こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使ってプレゼンテーションの練習をする方法を学びました。

発表原稿を整理し、説明時間を調整し、お客様からの質問に答える練習をしました。

今回は、実際のお客様と話し合う「商談」の準備について学びましょう。

「初めて会うお客様について、何を調べておけばいいの？」

「商談で、何から質問すればいいの？」

「お客様の話を聞いているうちに、確認することを忘れてしまう」

「自社の商品やサービスを、どこまで説明すればいいの？」

「商談が終わった後、何をすればいいの？」

そんな疑問を取り上げます。

商談というと、自社の商品やサービスを上手に売り込む場面を想像するかもしれません。

しかし、実際には、お客様が何を実現したいのかを理解し、解決方法を一緒に考える場でもあります。

ChatGPTは、事前調査、質問の整理、ヒアリングの練習、商談後の記録作成などを手伝えます。

今回は、話す準備だけでなく、お客様の話を正しく聞くための準備を学んでいきましょう。

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1．商談の目的を最初に考えよう

商談の準備では、最初に目的を確認します。

例えば、次のような商談があります。

初めてのお客様との面談

お互いの仕事内容や相談内容を理解する。

技術的な相談

製品の仕様や課題を整理する。

見積もりに関する打ち合わせ

必要な条件を確認する。

提案内容の説明

複数の解決方法を比較して検討する。

継続取引に関する相談

現在の仕事や今後の予定を確認する。

このように、商談の目的によって準備する内容が変わります。

例えば、初回面談であれば、すべての取引条件をその場で決定する必要はないかもしれません。

一方、正式な見積もりに向けた打ち合わせなら、具体的な仕様や数量、納期などの確認が必要です。

ChatGPTには、

「これからお客様と商談を行います。今回の商談で確認したいことと、商談終了時に決めておきたいことを整理するために質問してください」

と依頼できます。

2．商談前にお客様の情報を調べる

初めて会うお客様であれば、公開されている会社情報を調べる方法があります。

例えば、次のような内容です。

• 会社の正式名称
• 事業内容
• 主な製品やサービス
• 会社の所在地
• 公式サイトに掲載されているニュース
• 公表されている技術情報
• 今回の相談内容に関係しそうな事業分野

ChatGPTの検索機能を使えば、公開されている情報を探し、整理できる場合があります。

例えば、

「〇〇株式会社の公式サイトを確認し、事業内容、主な製品、公開されている技術情報を整理してください。確認したページのURLを示し、推測と事実を分けてください」

と依頼します。

ここで重要なのは、同じ名前の別会社と取り違えないことです。

また、公式サイトに掲載されていない事業まで、AIが勝手に補わないよう注意しましょう。

3．調査した情報が古い場合もある

企業の情報は、時間とともに変化します。

例えば、以前は製造していた商品が、現在は販売終了になっている場合があります。

また、事業内容や担当部署が変更されている可能性もあります。

そのため、商談前に調べた内容が、現在も正しいか確認する必要があります。

ChatGPTには、

「この企業情報について、公開日や更新日を確認してください。現在の状況が不明な情報は、過去の情報として区別してください」

と依頼できます。

また、インターネット上に掲載されていない内容を、事実として推測してはいけません。

事前調査は、お客様を理解するための準備であり、調べた情報だけで相手の状況を決めつけるものではありません。

4．事前調査とお客様への質問をつなげる

例えば、ある会社の公式サイトで、新しい製品開発への取り組みが紹介されていたとします。

そこから、

「新しい試作品の需要があるはずだ」

と決めつけることはできません。

しかし、

「公式サイトで新製品開発について拝見しました。現在、開発や試作でお困りのことはありますか？」

と質問するきっかけにはできます。

ただし、相手にとって答えにくい質問や、非公開情報を求める質問にならないよう配慮が必要です。

ChatGPTには、

「この会社の公開情報を基に、初回商談で自然に確認できる質問を考えてください。相手が非公開の開発情報を答えることを前提にしないでください」

と依頼できます。

調査した情報を一方的に説明するのではなく、相手の話を聞くために活用しましょう。

5．商談では「聞くこと」も大切

商談の準備というと、自社の説明資料を整えることに集中しがちです。

しかし、お客様が何を求めているのかを理解するには、話を聞くことが重要です。

例えば、

「現在、どのようなことでお困りですか？」

という質問があります。

これなら、お客様が自由に状況を説明できます。

一方、

「加工費用が高くて困っているのですよね？」

という質問では、最初から問題を決めつけてしまう可能性があります。

お客様が困っているのは、費用ではなく、納期や品質かもしれません。

そこで、最初は自由に答えられる質問を使い、必要に応じて具体的な条件を確認する方法があります。

6．オープンクエスチョンとクローズドクエスチョン

質問には、大きく分けて2つの種類があります。

オープンクエスチョン

相手が自由に説明できる質問です。

例えば、

「どのような目的で使用する部品ですか？」

という質問です。

クローズドクエスチョン

「はい」「いいえ」や、決められた選択肢で答えられる質問です。

例えば、

「図面はありますか？」

という質問です。

両方を組み合わせることで、お客様の状況を理解しやすくなります。

質問の種類	例	役割
オープン	どのようなことを実現したいですか？	目的を理解する
オープン	現在どのような問題がありますか？	課題を整理する
クローズド	図面はありますか？	条件を確認する
クローズド	数量は10個ですか？	具体的な情報を確認する

ChatGPTには、

「この商談で使う質問を、自由に答えてもらう質問と、条件を確認する質問に分けて作成してください」

と依頼できます。

7．実践！試作相談のヒアリング項目を作ろう

今回は、架空のお客様から次の相談があったとします。

新しい装置に使用する樹脂部品を試作したいと考えています。図面はありますが、材料や加工方法は決まっていません。まずは少量で検討したいです。

この状況で、何を確認すればよいでしょうか。

例えば、次のような項目です。

① 製作の目的

何を確認するための試作なのか。

② 使用する環境

温度、荷重、薬品への接触など、必要な条件があるか。

③ 現在の仕様

図面、寸法、材料など、決まっていること。

④ 数量

試作段階で必要な個数。

⑤ 希望納期

いつまでに必要なのか。

⑥ 今後の予定

試作後に評価や数量変更の予定があるか。

ただし、これらすべてを最初から質問する必要はありません。

まず、お客様が何を実現したいのか理解することが大切です。

ChatGPTには、

「この試作相談について、最初に目的を理解する質問、その後に具体的な製作条件を確認する質問を、順番に整理してください」

と依頼できます。

8．質問を詰め込みすぎない

商談前に質問リストを作ることは便利です。

しかし、質問を多く準備しすぎると、チェックリストを埋めることが目的になってしまう場合があります。

例えば、お客様が試作の背景を説明している途中で、次々に別の質問をすると、話の流れが途切れるかもしれません。

そこで、質問リストは、必要なことを忘れないための補助として使いましょう。

大切なのは、相手の説明を聞き、必要に応じて質問を変えることです。

ChatGPTには、

「このヒアリング項目を、初回商談で確認したい重要事項と、必要に応じて追加確認する事項に分けてください」

と依頼できます。

9．お客様が話した内容を整理して確認する

商談では、聞いた内容をその場で整理して確認すると、認識の違いを減らしやすくなります。

例えば、お客様が次のように説明したとします。

「今回は、装置に取り付けられるかどうかを確認したいので、まず少数で試したいです」

この場合、

「今回は組み付け確認が主な目的で、まず少量を試作したいという理解でよろしいでしょうか」

と確認できます。

ただし、相手が説明していない条件を追加してはいけません。

例えば、組み付け確認が目的だからといって、強度は不要だと決めつけることはできません。

ChatGPTには、

「このお客様の説明について、確認できた内容だけを短く要約してください。相手に確認するための自然な聞き返し方も考えてください」

と依頼できます。

10．自社の説明は、どこまで必要？

商談では、自社の技術や設備、実績を紹介する場合があります。

しかし、すべての情報を最初から詳しく説明する必要があるとは限りません。

例えば、お客様が納期について困っているとします。

そのとき、会社の歴史や設備一覧を長く説明するより、納期に関係する対応方法や確認事項について話した方が役立つかもしれません。

ただし、必要な技術や実績を確認してもらうために、会社紹介が重要になる場合もあります。

ChatGPTには、

「今回のお客様の相談内容を基に、自社紹介で重点的に伝えるべき情報を整理してください。相手の課題と関係の薄い説明は、必要に応じて補足資料へ分けてください」

と依頼できます。

商談では、話す量よりも、相手が必要としている情報を伝えられるかが重要です。

11．商談中に分からないことが出たら？

お客様との商談では、すぐに答えられない質問が出ることがあります。

例えば、

「この材料で必要な強度を満たせますか？」

という質問です。

使用条件や材料特性、設計内容などを確認していなければ、正しく判断できない場合があります。

そのとき、無理に答える必要はありません。

例えば、

「必要な条件を確認したうえで、材料の適否を検討させてください」

という対応が考えられます。

ただし、実際にその検討を行う予定がある場合に限ります。

ChatGPTには、

「商談中に、確認していない技術条件について質問された場合の対応を練習したいです。推測で答えず、必要な確認事項を相手に伝える練習をしてください」

と依頼できます。

12．商談で約束してはいけないこと

商談中には、話の流れで条件を約束してしまうことがあります。

例えば、

「来週には納品できます」

「必ずこの材料で製作できます」

「費用はこの金額で大丈夫です」

といった発言です。

実際に確認が終わっている場合は別ですが、未確認のまま確約することには注意が必要です。

特に、価格、納期、性能、数量、契約条件などは、正式な確認が必要な場合があります。

ChatGPTには、

「今回の商談で、確認せずに確約すると問題になる可能性がある条件を整理してください」

と依頼しましょう。

商談を円滑に進めることと、確認していない内容を約束することは違います。

13．ChatGPTと商談のロールプレイをしよう

ChatGPTにお客様役をしてもらい、商談の練習をする方法があります。

例えば、次のように入力します。

「あなたは装置用の樹脂部品を試作したいお客様役です。私は加工会社の担当者として、初回商談を行います。最初は簡単な相談内容だけを説明してください。その後、私の質問に答える形で一往復ずつ会話を進めてください」

これなら、実際の商談に近いやり取りを練習できます。

途中で、

「どのような目的で使う部品ですか？」

「図面はありますか？」

「数量はどの程度を予定していますか？」

などを質問してみましょう。

ただし、ChatGPTが演じるお客様は架空の人物です。

実際のお客様と同じ反応をするとは限りません。

14．商談の練習後に改善点を整理する

ロールプレイが終わったら、ChatGPTに振り返りを依頼します。

例えば、

「今回の商談練習について、お客様の目的を理解する質問、条件確認、説明の分かりやすさ、未確認事項の扱いを整理してください」

と質問します。

確認したいのは、次のような内容です。

① お客様の話を十分に聞けたか

② 目的を理解する質問ができたか

③ 条件を勝手に決めつけていないか

④ 自社の説明が長すぎなかったか

⑤ 分からないことを無理に答えていないか

⑥ 次に必要な行動が明確になったか

ただし、AIによる評価は、練習中に得られた情報の範囲に限られます。

実際の商談での反応や成果まで保証するものではありません。

15．商談メモを整理する方法

実際の商談では、話した内容を記録しておくと役立ちます。

例えば、次の項目です。

項目	記録する内容
商談の目的	何について話し合ったか
お客様の希望	実現したいこと
確認できた条件	数量・仕様・納期など
提案した内容	どのような方法を説明したか
決定事項	正式に決まったこと
未確認事項	追加確認が必要なこと
次の行動	誰が何をするか

ChatGPTには、

「この商談メモを、確認できた事実、決定事項、未確認事項、次に必要な行動に分けて整理してください」

と依頼できます。

ただし、商談メモには記録漏れや聞き間違いが含まれる可能性があります。

重要な内容は、相手との確認や正式な資料との照合が必要です。

16．商談が終わったら何をする？

商談は、話し合いが終わった時点で、すべての仕事が終了するとは限りません。

例えば、次のような作業が残る場合があります。

• 図面や資料を受け取る
• 技術的な条件を確認する
• 見積もりを検討する
• 提案方法を比較する
• 社内担当者と相談する
• お客様へ確認結果を連絡する

これらを整理し、担当者や期限を確認します。

ただし、商談中に決まっていない期限や担当者を、ChatGPTが勝手に設定してはいけません。

ChatGPTには、

「商談後に必要な作業を一覧にしてください。担当者と期限が決まっているもの、まだ決まっていないものを区別してください」

と依頼できます。

また、必要に応じて、商談内容を確認するメールを作成する方法もあります。

17．商談後の確認メールを作成する

商談後に、お客様へ打ち合わせ内容を確認するメールを送る場合があります。

例えば、次のような内容です。

件名：本日のお打ち合わせ内容について

〇〇様

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。

樹脂部品の試作について、お打ち合わせいただいた内容を整理いたしました。

現時点で確認できている条件と、今後確認が必要な事項をまとめております。

内容に認識の違いがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

これは基本的な文章例です。

実際には、確認できた条件や次の作業を具体的に記載する必要がある場合もあります。

ChatGPTには、

「商談メモを基に、お客様へ送る確認メールを作成してください。正式に決まったことと、今後確認することを分けてください。決まっていない期限を勝手に記載しないでください」

と依頼できます。

18．商談記録の情報管理にも注意しよう

商談では、お客様の非公開情報を聞く場合があります。

例えば、開発中の製品、製作条件、価格、納期、取引内容などです。

こうした情報をChatGPTへ入力する場合には、情報管理への注意が必要です。

また、商談内容を録音する場合は、関係者の同意や会社のルールを確認する必要があります。

録音データや文字起こしには、個人情報や秘密情報が含まれる場合があります。

ChatGPTには、架空の情報を使って練習する方法もあります。

実際の商談では、会社の情報管理ルールや取引先との契約を優先してください。

19．今日のミニレッスン

今回は、架空のお客様との初回商談を想定し、事前準備から商談後の対応まで練習します。

ステップ① 商談の目的を整理する

ChatGPTに次のように入力してください。

「装置用の樹脂部品を試作したいお客様との初回商談を予定しています。今回はお客様の目的と必要な条件を理解することが中心です。商談の目的と確認事項を整理してください」

ステップ② 事前に調べる情報を考える

「初めて訪問する企業について、商談前に公式サイトなどで確認しておくと役立つ情報を整理してください」

と依頼します。

ステップ③ ヒアリング項目を作る

「樹脂部品の試作相談について、最初に目的を理解する質問と、具体的な製作条件を確認する質問を分けて作成してください」

と質問します。

ステップ④ 商談のロールプレイを始める

「あなたは試作部品の相談をしたいお客様役です。私は加工会社の担当者です。一往復ずつ会話を進めてください。最初は相談内容を簡単に説明してください」

と入力します。

ステップ⑤ 質問を練習する

お客様役のChatGPTへ、自由に質問してみましょう。

例えば、

「どのような目的で使用される部品でしょうか？」

「現在、どこまで仕様が決まっていますか？」

といった質問です。

ステップ⑥ 商談内容を整理する

ロールプレイが終わったら、

「今回の商談練習で確認できたこと、未確認の条件、次に必要なことを整理してください」

と依頼します。

ステップ⑦ 商談メモを作成する

「今回の会話を基に、商談の目的、お客様の希望、確認済みの条件、未確認事項、次の行動をまとめた商談メモを作成してください」

と質問します。

ステップ⑧ 確認メールを作成する

「この商談メモを基に、お客様へ送る確認メールを作成してください。決まっていない納期や価格を勝手に約束しないでください」

と依頼します。

ステップ⑨ 振り返りを行う

最後に、

「今回の商談練習について、お客様の話の聞き方、質問の順番、条件確認、説明の分かりやすさ、次の行動の整理という観点から改善候補を挙げてください」

と依頼しましょう。

これで、商談の事前準備からヒアリング、ロールプレイ、記録、商談後の対応まで一通り体験できます。

ソラ先生からひとこと

商談というと、自社の商品やサービスを上手に説明する場面を想像するかもしれません。

もちろん、必要な情報を分かりやすく伝えることは大切です。

しかし、私は、それ以上に、お客様が何を実現したいのか理解することが重要だと考えています。

お客様は、必ずしも最初からすべての条件を整理できているとは限りません。

材料が決まっていない。

製作方法が分からない。

何を準備すればよいのか分からない。

そんな場合もあります。

ChatGPTは、商談前の情報収集や質問の準備、話し合いの練習、記録の整理を手伝えます。

しかし、実際のお客様の考えや事情を、AIが勝手に決めつけることはできません。

だからこそ、相手の話を聞き、必要なことを確認し、分からないことは一緒に考える姿勢が大切です。

また、商談が終わった後は、何が決まり、何を確認し、誰が次に動くのかを整理する必要があります。

よい商談とは、一方的に自社の強みを説明することではありません。お客様の目的を理解し、解決へ向けて何が必要なのかを一緒に明らかにしていくことです。

次回【第70回】は「ChatGPTで商談記録を営業活動につなげる方法｜案件管理・フォローアップ・提案の改善を実践しよう」です。

次は、商談で得た情報を整理し、その後の対応や継続的なお客様との関係づくりに活かす方法を学びましょう。