こんにちは、ソラ先生です。

前回は、ChatGPTを使ってSUM・AVERAGE・IF・XLOOKUPという4つのExcel関数を学びました。

今回は、もう一歩進んで、仕事で使えるExcelの表を一から作ってみましょう。

「見積書を作りたいけれど、何から始めればいいの？」

「売上を管理する表を作りたい」

「在庫数量を自動で計算したい」

「Excelのレイアウトを考えるのが苦手」

そんなとき、ChatGPTは表の構成を考えたり、計算式を提案したりする手助けをしてくれます。

さらに、利用できる機能や環境によっては、実際にExcelファイルを作成することもできます。

今回は、難しいプログラミングを使わず、日本語で相談しながら表を作る方法を学びましょう。

1．ChatGPTでExcelの表を作る2つの方法

ChatGPTを使ったExcelの表作成には、大きく2つの方法があります。

① ChatGPTに表の構成や関数を考えてもらう方法

ChatGPTに必要な項目や計算方法を相談して、自分でExcelへ入力します。

例えば、

「売上管理表に必要な項目を教えてください」

と質問する方法です。

こちらは、Excelの操作を覚えたい初心者の方にも向いています。

② ChatGPTにExcelファイルを作成してもらう方法

対応する環境では、ChatGPTにXLSX形式のファイル作成を依頼できます。

また、ChatGPT for Excelなど、Excelの画面内でAIを利用できる機能もあります。

ただし、利用できる方法はプランや設定、利用環境によって異なります。

ファイルを作成できた場合でも、計算式やレイアウトが必ず正しいとは限りません。

今回は、まず表の仕組みを理解してから、実際のファイル作成へ進みましょう。

2．Excelの表を作る前に決めること

表を作成するとき、最初に考えたいのは見た目ではありません。

何を管理するための表なのか。

ここが重要です。

例えば、売上管理表であれば、売上金額を集計することが目的です。

在庫管理表であれば、現在の在庫数量を把握することが目的です。

見積書であれば、お客様へ商品や作業の内容、金額、条件などを正確に伝えることが目的です。

ChatGPTに依頼するときは、次のように伝えてみましょう。

「これからExcelで売上管理表を作成します。必要な項目を整理してください。まだ決まっていない条件があれば、一つずつ質問してください」

最初から完成した表を作らせるのではなく、必要な項目を確認してから進めることが大切です。

3．実践① 見積書を作ってみよう

まずは、架空の文房具店の見積書を作成します。

見積書には、一般的に次のような情報が必要になります。

• 見積番号と発行日
• 提出先
• 商品名・数量・単価・金額
• 小計・消費税額・合計金額
• 納期や見積有効期限などの条件
• 発行者の情報

ただし、必要な項目は業種や取引条件によって異なります。

今回は練習なので、架空の商品と金額を使います。

ChatGPTへの質問例

「Excelで文房具店の見積書を作成したいです。商品名、数量、単価、金額、小計、消費税、合計金額を管理できる構成を考えてください。初心者にも分かるように説明してください」

例えば、次のような明細表が考えられます。

商品名	数量	単価	金額
ノート	10	200円	2,000円
ボールペン	20	150円	3,000円
ファイル	5	400円	2,000円
小計			7,000円
消費税（10％）			700円
合計			7,700円

これは、すべて標準税率10％の対象となる商品を使った練習例です。

実際の見積書では、税率の異なる商品や端数処理、取引条件などにも注意が必要です。

4．見積書の計算式を作ってみよう

次は、Excelで金額を自動計算する方法です。

例えば、次のように入力したとします。

• A列：商品名
• B列：数量
• C列：単価
• D列：金額

商品データが2行目から4行目に入っている場合、D2セルには次の式を入力できます。

=B2*C2

数量と単価を掛け算する式です。

D3、D4にも同じ考え方で計算式を入力します。

小計をD5セルに表示する場合は、

=SUM(D2:D4)

消費税をD6セルに表示する場合は、今回の練習では、

=ROUND(D5*10%,0)

と入力します。

合計金額をD7セルに表示する場合は、

=D5+D6

と入力します。

これで数量や単価を変更すると、金額も再計算されます。

ただし、実際の取引では、消費税の計算単位や端数処理について、会社の運用や適用される制度を確認する必要があります。

AIが計算式を作った場合でも、正しい金額になるか必ず検算しましょう。

5．実践② 売上管理表を作ってみよう

次は、日々の売上を記録する表です。

売上管理表では、商品ごとの売上だけでなく、日付も重要になります。

例えば、次のような表です。

売上日	商品名	数量	単価	売上金額
4月1日	ノート	10	200円	2,000円
4月2日	ボールペン	20	150円	3,000円
4月3日	ファイル	5	400円	2,000円
4月4日	付箋	8	250円	2,000円

この表の売上合計は9,000円です。

ChatGPTには、次のように質問できます。

「Excelで日別・商品別の売上を管理したいです。入力しやすく、月別集計にも利用できる表の項目を提案してください」

ここで大切なのは、1行に一つの売上記録を入力することです。

例えば、同じ日に別の商品が売れた場合は、別の行に入力します。

また、売上日を「4月1日」という文字列ではなく、Excelの日付データとして入力しておくと、後から月別集計しやすくなります。

6．売上管理表に自動計算を入れる

先ほどの売上表では、次の列を使います。

A列：売上日

B列：商品名

C列：数量

D列：単価

E列：売上金額

E2セルへ次の式を入力します。

=C2*D2

この式を下の行へコピーすれば、それぞれの売上金額を計算できます。

例えば、2行目から5行目までの売上を合計する場合は、

=SUM(E2:E5)

と入力します。

ChatGPTには、

「この売上管理表で、毎月の売上合計を自動計算する方法を教えてください」

と質問することもできます。

ただし、売上管理表が大きくなると、単純なSUM関数だけでは月別の集計が難しくなります。

その場合はSUMIFS関数やピボットテーブルなどの方法もあります。

必要になった段階で、ChatGPTに教えてもらいましょう。

7．実践③ 在庫管理表を作ってみよう

今度は、商品の在庫数量を管理する表です。

在庫管理では、現在の数量を把握することが重要です。

例えば、次のような表を考えます。

商品名	前日在庫	入庫数	出庫数	現在庫
ノート	100	30	20	110
ボールペン	200	50	80	170
ファイル	80	20	15	85
付箋	60	40	25	75

在庫数量は、次の考え方で計算できます。

現在庫＝前日在庫＋入庫数－出庫数

例えば、ノートは、

100＋30－20＝110

となります。

Excelでは、B列を前日在庫、C列を入庫数、D列を出庫数、E列を現在庫とした場合、E2セルに次の式を入力します。

=B2+C2-D2

この式を使うと、入庫数や出庫数を入力するたびに現在庫を計算できます。

ただし、この表は1日分の在庫計算を説明するための簡単な例です。

実際に継続して在庫を管理する場合は、入出庫の日時や履歴、棚卸差異なども記録する必要があります。

8．在庫が少なくなったら警告を表示する

在庫管理表では、数量が一定以下になったときに注意を表示する方法もあります。

例えば、現在庫が50個以下なら「発注確認」と表示したい場合です。

F2セルに次の式を入力します。

=IF(E2<=50,"発注確認","")

この式では、E2の現在庫が50以下の場合に「発注確認」と表示します。

51以上の場合は空白になります。

ただし、50個という基準は今回の練習用に設定したものです。

実際の発注点は、販売数量、納期、安全在庫などを考慮して決める必要があります。

ChatGPTには、

「在庫の発注点を決めるとき、どのような情報が必要ですか？」

と質問してみましょう。

在庫数量の計算だけでなく、発注の判断に必要な条件を考えることもできます。

9．ChatGPTにExcelファイルを作ってもらう

ここまで、表の構成や計算式を学びました。

次は、実際のExcelファイルを作成してもらう方法です。

対応するChatGPTの環境で、次のように依頼してみましょう。

「架空の文房具店で使用するExcelの在庫管理表を作成してください。商品名、前日在庫、入庫数、出庫数、現在庫、発注確認の列を用意してください。現在庫は自動計算し、50個以下なら発注確認と表示してください。XLSX形式で作成してください」

ファイル作成機能が利用できる場合は、Excel形式のファイルを受け取れることがあります。

作成されたら、ダウンロードしてExcelで開いてみましょう。

もしファイルを作成できない場合は、表の構成と計算式をChatGPTに教えてもらい、自分でExcelに入力する方法があります。

また、ChatGPT for Excelの対応環境では、Excelの画面内からAIへ表の作成や修正を依頼することもできます。

ただし、利用する機能やプランによって操作方法は異なります。

10．AIが作ったExcelファイルの確認方法

ここは、今回の授業で特に重要な内容です。

Excelファイルが完成したら、すぐに仕事で使うのではなく、次の項目を確認しましょう。

① 必要な項目がそろっているか

見積書なら、商品名、数量、単価、金額、取引条件などです。

② 計算式が正しいか

合計金額や在庫数量が正しく計算されるか確認します。

③ 数字を変更したときに再計算されるか

例えば、数量を10から20に変更してみましょう。

金額が正しく変わるか確認します。

④ 入力してはいけない値を入れたときはどうなるか

例えば、在庫の出庫数にマイナスの数字を入力すると、意図しない結果になる場合があります。

必要であれば、Excelの入力規則などを設定して対策します。

⑤ 印刷したときに正しく表示されるか

見積書などでは、印刷範囲や改ページ、文字切れなどの確認も必要です。

AIがExcelファイルを作れたことと、そのファイルが実務で使えることは別です。

完成後の確認が重要です。

11．表の見た目も整えてみよう

Excelの表は、計算が正しいだけでなく、使いやすさも大切です。

例えば、次のような工夫があります。

• 見出しを太字にする
• 数字に桁区切りを付ける
• 金額に円表示を設定する
• 入力するセルと計算するセルを区別する
• 列幅を調整して文字切れを防ぐ

ChatGPTには、

「この売上管理表を初心者でも入力しやすいレイアウトにする方法を教えてください」

と質問できます。

また、

「入力するセルと、自動計算するセルを分かりやすく区別してください」

と依頼することもできます。

ただし、見た目を整えるために計算式やデータの構造を変更してしまわないよう注意しましょう。

12．今日のミニレッスン

今回は、ChatGPTと一緒に在庫管理表を作成してみましょう。

ステップ① 必要な項目を考える

ChatGPTに次のように質問します。

「初心者向けのExcel在庫管理表を作りたいです。商品名、前日在庫、入庫数、出庫数、現在庫を管理します。必要な列と計算式を教えてください」

ステップ② Excelに表を作る

ChatGPTの説明を参考に、Excelへ列名を入力します。

A列：商品名

B列：前日在庫

C列：入庫数

D列：出庫数

E列：現在庫

ステップ③ 計算式を入力する

E2セルに次の式を入力します。

=B2+C2-D2

ステップ④ 数字を入力して確認する

次の数字を入力してください。

前日在庫：100

入庫数：30

出庫数：20

現在庫が110になれば成功です。

ステップ⑤ 発注確認を追加する

F列に「発注確認」という見出しを作ります。

F2セルに次の式を入力します。

=IF(E2<=50,"発注確認","")

現在庫が50以下になるように数字を変更して、表示を確認しましょう。

ステップ⑥ ChatGPTに改善案を相談する

最後に、次のように質問してください。

「この在庫管理表を実際の仕事で使う場合、どんな項目や仕組みを追加した方がよいですか？重要なものを5つ教えてください」

単に表を完成させるだけでなく、実際に使うための改善方法も考えてみましょう。

13．仕事で使う場合の注意点

今回紹介した見積書、売上管理表、在庫管理表は、基本的な仕組みを理解するための練習例です。

実際の会社で使用する場合は、さらに確認することがあります。

例えば、見積書なら消費税の計算方法や取引条件、売上管理表なら返品や値引きの扱い、在庫管理表なら入出庫履歴や棚卸の方法などです。

また、実際の顧客情報や原価情報などをChatGPTに入力する場合は、会社の情報管理ルールを確認する必要があります。

今回は架空のデータで練習し、まず基本操作を身につけましょう。

ソラ先生からひとこと

Excelで表を作るとき、最初から複雑な関数や高度な機能を使う必要はありません。

まずは、何を管理したいのかを考えることです。

売上を知りたいのか。

在庫を把握したいのか。

お客様へ正確な金額を伝えたいのか。

目的が決まれば、必要な項目や計算方法も考えやすくなります。

ChatGPTは、その設計を一緒に考えたり、計算式を教えたり、対応する環境では実際のファイルを作成したりできます。

しかし、最終的に使いやすい表かどうかを判断するのは、利用する人自身です。

AIに表を作ってもらうことが目的ではありません。自分の仕事に役立つ仕組みを作ることが目的です。

ぜひ、今回の練習をきっかけに、自分に必要なExcelの表を考えてみてください。

次回【第26回】は「ChatGPTでグラフを作る方法｜売上推移・割合・比較を分かりやすく見える化しよう」です。

数字をグラフに変えて、データの特徴を分かりやすく伝える方法を学びます。