ChatGPTソラ先生と学ぶ！初心者のためのAI入門講座

こんにちは！ソラ先生です。

この講座では、AIの基本からChatGPTの使い方、仕事への活用方法まで、初心者の方にも分かりやすく解説しています。

第73回のテーマは、**「ChatGPTを使って仕事の引き継ぎ資料を作る方法」**です。

皆さんは、仕事を誰かに引き継いだ経験がありますか？

退職や異動だけではありません。

担当者が休暇を取るとき、新しい社員が入社したとき、急な欠勤で他の人が仕事を代わるときなど、引き継ぎが必要になる場面はたくさんあります。

そんなとき、困るのが「仕事の内容をどこまで説明すればよいのか」という問題です。

普段は当たり前に行っている仕事でも、初めて担当する人には分からないことがあります。

今回は、ChatGPTを活用して、誰が読んでも理解しやすい引き継ぎ資料を作る方法を、実際の入力例とともに学んでいきましょう。

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1．なぜ仕事の引き継ぎは難しいの？

例えば、営業事務の担当者が新人社員に見積書の作成方法を教える場面を考えてみましょう。

経験者は、次のように説明するかもしれません。

「お客様から見積依頼が届いたら、図面を確認して、いつもどおり見積書を作ってください」

経験者同士なら、この説明でも通じるかもしれません。

しかし、新人社員はどうでしょうか。

「図面のどこを確認するの？」

「数量が書かれていなかったら？」

「価格は誰が決めるの？」

「お客様には誰が送るの？」

次々と疑問が出てきます。

つまり、仕事の引き継ぎでは、経験者が無意識に行っている確認や判断を、言葉にすることが重要なのです。

ChatGPTは、こうした情報を整理する手助けをしてくれます。

2．ChatGPTに仕事の流れを説明してみよう

それでは、実際にChatGPTを使ってみましょう。

まず、ChatGPTを開きます。

パソコンの場合は、ブラウザからChatGPTにアクセスしてください。

<text>公式サイト：https://chatgpt.com/</text>

ログインしたら、新しいチャットを開き、普段行っている仕事の内容を入力します。

最初からきれいな文章にする必要はありません。

例えば、次のように入力してみましょう。

実践①　作業の流れを整理する

ChatGPTへの入力例

「私は製造業の営業事務を担当しています。

お客様からメールで見積依頼が届いたら、図面、数量、希望納期を確認します。

不明な点があれば担当者に確認します。

必要な情報がそろったら見積担当者へ依頼し、回答された価格と納期を確認して見積書を作成します。

見積書は責任者の確認を受けてから、お客様へ送信します。

この内容を新人社員向けの引き継ぎ資料にしてください。

作業の順番が分かるように整理し、説明していない内容は勝手に追加しないでください。」

すると、ChatGPTは次のような資料を作成できます。

ChatGPTの回答例

見積依頼対応業務・引き継ぎ資料

STEP1：見積依頼の受付

お客様から届いたメールを確認します。

STEP2：必要事項の確認

図面、数量、希望納期がそろっているか確認します。

STEP3：不明点の確認

不明な点がある場合は、担当者に確認します。

STEP4：見積担当者への依頼

必要な情報を整理して、見積担当者へ依頼します。

STEP5：見積書の作成

回答された価格と納期を確認し、見積書を作成します。

STEP6：責任者による確認

完成した見積書を責任者に確認してもらいます。

STEP7：お客様への送信

確認が完了した見積書をお客様へ送信します。

いかがでしょうか。

文章で説明した仕事が、7つの手順に整理されました。

ただし、これだけでは十分とは限りません。

作業の順番は分かっても、具体的に何を確認すればよいのか、まだ分からない部分があるからです。

ここからがChatGPTを活用する面白いところです。

3．一度の回答で完成させようとしない

ChatGPTは、最初の指示だけですべてを完成させる必要はありません。

作成された資料を読みながら、足りない内容を追加していけばよいのです。

例えば、次のようにお願いしてみましょう。

実践②　確認項目を詳しくする

ChatGPTへの入力例

「STEP2の必要事項の確認について、新人社員が確認漏れを防げるようにチェックリストを作成してください。

図面、数量、希望納期の3項目を対象にしてください。」

ChatGPTの回答例

見積依頼受付チェックリスト

• □ 図面が添付されているか
• □ 図面を開いて確認できるか
• □ 数量が記載されているか
• □ 希望納期が記載されているか
• □ 不明な点がある場合、担当者へ確認したか

これなら、新人社員も一つずつ確認できます。

ここで重要なのは、最初の指示では「作業手順」を作り、次の指示では「確認項目」を詳しくしたことです。

一度にすべてを指示するよりも、回答を確認しながら少しずつ改善する方法が効果的な場合があります。

4．ChatGPTに質問してもらう方法

ここまでは、自分から仕事の内容を説明してきました。

しかし、普段行っている仕事をすべて思い出して説明するのは大変です。

そんなときは、ChatGPTに質問してもらいましょう。

実践③　質問形式で引き継ぎ資料を作る

ChatGPTへの入力例

「これから私の仕事の引き継ぎ資料を作成します。

私は普段、製造業の受発注業務を担当しています。

必要な情報を整理するため、私に一つずつ質問してください。

私が回答したら、次の質問に進んでください。

すべての質問が終わったら、回答内容をもとに引き継ぎ資料を作成してください。

分からないことは推測せず、質問してください。」

ChatGPTとの会話例

ソラ先生：

「最初に、普段担当している仕事の内容を教えてください」

あなた：

「注文書の確認、社内への手配、納期管理、出荷連絡を担当しています」

ソラ先生：

「注文書を受け取ったとき、最初に何を確認しますか？」

あなた：

「品名、数量、単価、希望納期を確認します」

ソラ先生：

「注文書に不明点があった場合は、どのように対応しますか？」

あなた：

「営業担当者に確認します」

このように、ChatGPTから質問を受けながら情報を整理できます。

自分では説明する必要がないと思っていた内容も、質問されることで気づく場合があります。

さらに、「質問は一つずつ」と指示しておけば、複数の質問にまとめて回答する負担も減らせます。

5．作業手順と判断基準を分けて整理する

引き継ぎ資料を作るとき、特に大切なのが「作業手順」と「判断基準」の違いです。

例えば、注文書を確認する仕事について考えてみましょう。

作業手順

注文書を開き、品名、数量、単価、希望納期を確認する。

判断基準・対応ルール

注文内容に不明点や相違点がある場合は、営業担当者に確認する。

この二つは似ていますが、役割が違います。

作業手順は「何をするのか」を示します。

判断基準は「どのような場合に、どう対応するのか」を示します。

ChatGPTには、次のように入力してみましょう。

ChatGPTへの入力例

「作成した引き継ぎ資料を、作業手順と判断基準に分けて整理してください。

判断基準が説明されていない箇所は、勝手に決めず『要確認』と表示してください。」

この指示には、大切な意味があります。

ChatGPTは、一般的な仕事の流れから、もっともらしい説明を作成することがあります。

しかし、その内容が自分の会社のルールと一致しているとは限りません。

例えば、価格を変更する権限や、納期を回答する権限は、会社によって異なります。

こうした判断をChatGPTに勝手に決めさせてはいけません。

ChatGPTは情報を整理する道具であり、会社のルールを決定する責任者ではないのです。

6．進行中の仕事も引き継げる

次は、少し違う場面を考えてみましょう。

ある担当者が数日間休暇を取ることになりました。

しかし、仕事は途中まで進んでいます。

この場合、通常の業務手順だけでは不十分です。

今どこまで進んでいるのか、何が残っているのかを伝える必要があります。

実践④　進行中の案件を引き継ぐ

ChatGPTへの入力例

「次の進行中の仕事について、別の担当者へ引き継ぐ資料を作成してください。

案件A：見積書提出済み。現在、お客様からの回答待ち。

案件B：図面確認済み。見積担当者からの価格回答待ち。

案件C：注文受付済み。社内への製作手配は完了。納期回答は未完了。

案件ごとに、現在の状況、完了した作業、未完了の作業、次に確認することを表にしてください。

書かれていない期日や担当者は推測しないでください。」

ChatGPTの回答例

案件	現在の状況	次に確認すること
A	見積書提出済み	お客様からの回答
B	図面確認済み	見積価格の回答
C	製作手配完了	納期回答の状況

表に整理することで、引き継いだ担当者も仕事の状況を把握しやすくなります。

ただし、実際の業務では、これに加えて案件番号、担当者、期限、関連資料の保存場所などが必要になることがあります。

必要な項目は、実際の仕事に合わせて追加しましょう。

7．引き継ぎ資料を読んでもらう相手を考える

ここまでの説明では、新人社員を想定していました。

しかし、引き継ぎ相手が経験豊富な社員なら、基本操作まで細かく説明する必要はないかもしれません。

逆に、初めてその仕事を担当する人なら、専門用語の説明が必要になる場合があります。

ChatGPTに資料を作成してもらうときは、誰が読むのかを伝えると、説明の詳しさを調整しやすくなります。

例えば、

「製造業の経験がない新人社員向けに、専門用語を説明しながら作成してください」

あるいは、

「同じ業務経験を持つ社員向けに、変更点と注意事項を中心に整理してください」

と指示します。

同じ仕事内容でも、読む人によって分かりやすい資料の形は変わるのです。

8．よくある失敗と対処方法

失敗①　説明していない内容が追加されている

ChatGPTが一般的な業務知識を使い、実際には存在しない社内手順を追加する場合があります。

対処方法

「私が説明していない手順や社内ルールは追加しないでください。不足している情報は質問してください」

と指示しましょう。

失敗②　文章が長くて使いにくい

必要な情報を盛り込みすぎると、実際の仕事中に確認しにくくなります。

対処方法

「通常の作業手順はチェックリスト形式にして、詳しい説明と注意事項は別にまとめてください」

と指示しましょう。

失敗③　重要な確認事項が抜けている

引き継ぎ資料を作成しても、元の説明に情報が不足していれば、必要な確認事項が抜ける場合があります。

対処方法

「この資料を初めて読む担当者が、作業を進めるうえで迷いそうな点を質問形式で洗い出してください」

と指示しましょう。

失敗④　古い資料のまま使い続けてしまう

業務内容や担当者、社内ルールは変更されることがあります。

一度作った引き継ぎ資料が、いつまでも正しいとは限りません。

対処方法

作成日や更新日を記載し、仕事の内容が変わったときに見直しましょう。

9．仕事の情報を入力するときの注意点

仕事の引き継ぎ資料には、お客様の名前、取引価格、図面、個人情報などが含まれる場合があります。

ChatGPTへ情報を入力する前に、会社の情報管理ルールを確認してください。

練習するときは、架空の会社名や案件番号に置き換えても構いません。

また、ChatGPTの利用環境によって、データの取り扱いや管理設定は異なります。

仕事で使う場合は、会社が認めた利用方法と情報管理ルールを優先しましょう。

10．実践演習！自分の仕事の引き継ぎ資料を作ってみよう

今回の授業の最後に、実際に試してみましょう。

まず、自分が普段行っている仕事を一つ選んでください。

営業事務、製造、品質確認、在庫管理、出荷作業など、どのような仕事でも構いません。

次の文章をChatGPTに入力してみましょう。

そのまま使える実践プロンプト

「あなたは仕事の引き継ぎ資料を作成するアシスタントです。

これから私が担当している仕事を説明します。

初めて担当する人でも理解できる引き継ぎ資料を作りたいと考えています。

次の条件で進めてください。

1．最初に私の仕事内容を質問してください。

2．必要な情報は一つずつ質問してください。

3．私が回答するまで次の質問に進まないでください。

4．作業手順、確認項目、判断基準、注意事項を整理してください。

5．説明していない内容を勝手に追加しないでください。

6．不明点があれば確認してください。

7．情報がそろったら引き継ぎ資料の原案を作成してください。

8．完成した原案について、不足している情報や確認が必要な部分を教えてください。

それでは、最初の質問から始めてください。」

この指示文を使えば、ChatGPTと会話しながら引き継ぎ資料の原案を作ることができます。

最初から完璧な資料を目指す必要はありません。

まず一つの仕事について作成し、実際に読んで確認する。

分かりにくい部分があれば修正する。

この繰り返しが大切です。

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ソラ先生からのアドバイス

仕事の引き継ぎ資料を作ることには、もう一つ大切な意味があります。

それは、自分自身の仕事を見直す機会になることです。

普段は何気なく行っている作業でも、改めて言葉にすると、

「なぜ、この確認が必要なのだろう？」

「この手順はもっと分かりやすくできないだろうか？」

「担当者しか知らない情報が残っていないだろうか？」

といった疑問が生まれることがあります。

引き継ぎ資料は、仕事を次の人へ伝えるためだけのものではありません。

業務の流れを整理し、改善点を発見するきっかけにもなるのです。

ただし、ChatGPTが作成した資料を、そのまま正しいものとして扱ってはいけません。

最終的に確認し、判断するのは、実際の仕事を知っている人です。

ChatGPTと人間が、それぞれの得意な役割を担うことが重要です。

今回のまとめ

第73回では、ChatGPTを活用した仕事の引き継ぎ資料の作り方を学びました。

今回のポイントは5つです。

1．普段行っている仕事をChatGPTに説明する。

2．作業手順と確認項目を整理する。

3．判断基準や注意事項を明確にする。

4．不足する情報はChatGPTに質問してもらう。

5．最後は人間が内容を確認し、実務に合わせて修正する。

仕事の引き継ぎで大切なのは、単に情報を残すことではありません。

次に担当する人が、必要な情報を確認しながら、安心して仕事を進められる状態を作ることです。

ChatGPTを上手に活用すれば、頭の中にある経験や知識を整理し、他の人に伝わる形にすることができます。

まずは身近な仕事を一つ選び、引き継ぎ資料の原案を作ってみてください。

小さな実践の積み重ねが、AIを仕事で使いこなす力につながります。

次回予告｜第74回

次回は「ChatGPTで仕事のチェックリストを作る方法」を学びます。

確認漏れや作業忘れを防ぐために、ChatGPTをどのように活用できるのか。

実際の仕事を例に、初心者の方でもすぐに試せる方法をご紹介します。

それでは、次回も一緒に学んでいきましょう！