こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使って会議の目的や議題を整理し、アジェンダや進行表を作成する方法を学びました。

今回は、会議で決まったことや、日々の仕事を実際の行動につなげる「仕事の段取り」について勉強しましょう。

「やることが多すぎて、何から始めればいいのか分からない」

「予定を立てても、急な仕事が入って崩れてしまう」

「優先順位を考えるのが難しい」

「仕事の抜けや漏れを減らしたい」

そんなとき、ChatGPTは仕事の整理を手伝ってくれます。

ただし、AIが考えた予定が、そのまま実行できるとは限りません。

今回は、仕事を整理して、無理のない計画を考える方法を学んでいきましょう。

1．「段取り」とは何でしょうか？

段取りとは、仕事を進めるために、必要な作業、順番、準備、担当者、時間などをあらかじめ考えておくことです。

例えば、お客様へ見積書を提出する仕事があるとします。

見積書を作成する前には、仕様の確認、数量の確認、原価の検討などが必要になる場合があります。

必要な情報がそろっていないのに、いきなり見積書を作り始めても、途中で作業が止まってしまうかもしれません。

そのため、まず何が必要なのかを整理することが大切です。

ChatGPTには、

「見積書を作成するまでに必要な作業を、順番に整理してください。不明な条件があれば質問してください」

と相談できます。

ここで重要なのは、仕事を単に並べるだけではなく、作業同士の関係を考えることです。

2．タスクとは何でしょうか？

仕事を整理するとき、「タスク」という言葉がよく使われます。

タスクとは、実行する必要がある個々の作業のことです。

例えば、「新しい商品を販売する」という仕事を考えてみましょう。

この仕事には、次のような作業が含まれるかもしれません。

• 商品の仕様を決める
• 原価を確認する
• 販売価格を検討する
• 商品写真を準備する
• 商品紹介文を作成する
• 販売開始日を決める

これらがタスクです。

大きな仕事を小さなタスクに分けることで、何から始めるべきか考えやすくなります。

ChatGPTには、

「新商品を販売するまでに必要な作業を、準備・確認・決定・実行に分けて整理してください」

と依頼してみましょう。

3．実践！仕事を整理してみよう

今回は、架空の会社で次の5つの仕事を抱えているとします。

仕事	期限	作業時間の目安
お客様への見積書作成	今日17時	60分
社内会議の資料準備	明日10時	90分
商品写真の整理	今週金曜日	45分
取引先への問い合わせ返信	今日15時	20分
在庫表の更新	今日中	30分

ここで注意したいのは、作業時間はあくまで仮の数字だということです。

実際の仕事では、必要な資料がそろっているか、ほかの人の確認が必要かなどによって、作業時間が変わります。

ChatGPTに次のように入力してみましょう。

「次の5つの仕事を、期限・重要度・必要時間・事前準備の観点から整理してください。重要度はまだ伝えていないので、勝手に決めず、判断に必要なことを質問してください」

仕事の一覧を一緒に入力します。

すると、ChatGPTに優先順位を考えるための情報を整理してもらえます。

4．優先順位は何を基準に決めるの？

仕事の優先順位を考える際、よく使われるのが「緊急度」と「重要度」という考え方です。

緊急度

期限が近いか、すぐに対応する必要があるか。

重要度

仕事の目的や成果に対して、どの程度影響があるか。

例えば、今日中に回答する約束をしたお客様からの問い合わせは、緊急度が高いと考えられます。

一方、将来の事業計画を検討する仕事は、今日が期限ではなくても重要度が高い場合があります。

ただし、緊急度と重要度だけで順番が決まるわけではありません。

例えば、ある作業が終わらなければ、ほかの人が仕事を始められないことがあります。

その場合は、期限に余裕があっても先に対応した方がよいかもしれません。

優先順位は、期限だけではなく、仕事同士の関係や影響を考えて決めるものです。

5．ChatGPTに優先順位を考えてもらう方法

先ほどの5つの仕事を使って、次のように質問してみましょう。

「この仕事の優先順位を決めたいです。期限だけでなく、ほかの仕事への影響や、事前に確認が必要なことも考慮してください。情報が不足している場合は質問してください」

ChatGPTが追加質問をしてくる場合があります。

例えば、

「見積書を作成するための資料はそろっていますか？」

「問い合わせの返信には、社内確認が必要ですか？」

「在庫表の更新を待っている人はいますか？」

といった質問です。

これらに答えることで、優先順位をより現実的に考えられます。

AIが最初に提案した順番を、そのまま採用する必要はありません。

実際の仕事の状況を確認しながら、順番を調整しましょう。

6．仕事のスケジュールを作成する方法

優先順位が整理できたら、次はスケジュールです。

例えば、今日の仕事を午前9時から午後5時までに進めたいとします。

ChatGPTには、

「今日の午前9時から午後5時までの仕事のスケジュールを作成してください。休憩時間も確保し、急な連絡に対応する余裕も残してください。分からない条件があれば先に確認してください」

と依頼します。

ここで大切なのは、すべての時間を作業で埋めないことです。

電話への対応、急な問い合わせ、作業の遅れなどが発生する場合があります。

例えば、作業時間を1時間と見積もっていても、確認事項が出てくれば予定より長くなることがあります。

そのため、計画には余裕を持たせることをおすすめします。

ただし、どの程度の余裕が必要かは、仕事の内容によって異なります。

7．作業の順番を間違えるとどうなる？

例えば、商品紹介ページを作成する仕事があるとします。

最初にデザインを完成させても、商品の仕様や販売価格が決まっていなければ、後から大きな修正が必要になるかもしれません。

そのため、次のような順番を考えます。

① 商品情報を確認する。

② 未決定の条件を整理する。

③ 必要な内容を決定する。

④ ページの構成を考える。

⑤ デザインや文章を作成する。

⑥ 内容を確認して公開する。

もちろん、実際には並行して進められる作業もあります。

重要なのは、どの作業がほかの作業の前提になっているかを理解することです。

ChatGPTには、

「この作業の中で、先に終わらせる必要がある仕事と、並行して進められる仕事を分けてください」

と質問できます。

これによって、無駄なやり直しを減らせる場合があります。

8．予定外の仕事が入ったらどうする？

ここからは、実際の仕事でよくある場面です。

午前中に計画を立てたのに、突然、お客様から急ぎの依頼が入ったとします。

予定していた作業ができなくなるかもしれません。

そんなときは、最初の計画に無理やり合わせるのではなく、予定を見直しましょう。

ChatGPTには、

「予定外の仕事が追加されました。所要時間は約90分です。今日の仕事の中で、何を優先し、何を変更する必要があるか整理してください。勝手に納期を変更しないでください」

と相談できます。

ただし、AIが提案したスケジュールに実行可能性があるかは、実際の仕事の状況によります。

特に、お客様と約束した納期を変更する場合は、関係者への確認や連絡が必要です。

予定は守るために作りますが、状況が変わったときには、適切に見直すことも必要です。

9．仕事を忘れないためのチェックリスト

段取りを考えた後は、作業を実行するためのチェックリストを作る方法もあります。

例えば、見積書作成の仕事なら、

• お客様の依頼内容を確認したか
• 数量と仕様を確認したか
• 原価や必要な費用を確認したか
• 納期を確認したか
• 見積条件に間違いがないか
• 提出先と添付ファイルを確認したか

といった項目です。

ChatGPTには、

「見積書を提出する前に確認するチェックリストを作成してください。一般的な項目と、会社ごとに判断が必要な項目を分けてください」

と依頼できます。

ただし、AIが作ったチェックリストですべての確認事項を網羅できるとは限りません。

実際の業務に合わせて、必要な項目を追加しましょう。

10．ChatGPTのタスク機能も知っておこう

ChatGPTには、対応する環境で、指定した時刻に通知したり、定期的に処理を実行したりするタスク機能があります。

例えば、

「明日の午前9時に会議資料の確認を思い出させてください」

といった使い方です。

また、毎週決まった曜日に確認事項を通知するよう設定できる場合もあります。

ただし、すべてのプランや端末で同じ機能を利用できるわけではありません。

通知の許可や設定も必要です。

また、ChatGPTに仕事の段取りを相談しただけで、自動的に予定やリマインダーが登録されるわけではありません。

実際にタスクを設定した場合は、登録内容が正しいか確認しましょう。

特に重要な納期や予定については、会社の正式な管理方法と併用することが大切です。

11．仕事の段取りでAIが間違えやすいこと

ChatGPTは、もっともらしいスケジュールを作ることができます。

しかし、次のような問題が起きる場合があります。

① 実際には不可能な作業時間を設定する

例えば、通常2時間必要な仕事を30分で終わらせる計画です。

② 必要な確認作業を省略する

資料の確認や、お客様への確認が抜けることがあります。

③ 担当者の都合を考慮していない

ほかの仕事を担当している人に、同じ時間帯で別の作業を割り当てる場合があります。

④ 未決定の納期を勝手に決める

期限が不明なのに、AIが日付を設定してしまうことがあります。

⑤ 作業の順番を間違える

必要な情報がそろう前に、次の仕事を始める計画になる場合があります。

こうした問題を防ぐためには、AIに計画を作ってもらった後、自分で確認することが必要です。

12．今日のミニレッスン

今回は、ChatGPTを使って一日の仕事を整理する練習です。

ステップ① 仕事を一覧にする

次の文章をChatGPTに入力してください。

「今日の仕事は、見積書作成60分、会議資料準備90分、商品写真の整理45分、問い合わせ返信20分、在庫表更新30分です。優先順位を決めるために必要な情報を質問してください」

ステップ② 期限を伝える

続けて、次の条件を伝えます。

「見積書は今日17時、問い合わせ返信は今日15時、在庫表は今日中、会議資料は明日10時が期限です。商品写真の整理は今週金曜日までです」

ステップ③ スケジュールを作成する

「午前9時から午後5時までの勤務時間で、休憩と予定外の仕事に対応する余裕を含めたスケジュールを提案してください」

と依頼します。

ステップ④ 急な仕事を追加する

次に、

「午前中に90分かかる急ぎの仕事が追加されました。元の仕事の期限を守れるか確認し、必要な変更を提案してください」

と質問します。

ステップ⑤ 計画の問題点を確認する

最後に、

「この計画で、実行が難しい可能性がある部分と、事前に確認すべきことを整理してください」

と依頼します。

AIが提案した内容を見ながら、自分でも考えてみましょう。

実際の作業時間は足りていますか？

休憩時間は確保されていますか？

重要な仕事の確認時間はありますか？

期限が守れない可能性があれば、早めに関係者へ相談する必要があります。

今回の練習は、AIに予定を作ってもらうだけでなく、実行できる計画かどうかを判断することが目標です。

ソラ先生からひとこと

仕事の段取りは、単に作業を早く終わらせるためのものではありません。

必要な情報をそろえ、作業の順番を考え、関係者と確認しながら、約束した仕事を進めるためのものです。

ChatGPTは、やるべきことを整理し、優先順位やスケジュールを考える手助けができます。

しかし、実際の現場では、予定外の出来事も起こります。

そんなときは、最初の計画に固執せず、状況に合わせて方法を考え直すことが必要です。

また、AIが提案した計画が正しいとは限りません。

大切なのは、実際の仕事を理解している人が、条件を確認しながら判断することです。

AIに段取りを任せきりにするのではなく、AIを使って自分の段取りをより確かなものにしていきましょう。

次回【第32回】は「ChatGPTで仕事の問題を解決する方法｜原因分析・改善案・検証の進め方を学ぼう」です。

今度は、仕事で発生した問題について、原因を調べ、解決方法を考え、実際に確認するまでの流れを学びます。