれの理由も説明してください」
ステップ④ 実行予定を作る
「勤務時間内で実行可能な予定を作成してください。予定外の対応に使える時間も確保してください」
ステップ⑤ 新しい仕事を追加する
ここで、仮に急ぎの仕事が入ったとします。
「午前11時に、今日中の対応が必要な仕事が追加されました。現在の予定を見直してください」
ステップ⑥ 結果を振り返る
一日の終わりに、予定と実績を比較します。
「予定どおり進まなかった仕事について、原因を整理してください。次回の計画で改善できる点を考えてください」
この練習によって、優先順位を決めるだけでなく、実際の仕事に合わせて計画を修正する方法を体験できます。
15．優先順位を決めた後も、状況を確認する
優先順位は、一度決めたら変えてはいけないものではありません。
仕事の進捗が変わることもあります。
新しい依頼が入ることもあります。
予想していなかった問題が発生することもあります。
そのたびに、必要な情報を確認し、優先順位を見直すことが大切です。
ただし、頻繁に予定を変更しすぎると、かえって仕事が進まなくなる可能性があります。
そのため、何か新しい依頼が入るたびにすべての仕事を組み直す必要はありません。
重要な条件が変わったときに、必要な範囲で見直せばよいのです。
ChatGPTは、変更された条件を整理し、新しい予定を考える手助けができます。
しかし、実際の仕事の進捗や、お客様との約束、現場の状況をすべて把握しているわけではありません。
AIの提案と現実の状況を照らし合わせながら、判断していきましょう。
まとめ｜優先順位とは、大切な仕事を確実に進めるための判断
今回は、ChatGPTを使って仕事の優先順位を決める方法を学びました。
大切なポイントは、次のとおりです。
- 納期だけで仕事の順番を決めない。
- 緊急度と重要度を分けて考える。
- 作業時間や仕事同士の依存関係を確認する。
- 品質、安全性、納期などの守るべき条件を明確にする。
- 予定外の仕事が入ったら、影響を確認して判断する。
- 必要に応じて、分担や代替案も検討する。
- 将来のために重要な仕事にも時間を確保する。
- 実際の結果を確認し、次の計画へ活かす。
仕事が忙しくなると、目の前にあるものから順番に片づけたくなることがあります。
しかし、先に取り組むべき仕事が、必ずしも最も早く終わる仕事とは限りません。
また、声の大きい人から依頼された仕事が、必ずしも最優先になるわけでもありません。
大切なのは、それぞれの仕事が持つ意味や影響を理解することです。
ChatGPTは、仕事を整理し、条件を比較し、進め方を考える手助けができます。
しかし、実際の判断では、現場の状況やお客様との約束、関係者への影響を確認する必要があります。
優先順位を決める目的は、仕事に順位をつけることそのものではありません。限られた時間と力を使って、大切な仕事を確実に進めることです。
そして、状況が変われば、必要に応じて考え直す。
AIと一緒に整理し、人間が現実を確認しながら判断する。
こうした積み重ねが、仕事の進め方をより良いものにしていきます。
次回【中級編・第9回】
「ChatGPTでトラブル対応を考える方法｜緊急時の状況整理・応急対応・再発防止まで」
次回は、製品の不具合、設備の故障、お客様からのクレームなど、予期しないトラブルが発生したときのAI活用を学びます。
まず何を確認し、どのように影響を抑え、原因を調べて再発防止につなげるのか。
実際の仕事を想定しながら、冷静に問題へ対応するための方法を考えていきましょう。
